提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

侯愛(ài)萍

（孝義市應(yīng)急管理局，山西 呂梁 032300）

引言

隨著近年來(lái)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)力發(fā)展，市場(chǎng)環(huán)境變得更為復(fù)雜，事業(yè)單位深處于多變的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境下，必須優(yōu)化管理模式，實(shí)施精細(xì)化管理，才能促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，人力資源檔案管理是事業(yè)單位管理過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)，優(yōu)化管理模式，提升管理水平，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展十分重要。

一、提升人力資源檔案管理水平的意義

科學(xué)的人力資源檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義，能推動(dòng)事業(yè)單位走向可持續(xù)發(fā)展的道路，檔案管理是企業(yè)管理中的重要部分，而其中的人力資源檔案管理更為重要，決定了事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源優(yōu)化配置，而人是事業(yè)單位的內(nèi)部發(fā)展動(dòng)力，有序地開(kāi)展資源檔案管理，能夠明確事業(yè)單位每一位員工的實(shí)際工作情況，有利于落實(shí)員工的職責(zé)，從而有利于落實(shí)崗位制度，促進(jìn)事業(yè)單位每一位員工的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供內(nèi)在動(dòng)力。高效的事業(yè)單位人力資源檔案管理，能夠保證每一位員工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，從而不斷地優(yōu)化事業(yè)單位的人力資源結(jié)構(gòu)，提升員工的工作效率[1]。另外，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈，而人作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主要?jiǎng)恿?，?yōu)化人力資源檔案管理是提升事業(yè)單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，因此，不斷地加強(qiáng)事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平，能夠幫助事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)取一定的市場(chǎng)份額，獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。此外，提升事業(yè)單位人力資源檔案管理，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部平穩(wěn)發(fā)展有著重要的作用，強(qiáng)化人力資源檔案管理，能夠充分地調(diào)動(dòng)事業(yè)單位員工工作的積極性，有利于提升管理層的綜合管理水平。人力資源檔案管理是對(duì)事業(yè)單位員工工作情況的全方位記錄，提升人力資源檔案管理的綜合水平，可以更為全面地了解事業(yè)單位的員工情況，從而依據(jù)此建立員工考核制度、工作評(píng)定制度、崗位職責(zé)制度等，同時(shí)，事業(yè)單位利用人力資源管理檔案，可以落實(shí)員工監(jiān)督工作，有利于激發(fā)員工的工作機(jī)能，從而到達(dá)約束員工行為的目的，最終營(yíng)造出良好的事業(yè)單位工作氛圍。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.人資檔案管理意識(shí)方面存在的問(wèn)題

當(dāng)前導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源部門(mén)在檔案管理過(guò)程中效率相對(duì)較低的主要原因是，人力資源管理中的相關(guān)工作人員不具備專業(yè)的檔案資源管理能力，以至于檔案管理問(wèn)題頻發(fā)。人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)工作，所以必須要保證整個(gè)工作流程能夠具有常規(guī)性和科學(xué)性，在管理的過(guò)程中也要制定針對(duì)性的措施，但是由于目前事業(yè)單位人員的崗位變動(dòng)不頻繁，所以在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)其認(rèn)識(shí)程度不夠。尤其是在檔案管理人員崗位設(shè)置，以及相應(yīng)的資金、技術(shù)投入等方面都存在很多問(wèn)題。在針對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，沒(méi)有設(shè)置契合的管理模式，并且所使用的管理設(shè)備也相對(duì)較為落后，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作出現(xiàn)了邊緣化的問(wèn)題。只有當(dāng)出現(xiàn)了事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)等情況時(shí)，才會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行提取和應(yīng)用，而在一般情況下，對(duì)應(yīng)崗位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源檔案管理工作已經(jīng)不再進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督和考察，導(dǎo)致其工作效率較低，工作質(zhì)量不佳。

如果缺乏科學(xué)合理的人力資源檔案管理工作流程，可能會(huì)導(dǎo)致在后期內(nèi)部人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)和檔案應(yīng)用的過(guò)程中出現(xiàn)很多麻煩，所以必須要保證單位內(nèi)部人員積極地建立人力資源檔案管理工作流程。在新的發(fā)展環(huán)境中，為了使人力資源檔案管理制度能夠得到更好的完善，要保證與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮管理崗位對(duì)人資檔案管理工作起到的作用，并且保證各個(gè)不同的崗位，都能夠輔助人力資源檔案管理工作，使其正常運(yùn)行，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

2.人資檔案管理基礎(chǔ)方面存在的問(wèn)題

當(dāng)前在針對(duì)人力資源進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，其基礎(chǔ)方面相對(duì)薄弱，這主要是因?yàn)榍捌谑聵I(yè)單位中的管理崗位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，針對(duì)其工作流程開(kāi)展的研究深度不夠，進(jìn)而使管理基礎(chǔ)過(guò)于薄弱。不僅影響了人力資源檔案管理工作效率的提升，也影響了事業(yè)單位人力資源管理質(zhì)量，所以必須要不斷提升其基礎(chǔ)性管理措施，確保能夠隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，采取高效的處理模式。例如，對(duì)事業(yè)單位中人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行收集，并且建立起更加完善的檔案，這樣在人員調(diào)動(dòng)以及后期人員重新分配的過(guò)程中，可以有更詳細(xì)的依據(jù)。同時(shí)，地方政府也必須要針對(duì)現(xiàn)階段人力資源檔案管理基礎(chǔ)薄弱的問(wèn)題，采取合理的措施，通過(guò)采取針對(duì)性的辦法，確保能夠?qū)κ聵I(yè)單位人力資源檔案管理工作提出寶貴的意見(jiàn)。

現(xiàn)階段在信息化的支持下，人力資源檔案管理工作的工作效率將得到顯著的提升，所以隨著現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的不斷提升，必須要保證能夠真正落實(shí)好標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的人力資源檔案管理工作，確保在檔案分類以及檔案制度建立的過(guò)程中，能夠利用信息化技術(shù)，提高其工作效率。人力資源檔案管理工作基礎(chǔ)方面存在的問(wèn)題不僅是制度不健全，還體現(xiàn)在了使用的高科技水平不夠，所以在互聯(lián)網(wǎng)模式越來(lái)越完善的今天，必須要保證能夠在基礎(chǔ)管理工作中使用相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，尤其是要廣泛使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高信息處理和信息分類的效率，進(jìn)而保證我國(guó)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作質(zhì)量能夠得到顯著提升。

3.人資檔案管理工作人員方面存在的問(wèn)題

當(dāng)前在人力資源管理工作中，工作人員方面存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在了工作能力不足，以及工作意識(shí)薄弱和綜合素質(zhì)相對(duì)較低等三個(gè)方面。第一個(gè)方面是針對(duì)工作人員的工作能力方面進(jìn)行分析。目前，很多事業(yè)單位的管理人員中，大部分負(fù)責(zé)人力資源檔案管理工作的是實(shí)習(xí)生，這些人員在剛進(jìn)入崗位進(jìn)行工作的過(guò)程中，經(jīng)驗(yàn)還相對(duì)較少，尤其是對(duì)于復(fù)雜的事業(yè)單位人事關(guān)系進(jìn)行處理的過(guò)程中，由于不明確相關(guān)崗位以及相關(guān)職責(zé)，導(dǎo)致在檔案信息分類以及檔案信息處理時(shí)效率較低，針對(duì)這一現(xiàn)象必須要保證能夠指派經(jīng)驗(yàn)更加豐富，以及對(duì)本事業(yè)單位人員人事關(guān)系更加熟知的工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，確保能夠通過(guò)雙方配合，提高人力資源檔案管理工作效率。還有部分工作人員在工作的過(guò)程中，對(duì)于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等不夠重視，導(dǎo)致在使用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備進(jìn)行信息處理的過(guò)程中，其工作效率低下，雖然年輕的工作人員能夠更加熟練地操作互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是在檔案分類時(shí)，由于自身儲(chǔ)備知識(shí)相對(duì)較少，無(wú)法完成相應(yīng)的工作，而對(duì)于一些年齡較大的工作人員來(lái)說(shuō)，雖然對(duì)本單位中人事關(guān)系相對(duì)較為熟知，但是由于其互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的操作能力不佳，也會(huì)影響檔案分類和檔案信息處理質(zhì)量，所以必須要全面提升本單位中負(fù)責(zé)人力資源管理工作的工作人員能力，確保通過(guò)培訓(xùn)以及參觀其他單位工作模式等方式，提升自身的工作能力。

第二個(gè)方面是在管理意識(shí)方面相對(duì)較為薄弱。一些工作人員在長(zhǎng)期的工作過(guò)程中，由于人力資源的變動(dòng)情況相對(duì)較小，可能工作較為清閑，所以在針對(duì)一些檔案進(jìn)行分類和整理時(shí)，存在不合理的意識(shí)觀念。他們認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有必要性，所以降低了工作的積極性以及工作的效率，在后期使用先進(jìn)技術(shù)針對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案進(jìn)行管理工作落實(shí)時(shí)，可能會(huì)存在很多問(wèn)題。對(duì)于人力資源檔案管理工作的不重視是導(dǎo)致其工作效率低下的主要原因，所以相關(guān)管理人員必須要制定合理的考察機(jī)制和績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于檔案處理效果較好的工作部門(mén)則應(yīng)該給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作懶散，檔案處理效果不佳的工作人員則應(yīng)該給予一定的懲罰。第三個(gè)方面是負(fù)責(zé)人力資源檔案管理工作的工作人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低，尤其是在思想觀念上較為落后。目前，事業(yè)單位中一些部門(mén)沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的人力資源檔案管理崗位，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致在人力資源調(diào)配效率方面受到嚴(yán)重的影響，使檔案資源的價(jià)值難以顯現(xiàn)。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理的對(duì)策

1.提升人力資源檔案管理的意識(shí)

事業(yè)單位要全面提升人力資源檔案管理的水平，就要重視人力資源檔案管理環(huán)節(jié)，提升整個(gè)事業(yè)單位的管理意識(shí)，從基本的工作開(kāi)始入手，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，優(yōu)化管理手段，加強(qiáng)重視程度，才能全面地落實(shí)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作。但是一些事業(yè)單位由于傳統(tǒng)管理理念影響較深，對(duì)于人力資源檔案管理工作不重視，缺乏管控，工作質(zhì)量嚴(yán)重受損，管理過(guò)于形式化。因此，事業(yè)單位要進(jìn)行思想改革，重新認(rèn)識(shí)和了解人力資源檔案管理工作的重要性，首先，從管理層進(jìn)行思維轉(zhuǎn)變，重視人力資源檔案管理工作，并有序地落實(shí)各項(xiàng)人力資源管理基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升員工的人力資源檔案管理工作意識(shí)，使所有員工從思想進(jìn)行全方位的轉(zhuǎn)變，重視人力資源檔案管理環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)層可以指導(dǎo)員工培訓(xùn)有序的進(jìn)行，通過(guò)專家講座和主題演講的形式提升員工的自我認(rèn)知，督促員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)人力資源檔案管理的知識(shí)和技能。其次，人力資源檔案管理在性質(zhì)上已經(jīng)有了轉(zhuǎn)變，因此要加強(qiáng)資金投入，為事業(yè)單位人力資源檔案管理提供足夠的內(nèi)部動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。最后，現(xiàn)代事業(yè)單位的人力資源檔案管理所依靠的現(xiàn)代的信息技術(shù)，要積極引入新機(jī)械設(shè)備支持人力資源檔案管理工作，從而構(gòu)建良好的人力資源管理模式。如現(xiàn)代很多事業(yè)單位已經(jīng)根據(jù)自身的發(fā)展引入了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，極大地提升了事業(yè)單位人力資源檔案管理的效率。

2.建立完善人力資源檔案管理制度

建立完善的人力資源檔案管理制度可以保證管理工作的有序進(jìn)行，事業(yè)單位人力資源管理工作內(nèi)容多，所涉事項(xiàng)龐雜，如果缺乏一定的規(guī)章制度，會(huì)使管理難度驟然增加，因此事業(yè)單位要根據(jù)自身的發(fā)展建立完善的人力資源檔案管理制度，指導(dǎo)管理工作有序的開(kāi)展，從而使得人力資源管理工作可以規(guī)范化發(fā)展。第一步，要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，建立管理制度，為人力資源檔案管理者提供一定的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得人力資源管理者可以依據(jù)制度進(jìn)行檔案收集和整理等工作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)可以有條不紊的進(jìn)行。第二步，要建立完善的人力資源檔案管理人員考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)基本的量化考核評(píng)定人力資源檔案管理工作效率，對(duì)檔案管理者進(jìn)行定期的考核，嚴(yán)格地評(píng)定檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，敦促員工不斷地提升自身的業(yè)務(wù)技能，從而更好地服務(wù)于事業(yè)單位。第三步，依據(jù)人力資源考核情況建立績(jī)效獎(jiǎng)懲制度，對(duì)人力資源檔案管理者進(jìn)行審查，監(jiān)督其工作情況，約束其行為，一旦發(fā)現(xiàn)工作失誤，對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行懲罰，相反對(duì)工作優(yōu)異者要進(jìn)行一定的嘉獎(jiǎng)，從而起到激勵(lì)人力資源檔案管理者的積極性，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)環(huán)境。

3.提升人力資源檔案管理者的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位中，檔案管理者的綜合素養(yǎng)直接影響著人力資源檔案管理的效率，因此提升人力資源檔案管理者的綜合素養(yǎng)十分關(guān)鍵，檔案管理者的綜合素養(yǎng)包含了職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，因此要全面的加強(qiáng)。首先，要端正事業(yè)單位人力資源檔案管理者的工作態(tài)度，使其擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)，具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，認(rèn)同工作，認(rèn)同單位，可以為單位奉獻(xiàn)自我的力量，激發(fā)員工的工作積極性，并且組織員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，提供人力資源檔案管理者專業(yè)技能[2]。第二，要加強(qiáng)檔案管理者思想教育，提升工作人員的思想覺(jué)悟，指導(dǎo)檔案管理者在工作中可發(fā)光法熱，奉獻(xiàn)自我，并保持良好的工作態(tài)度，保持優(yōu)良的工作作風(fēng)，為人力資源檔案管理工作的全面落實(shí)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。第三，不斷地優(yōu)化事業(yè)單位的人力資源檔案管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)是提升檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，人力資源管理者要全面地優(yōu)化人力資源檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，并引導(dǎo)各員工貢獻(xiàn)自己的力量，積極地投身到實(shí)際工作中。人力資源檔案管理者在此也要深入實(shí)際工作中，學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，高效地完成日常人力資源檔案管理工作，從而不斷地提升自身的素養(yǎng)。

4.構(gòu)建信息化的人力資源檔案管理模式

現(xiàn)在很多事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化檔案管理模式，但是在實(shí)際的落實(shí)過(guò)程中，受到各種因素的影響，信息建設(shè)強(qiáng)度還有待進(jìn)一步加強(qiáng)，所以要加強(qiáng)人力資源檔案管理的信息化程度，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，建立適合自身發(fā)展的人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息數(shù)據(jù)，并設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)化信息數(shù)據(jù)更新功能，提升信息質(zhì)量，并利用信息技術(shù)分析現(xiàn)有的人力資源檔案管理信息，分析規(guī)律，為管理提供技術(shù)支持。另外，建立人力資源檔案信息安全管理制度和信息數(shù)據(jù)備份處理回復(fù)機(jī)制，確保人力資源檔案信息的安全。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于人力資源檔案管理的重要意義，要在事業(yè)單位全面的開(kāi)展人力資源檔案管理工作，落實(shí)各項(xiàng)管理制度，利用現(xiàn)代化管理工具，并強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位人力資源管理的重視程度，制定適合事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的人力資源檔案管理制度，提升事業(yè)單位人力資源檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，從而全面地激發(fā)事業(yè)單位內(nèi)部運(yùn)營(yíng)和管理的活力，促進(jìn)事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展，提升事業(yè)單位的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)力和動(dòng)力。