提高事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策探討

崔洪祥

（白城市財(cái)政局國(guó)有資產(chǎn)管理中心，吉林 白城 137000）

在現(xiàn)代社會(huì)之中，如果想要有效地提升事業(yè)單位檔案管理水平，就意味著檔案管理需要朝規(guī)范化的方向持續(xù)推進(jìn)，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案收集管理的過(guò)程中，需要保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、體系化，這樣才能真正提升檔案管理水平，保障檔案管理制度的全面落實(shí)[1]。但就目前實(shí)際情況來(lái)看，一些事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中依舊存在許多問(wèn)題，需要進(jìn)一步地想辦法進(jìn)行解決，本文也就針對(duì)問(wèn)題出發(fā)探討如何才能使事業(yè)單位檔案管理水平進(jìn)一步的提高。

一、提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的價(jià)值

1.助力事業(yè)單位行政效率的提高

檔案本身就是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程的一種記錄，為此如果可以?xún)?yōu)化現(xiàn)有的檔案管理體系，使檔案管理效率得以進(jìn)一步的提升，那么就可以構(gòu)建高效、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的管理體系，相關(guān)檔案人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中會(huì)更加迅速，進(jìn)行檔案查閱時(shí)也會(huì)更加的快捷和方便。這樣有助于在整體檔案管理水平提升的同時(shí)使檔案管理效率提高，進(jìn)而提升單位行政管理效率[2]。

2.支持事業(yè)單位的資源優(yōu)化配置

對(duì)于事業(yè)單位的檔案來(lái)說(shuō)，它并不只單單起到對(duì)于事業(yè)單位日常事務(wù)進(jìn)行記錄的作用，同時(shí)單位還需要使檔案活起來(lái)，真正為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展、為管理層的決策做出準(zhǔn)備，而提升整體的檔案整理效率，完善檔案相關(guān)管理制度，也可以有效地促使檔案資料可以被快速的梳理，進(jìn)而為管理層提供更多的一手素材，幫助管理層和決策層針對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展走向進(jìn)行統(tǒng)籌安排。極大地提升整體資源配置效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理運(yùn)用與優(yōu)化配置，真正助力于事業(yè)單位未來(lái)的全面發(fā)展與變革。

3.優(yōu)化事業(yè)單位人才管理結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位如果想要在競(jìng)爭(zhēng)之中脫穎而出，最重要的就是要進(jìn)行整體人員素質(zhì)的培養(yǎng)，真正打造凝聚力強(qiáng)、高素質(zhì)、高能力的員工隊(duì)伍，才能為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理之中有非常重要的一部分檔案即人事檔案，人事檔案對(duì)于每一個(gè)人才的發(fā)展都有著詳細(xì)記錄，做好事業(yè)單位內(nèi)部員工分析，可以有效地在內(nèi)部員工之中進(jìn)行晉升、獎(jiǎng)懲、進(jìn)行人員整體規(guī)劃調(diào)整，真正激發(fā)員工的積極性主動(dòng)性，同時(shí)也可以為領(lǐng)導(dǎo)人員調(diào)整工作提供理論依據(jù)，真正優(yōu)化整體事業(yè)單位人才管理結(jié)構(gòu)。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的制約因素

1.意識(shí)因素，檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)精神

想要提升事業(yè)單位檔案管理水平，首先應(yīng)該從思想上對(duì)于檔案工作注重起來(lái)，現(xiàn)在部分事業(yè)單位為了更好地獲取利潤(rùn)，為了謀發(fā)展，而將注意力集中于市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)以及產(chǎn)品制作等方面，對(duì)于檔案一些領(lǐng)導(dǎo)不重視，也沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要性。檔案工作本身就是一個(gè)日積月累的工作，需要通過(guò)很長(zhǎng)的時(shí)間才能彰顯檔案存在的意義，甚至可能只有在需要檔案時(shí)才能將檔案的重大意義體現(xiàn)出來(lái)。但與此相對(duì)的是想要真正建立一個(gè)全面完善健全的事業(yè)單位內(nèi)部檔案的過(guò)程中，需要投入大量的人力、物力和資金，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)認(rèn)為建立完善的檔案本身就是一項(xiàng)投入成本大，收入小的事情。為此很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理不注重，在進(jìn)行檔案建設(shè)的過(guò)程中積極性不強(qiáng)，甚至在整體檔案建設(shè)的過(guò)程中投入的資金較少，導(dǎo)致硬件設(shè)備軟件設(shè)備沒(méi)有得到及時(shí)的供應(yīng)，相關(guān)檔案工作人員的工作積極性與責(zé)任心也隨之下降[3]。

2.模式因素，檔案協(xié)同管理效率不足

檔案工作其本身就具有長(zhǎng)期性和持續(xù)性，在事業(yè)單位整體檔案管理的過(guò)程中，由于部分領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致對(duì)檔案工作的投入不足，對(duì)檔案工作的管理不足，重視程度不足，現(xiàn)在一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的模式上還采用傳統(tǒng)方式較為陳舊單一，也造成了檔案管理水平低下，檔案管理效率低下。在進(jìn)行整體檔案工作的過(guò)程中，依舊是以人工管理為主，極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展。檔案工作相較于事業(yè)單位的其他工作來(lái)說(shuō)具有一定的特殊性，如果想要真正建設(shè)一個(gè)完整的檔案，是需要各個(gè)部門(mén)進(jìn)行配合，因?yàn)樵诖诉^(guò)程中每一年都要進(jìn)行檔案匯總，需要收集的是五大檔的檔案，涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，自然而然也就涉及企業(yè)的各個(gè)部門(mén)?，F(xiàn)在在進(jìn)行檔案搜集的過(guò)程中存在致命的問(wèn)題就是各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中規(guī)范性較差，質(zhì)量和響應(yīng)時(shí)間都存在一定問(wèn)題，甚至還有一些部門(mén)在進(jìn)行檔案歸檔的過(guò)程中存在造假的現(xiàn)象，這些都極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展，影響了檔案工作的順利進(jìn)行。

3.人員因素，檔案管理專(zhuān)業(yè)人才匱乏

檔案管理工作本身需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，但同專(zhuān)業(yè)性相比，還需要相關(guān)工作人員具有極強(qiáng)的耐心和責(zé)任心，才能在紛繁復(fù)雜的檔案工作之中提出頭緒，真正將檔案的收集、整理管理，做得井井有條，所以總體來(lái)說(shuō)檔案工作對(duì)于人才素質(zhì)要求較高。但是就現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的人才隊(duì)伍來(lái)看，存在幾方面的問(wèn)題。第一，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，在檔案人才選拔的過(guò)程中，由于編制等問(wèn)題，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在選擇過(guò)程中，可能并沒(méi)有選擇專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的人才或者在選拔之前沒(méi)有進(jìn)行全面的審核，導(dǎo)致人才專(zhuān)業(yè)算法方面存在問(wèn)題，第二，現(xiàn)有的檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員服務(wù)態(tài)度和責(zé)任心存在一定問(wèn)題，工作的仔細(xì)度和專(zhuān)注度不夠，對(duì)于檔案這一項(xiàng)十分需要細(xì)心和耐心的工作來(lái)說(shuō)，這樣的人員素質(zhì)會(huì)造成檔案管理過(guò)程中的重大失誤。另外，從現(xiàn)有事業(yè)單位的實(shí)際崗位設(shè)置上來(lái)看，也有事業(yè)單位沒(méi)有在檔案部門(mén)設(shè)置專(zhuān)業(yè)的管理人才，而是在需要進(jìn)行檔案整理的年末從其他部門(mén)抽調(diào)人來(lái)進(jìn)行檔案管理，這些人員不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，極大地影響了檔案工作的規(guī)范性。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要原則

1.靈活性與規(guī)范性共同發(fā)力

想要將整體檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理，首先需要明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)國(guó)家對(duì)于檔案管理的要求以及檔案管理自身實(shí)際特點(diǎn)，外加事業(yè)單位實(shí)際情況，三者相互結(jié)合制定更容易落實(shí)更加有效的檔案管理制度，使得事業(yè)單位的檔案管理向規(guī)范化、統(tǒng)一化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。另外，需要注意，雖然在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，需要不斷落實(shí)規(guī)范化，但是規(guī)范化并不等于死板化，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，隨著時(shí)代的推進(jìn)，隨著管理水平的提升，可以采用靈活的檔案管理方式，根據(jù)各個(gè)部門(mén)檔案的實(shí)際特點(diǎn)，將檔案管理工作更加靈活高效的落實(shí)。并且針對(duì)現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看整體檔案管理規(guī)則還較為寬泛，應(yīng)該將整體檔案措施進(jìn)一步的細(xì)化，進(jìn)一步地提升整體檔案管理制度的可行性和實(shí)效性[4]。

2.兼具制度標(biāo)準(zhǔn)與可執(zhí)行性

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程之中，相關(guān)檔案工作人員也需要明確自己的工作定位以及檔案未來(lái)發(fā)展走向，同時(shí)需要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案朝向更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以提升整體事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性。同時(shí)，各檔案管理人員還需要從自身角度提升對(duì)于檔案管理工作的熱情和積極性，提高其他部門(mén)的配合程度，盡快將檔案工作落實(shí)和完善。在進(jìn)行制度制定的過(guò)程中，既要立足于與檔案管理的整體，同時(shí)也要立足于不同部門(mén)的實(shí)際情況，真正使檔案管理制度具有實(shí)效性、可落實(shí)性。制定檔案管理制度并不是一蹴而就的，需要在不斷地經(jīng)驗(yàn)總結(jié)過(guò)程中對(duì)于制度進(jìn)行不斷的完善優(yōu)化，最終形成較為合理的相關(guān)檔案管理制度，使事業(yè)單位的檔案管理向更高效的方向邁進(jìn)。

3.同時(shí)彰顯權(quán)益性與職責(zé)性

在貫徹落實(shí)檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員需要明確自身的職責(zé)和權(quán)利，同時(shí)各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的工作人員也需要了解自己所需要承擔(dān)的業(yè)務(wù)范圍，還需要?jiǎng)澇鰡为?dú)的資金來(lái)設(shè)定一定的獎(jiǎng)懲措施，通過(guò)各種的激勵(lì)方式來(lái)使檔案工作人員更好地投入到工作之中，真正將檔案管理工作打造得更加高效，使檔案管理制度落實(shí)得更加完善，并且是要在檔案管理過(guò)程中保障工作人員的權(quán)利，真正使得權(quán)利和責(zé)任二者相統(tǒng)一。檔案工作不同于其他工作，其是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要注意需要保證檔案管理規(guī)范的長(zhǎng)期落實(shí)性不能招令夕改，那樣會(huì)使得整體檔案工作雜亂無(wú)章。另外，檔案管理工作中出現(xiàn)了問(wèn)題，需要及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)訂正，這樣才能使檔案管理工作在螺旋上升的過(guò)程中不斷完善。

四、提高事業(yè)單位檔案管理水平有效策略

1.深化認(rèn)識(shí)提升對(duì)于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)

如果想要真正提升事業(yè)單位的檔案管理水平，那么必須要從上到下加強(qiáng)對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)知。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該真正重視起檔案工作，對(duì)于整體事業(yè)單位發(fā)展的重要作用發(fā)揮帶頭作用，重視其檔案工作，才能使檔案管理人員以及各部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人員重視檔案管理工作，將檔案管理工作推進(jìn)更重要的位置。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要加強(qiáng)對(duì)于檔案工作的投入，資金投入、人力投入以及物力，還需要做好檔案工作的宣傳工作。僅僅管理人員重視檔案工作還是不充足的，必須要使各個(gè)部門(mén)都真正意識(shí)到檔案工作的重要性，這樣整體檔案收集整理的速度才能更快，檔案管理人員進(jìn)行檔案歸檔時(shí)才能更加順暢。其次，如果想使檔案管理更加高效，應(yīng)該加強(qiáng)資金的投入，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，逐步推進(jìn)檔案管理工作的信息化、電子化。最后，還需要對(duì)于現(xiàn)在的檔案管理人員進(jìn)行更加深入的培訓(xùn)，畢竟隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了重大變化，也有一定的創(chuàng)新，必須要讓相關(guān)管理人員隨時(shí)了解到最新的政策法規(guī)，了解到最新的檔案管理方式，才能真正推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，使單位上下為檔案工作的努力進(jìn)而形成合力。

2.健全機(jī)制，設(shè)立科學(xué)有效的檔案管理和績(jī)效考核制度

目前，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，檔案管理制度過(guò)于寬泛不夠細(xì)化，以至于不同人員不知道自己的職責(zé)和義務(wù)在哪里，為此現(xiàn)在在進(jìn)行檔案管理制度制定的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)各個(gè)不同的崗位設(shè)置崗位說(shuō)明書(shū)，使責(zé)任到人從各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)做好職責(zé)的細(xì)化，在制度制定完成之后，必須要有相應(yīng)的監(jiān)管部門(mén)，使得制度落于實(shí)處，要將具體的措施規(guī)則全部講明白、講清楚，確保事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)工作人員，能夠充分理解并深入執(zhí)行。避免檔案管理制度浮于形式，只是面子工程。相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要做好后續(xù)的考評(píng)工作和反饋工作，要實(shí)時(shí)監(jiān)督整體的檔案制度是否真的落于實(shí)處，是否真的對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案工作效率起到了改進(jìn)作用，如果在貫徹落實(shí)整體制度的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，那么需要及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修改和訂正，使得制度較為符合整體事業(yè)單位的發(fā)展情況。在進(jìn)行制度的制定與實(shí)施的過(guò)程中，必須要在結(jié)合各個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況，因?yàn)檎麄€(gè)事業(yè)單位具有多個(gè)部門(mén)，不同部門(mén)的主要職責(zé)不同，檔案類(lèi)型也不同，為此應(yīng)該真正根據(jù)每一個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況再進(jìn)行制度的細(xì)化。對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)也應(yīng)該將各個(gè)部門(mén)的資料收集完成之后，再對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行進(jìn)一步的考核，以保證整體的檔案質(zhì)量。對(duì)于各個(gè)部門(mén)的檔案資料整理情況應(yīng)該由檔案管理部門(mén)進(jìn)行量化考核，每一季度進(jìn)行整體的考核匯報(bào)，在這一過(guò)程中也能確保事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化的方向推進(jìn)。目前，檔案工作在進(jìn)行的過(guò)程中存在工作量過(guò)于集中的問(wèn)題，針對(duì)這一情況在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)管理人員也需要將職責(zé)細(xì)化，這樣才能有效地將整體的檔案管理工作分配得當(dāng)，提升整體單位的檔案管理效率。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作——人員培訓(xùn)

第一，做好檔案工作的收集，需要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的相互配合，使整體工作效率和流程加快。第二，一定要做好整體檔案的歸檔，包括檔案的內(nèi)容和時(shí)間等，真正將檔案室分門(mén)別類(lèi)按照五大檔的方式來(lái)進(jìn)行整體檔案的排序，這樣才能方便后期對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)和借閱，真正使檔案工作落于實(shí)處為后續(xù)的檔案利用鑒定良好基礎(chǔ)。第三，要做好檔案保密工作，在建設(shè)檔案室的過(guò)程中，檔案室的鑰匙需要由不同的人員進(jìn)行保存，同時(shí)對(duì)于不同保密程度的檔案也需要有專(zhuān)門(mén)的防盜措施，這樣才能真正使檔案不會(huì)出現(xiàn)遺失，還需要做好整體檔案室的防火防盜工作。還要加強(qiáng)相關(guān)檔案工作人員的培訓(xùn)，要提升檔案工作人員整體的工作效率和工作方式，使得事業(yè)單位的檔案可以向現(xiàn)代化信息化的方向前進(jìn)。第四，需要加強(qiáng)整體檔案工作的電子化進(jìn)程，最好使用紙質(zhì)版檔案和電子版檔案二者并進(jìn)的方式來(lái)推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的逐步發(fā)展，現(xiàn)在各事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)工作，雖然它整體流程較為煩瑣，發(fā)揮作用需要一定時(shí)間，但是它對(duì)于推進(jìn)整體企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，目前有很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案工作重視起來(lái)，應(yīng)該對(duì)這一情況加以改善，必須要從上到下都加強(qiáng)對(duì)于檔案工作的重視程度，才能推進(jìn)檔案工作向更加先進(jìn)、更加創(chuàng)新、更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展，真正提升檔案工作的效率和質(zhì)量，使檔案工作為推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展作出其應(yīng)有的貢獻(xiàn)和作用，促進(jìn)檔案管理工作的逐步現(xiàn)代化。