探討精細(xì)化管理模式在醫(yī)院檔案管理中的運用

孔令超

（日照市婦幼保健院，山東日照 276800）

引言

隨著國家與社會的發(fā)展和進(jìn)步，人民的生活質(zhì)量逐漸提升，越來越重視身體健康，因而在一定程度上推動了我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。在醫(yī)院發(fā)展過程中，檔案管理作為推動其快速發(fā)展的重要組成部分，能夠有效提升醫(yī)院的整體管理水平及效率，使醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)深入分析當(dāng)前檔案管理中存在的問題，切實將精細(xì)化管理運用到檔案管理之中。

一、精細(xì)化管理模式的實施路徑

精細(xì)化管理模式主要目的是推動組織的發(fā)展，通過精準(zhǔn)地組織各組織之間的活動，促進(jìn)各單元之間的聯(lián)系，從而有效提升組織內(nèi)部的行政效率。精細(xì)化管理模式的實施需要通過以下幾個方面的路徑。第一，目標(biāo)管理。組織首先要明確自身的建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合自身的實際情況以及環(huán)境背景，形成科學(xué)、合理、目標(biāo)明確的管理體系。第二，過程規(guī)范。在組織中，針對不同個人執(zhí)行特定管理活動的過程，都需要對相應(yīng)崗位工作流程及標(biāo)準(zhǔn)提出要求，規(guī)范人員的管理過程。第三，促進(jìn)職業(yè)培訓(xùn)。為了全方面、高質(zhì)量實施精細(xì)化管理模式，組織管理者必須做到人員培訓(xùn)全覆蓋，結(jié)合實際情況制定合理的培訓(xùn)內(nèi)容及考核標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完善的培訓(xùn)機制，確保員工能夠嚴(yán)格遵循操作規(guī)程。第四，考核約束?？己思s束能夠有效改善當(dāng)前檔案管理的工作現(xiàn)狀，管理者需要結(jié)合組織實際情況以及原有考評機制，有效落實和完善考核方法，同時應(yīng)當(dāng)完善薪酬福利機制，提升員工的幸福感和組織認(rèn)同感，充分提升組織管理水平。第五，文化建設(shè)。組織必須具備良好的文化支撐，使文化成為員工與組織之間溝通的有力渠道，在組織內(nèi)部營造良好的文化氛圍，從而提升員工的歸屬感與責(zé)任感，實現(xiàn)組織的良好運作[1]。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度落后

隨著當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展，一些醫(yī)院原有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足自身發(fā)展的需求，再加上檔案管理制度落后、管理人員素質(zhì)低下等一系列的檔案管理問題，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、內(nèi)容記錄混亂的現(xiàn)象，不利于醫(yī)院管理水平的提升。例如，醫(yī)生在會診時，首先需要查看病人的病歷與既往病史，然而落后的檔案管理體系中無法快速、精準(zhǔn)地找出病人的病歷，嚴(yán)重影響到會診工作的效率及質(zhì)量。同時，檔案管理制度的落后也無法充分發(fā)揮信息資源的價值，限制醫(yī)院的發(fā)展。

2.人員專業(yè)素質(zhì)不高

就目前情況來看，醫(yī)院在實施檔案管理的過程中，由于人員設(shè)置問題，使檔案管理工作缺乏專業(yè)的綜合性管理人員，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員在專業(yè)能力方面存在較大的欠缺。雖然大部分的管理人員具備一定的理論和實踐能力，但在日常開展檔案管理工作時，仍然對工作流程及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺乏嚴(yán)格的把控，因此會出現(xiàn)各種各樣的問題，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效率低下。

3.檔案管理模式粗化

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院沒有制定系統(tǒng)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及制度體系，因此檔案管理人員在開展工作的過程中，由于自身缺乏一定的職業(yè)道德和專業(yè)技能，并且沒有規(guī)范的制度體系和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制約，因此出現(xiàn)檔案管理方法不恰當(dāng)、工作效率低下、檔案收集整理率低等問題，嚴(yán)重影響到信息資源的價值。同時，檔案管理模式的粗化會使管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，無法意識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要作用。

三、醫(yī)院檔案管理中運用精細(xì)化管理模式的意義

針對上述當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，分析在醫(yī)院檔案管理中運用精細(xì)化管理模式的重要意義，從而使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員能夠充分認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的作用[2]。

1.提升醫(yī)療服務(wù)水平

采取精細(xì)化管理模式，能夠?qū)?fù)雜的檔案管理工作變得更加簡潔化，充分提升檔案管理工作效率，維持醫(yī)院有條不紊的運行，從而提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。同時，運用精細(xì)化管理模式能夠使醫(yī)療服務(wù)體系朝著規(guī)范化、完善化的方向發(fā)展，使檔案管理工作更具有科學(xué)性。

2.提高醫(yī)院檔案價值

醫(yī)院的檔案管理工作具有極大的壓力，若檔案存在虛假或信息錄入錯誤等問題，將直接給醫(yī)院的人事管理工作造成嚴(yán)重的影響，不利于醫(yī)院人力資源管理者對員工的管理。因此，運用精細(xì)化管理模式能夠直接深入檔案之中，細(xì)化檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，確保每一份檔案信息的真實性和全面性，幫助醫(yī)院充分挖掘檔案的價值，從而更好地開展人才管理工作。

四、醫(yī)院檔案管理中運用精細(xì)化管理模式的措施

1.明確定位醫(yī)院檔案管理目標(biāo)

醫(yī)院在運用精細(xì)化管理模式的過程中，首先應(yīng)當(dāng)明確自身的建設(shè)目標(biāo)，確定其歸納檔案的定位，從而最大程度上發(fā)揮精細(xì)化管理模式的價值。醫(yī)院需要結(jié)合自身實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，制定出符合自己不同階段發(fā)展以及長期發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)，并且將總體發(fā)展目標(biāo)以月度、季度、年度為周期的若干子目標(biāo)，最終明確到檔案管理部門及其他科室。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)明確，檔案管理工作不能夠單純作為行政部門的管理內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)合理分配到各個科室中，使醫(yī)院內(nèi)部共同開展檔案管理工作，切實提升整體的管理水平，使醫(yī)院能夠始終處于發(fā)展的態(tài)勢[3]。

在明確醫(yī)院的建設(shè)目標(biāo)后，根據(jù)每個階段設(shè)定的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在目標(biāo)完成期限后對各個科室進(jìn)行考察和評估工作，針對完成情況和工作態(tài)度給予相應(yīng)的獎勵或懲罰，對于完成質(zhì)量較高、工作態(tài)度認(rèn)真的科室給予獎勵，從而使員工始終保持飽滿的熱情和認(rèn)真的態(tài)度，在科室中樹立良好的職業(yè)責(zé)任感；對于未在規(guī)定時間內(nèi)完成工作目標(biāo)、完成質(zhì)量較差或工作敷衍了事的科室給予懲罰，使員工能夠以此作為警戒，認(rèn)真完成工作。通過采取獎懲分明的方式，使醫(yī)院全體員工都能夠認(rèn)真對待檔案管理工作，并且具備較高的職業(yè)責(zé)任感，確保檔案管理工作能夠高質(zhì)量、高效率的完成。

2.引進(jìn)信息化技術(shù)來完善管理

隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作也可以運用先進(jìn)的信息技術(shù)，使檔案管理工作能夠朝著信息化的方向發(fā)展，充分發(fā)揮精細(xì)化管理模式的作用。長期以來，由于醫(yī)院信息資源繁多且復(fù)雜，給檔案管理人員帶來巨大的工作量，使其面臨著較大的工作壓力，因此在工作過程中容易造成信息錄入錯誤等問題，導(dǎo)致檔案信息不完整、不準(zhǔn)確。隨著計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，醫(yī)院可以充分發(fā)揮信息化技術(shù)的價值，構(gòu)建全面、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不僅緩解檔案管理人員的工作壓力，同時能夠極大程度上避免或降低因人為操作失誤而造成的檔案信息不全面等問題，從而避免醫(yī)院的信息資源出現(xiàn)不合理浪費的現(xiàn)象，充分提高信息資源的利用率。

為了在醫(yī)院檔案管理工作中充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)提升全體醫(yī)務(wù)人員的信息整合能力，從根本上提升醫(yī)院自身的檔案管理水平。作為醫(yī)院的檔案管理人員，必須提升自身的計算機技術(shù)應(yīng)用水平，能夠快速掌握不同信息系統(tǒng)的技能，并且充分運用檔案信息數(shù)據(jù)庫，高效、準(zhǔn)確地獲取信息資源，將精細(xì)化管理模式充分與之相融合。此外，醫(yī)院引進(jìn)信息化技術(shù)，必須要配置專業(yè)的計算機硬件設(shè)備以及相關(guān)信息系統(tǒng)軟件，借助完善的硬件、軟件設(shè)施來構(gòu)建功能強大的檔案信息數(shù)據(jù)庫。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員應(yīng)當(dāng)重視在醫(yī)院開展信息化建設(shè)的重要性，加大對檔案管理方面的投入力度，給予一定的資金支持，并且將建設(shè)所需硬件與軟件設(shè)備種類信息進(jìn)行整合，列出詳細(xì)的清單，在確保上級部門審批核查通過后，購買相應(yīng)的硬件軟件設(shè)備。同時，運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠使醫(yī)院工作者獲取到更加完善、準(zhǔn)確的檔案信息資源，從而更好地實現(xiàn)精細(xì)化檔案管理。

3.實現(xiàn)精細(xì)化檔案管理與歸檔

由于精細(xì)化管理模式能夠在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用。所以，醫(yī)院首先要運用精細(xì)化管理模式對檔案管理流程進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，讓流程能夠更加規(guī)范化，充分提升檔案管理工作效率及質(zhì)量。就一些醫(yī)院原有檔案管理工作開展情況來看，存在管理流程復(fù)雜、管理人員工作量繁重的問題，因此應(yīng)當(dāng)簡化檔案管理流程，使整個管理流程能夠圍繞著簡潔性、可控性的原則發(fā)展，并且合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)將檔案信息進(jìn)行編碼，從而使檔案資料與信息能夠相互傳遞，最大程度上減輕檔案管理人員的工作量。醫(yī)院的檔案管理工作不應(yīng)該單純作為行政部門的工作，還需要其他科室共同參與，因此當(dāng)不同科室的檔案在查找、共享、傳輸過程中要盡可能地確保井然有序，避免在檔案傳輸過程中出現(xiàn)遺漏、丟失的現(xiàn)象，保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加大在劃分檔案管理流程方面的投入力度，根據(jù)醫(yī)院自身經(jīng)濟實力及發(fā)展情況，提供有力的技術(shù)支持，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化管理流程。通過上述方式，能夠使檔案管理流程朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，大大降低管理工作量，提升檔案管理質(zhì)量及效率[4]。

醫(yī)院在實際檔案管理工作過程中，不僅要優(yōu)化整個管理流程，還應(yīng)當(dāng)注重檔案的歸檔整理工作，充分發(fā)揮精細(xì)化管理模式在其中的價值。運用精細(xì)化管理模式，能夠使醫(yī)院的檔案管理工作更加符合其自身實際情況，確保檔案在歸檔過程中具有完整性和科學(xué)性的特點。例如，通過將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠?qū)?fù)雜的檔案更加清晰、明確地進(jìn)行歸類，從而方便醫(yī)生、護(hù)士及其他人員的查找和調(diào)取。因此，借助精細(xì)化管理模式，必須將檔案按照不同類型或等級進(jìn)行分類，在歸檔過程中進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，最大程度上避免或降低檔案在歸檔過程中出現(xiàn)信息缺失等問題，使檔案能夠在后續(xù)使用過程中更加準(zhǔn)確和清晰，充分發(fā)揮出精細(xì)化管理模式的價值，提升醫(yī)院檔案管理水平。

4.完善醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)

為了徹底提升醫(yī)院檔案管理工作人員水平，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理制度，使員工能夠在制度的約束和導(dǎo)向作用下，更加規(guī)范自身的行為，在檔案管理過程中充分貫徹好精細(xì)化管理理念，有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在構(gòu)建檔案管理制度的過程中，充分融合與融入精細(xì)化管理理念，并且明確管理工作的具體內(nèi)容和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求管理人員要合理、科學(xué)地開展日常的檔案管理工作。在構(gòu)建檔案管理制度時，還應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定各項管理流程，定期或不定期對管理人員的工作內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行考評，確保檔案管理人員的工作能力與專業(yè)素質(zhì)能夠得到全方位的提升，真正將精細(xì)化管理觀念落實到檔案管理工作中，從而切實提升醫(yī)院的檔案管理水平。

此外，在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)行業(yè)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的管理理念，認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要性，提升自身的精細(xì)化檔案管理意識，深入學(xué)習(xí)和探究高效的檔案管理方法，使醫(yī)院的檔案管理水平能夠不斷提升。同時，在構(gòu)建檔案管理制度的過程中，還應(yīng)當(dāng)將具體任務(wù)明確到各個科室及員工，使醫(yī)院全體員工都能夠明確自身的職能與責(zé)任，從而對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。醫(yī)院還需要結(jié)合上一階段檔案管理工作中存在的問題，對現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行不斷的調(diào)整和優(yōu)化，并且明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及方法，使管理人員能夠嚴(yán)格履行自身的職責(zé)。

5.構(gòu)建專業(yè)化的管理人才隊伍

檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平作為決定醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及效率的關(guān)鍵因素，是推動醫(yī)院發(fā)展的必要條件，只有綜合素質(zhì)高、專業(yè)水平過硬的人才隊伍，才能夠有效推動醫(yī)院的綜合管理水平。為了將精細(xì)化管理模式落實到位，醫(yī)院必須要提升檔案管理人員的思想意識、專業(yè)水平和操作技能，不斷引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的專業(yè)人才，確保檔案管理人員能夠快速掌握檔案管理的有效方法，實現(xiàn)醫(yī)院信息資源的合理配置[5]。

由于醫(yī)院的檔案中會涉及大量患者的個人隱私，因此需要檔案管理人員具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識，不可以隨意透露患者及醫(yī)院員工的個人信息，并且將檔案按照保密等級進(jìn)行分類。同時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的選拔和培養(yǎng)，加快專業(yè)化管理人才隊伍的建設(shè)，定期邀請專家學(xué)者開展教育培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠及時掌握先進(jìn)的管理理念及科學(xué)的管理方法，從而充分提升檔案管理人員的綜合能力及專業(yè)水平，推動醫(yī)院朝著長遠(yuǎn)的方向發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)行業(yè)不斷改革與發(fā)展的過程中，原有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的需求。為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)迫切尋找有效的檔案管理模式，將良好的管理理念作為指導(dǎo)，解決當(dāng)前檔案管理工作受到思想觀念、管理制度、人員能力等因素制約的問題，深入挖掘和探索運用精細(xì)化管理的有效路徑，切實提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量，從而推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。