基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究

孫 康

（山東省菏澤市教育招生考試院，山東 菏澤 274000）

引言

教育性考試檔案管理是教育考試管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。教育測(cè)驗(yàn)主要包括與中國(guó)教育生涯相關(guān)的各種測(cè)驗(yàn)，這個(gè)問(wèn)題對(duì)于中國(guó)教育的發(fā)展至關(guān)重要。但教育考試檔案則是指對(duì)整個(gè)考試資料進(jìn)行組織、管理、完成，包括考試文件、考生資料、考場(chǎng)檢查等內(nèi)容。因?yàn)榻逃郎y(cè)驗(yàn)的種類很多，考試中產(chǎn)生的信息主要有筆跡、圖片等。另外，教育考試地點(diǎn)往往分布在多個(gè)地區(qū)，使得教育考試檔案材料的多樣性和分散性，給檔案管理帶來(lái)了困難。但是，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，極大地提高了教育檔案管理的效率，使檔案的價(jià)值得以更好的發(fā)揮[1]。

一、考試檔案管理的重要性

1.為研究考試發(fā)展規(guī)律提供有效參考依據(jù)

高等院校考試過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，都真實(shí)地反映了考試的原因、依據(jù)、論證過(guò)程、結(jié)論等，其中包含著對(duì)考生和專家、領(lǐng)導(dǎo)等有關(guān)人員真實(shí)意見(jiàn)的反饋信息。它真實(shí)地記錄了高教考試中的細(xì)微變化和演變發(fā)展，在某種程度上，它能直接反映高等教育考試的發(fā)展過(guò)程，也是研究高等教育考試發(fā)展規(guī)律的重要參考資料。同時(shí)，對(duì)高等教育考試性質(zhì)、考試方案、組織命題等問(wèn)題進(jìn)行研究，也可以從理論層面對(duì)檔案資料進(jìn)行研究和分析，為解決這些問(wèn)題提供實(shí)質(zhì)幫助[2]。

2.為高等教育考試標(biāo)準(zhǔn)的研究和掌握提供參考

對(duì)高?？荚嚩?，堅(jiān)持考試標(biāo)準(zhǔn)，確?？荚囐|(zhì)量是命脈。通過(guò)對(duì)歷屆高教考試試題和考試的具體答題情況的分析，既能準(zhǔn)確把握高等教育考試的標(biāo)準(zhǔn)，又能全面認(rèn)識(shí)考試過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，從而在分析試題信度、效度等基礎(chǔ)上，對(duì)高等教育考試的信度、效度等進(jìn)行分析，使高等教育考試題庫(kù)內(nèi)容更加豐富，從而大大提高高等教育考試試題的質(zhì)量。

3.為考核考試的實(shí)際學(xué)歷提供根據(jù)

高等院?？荚囃ǔ２捎脝慰瓶荚嚒⒗鄯e成績(jī)的方式來(lái)審核學(xué)歷。就考試而言，考試周期往往是長(zhǎng)短不一的，而且畢業(yè)年限也不一樣，而高等教育考試檔案，特別是成績(jī)檔案，就是他們參加考試的最終成績(jī)資料，可以證明學(xué)生的學(xué)歷水平，然后根據(jù)目前的考試計(jì)劃的規(guī)定，判斷學(xué)生是否具有?？苹虮究飘厴I(yè)學(xué)歷。所以在高等教育考試檔案中，考籍檔案的價(jià)值作用是顯著的，可以為考生的學(xué)歷查詢提供充分有效的參考依據(jù)[3]。

4.為用人單位提供考生情況

對(duì)考試機(jī)構(gòu)而言，一般會(huì)根據(jù)考生的考籍檔案，向用人單位提供有關(guān)考生，尤其是畢業(yè)生所掌握的專業(yè)知識(shí)水平等檔案信息材料。通過(guò)這種方式，雇主可以根據(jù)高等教育考試機(jī)構(gòu)提供的考生考籍檔案，全面了解考生的具體信息，具體包括學(xué)歷水平、學(xué)習(xí)過(guò)程等，然后根據(jù)考生的實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行合理的安排，以便發(fā)揮出最大價(jià)值。更有甚者，用人單位在對(duì)考生進(jìn)行職務(wù)評(píng)聘時(shí)，也可以作為重要參考資料[4]。

二、基于信息化背景下的考試檔案管理模式現(xiàn)狀

隨著國(guó)內(nèi)高等教育發(fā)展模式的不斷變化，考試模式在我國(guó)高等教育發(fā)展史上也隨之發(fā)生了變化，其目標(biāo)就是適應(yīng)當(dāng)前高等教育的大環(huán)境。并且就高教檔案而言，可以看作是高等教育發(fā)展的一大歷史產(chǎn)物，而且早期以紙質(zhì)檔案為主，涉及的相關(guān)資料主要有幾點(diǎn)。第一，入學(xué)登記表。第二，試卷。第三，畢業(yè)生信息登記表等。同時(shí)，根據(jù)高等教育考試政策的有關(guān)規(guī)定，考試成績(jī)由原來(lái)八年有效改變?yōu)殚L(zhǎng)期有效，意味著大量考試的早期考試成績(jī)和紙質(zhì)試卷等紙質(zhì)檔案信息，必須長(zhǎng)期完整的保存，以供相關(guān)研究與分析工作參考。這樣，高等教育考試檔案管理人員必然會(huì)面臨大量的紙質(zhì)檔案信息，這使檔案管理工作變得繁重而煩瑣。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是進(jìn)入信息時(shí)代，高等教育考試檔案管理工作也隨之發(fā)生了重大的變化[5]。

近幾年，高等教育的考試試卷采用了電子掃描技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)了不需進(jìn)行紙質(zhì)存檔。而且，在高等教育考試初期的檔案管理中，個(gè)人試卷往往要保存在個(gè)人檔案中。為了避免集中掃描工作帶來(lái)的工作量大的問(wèn)題，必須解決原有紙質(zhì)檔案的保存問(wèn)題，結(jié)合現(xiàn)代電子技術(shù)，將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，從而大大提高高等教育考試檔案的管理效率。不但如此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能技術(shù)結(jié)合起來(lái)，可以探索基于大數(shù)據(jù)人工智能技術(shù)的高等教育考試檔案管理新模式，幫助考生順利完成學(xué)業(yè)，提高學(xué)歷水平。

三、教育考試檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理制度不夠完善

在傳統(tǒng)管理體制下，整理檔案后要封存，至于資料收集是否完整、準(zhǔn)確，沒(méi)有引起足夠的重視。實(shí)際上，這對(duì)檔案管理是不利的，很難對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的管理。還有一些檔案管理人員的職責(zé)沒(méi)有明確劃分，許多資料和檔案分別由多人保管，造成了檔案資料在調(diào)取過(guò)程中很慢，無(wú)法找到負(fù)責(zé)人的情況。這種情況將給教育考試檔案管理工作帶來(lái)極大的難度，甚至造成不必要的損失。

2.在檔案管理過(guò)程中只重收集，不重利用

一些工作人員在檔案信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，只對(duì)這些信息進(jìn)行分類后，感覺(jué)自己已經(jīng)完成了管理工作，而沒(méi)有考慮到隨后的查找和利用工作。因此，檔案管理工作就難以開(kāi)展，難以查閱與使用。使用方面的問(wèn)題主要體現(xiàn)在相關(guān)部門缺乏符合信息化時(shí)代特點(diǎn)的硬件設(shè)施，也沒(méi)有引進(jìn)檔案管理與查詢軟件系統(tǒng)，對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)也不完善。這使檔案信息查詢效率低下，常常要花很長(zhǎng)時(shí)間才能找到自己所需的資料。

3.教育考試檔案管理人員素質(zhì)較低

信息時(shí)代檔案管理人員的素質(zhì)并沒(méi)有及時(shí)跟上，而且相關(guān)人員也沒(méi)有進(jìn)行培訓(xùn)，造成許多管理人員對(duì)信息化時(shí)代檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，難以提高檔案管理工作水平。不僅僅是因?yàn)殡娔X操作水平的限制，還有一些管理者很難做好管理。管理者素質(zhì)的不足，會(huì)使檔案管理水平停滯不前，使一些需要服務(wù)的人無(wú)法得到更好的服務(wù)，無(wú)法滿足他們的需求。接下來(lái)要讓管理者提高自己的管理素質(zhì)，變得更加專業(yè)化，很多的管理人員由于年紀(jì)比較大，對(duì)于新的技術(shù)信息不太了解，也不能積極地去接受，總是以自己傳統(tǒng)的思想去做事情，不會(huì)進(jìn)行電腦操作，所以對(duì)于檔案管理有著很大的限制性。

4.考試檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足

安全性是數(shù)據(jù)歸檔的命脈。試卷資料資料的安全管理，必須貫穿于檔案資料建設(shè)的全過(guò)程，檔案資料的安全、穩(wěn)定是檔案資料價(jià)值最終發(fā)揮效力的有力保證，通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行安全分級(jí)分類，對(duì)檔案資料進(jìn)行全生命周期的安全管理，保障檔案數(shù)據(jù)安全合規(guī)。由于安全存儲(chǔ)技術(shù)更新和升級(jí)相對(duì)滯后，使得檔案數(shù)據(jù)安全防控面臨風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)一些鋼鐵企業(yè)所使用的存儲(chǔ)系統(tǒng)由于不具備數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)容災(zāi)功能，當(dāng)遇到軟件、硬件系統(tǒng)崩潰、病毒入侵等緊急情況時(shí)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)就會(huì)丟失、損壞，對(duì)大量考試檔案信息進(jìn)行信息化管理，造成難以預(yù)測(cè)的后果。信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)能使檔案管理工作快捷方便，但同時(shí)也增加了不必要的風(fēng)險(xiǎn)。許多檔案管理部門剛剛引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，對(duì)信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)還不夠充分，所以很難對(duì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。

四、基于信息化背景下的考試檔案管理策略

1.建立科學(xué)合理的檔案管理制度體系

應(yīng)以高校檔案管理制度為前提，結(jié)合教育考試檔案管理的實(shí)際情況，建立科學(xué)可行的檔案管理制度。教學(xué)檔案管理系統(tǒng)是教育考試檔案管理工作的重要保障

第一，檔案的完整性、真實(shí)性，在形成檔案的過(guò)程中，必須保證檔案的完整性和真實(shí)性，不能隨意丟棄和替換，明確其內(nèi)容、移交的時(shí)間點(diǎn)以及檔案?jìng)鬟f人員，確保檔案工作有序的進(jìn)行，并確保檔案在入庫(kù)或錄入系統(tǒng)中的完整、真實(shí)，便于后期檔案查詢。

第二，檔案保密教育考試中的檔案有公開(kāi)和非公開(kāi)兩種，對(duì)于非公開(kāi)檔案，檔案管理人員有責(zé)任確保檔案信息不泄露，在進(jìn)行非公開(kāi)檔案查詢時(shí)，要取得有關(guān)部門的批準(zhǔn)，查詢?nèi)藛T信息時(shí)不能拍照，防止檔案內(nèi)容的丟失。

第三，檔案人員的職業(yè)化。檔案管理工作對(duì)教育考試非常重要，所以檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選，不能從別的部門臨時(shí)借調(diào)人員進(jìn)行檔案管理，必須是檔案管理專業(yè)畢業(yè)人員或者有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，要定期對(duì)檔案先進(jìn)技術(shù)和知識(shí)進(jìn)行考核，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度?？茖W(xué)、合理的檔案管理制度可以促進(jìn)教育考試檔案管理工作有序、平穩(wěn)發(fā)展。

第四，明確檔案管理權(quán)責(zé)。制度建設(shè)的另一突出作用便是明確工作職責(zé)，通過(guò)檔案管理制度的建設(shè)可以使得具體責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，實(shí)現(xiàn)追責(zé)有人、權(quán)責(zé)分明，通過(guò)責(zé)任和義務(wù)督促檔案管理人員積極履行職責(zé)，遵守職業(yè)道德，推進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.重視檔案管理工作

檔案館一些工作人員檔案意識(shí)淡薄，缺乏強(qiáng)有力的宣傳教育，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)模糊，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。為此，應(yīng)加大宣傳和教育工作的投入，定期、不定期地組織開(kāi)展教育宣傳教育活動(dòng)，提高教育考試機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變“重管理、輕利用”的觀念，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理實(shí)際，面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，為推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。教育檔案工作人員檔案意識(shí)淡薄，不能充分發(fā)揮教育考試檔案在教育考試中的作用，體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。因此，需要不定期地對(duì)檔案工作進(jìn)行宣傳教育，也要不定時(shí)地對(duì)檔案工作知識(shí)和技術(shù)操作進(jìn)行培訓(xùn)，隨機(jī)抽查考核，不斷加強(qiáng)檔案意識(shí)，明白教育考試檔案管理在教育考試中的價(jià)值所在，可以間接影響教育考試的利益與發(fā)展，從而更好地管理檔案。與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)教育考試系統(tǒng)內(nèi)其他部門的人員進(jìn)行檔案意識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，理解檔案價(jià)值的作用，因?yàn)榻逃荚嚈n案的構(gòu)成需要多個(gè)部門的合作，各部門共同參與，才能保持最原始的檔案憑證，保證其完整性和真實(shí)性。

此外，應(yīng)當(dāng)推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，推進(jìn)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，提升檔案管理的信息化水平。在信息化時(shí)代，也要做好檔案安全管理，建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)并用來(lái)儲(chǔ)存關(guān)鍵數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露的問(wèn)題，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)明確檔案安全管理的責(zé)任，通過(guò)責(zé)任驅(qū)使管理人員認(rèn)真投入工作。

3.職業(yè)素養(yǎng)與技能提高相結(jié)合

教育考試檔案管理工作要想有序開(kāi)展，必須要有一支高素質(zhì)與高技能相結(jié)合的檔案隊(duì)伍。教育考試檔案管理部門不是人越多越好，起決定性作用的是檔案管理人員的高素質(zhì)與高技能。教育考試領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)不定期地對(duì)教育考試檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，還要隨時(shí)抽查能夠體現(xiàn)教育考試檔案管理人員的素質(zhì)的工作，比如，根據(jù)教育考試的實(shí)際情況，設(shè)置一些檔案收集、檔案整理、檔案存放等不同的工作，在與目前很受歡迎的數(shù)字化管理系統(tǒng)相結(jié)合，對(duì)教育考試檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和技能考核。教育考試檔案管理人員應(yīng)跟上社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，在以老式檔案管理方式的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，即使有紙質(zhì)檔案存檔，在有條件的情況下，也要進(jìn)行電子備份，為避免檔案的丟失加雙層保險(xiǎn)。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和高技能是提高教育考試檔案管理工作質(zhì)量的重要保證。

除了檔案管理人員的在崗培訓(xùn)之外，還需要做好優(yōu)秀人才的引進(jìn)，可以與專業(yè)的高校對(duì)接，一方面，可以從高校直接引進(jìn)優(yōu)秀人才；另一方面，也可以強(qiáng)化與高校的合作，通過(guò)定向培養(yǎng)模式為檔案館培養(yǎng)專業(yè)人才。在人才引進(jìn)期間，由于檔案管理工作的特殊性，應(yīng)當(dāng)做好對(duì)人才的政審工作，確保人才政治素養(yǎng)過(guò)硬，能夠遵守檔案管理的職業(yè)道德，積極投身于檔案管理工作之中。

4.日常檢查與考核評(píng)定相結(jié)合

教育考試機(jī)構(gòu)的管理人員要從自身做起，對(duì)檔案管理部門加大投入，聘用正規(guī)學(xué)習(xí)檔案管理以及檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員進(jìn)行管理，還要不定時(shí)地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，以及對(duì)檔案管理人員的日常工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查，使得檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)工作重視起來(lái)，明白檔案管理這些資料的重要性，以及檔案管理的價(jià)值所在。

結(jié)語(yǔ)

隨著技術(shù)型人才不斷被社會(huì)認(rèn)可、需要，人們對(duì)教育考試機(jī)構(gòu)的意識(shí)也逐漸提高，所以一定要加強(qiáng)考試機(jī)構(gòu)的檔案管理。在檔案管理與分析研究領(lǐng)域，如何更好地結(jié)合當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的力量，將大數(shù)據(jù)分析與人工智能技術(shù)相結(jié)合，將人們從煩瑣的檔案管理分析中解脫出來(lái)，是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中，我們還要面臨一些以前從未出現(xiàn)過(guò)的問(wèn)題，但這些問(wèn)題都應(yīng)該逐一解決，努力建立一個(gè)完善、成熟的信息管理系統(tǒng)。教育考試檔案中的信息在教育考試管理中發(fā)揮著重要作用，應(yīng)加快信息化建設(shè)步伐，利用這些信息促進(jìn)教育考試事業(yè)的不斷發(fā)展。