數(shù)字化背景下檔案工作基本原則探究

吳琦芳

（常州市金壇區(qū)人民政府辦公室，江蘇 常州 213200）

在數(shù)字化背景下，政府辦公室開展檔案工作的過程中，要在了解檔案數(shù)字化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，本著集中統(tǒng)一、完整安全、便于利用的基本原則，提高檔案管理、維護(hù)和開發(fā)利用水平，最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值。借此就數(shù)字化背景下檔案工作基本原則展開探究。

一、檔案工作數(shù)字化的內(nèi)涵

隨著信息時(shí)代的正式開啟，使檔案工作呈現(xiàn)出全新的特點(diǎn)，即數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。在信息社會(huì)的發(fā)展中，檔案是非常寶貴的資源，是社會(huì)信息化不可或缺的組成部分之一。通過對(duì)檔案的開發(fā)利用，并使其逐步向信息化和數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，有助于促進(jìn)檔案利用價(jià)值的提升。在檔案工作中，要加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化，即利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，對(duì)檔案信息加以管理存儲(chǔ)和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，彰顯出檔案工作數(shù)字化的內(nèi)涵。

二、基于數(shù)字化背景的檔案工作中的集中統(tǒng)一原則

政府辦公室檔案工作的集中統(tǒng)一原則主要是針對(duì)電子檔案而言，一方面是電子檔案的集中管理；另一方面是電子檔案工作的統(tǒng)一管理。

1.集中管理

信息時(shí)代的到來，使政府辦公室的電子檔案大幅度增多，對(duì)于這部分檔案，要由相關(guān)的保管機(jī)構(gòu)集中管理。

第一，為確保政府辦公室電子檔案集中管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，要對(duì)現(xiàn)有的管理體制加以梳理，并對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)一步完善。設(shè)立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，全權(quán)負(fù)責(zé)管理電子文書和電子檔案，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，整合現(xiàn)有的檔案信息資源，并加快實(shí)現(xiàn)資源共享。構(gòu)建起一套具有公文處理、檔案管理等多種功能的OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)。

第二，作為政府機(jī)關(guān)的檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前的形勢(shì)，摒棄落后的思想和守舊的觀念，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，逐步增強(qiáng)自身的能力與素質(zhì)，以便更好地勝任電子檔案集中管理，借此來提升檔案工作質(zhì)量。

2.統(tǒng)一管理

為提高政府辦公室電子檔案的管理水平，可由相關(guān)的行政機(jī)構(gòu)，實(shí)行統(tǒng)一與分級(jí)管理相結(jié)合的策略。

第一，由政府行政管理機(jī)關(guān)全權(quán)負(fù)責(zé)電子類文件及檔案的管理工作，結(jié)合實(shí)際，制定合理可行的規(guī)劃，采取統(tǒng)籌安排的方法，逐步完善相關(guān)的法規(guī)及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及方針政策，對(duì)電子檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)[1]。

第二，在分級(jí)管理的過程中，應(yīng)依據(jù)電子檔案的統(tǒng)一規(guī)定及具體的管理要求，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定出科學(xué)合理、切實(shí)可行的電子檔案工作規(guī)劃、管理制度及相關(guān)辦法，據(jù)此對(duì)電子檔案工作的開展進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

信息時(shí)代下，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的必由之路，在這一過程中，要遵循集中統(tǒng)一的管理原則，逐步改變工作方式，提高檔案工作水平，以此來順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

三、基于數(shù)字化背景的檔案工作中的完整安全原則

電子檔案是以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等作為載體進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，由此使得電子檔案會(huì)受到來自計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全威脅。由于部分電子檔案中的數(shù)據(jù)信息非常重要，一旦丟失，會(huì)造成無法彌補(bǔ)的后果。所以政府辦公室開展檔案工作時(shí)，要遵循完整安全的原則，該原則具體體現(xiàn)在電子檔案的維護(hù)方面。

1.維護(hù)檔案的完整性

電子檔案是由諸多電子文件組成，由此使確保電子文件的完整性成為檔案維護(hù)管理工作的重要內(nèi)容。

第一，電子文件的數(shù)據(jù)具有流動(dòng)性的特征，在收集的過程中，要選擇適宜的載體對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。收集電子文件是保證電子檔案完整性的關(guān)鍵階段，通過對(duì)電子文件的有效管理，除了可以使檔案的原始性得到保障外，還能為維護(hù)電子檔案的完整性創(chuàng)造有利條件。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，政府辦公室檔案管理部門要建立電子文件收集制度，利用制度落實(shí)電子文件的收集責(zé)任，在處理中，對(duì)必要的信息隨時(shí)登記，并進(jìn)行規(guī)范化處理。同時(shí)，合理確定電子文化的收集范圍。由于電子文件的類型多，所以收集范圍應(yīng)在滿足國(guó)家規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，盡可能放寬，并且要充分考慮收集的文件特性，適當(dāng)擴(kuò)大收集范圍。

第二，鑒定電子文件的完整性時(shí)，要認(rèn)真檢查相關(guān)要素，看是否齊全、完備，具體包括兩個(gè)部分，一部分是可視要素，另一部分為非可視要素。對(duì)電子文件中各個(gè)要素的聯(lián)系是否有效加以分析，主要包括標(biāo)簽、超級(jí)鏈接等。為確保鑒定結(jié)果的公正性，要做好全程監(jiān)控。同時(shí)，在電子文件歸檔范圍方面，要參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件的規(guī)定。由于電子文件本身的特殊性，在歸檔范圍上要注意以下文件：數(shù)據(jù)、電子郵件、稿本、會(huì)議記錄等。

2.維護(hù)檔案的安全性

在數(shù)字化背景下，確保檔案安全成為重中之重，這是因?yàn)殡娮訖n案更容易受到安全威脅。所以必須維護(hù)好電子檔案的安全性。

第一，政府辦公室開展檔案工作時(shí)，要加強(qiáng)電子檔案實(shí)體安全的保護(hù)，具體而言，就是維護(hù)電子檔案物理載體的安全性。要選用經(jīng)久耐用的載體，在延長(zhǎng)保存時(shí)間的基礎(chǔ)上，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，如選用離線存儲(chǔ)介質(zhì)保存電子檔案。實(shí)際選用中，應(yīng)當(dāng)遵循耐用、容量適中、造價(jià)低的原則。

第二，為物理載體創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，避免電子檔案載體受到外界因素的干擾。做好保存環(huán)境的溫、濕度控制，采取防磁場(chǎng)、防灰塵、防輻射、防有害氣體等措施，使電子檔案載體得到有效保護(hù)，避免受損[2]。

第三，為防止網(wǎng)絡(luò)攻擊，要做好保密措施，根據(jù)不同層次的電子檔案，采取相應(yīng)的保密措施，如防火墻、身份驗(yàn)證、信息加密以及數(shù)字簽名等。同時(shí)，加裝具備實(shí)時(shí)更新功能的防病毒軟件，并引入數(shù)據(jù)備份技術(shù)，完善電子檔案信息管理系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)，做到防患于未然，從根本上保證電子檔案安全。

四、基于數(shù)字化背景的檔案工作中便于利用原則

在數(shù)字化背景下，檔案工作無論是管理、存儲(chǔ)還是利用，都呈現(xiàn)出全新的特點(diǎn)，尤其是檔案利用方面，具體體現(xiàn)在需求主體多元化、服務(wù)內(nèi)容擴(kuò)大化、服務(wù)方式虛擬化等方面。不僅如此，檔案的利用途徑也發(fā)生一定程度的變化，如COPY（拷貝）件、網(wǎng)絡(luò)傳輸、計(jì)算機(jī)直接利用等。基于當(dāng)前的形勢(shì)，政府辦公室在開展檔案工作的過程中，要遵循便于利用的原則，從而最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1.明確檔案的利用優(yōu)勢(shì)

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在利用方面的優(yōu)勢(shì)更加突出。政府辦公室開展檔案工作時(shí)，要充分發(fā)揮電子檔案在利用方面的各種優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的目標(biāo)。電子方案具有以下利用優(yōu)勢(shì)。

1.1 便捷性。所有的電子檔案都是以數(shù)據(jù)信息的形式存在，由此使得計(jì)算機(jī)能夠直接對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息進(jìn)行處理與分析。由此不但能夠閱覽原始檔案，并且還可以按實(shí)際的使用需要，對(duì)其中所需的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)、匯總及拷貝，借助多媒體技術(shù)不同類型文件的合成，如文本、影音、圖形、聲音等，使檔案利用者的各種需求得到滿足。政府辦公室的檔案工作人員，可基于某一項(xiàng)專題編輯電子檔案，據(jù)此形成匯編或是編研成果，整個(gè)過程速度更快、耗時(shí)更少，檔案工作效率得到顯著提升。

1.2 復(fù)用性。數(shù)字化存儲(chǔ)是電子檔案的主要特點(diǎn)之一，由此使檔案中的數(shù)據(jù)信息能夠與載體相分離，這樣一來，檔案的重復(fù)利用將不會(huì)受到限制，也不會(huì)對(duì)檔案造成損壞，能夠重復(fù)使用的檔案，利用價(jià)值得到進(jìn)一步提升。雖然與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的使用壽命要長(zhǎng)很多，但任何檔案的壽命都很難達(dá)到無限，具體的壽命主要與載體和支撐技術(shù)等因素有關(guān)。為延長(zhǎng)重要電子檔案的使用壽命，政府辦公室在開展電子檔案管理工作時(shí)，要選擇適宜的存儲(chǔ)載體和先進(jìn)的支撐技術(shù)。

1.3 共享性。對(duì)于電子檔案而言，共享就是在同一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，多人在不同的地方對(duì)檔案同時(shí)利用。紙質(zhì)檔案受到存儲(chǔ)載體的限制，無法同時(shí)供多人使用，這在一定程度上降低了檔案的利用效率。而電子檔案的出現(xiàn)使這一問題得到解決，一份檔案能夠被多位利用者共享，具體體現(xiàn)在如下方面。在多臺(tái)終端設(shè)備上可以同時(shí)顯示同一檔案，使檔案的利用不再受到份數(shù)的限制；在擁有權(quán)限的前提下，借助遠(yuǎn)程訪問，利用者能在任意地點(diǎn)對(duì)所需的電子檔案進(jìn)行調(diào)用，由此使檔案的利用不再受到空間的限制。

2.加大檔案資源建設(shè)力度

在信息時(shí)代下，檔案已經(jīng)成為一種不可或缺的重要資源。為此，政府辦公辦要不斷加大檔案資源的建設(shè)與開發(fā)力度，使檔案資源變得更加豐富。

第一，在電子檔案的建設(shè)過程中，要有全局意識(shí)，將工作重點(diǎn)放在資源優(yōu)化配置和系統(tǒng)完善等方面。同時(shí)，將現(xiàn)有的電子檔案作為立足點(diǎn)，著眼于未來，對(duì)檔案資源開發(fā)進(jìn)行動(dòng)態(tài)規(guī)劃，并對(duì)開發(fā)過程中遇到的難題妥善處理，在逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大電子文件的收集范圍，進(jìn)一步豐富電子檔案。政府辦公室要構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫和檔案快速檢索系統(tǒng)，通過先進(jìn)技術(shù)的引入，不斷提升信息服務(wù)質(zhì)量。建立并健全檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，強(qiáng)化相關(guān)網(wǎng)站的建設(shè)開發(fā)，使檔案資源得到高效利用。

第二，隨著政府機(jī)關(guān)信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，使得檔案工作的信息管理屬性隨之增強(qiáng)，檔案信息發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，即從原本的靜態(tài)信息變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，并成為信息資源的重要組成部分之一，在信息系統(tǒng)中的作用日益突顯。因此，政府辦公室要將檔案工作納入到社會(huì)信息管理系統(tǒng)中，本單位的檔案機(jī)構(gòu)要與各類信息服務(wù)部門合作，共同構(gòu)建起相對(duì)完善的社會(huì)信息系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息資源進(jìn)行整合，滿足利用者對(duì)檔案的使用需要。

3.優(yōu)化完善利用服務(wù)

從目前的實(shí)際情況來看，手動(dòng)查找是電子檔案利用的主要方式。雖然這種查找方式有其存在的必要性，但為了體現(xiàn)出便于利用的原則，應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，逐步擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)利用方式，使更多的用戶可以在任何地方，查找到所需的信息，并享受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，在數(shù)字化資源建設(shè)時(shí)，既要注重檔案的內(nèi)容，還要關(guān)注服務(wù)流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，使電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中能夠得到更加有效的利用。為滿足不同用戶的服務(wù)需求，政府辦公室開展檔案工作時(shí)，可針對(duì)核心群體，引入遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)服務(wù)方式。電子檔案資源具有數(shù)據(jù)量大、信息多等特點(diǎn)，為使用戶能夠更好地利用檔案，要幫助他們不斷提升利用技能。政府辦公室的檔案部門要肩負(fù)起社會(huì)教育責(zé)任，為檔案的利用者提供培養(yǎng)能力的服務(wù)，使他們具備信息意識(shí)及能力，并為其提供信息資源的使用方法與途徑，如查詢、檢索、下載等。借助網(wǎng)絡(luò)開展培訓(xùn)，使用戶掌握更多的技巧，以此來提高檔案資源的利用效率。

4.加強(qiáng)檔案利用統(tǒng)計(jì)

統(tǒng)計(jì)分析是電子檔案利用過程中一項(xiàng)較為重要的工作，具體是指對(duì)電子檔案利用時(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和量化處理，從客觀的角度，揭示電子檔案利用的特點(diǎn)及規(guī)律，據(jù)此指導(dǎo)檔案利用工作的開展，促進(jìn)電子檔案利用水平的進(jìn)一步提升。從目前的情況來看，電子檔案的利用方式主要與計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及網(wǎng)絡(luò)有關(guān)，在這一前提下，使電子檔案的統(tǒng)計(jì)分析更加方便、快捷。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，可以在較短的時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)信息的采集、整理、歸類組合、統(tǒng)計(jì)分析及結(jié)果輸出[3]。需要指出的一點(diǎn)是，統(tǒng)計(jì)分析是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作達(dá)到高水平的標(biāo)志，而隨著電子檔案統(tǒng)計(jì)分析過程數(shù)字化，使此項(xiàng)工作的過程得以簡(jiǎn)化，統(tǒng)計(jì)水平顯著提高。

5.強(qiáng)化檔案利用管理

數(shù)字化背景下，檔案利用呈現(xiàn)出全新的特征，為進(jìn)一步提升電子檔案的利用效率和水平，要逐步強(qiáng)化檔案的利用管理。政府辦公室在電子檔案利用管理工作的開展中，要建立并不斷健全與工作環(huán)節(jié)相關(guān)的程序、措施等，并要求工作中嚴(yán)格遵守、認(rèn)真執(zhí)行，借助一些行政手段，輔以先進(jìn)的技術(shù)予以實(shí)現(xiàn)。不斷加大檔案使用權(quán)限的審核力度，做好檔案拷貝的提供與回收工作，加強(qiáng)安全防范措施，保證電子檔案重要數(shù)據(jù)信息的安全性。強(qiáng)化檔案利用管理，快捷、準(zhǔn)確、完整地為用戶提供多種方式的服務(wù)，以此來滿足用戶的個(gè)性化需求，并從中找出檔案利用系統(tǒng)存在的缺陷和不足，通過有效的措施加以優(yōu)化改進(jìn)，在提高檔案信息利用程度的基礎(chǔ)上，使重要的信息資源得到安全、可靠的保護(hù)。

6.健全檔案利用法規(guī)

在數(shù)字化背景下，電子檔案的優(yōu)勢(shì)有目共睹，但作為一種數(shù)據(jù)資源，它也存在一些弱點(diǎn)。因此，在電子檔案利用中，要對(duì)相關(guān)法規(guī)逐步健全。一方面，建議有關(guān)部門不斷加大對(duì)破壞信息、危害網(wǎng)上檔案安全行為的打擊力度。同時(shí)加強(qiáng)電子文件制作、傳輸?shù)纫?guī)則方面的立法，提高電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性；另一方面，要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，建立全新的利用原則以及與之相關(guān)的活動(dòng)規(guī)則。為避免電子檔案利用時(shí)發(fā)生資源流失的情況，并確保利用活動(dòng)能夠有序開展，要制定專門的電子檔案利用規(guī)則和制度，為電子檔案的方便利用提供制度保障，彰顯電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化背景下，檔案工作的開展是一項(xiàng)極為重要的工作。為提高工作水平，要遵循集中統(tǒng)一、完整安全、便于利用的基本原則，最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值，這對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。