淺析醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理的信息化建設(shè)

龔海燕

（羅田縣人民醫(yī)院，湖北 羅田 438600）

近年來很多企事業(yè)單位都開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，也取得了不錯的成效。通過引入先進的檔案管理信息技術(shù)大幅提升了檔案管理效率。就法醫(yī)臨床鑒定檔案管理來說，長期以來檔案采用的都是紙質(zhì)載體，管理形式以手工為主，極大制約了檔案價值的發(fā)揮。為了跟上時代發(fā)展潮流，醫(yī)院應加快推進法醫(yī)臨床鑒定檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的自動化與智能化。

一、法醫(yī)臨床鑒定檔案概念與管理現(xiàn)狀

1.法醫(yī)臨床鑒定檔案的概念與特征

法醫(yī)鑒定也被稱為活體損傷鑒定，它是基于法醫(yī)臨床學理論與相關(guān)技術(shù)，對與法律存在關(guān)聯(lián)的一些醫(yī)學問題予以鑒定，并做出評定[1]。這項工作也屬于司法程序中比較關(guān)鍵的一項技術(shù)性工作，其結(jié)論可作為三大訴訟法中的關(guān)鍵性證據(jù)。因為它與人身存在緊密的關(guān)聯(lián)，因此，它在訴訟以及非訴訟工作中都占有關(guān)鍵性的地位。在法醫(yī)鑒定活動中所形成的檔案就是法醫(yī)鑒定檔案，這屬于特殊的檔案材料之一，擁有較好的學術(shù)價值，也屬于法醫(yī)學研究的主要信息材料。從本質(zhì)上來講，檔案的價值就是在人類認識世界與改造世界過程中的意義，以及其對社會實踐活動的作用。檔案的價值概念一般是通過客體來滿足主體的需要來實現(xiàn)的[2]。在臨床、科研、教學中法醫(yī)臨床鑒定檔案都是非常重要的材料，同時，也屬于處理治安糾紛、法律訴訟、事故定殘等工作中的法定依據(jù)，因此，這類檔案擁有雙重特征，包括法定性與科學性的特征。

2.法醫(yī)臨床鑒定檔案的管理現(xiàn)狀

這類檔案通常進行打印存儲，數(shù)量不多。長期以來檢索這類檔案的方法也是直接查閱，由檔案利用者到檔案室去查閱，利用人工去查找，工作量比較大，而且檢索程序繁雜。同時，直接翻閱檔案材料也容易加快檔案受損程度。因為這類檔案是分散存儲，很難得到充分利用，長時間被放在一旁，猶如一張張廢紙。這導致法醫(yī)鑒定檔案極大的浪費，也阻礙了法醫(yī)學信息的有效溝通、研究以及開發(fā)。檔案管理的宗旨就是為檔案需要者提供相關(guān)服務(wù)，滿足其對檔案資料的使用需求。檔案只有被需要者大量利用，也才能實現(xiàn)自身的價值，為社會創(chuàng)造出更大的財富。而法醫(yī)臨床鑒定檔案管理中暴露出了“重保管、輕利用”的問題，導致這類檔案編研工作基本沒有展開。一方面，阻礙了法醫(yī)學知識的廣泛普及；另一方面，也對法醫(yī)學研究造成了不良的影響。

二、醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.檔案信息化建設(shè)可以提升工作效率

長期以來醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理大多是采用紙張、照片作為記錄載體，這類檔案材料數(shù)量多，不便于管理，而且也不利于長時期保管。另外，醫(yī)院檔案管理工作本身事務(wù)多，手工登記的管理方式會給管理人員造成過多的工作量。通過信息化建設(shè)就能彌補傳統(tǒng)手工管理檔案的不足，極大提高這類檔案材料的起草、簽發(fā)、催辦以及歸檔等工作效率。這樣就能有力提高醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理效率[3]。

2.檔案信息化建設(shè)有利于檔案信息的共享與交流

法醫(yī)臨床鑒定檔案主要分布在不同的單位中，由于時間與空間的制約，各單位之間檔案信息的共享程度并不高。這也導致這類檔案得不到有效的利用。為此，加快檔案信息化建設(shè)，可以促使不同單位間對這類檔案材料的交流以及共享，而且也可采取多元的檔案管理方式。檔案的存儲、查閱以及共享都是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，因此，能夠促進醫(yī)院各部門之間，與其他單位之間的溝通與合作，從而確保法醫(yī)臨床鑒定檔案管理質(zhì)量得到提高。

3.檔案信息化建設(shè)可以增強檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案很容易受到很多因素影響，如溫濕度、蟲蟻、手工翻閱等因素均可能造成檔案材料損毀。電子檔案則沒有上述顧慮，將其保存在電腦或其他存儲介質(zhì)中可以長時間保存，而且所占空間少，存取方便，穩(wěn)定性良好[4]。

三、醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理信息化建設(shè)策略

1.樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理觀念

很長時間以來在醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案管理不容易得到重視，無論是院領(lǐng)導還是普通員工對這類檔案管理工作都停留在資料的整理、收集、調(diào)閱上。而“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理的理念與內(nèi)容都有了嶄新的改變。簡而言之，過去檔案管理主要是一種單向的管理工作，當今檔案管理則是一種雙向的管理工作，信息技術(shù)的發(fā)展促使了檔案資料的共享與傳遞，檔案需求者認為檔案管理服務(wù)應該更加便捷化與人性化。基于此，醫(yī)院領(lǐng)導與檔案部門都必須高度重視法醫(yī)臨床鑒定檔案信息化建設(shè)的重要價值，高度關(guān)注，并給予充分的支持。就檔案管理部門來說，必須革新管理理念，樹立強烈的服務(wù)意識去開展檔案信息化建設(shè)工作。嶄新的管理理念通常涉及下列三層內(nèi)容。第一，從實體朝向虛體發(fā)展。法醫(yī)臨床鑒定檔案實現(xiàn)信息化管理后則不用處理紙質(zhì)材料，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槭占c處理各種電子材料。根據(jù)多元化的要求，這類檔案的管理手段以及種類也相應會出現(xiàn)一些變化。構(gòu)建法醫(yī)臨床鑒定檔案數(shù)據(jù)庫可以讓檔案材料得到快速更新，調(diào)閱也極為便捷[5]。第二，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)向為主動服務(wù)。過去這類檔案管理都是圍繞紙質(zhì)文檔展開，而檔案信息化建設(shè)后管理的核心對象就轉(zhuǎn)為各種數(shù)字文檔。檔案人員必須增強主動服務(wù)觀念，積極為檔案需求者服務(wù)，方能更好地提升法醫(yī)臨床鑒定檔案管理綜合服務(wù)質(zhì)量。第三，從單純管理向服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。過去法醫(yī)臨床鑒定檔案管理通常僅僅是一種管理性事務(wù)，而如今公眾對檔案管理的服務(wù)需求更加多元化，信息化技術(shù)的應用也促使檔案管理朝著服務(wù)的方向發(fā)展，為此，檔案人員必須跳出固化思維，增強服務(wù)意識。

2.建立健全醫(yī)院法醫(yī)臨床鑒定檔案信息化管理規(guī)章制度

為更好地開展法醫(yī)臨床鑒定檔案管理工作，醫(yī)院應密切圍繞檔案資源高質(zhì)量服務(wù)這一目標去展開檔案信息化建設(shè)工作，并對照此目標不斷完善這類檔案資料的信息化管理制度。首先，成立專門的工作領(lǐng)導小組，明確工作流程，劃分各自職責，為檔案信息化管理的有序展開奠定基礎(chǔ)。其次，結(jié)合醫(yī)院實際對現(xiàn)行的法醫(yī)臨床鑒定檔案管理制度加以補充與改善，做好制度保障。再次，制作法醫(yī)臨床鑒定檔案信息化管理建設(shè)的相關(guān)標準、規(guī)范。可參照全球通用的相關(guān)標準、協(xié)議及規(guī)范，力爭管理流程更加規(guī)范。應制定更有針對性的管理標準體制，對各方資源進行有效整合，使檔案資源得到充分的利用。針對這類檔案的現(xiàn)實需求，對數(shù)字檔案的有關(guān)技術(shù)、存儲格式、管理架構(gòu)進行梳理，改進當前的數(shù)字檔案管理程序，實現(xiàn)檔案移交與存儲的同步性[6]。最后，加大監(jiān)管力度。監(jiān)管是否到位對檔案信息化建設(shè)的最終效果能起到?jīng)Q定性作用。院領(lǐng)導應加強監(jiān)管工作，把有關(guān)組織協(xié)調(diào)工作落實好，提升法醫(yī)臨床鑒定檔案資源的利用率，確保檔案資源的安全性。若發(fā)現(xiàn)管理方面的漏洞應馬上指出，責令有關(guān)部門與工作人員盡快糾正。

3.給予資金支持，構(gòu)建法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館

打造法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館是順應信息時代發(fā)展的必然趨勢。當前，我國很多地方都建有數(shù)字檔案館，很多企事業(yè)單位也建立了自己的數(shù)字檔案館。其中，深圳市數(shù)字檔案館被稱為“數(shù)字化的流水線”，實現(xiàn)了對館藏資源的數(shù)字化管理。構(gòu)建法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館，并不只是將紙質(zhì)法醫(yī)鑒定檔案進行數(shù)字化處理，也不只是將這些檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案那樣簡單，而是要將這些法醫(yī)鑒定檔案進行數(shù)字化處理后，參照文檔一體化模式的要求，將這些數(shù)字檔案無縫連接到專門的法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺上。要設(shè)計出規(guī)格統(tǒng)一的接口歸檔平臺以及數(shù)據(jù)自動歸檔接口，通過檔案管理系統(tǒng)接收電子文檔，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享利用[7]。這就需要醫(yī)院領(lǐng)導給予更多的財力與政策扶持，加大檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施建設(shè)。在購入設(shè)備前開展詳細的市場調(diào)研，篩選出實力強、信譽好的設(shè)備提供廠家，確保設(shè)備品質(zhì)優(yōu)良。另外，醫(yī)院要重視檔案管理軟硬件設(shè)施的日常保養(yǎng)與維護，由專人對軟件與硬件設(shè)施進行日常維護、定期檢修，確保將故障及時消除在萌芽狀態(tài)，并做好故障維修記錄，確保法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館能正常運轉(zhuǎn)。

4.重視對法醫(yī)臨床鑒定檔案的保密管理

法醫(yī)臨床鑒定檔案作為一種特殊的檔案類型，在司法訴訟、臨床工作、教研工作中都是非常重要的資料。這些檔案關(guān)系到當事人的切身利益，也是法院迅速作出正確裁決的重要依據(jù)。為了維護當事人的合法利益，不少檔案都涉及到保密管理，因而需要對這類檔案高度重視。第一，醫(yī)院應對檔案管理員進行培訓，讓他們定期學習檔案管理知識、檔案法律法規(guī)、檔案保密要求等，增強其法治意識以及檔案管理水平。這樣能讓他們自覺按規(guī)程去開展法醫(yī)臨床鑒定檔案管理工作，避免違法行為的出現(xiàn)。與此同時，加強對員工的監(jiān)管，保障能第一時間發(fā)現(xiàn)問題并加以處理。第二，定期抽查對法醫(yī)臨床鑒定檔案的使用狀況，就發(fā)覺的問題及時約談相關(guān)人員。若確定存在瀆職問題，應根據(jù)有關(guān)規(guī)定加以懲罰。第三，醫(yī)院應就數(shù)字檔案的保密問題進行專門的宣傳，在單位內(nèi)部宣傳這方面的正反面典型案例，提高全體職工的檔案保密意識，也能遏制個別人員的僥幸心理。

5.借助信息技術(shù)保障法醫(yī)臨床鑒定檔案的安全性，提升其利用率

法醫(yī)臨床鑒定檔案管理工作的目的就是為資料需求方提供專業(yè)、準確、完整的鑒定材料，以便其作出正確的決策。將這類檔案實現(xiàn)信息化管理可以極大減少工作人員的工作量，而且也讓檔案服務(wù)效率更便捷。醫(yī)院應引入先進的信息技術(shù)，讓法醫(yī)臨床鑒定檔案管理功能更強大，并對這些檔案進行資源共享。在法醫(yī)臨床鑒定數(shù)字檔案館中設(shè)計法醫(yī)鑒定檔案在線目錄檢索，檔案使用方可利用計算機終端與網(wǎng)絡(luò)，跨地區(qū)查閱所需的檔案材料，不用自己前去檔案館（室）進行查找。另外，可構(gòu)建地區(qū)或全國的法醫(yī)鑒定檔案專網(wǎng)，制作相關(guān)文獻數(shù)據(jù)庫，從特色上下功夫，讓網(wǎng)站信息成為“權(quán)威的、唯一的、專業(yè)的材料”。借助電子系統(tǒng)把不同區(qū)域、不同館室的法醫(yī)鑒定檔案資源匯總到一起，加工為系統(tǒng)、分類的專業(yè)資源，供檔案利用方檢索使用。如此就能極大提升對這類檔案資源的利用率，充分發(fā)揮出這類檔案的價值。另外，還需通過信息技術(shù)來增強法醫(yī)臨床鑒定檔案資源的安全性。通過云計算來確保服務(wù)器中全部節(jié)點數(shù)據(jù)都能更好符合云計算技術(shù)的規(guī)定，從而使法醫(yī)臨床鑒定檔案信息管理系統(tǒng)能高效運行。引入防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件防范網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的侵犯，保障法醫(yī)臨床鑒定檔案數(shù)字檔案的安全性與保密性[8]。數(shù)字加密技術(shù)主要通過劃分不同權(quán)限，配備相應的密鑰技術(shù)來實現(xiàn)對權(quán)限的控制，只有相應權(quán)限的人才能訪問對應的檔案資源。

6.重視對檔案信息化管理隊伍的培養(yǎng)

在檔案信息化建設(shè)過程中人才屬于重要的因素。為創(chuàng)新法醫(yī)臨床鑒定檔案管理模式，大幅提高對檔案的信息化管理效率，醫(yī)院必須重視對這方面的人才培養(yǎng)。只有培養(yǎng)出一支綜合素質(zhì)高的檔案信息化管理人才隊伍，才能大幅提升法醫(yī)臨床鑒定檔案管理質(zhì)量。因此，醫(yī)院需將有關(guān)人員組織起來，定期接受培訓，并出臺一些激勵措施鼓勵他們自覺去學習專業(yè)知識以及信息技術(shù)，逐步提高自身的職業(yè)綜合能力，更好地適應信息時代檔案管理的需要。另外，可多邀請專家、學者到單位來舉辦講座，介紹法醫(yī)臨床鑒定檔案的最新知識，檔案信息化管理技術(shù)等，也能幫助相關(guān)人員更新自身的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)。除了教育培訓以外，醫(yī)院還可通過量化考核的辦法，發(fā)揮績效考核的激勵作用。將在崗目標管理的有關(guān)考核范圍納入法醫(yī)臨床鑒定檔案管理工作，對相關(guān)人員定期進行量化考核，并給予相應的獎懲，以激發(fā)工作人員的工作熱情。在法醫(yī)臨床鑒定檔案信息化管理的過程中必須嚴格按規(guī)定完成拆封、簽字、檢查、核對等事項，構(gòu)建糾錯機制，盡量保證檔案內(nèi)容的真實性與完整性。

綜上所述，法醫(yī)臨床鑒定檔案具有極高的社會價值，是司法案件、法醫(yī)臨床教學的重要資料。為此，在新形勢下要加強對這類檔案的管理，提升管理效率，并進一步提高其檔案利用價值。這需要加快推進法醫(yī)臨床鑒定檔案信息化建設(shè)，將分散的檔案資源集中化，供檔案使用方隨時隨地檢索查閱，滿足他們多元化的檔案需求。如此方能讓法醫(yī)臨床鑒定檔案最大限度發(fā)揮出自身的價值，推動社會的和諧發(fā)展。