文/陳庭芳(武漢旅聯(lián)東湖物業(yè)有限公司)
21 世紀(jì),全球經(jīng)濟(jì)不斷融合發(fā)展,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)環(huán)境的變化,企業(yè)的管理模式進(jìn)一步調(diào)整。作為企業(yè)管理的重要組成部分,內(nèi)部控制隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化、企業(yè)管理模式的調(diào)整,轉(zhuǎn)變?yōu)楦哂幸?guī)范性、更能夠有效規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的管理模式。當(dāng)前復(fù)雜的形勢(shì),對(duì)企業(yè)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下,企業(yè)需要施展IT 信息技術(shù),創(chuàng)新內(nèi)部管理模式,形成多元化、多樣化且更符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)特性的內(nèi)部控制體系。同時(shí),面對(duì)疫情之下互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、國(guó)際國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)雙循環(huán)的特殊形式,企業(yè)也需要采取更加有效的風(fēng)險(xiǎn)防范策略,降低企業(yè)犯錯(cuò)概率。
(1)物業(yè)公司董事會(huì)、各管理層級(jí),以及各部門(mén)員工,對(duì)于內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理,并未理解與重視。平時(shí)的管理僅針對(duì)物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)效益,內(nèi)控機(jī)制只集中于幾個(gè)點(diǎn),并未形成體系,沒(méi)有把企業(yè)全體員工當(dāng)作內(nèi)控的主體。
(2)企業(yè)缺乏完整的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系
物業(yè)公司內(nèi)部還未形成一套完整的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系,僅為了工作需要制定部分規(guī)章制度,如《人力資源體系文件》《績(jī)效考核與薪酬考核辦法》《采購(gòu)服務(wù)全流程工作手冊(cè)》《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理辦法》《工程招投標(biāo)管理辦法》等規(guī)章制度,把內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理當(dāng)作建立企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的靜態(tài)行為,忽視了內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理本身就是一種過(guò)程控制。
(3)企業(yè)缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系
物業(yè)公司沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén),也沒(méi)有內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。目前所有的審計(jì)均來(lái)自外部審計(jì)單位和集團(tuán)[2]。這意味著公司在整體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面并沒(méi)有考慮風(fēng)險(xiǎn)的防控,同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)應(yīng)的制度規(guī)定也并未系統(tǒng)化設(shè)計(jì)。
公司內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)防范是依靠各項(xiàng)規(guī)章制度整合而成,難以通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)化地評(píng)判風(fēng)險(xiǎn)。
1.提高企業(yè)健康程度
內(nèi)部控制,包含企業(yè)內(nèi)部多方面的管理。除針對(duì)財(cái)務(wù)方面的管理以外,資產(chǎn)管理、人力管理,以及經(jīng)營(yíng)管理,都與內(nèi)控息息相關(guān)。因此,內(nèi)控為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、減少低效率行為,提供了必要的保障。有利于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)健康程度,消除風(fēng)險(xiǎn)隱患,搭建穩(wěn)定的經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)及管理模式。
2.滿(mǎn)足外部監(jiān)管要求
企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)內(nèi)部各組織各業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,只有堅(jiān)持內(nèi)部控制,才能在外部監(jiān)管的條件下,做好內(nèi)部的管理工作,力求達(dá)到一定檢測(cè)指標(biāo),獲得外部滿(mǎn)意的評(píng)估,持續(xù)向前發(fā)展。
3.提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),將風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生遏制在安全的范圍內(nèi)
既然風(fēng)險(xiǎn)客觀存在于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,且無(wú)法避免,那么為了企業(yè)朝著有序合法合理方向進(jìn)展,就要早日做好風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施,以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)達(dá)成,防止企業(yè)因風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生波動(dòng)和虧損,保護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的安全性[3]。
意識(shí)是管理的基礎(chǔ),也是強(qiáng)化管理的前提。因此,企業(yè)要從三個(gè)方面樹(shù)立先進(jìn)的管理意識(shí):第一,將管理層的先進(jìn)意識(shí)作為引導(dǎo),在管理層面奠定良好的文化基礎(chǔ)。一方面,由管理層入手,與各級(jí)員工形成連接,帶動(dòng)公司整體氛圍的聯(lián)動(dòng),形成貫穿式的管理理念;另一方面,由管理層作為示范,帶動(dòng)各部門(mén)員工參與內(nèi)控建設(shè),強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理的執(zhí)行;第二,利用針對(duì)性的培訓(xùn),構(gòu)建和諧穩(wěn)定的內(nèi)控環(huán)境與內(nèi)控文化。利用培訓(xùn)的力量,宣導(dǎo)正確的管理理論;第三,整合內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理以及各項(xiàng)內(nèi)部管理制度、管理策略,使整個(gè)公司的管理體系更加完整、管理決策銜接性更強(qiáng)。
建立健全的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系,為企業(yè)管理制定了可參照的行為準(zhǔn)繩及管理依據(jù)。
因此,企業(yè)要在符合自身實(shí)際的基礎(chǔ)上,完善內(nèi)控制度、制定內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。第一,內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)必須滿(mǎn)足企業(yè)管理所需,除財(cái)務(wù)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)以外,日常辦公、人資管理,以及采購(gòu)、資產(chǎn)等多個(gè)方面,均需逐一設(shè)定對(duì)應(yīng)的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);第二,內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)不僅要具有科學(xué)性,同時(shí)要把握企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀態(tài)、管理特性,必須要具備可參照的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。除指明具體的工作重點(diǎn)及設(shè)定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)程序以外,還需按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)流程,設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒虡?biāo)準(zhǔn);第三,內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)要與風(fēng)險(xiǎn)防范相一致。風(fēng)險(xiǎn)管理策略要體現(xiàn)在內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)中,以便企業(yè)采取最佳策略處理風(fēng)險(xiǎn)隱患、降低風(fēng)險(xiǎn)影響。
隨著大數(shù)據(jù)、智能化技術(shù)的飛速發(fā)展,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式也在發(fā)生不斷變化,財(cái)務(wù)核算趨于復(fù)雜,在這種情況下,集團(tuán)推行財(cái)務(wù)共享模式,將財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中脫離出來(lái),財(cái)務(wù)人員開(kāi)始轉(zhuǎn)型;傳統(tǒng)內(nèi)控模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代因內(nèi)部控制思維、模式等方面的局限性,也需跟著轉(zhuǎn)型,企業(yè)需要通過(guò)引進(jìn)或培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)人才,更好地提升企業(yè)內(nèi)部控制工作的效率;需要通過(guò)構(gòu)建大數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)管理內(nèi)控平臺(tái),基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù),完成信息收集,創(chuàng)造更大價(jià)值。
人員素質(zhì)對(duì)于內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理的執(zhí)行,起到了決定性的作用。因此,企業(yè)要從培訓(xùn)與交流兩個(gè)方面,關(guān)注人員的綜合素質(zhì)的提高,提升人員能力與管理體系的匹配度。
在培訓(xùn)方面,技能培訓(xùn)是需要放在首位的。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)要配合職業(yè)道德培訓(xùn)、公司文化培訓(xùn)以及各項(xiàng)制度、上級(jí)下達(dá)的規(guī)章制度培訓(xùn)。通過(guò)完整的培訓(xùn)體系,使內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理流程化、制度化,融入公司內(nèi)部人員的日常工作中;在交流方面,企業(yè)要注重流暢的信息交流銜接。除建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)務(wù)信息交流標(biāo)準(zhǔn)以外,還要針對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息制定通暢的傳播渠道、統(tǒng)一的傳播標(biāo)準(zhǔn),提高企業(yè)總體運(yùn)營(yíng)效率。
企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,包含三個(gè)方面,分別是預(yù)警機(jī)制、評(píng)估機(jī)制以及跟蹤處理機(jī)制。預(yù)警機(jī)制的作用在于,基于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)環(huán)境,設(shè)立明確的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)隱患指標(biāo)達(dá)到預(yù)判標(biāo)準(zhǔn)時(shí),即確定這一風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)的影響,警示企業(yè)管理者,采用合理的防范機(jī)制、保障企業(yè)效益。評(píng)估機(jī)制的作用在于,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行系統(tǒng)化的分類(lèi),設(shè)定對(duì)應(yīng)的識(shí)別點(diǎn),判定風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)造成的影響,并針對(duì)性地設(shè)定防范策略、處理措施。跟蹤處理機(jī)制的作用在于,對(duì)預(yù)警機(jī)制識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤觀察,明確對(duì)應(yīng)的防范措施,并在處理過(guò)程中,持續(xù)性地監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)影響,直到風(fēng)險(xiǎn)影響可以忽略不計(jì),同時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),消除同類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)影響[4]。
物業(yè)公司從事物業(yè)管理服務(wù),除管理崗位外,大部分是從事物業(yè)服務(wù)的保潔、保安人員,物業(yè)公司屬于勞動(dòng)密集型企業(yè),工資普遍不高,通過(guò)介紹、招聘的管理基礎(chǔ)崗普遍知識(shí)水平不高。加上物業(yè)行業(yè)的部分業(yè)務(wù)存在臨時(shí)性、季節(jié)性變化的特點(diǎn),員工流動(dòng)性較大。高管人員崗位數(shù)量較少,缺乏符合企業(yè)發(fā)展的市場(chǎng)用人機(jī)制,根本留不住人。
針對(duì)這種情況,物業(yè)公司在員工入職時(shí),不管是熟人介紹還是外部招聘時(shí),都應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估。為企業(yè)招聘符合企業(yè)發(fā)展的人才,不能任人為上,任人為吹,做到任人唯賢,唯才是舉。
要想做好人員管理,首先,要建立評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。在招聘環(huán)節(jié),除根據(jù)員工入職簡(jiǎn)歷、學(xué)歷文憑等做好盡職調(diào)查外,還要設(shè)置試用期,通過(guò)簽訂勞動(dòng)合同,完善入職手續(xù);其次,對(duì)入職后無(wú)法勝任崗位的情況的處理方法也要在合同中注明,對(duì)于學(xué)歷造假、隱瞞重要違法信息的人員以及工作中存在的勞資糾紛,也要做到有制度、有辦法。
建立健全勞務(wù)外包管理制度,制定外包實(shí)施方案,在實(shí)施方案中,包括外包方式、外包范圍、合同期限,外包員工培訓(xùn)計(jì)劃、社保福利等都要做詳細(xì)說(shuō)明。在選擇承包方時(shí),要充分調(diào)查承包方的合法性、專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及人員的履歷和專(zhuān)業(yè)技能。要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,通過(guò)公平公開(kāi)的原則來(lái)選擇承包方,避免在承包商選擇時(shí)產(chǎn)生商業(yè)賄賂。在簽訂業(yè)務(wù)合同時(shí),要充分考慮勞務(wù)外包方案的風(fēng)險(xiǎn),并注明外包業(yè)務(wù)的性質(zhì)。外包崗位工作流程,是內(nèi)控管理的重點(diǎn)。要依照工作流程標(biāo)準(zhǔn)以及外包制度要求,向外包人員宣導(dǎo)崗位職責(zé)。同時(shí)要設(shè)定對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制,用于人員監(jiān)督,并完成外包過(guò)程中的信息收集及反饋。嚴(yán)查崗位人員缺失情況,杜絕外包公司虛造考勤表,出現(xiàn)造假吃空餉、冒領(lǐng)工資的行為。
物業(yè)公司從事市政道路保潔服務(wù)、零星工程、體育場(chǎng)館服務(wù)、園區(qū)物業(yè)管理、高端樓宇、小區(qū)物業(yè)管理等業(yè)務(wù),不可避免地需要購(gòu)買(mǎi)保潔物資、工程物資、醫(yī)療物資、運(yùn)維車(chē)輛配件等物資,這些物資占到全年預(yù)算支出金額的5%左右,金額較大。由此可見(jiàn),做好采購(gòu)物資的管理,對(duì)于減少資金浪費(fèi)、強(qiáng)化企業(yè)成本控制具有重要的意義。因此,無(wú)論是與供應(yīng)商合作方面,還是在規(guī)范采購(gòu)流程方面,企業(yè)都需要強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理,借此最大化地提升采購(gòu)效率,并減少采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的資金流失。
物業(yè)公司做好內(nèi)部控制的措施如下:首先,在供應(yīng)商的選擇上,利用大數(shù)據(jù),建立包含供應(yīng)商信用體系在內(nèi)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。其中最為重要的是要判斷供應(yīng)商過(guò)往的交易行為。如交貨準(zhǔn)確率、及時(shí)性等。在選擇合作供應(yīng)商時(shí),除對(duì)供應(yīng)商過(guò)往信用進(jìn)行綜合評(píng)估以外,還要確定供應(yīng)價(jià)格、分析交貨模式及交貨周期;其次,在采購(gòu)價(jià)格方面,同樣要利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)采用詢(xún)價(jià)、協(xié)議、招標(biāo)、競(jìng)價(jià)等多樣化的方式,采取最優(yōu)的采購(gòu)方案,從而在采購(gòu)方面壓縮成本。此外,采購(gòu)合同也是物業(yè)公司采購(gòu)流程中的內(nèi)控重點(diǎn)。采購(gòu)合同內(nèi)容要擬定清晰的雙方責(zé)任及義務(wù),尤其是要注明違約責(zé)任。必要時(shí)要聘請(qǐng)外部專(zhuān)家及法律、技術(shù)等相關(guān)人員參與。
在日常采購(gòu)管理中,嚴(yán)格按照預(yù)算的名目、數(shù)量及金額采購(gòu),加強(qiáng)采購(gòu)審批流程的管理,未經(jīng)審批的采購(gòu)物資,嚴(yán)格控制不予購(gòu)買(mǎi)。入庫(kù)方面,需在單據(jù)上加蓋物資收取章,登記實(shí)物入庫(kù)并辦理財(cái)務(wù)入賬手續(xù)。采購(gòu)環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵指標(biāo)要納入績(jī)效考核,不斷地防范風(fēng)險(xiǎn),全面提升高采購(gòu)效率。
合同風(fēng)險(xiǎn)管理及內(nèi)部控制,就是在合同訂立之前,通過(guò)大數(shù)據(jù),對(duì)調(diào)查對(duì)象的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力做好調(diào)查,評(píng)估調(diào)查對(duì)象的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況,做好商業(yè)信用檔案。
對(duì)于物業(yè)公司的書(shū)面合同,必須內(nèi)容完整、條款清晰,符合國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo),不存在重大疏漏和欺詐行為。對(duì)合同要實(shí)行統(tǒng)一的歸口管理和授權(quán),履行相應(yīng)的程序。同時(shí)要完成合同會(huì)審,慎重對(duì)待審核意見(jiàn)。在合同簽訂環(huán)節(jié),做好授權(quán)代理人的授權(quán)委托管理,嚴(yán)格保管合同專(zhuān)用章,做好合同專(zhuān)用章的使用臺(tái)賬,為防止合同篡改,應(yīng)加蓋騎縫章或使用防偽印記等。
合同管理除了強(qiáng)化合同內(nèi)容及合同的簽訂、審核以外,更重要的是強(qiáng)化對(duì)履約情況的監(jiān)控。消除違約情況,是保障企業(yè)利益的關(guān)鍵,也是控制合同風(fēng)險(xiǎn)的重要管理手段。因此,合同簽訂后,企業(yè)就要建立長(zhǎng)效的監(jiān)控策略,對(duì)各類(lèi)與合同約定不符的事項(xiàng)進(jìn)行識(shí)別,采取對(duì)應(yīng)的管理策略,減少損失。其一,要建立合同變更機(jī)制。合同簽訂后,所有與合同條件不符的特殊事項(xiàng),都要及時(shí)根據(jù)變更機(jī)制,對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和變更。如出現(xiàn)特殊情況需要解除合同時(shí),要明確雙方責(zé)任,盡可能降低公司損失。如由于對(duì)方原因造成合同終止,應(yīng)考慮向?qū)Ψ剿髻r;其二,要做好合同建檔及管理。在大數(shù)據(jù)背景下,合同內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)、條款的分析,以及數(shù)據(jù)的歸檔,均可通過(guò)信息化手段完成。合同的分類(lèi)及監(jiān)管,要由專(zhuān)人完成,并強(qiáng)化保管責(zé)任,避免合同泄露;其三,要重點(diǎn)關(guān)注合同審批工作。一方面要關(guān)注審批權(quán)限,由項(xiàng)目參與者和高層管理者參與合同審批,避免合同泄露;另一方面,審批人員也要強(qiáng)化對(duì)合同的梳理,對(duì)其中條款進(jìn)行針對(duì)性的分析,并評(píng)估合同簽訂后實(shí)際情況與企業(yè)預(yù)期目標(biāo)之間的差異,然后對(duì)合同履約中存在的不足及時(shí)改進(jìn)。
預(yù)算具有強(qiáng)大的管理和控制功能,因此,公司的內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范,不可脫離預(yù)算的管控。
具體包括:高質(zhì)量的預(yù)算編制,結(jié)合往年預(yù)算情況以及市場(chǎng)環(huán)境變化,公司經(jīng)營(yíng)需求,收集充分的預(yù)算數(shù)據(jù),制定預(yù)算計(jì)劃,完成預(yù)算編制草案,并通過(guò)上報(bào)與審核,確定最終方案,完成指標(biāo)的下達(dá)與分解;嚴(yán)格的預(yù)算執(zhí)行,通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)念A(yù)算控制制度,科學(xué)的監(jiān)控方案,對(duì)公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,約束支出行為、對(duì)比預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、完善信息反饋;科學(xué)的預(yù)算分析,關(guān)注執(zhí)行過(guò)程中的差異,找準(zhǔn)痛點(diǎn),提出優(yōu)化管控措施;預(yù)算控制需要持續(xù)進(jìn)行,運(yùn)用科學(xué)的管控策略,持續(xù)對(duì)預(yù)算行為進(jìn)行約束,合理分配公司資源,保證公司運(yùn)營(yíng),同時(shí)控制成本支出、協(xié)調(diào)利潤(rùn)增長(zhǎng);完善的預(yù)算控制,還需配合績(jī)效考評(píng)進(jìn)行,在考評(píng)同時(shí)配合激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮員工的積極性,控制成本,更好地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值;對(duì)預(yù)算進(jìn)行總體的跟進(jìn)與總結(jié),積累管理經(jīng)驗(yàn),形成良好的內(nèi)控循環(huán)。
新經(jīng)濟(jì)時(shí)期大數(shù)據(jù)背景下,國(guó)家政策、國(guó)際環(huán)境、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)都會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理工作產(chǎn)生不同程度的影響,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理工作的關(guān)鍵作用和現(xiàn)實(shí)意義,借助信息化技術(shù),優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu),建立風(fēng)險(xiǎn)分析及評(píng)價(jià)機(jī)制,完善企業(yè)規(guī)范和規(guī)章,加強(qiáng)對(duì)人才的管理,強(qiáng)化內(nèi)控重點(diǎn),提升風(fēng)險(xiǎn)管理的工作積極性,從而保障公司持續(xù)發(fā)展。