婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)思考

文/趙榮勝（無棣縣婦幼保健服務(wù)中心）

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的背景下，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)顯得更加緊迫。同時，在現(xiàn)代醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研等領(lǐng)域，數(shù)字檔案資源所發(fā)揮的作用日漸突出。為此，在新形勢下，為滿足醫(yī)院管理工作發(fā)展和人們對醫(yī)療服務(wù)的基本需求，應(yīng)加快婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)，以期提供更加便捷、安全、高效的檔案信息服務(wù)，夯實我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。但當前婦幼保健機構(gòu)數(shù)字資源建設(shè)存在一定的不足，要求婦幼保健機構(gòu)著眼于發(fā)展實際，并充分考慮數(shù)字檔案資源建設(shè)要求，有針對性落實相應(yīng)的建設(shè)措施，才能全面提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，為婦幼保健機構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和信息支持。

一、婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源的重要作用概述

在新形勢下，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在眾多領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，具體包括醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研、醫(yī)院管理等方面，具體如下：

（一）醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域的作用

在疾病類型復(fù)雜化和醫(yī)療診斷技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)海量化增長態(tài)勢，量大且種類豐富，相應(yīng)的信息價值也大幅度提高[1]。而在傳統(tǒng)實體檔案管理模式下，信息資源與檔案載體不可分離，且內(nèi)容提取單純地依靠人工閱讀、機器掃描等，使得大量檔案處理缺乏時效性。而數(shù)字檔案資源具有載體和內(nèi)容相分離的特性，可以依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實現(xiàn)檔案資源的快速傳遞、分類等處理，并可以在信息技術(shù)手段應(yīng)用支持下深度挖掘其中有價值的檔案信息內(nèi)容[2]。例如：相關(guān)人員可以基于計算機大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，篩查幼兒季節(jié)性流行感冒病例檔案，從中可以快速了解此類病患特征、具體治療方案的治理效果等，進而可以結(jié)合幼兒實際特征，開發(fā)出更具針對性的有效診療方法，進而可以全面提高醫(yī)療業(yè)務(wù)水平。由此可見，在醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源具有良好的借鑒價值，可以推動醫(yī)院業(yè)務(wù)工作健康持續(xù)發(fā)展。

（二）醫(yī)療科研領(lǐng)域的作用

婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源的價值體現(xiàn)不局限于醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域，還在科研領(lǐng)域中有重要價值，總結(jié)體現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)學科研方面。醫(yī)學科研是一項專業(yè)要求高的規(guī)范性工作，往往要提供大量真實可靠的臨床數(shù)據(jù)，才能支撐醫(yī)學科研工作有序進行。其中，數(shù)字檔案資源的使用至關(guān)重要。通常而言，絕大部分醫(yī)學科研課題需要醫(yī)療數(shù)據(jù)、政策文件等的支撐，只有這些檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化，才能在醫(yī)學科研中充分發(fā)揮出其參考價值，進而才能保證藥物實驗的科學性，降低科研成本，從而有利于醫(yī)療科研水平的提高[3]。二是促進藥物研發(fā)。在藥物研發(fā)中，往往要查閱大量電子病歷檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，以進一步擴大樣本范圍，可以更加細致、全面地了解藥物在不同群體、不同使用階段的實際反應(yīng)，具體包括療效、副作用等，為下一步藥物研發(fā)提供更加可靠且完整的大量數(shù)據(jù)支持，繼而可以縮短藥物研發(fā)周期，降低成本，對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展極為有利。

（三）醫(yī)院管理領(lǐng)域的作用

在醫(yī)院管理方面，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源同樣發(fā)揮著重要作用，集中體現(xiàn)在決策、人力資源管理、日常管理等方面，具體如下：一是管理工作決策方面。在醫(yī)院管理工作決策中，為保證決策的科學性和合理性，往往要綜合考慮各方面因素，意味著管理人員必須廣泛收集信息，并進行整合分類處理，為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。而數(shù)字檔案資源具有數(shù)據(jù)密度高、共享等特點，可以為醫(yī)院更好地了解各方需求提供信息依據(jù)，進而有針對性優(yōu)化決策。二是人力資源管理方面。數(shù)字檔案資源可以為醫(yī)院績效考核、質(zhì)量評價等量化工作提供有價值的信息，進而可以據(jù)此對醫(yī)院人員進行科學管理，能夠充分挖掘醫(yī)院人力資源的最大潛能，有利于整體提高醫(yī)院工作質(zhì)量和效率[4]。三是醫(yī)院管理效率的提高。數(shù)字檔案資源可以助力醫(yī)院各項事務(wù)工作有序展開，以財務(wù)管理為例，數(shù)字檔案資源能夠為成本核算、預(yù)決算制定等提供海量有價值的數(shù)據(jù)支持，確保具體工作有序展開。

二、婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀問題研究

結(jié)合上文分析可知，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。尤其在當前大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的新形勢下，數(shù)字檔案資源價值日漸突出。但事實上，婦幼保健機構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)存在規(guī)范性不足、工作量大等問題，制約著婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)展，具體如下：

（一）數(shù)字檔案資源庫建設(shè)管理缺失規(guī)范

現(xiàn)階段，絕大部分的婦幼保健機構(gòu)，逐步建立了相對完善的數(shù)字檔案管理制度，具體包括數(shù)字檔案資源收集工作制度、數(shù)字檔案保管制度、數(shù)字檔案加密制度等。同時，數(shù)字檔案資源建設(shè)工作已經(jīng)實現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的全覆蓋，為數(shù)字檔案資源庫建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。但通過研究數(shù)字檔案資源建設(shè)管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)絕大部分數(shù)字檔案資源存在失真、格式不規(guī)范、不完整等問題，使得數(shù)字檔案利用價值被降低[5]。以出生醫(yī)學證明為例，當前我國新出生醫(yī)學證明收集、保管等工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化操作，但由于我國相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，在短時間內(nèi)經(jīng)歷了多次版本的變化，在新舊檔案資源數(shù)字化處理時，極易出現(xiàn)部分檔案遺失問題，這樣不僅影響檔案資源數(shù)字化處理進程，還會對檔案資源的完整性和真實性造成負面影響。此外，婦幼保健機構(gòu)日常管理工作相對復(fù)雜，外界檔案人員對具體業(yè)務(wù)工作流程缺乏了解，這使得具體工作缺乏規(guī)范性和依據(jù)，進而直接影響數(shù)字檔案資源的完整性和真實性。

（二）建設(shè)工作量大

婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源開發(fā)利用的核心體現(xiàn)在深度挖掘資源價值，在此過程中，檔案管理人員應(yīng)綜合使用各項信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，這無形中對檔案信息化建設(shè)提出了更高的標準要求，不僅要做好通信設(shè)施、服務(wù)器等硬件建設(shè)，還要積極開發(fā)與應(yīng)用管理軟件和服務(wù)模塊[6]。婦幼保健機構(gòu)面向廣大婦女兒童，數(shù)據(jù)體量龐大且類型豐富，僅醫(yī)學影像存儲增量都是十分巨大的，這使得醫(yī)療機構(gòu)在檔案管理中，既要投入大量的資金，又增加了檔案管理負擔。不僅如此，婦幼保健機構(gòu)服務(wù)檔案相比其他檔案而言，具有本質(zhì)的區(qū)別，集中體現(xiàn)在服務(wù)對象就診周期長，所產(chǎn)生的檔案資源需要保存較長的一段時間，使得婦幼保健機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)量增加迅速，自然對數(shù)據(jù)庫建設(shè)提出了更高的要求。除此之外，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)的廣泛使用，需要檔案管理部門積極創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式，才能充分挖掘數(shù)字檔案資源的價值[7]。但當前絕大部分的婦幼保健機構(gòu)在信息服務(wù)方面，以信息查閱服務(wù)為主，并沒有充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源其他領(lǐng)域的價值，不利于數(shù)字檔案資源整體管理效果的提高[8]。

三、婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)途徑分析

如前所述，婦幼保健機構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)中存在一些規(guī)范性問題。為此，要確保婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)揮出應(yīng)有作用，要求相關(guān)工作人員在實踐中，不斷提高數(shù)字檔案資源建設(shè)重要性認知，從數(shù)字化現(xiàn)狀入手，積極探尋多元化措施來提高數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，有效提高婦幼保健機構(gòu)檔案服務(wù)質(zhì)量，具體可以從以下方面入手：

（一）積極完善數(shù)字檔案資源庫，提高檔案管理規(guī)范化水平

如前所述，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)意義重大，但在實踐中面臨數(shù)字檔案資源庫建設(shè)不完善、管理不規(guī)范等實際問題，直接影響數(shù)字檔案資源價值的挖掘，從而對婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提高造成負面影響。為此，婦幼保健機構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中，應(yīng)積極完善數(shù)字檔案資源庫，并不斷提高檔案管理規(guī)范化水平[9]。首先，傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)字化。檔案目錄數(shù)字化雖然簡單，但此操作至關(guān)重要，是檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)。同時，檔案目錄數(shù)字化在檔案資源后續(xù)整理、存儲、利用等方面，都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，能夠為提高數(shù)字檔案資源管理工作的整體效率提供支持。為此，檔案管理人員應(yīng)對目錄數(shù)字化處理引起重視，且采取數(shù)字化技術(shù)手段將傳統(tǒng)載體醫(yī)療檔案進行數(shù)字化編目，并將其錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，建立數(shù)字化目錄，為后續(xù)數(shù)字檔案資源分類整理和查閱使用提供支持。其次，檔案資料全文數(shù)字化。婦幼保健機構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)中，檔案資源全文數(shù)字化是關(guān)鍵，也是檔案資源數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，其重點是對不同類型、不同載體的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理。

針對檔案體量龐大且類型豐富的婦幼保健機構(gòu)而言，檔案資源全文數(shù)字化顯然是一項投入巨大的復(fù)雜工作，既要做好文本資料錄入，又要做好圖片掃描等工作，具體包括醫(yī)學診斷、保健信息錄入等，這種情況下，應(yīng)細致分析檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

在實踐中，檔案管理工作人員應(yīng)明確各類檔案資源存放標準、存放位置等，嚴格按照規(guī)范要求進行各類檔案資源的整理、歸檔等工作，確保檔案數(shù)字化處理和歸檔質(zhì)量[10]。除此之外，在新型檔案資料收集工作中，出于檔案資料安全性考慮，應(yīng)采取紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案雙軌制，以此不斷提高數(shù)字檔案資源的完整性和安全性，為后續(xù)婦幼保健機構(gòu)數(shù)字化檔案資源利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強數(shù)字檔案資源建設(shè)規(guī)劃，豐富檔案利用方式

婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源內(nèi)容覆蓋面廣泛，其中包含了價值突出的民生檔案，無論是民眾檔案資源開發(fā)利用需求，還是從機構(gòu)管理發(fā)展角度而言，挖掘數(shù)字檔案資源價值，豐富檔案資源開發(fā)利用方式，都是全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案管理水平的重要手段和保障。但要強調(diào)的一點是，由于資金和技術(shù)限制，數(shù)字檔案資源開發(fā)利用應(yīng)基于整體進行規(guī)劃，分階段、有重點地持續(xù)推進，才能全面提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，為充分挖掘數(shù)字檔案價值、全面提高婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

（1）檔案資源數(shù)字化階段。在此階段的檔案利用是基礎(chǔ)，應(yīng)加強數(shù)字化檔案實體管理，具體包括檔案資源的登記、借閱和歸還等。同時，相關(guān)管理工作人員還要積極做好庫房管理、常態(tài)化業(yè)務(wù)和實體管理的數(shù)字化工作，不僅如此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)對各類檔案信息進行數(shù)字化分類、編目，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，以便相關(guān)人員借助計算機來實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的便捷檢索，切實提高數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用水平，只有這樣，才能持續(xù)提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源管理水平，為提高管理服務(wù)質(zhì)量和效率提供支持。

（2）數(shù)字檔案室建設(shè)階段。在此階段的工作主要是整合婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源，開展檔案網(wǎng)站建設(shè)工作，并依托檔案網(wǎng)站完成電子文件錄入、編研和利用等一系列操作。當前，我國絕大部分的婦幼保健機構(gòu)在檔案資源數(shù)字化建設(shè)方面，絕大部分處于這一階段，大規(guī)模接收電子文件并沒有開始。

（3）檔案室互聯(lián)階段。眾所周知，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)目的在于挖掘檔案資源價值，切實提高婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。為此，婦幼保健機構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中，積極構(gòu)建數(shù)字化的檔案信息資源共享平臺，以此實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的高度共享。

信息資源共享平臺建設(shè)應(yīng)滿足婦幼保健機構(gòu)檔案內(nèi)容多、體量大、載體豐富等特征的基本需求，同時要基于數(shù)字電視、智能移動終端和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，開發(fā)出內(nèi)容不同且側(cè)重點不同的信息服務(wù)平臺，在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)采取多元化服務(wù)方式，面向廣大群眾傳播醫(yī)療信息，并且在線下引進智能終端，以實現(xiàn)案檔案服務(wù)的自動化辦理，切實滿足社會公眾對醫(yī)療檔案信息的個性化和多元化需求。除此之外，為全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)加強婦幼保健機構(gòu)門戶網(wǎng)站建設(shè)，重點加強瀏覽器兼容問題、內(nèi)容更新問題等的解決。不僅如此，考慮當前智能設(shè)備十分普及，外加一些交流軟件應(yīng)用十分廣泛，婦幼保健機構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源服務(wù)時，積極開發(fā)微信和微博服務(wù)平臺，以期借助微信、微博等平臺展開信息查詢、疑難解答等服務(wù)，以此打破傳統(tǒng)醫(yī)療檔案信息服務(wù)的時空限制，不斷提高檔案室的交互聯(lián)動效果，以在提高數(shù)字檔案管理水平的基礎(chǔ)上，提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

通過上文研究可知，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理等方面始終發(fā)揮著重要作用，尤其是進入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，加強婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)有顯著的現(xiàn)實意義。但在實踐中，婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)存在規(guī)范缺失、方式單一等實際問題。為此，婦幼保健機構(gòu)檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)打破傳統(tǒng)思維的禁錮，全面加強檔案資源的數(shù)字化處理，并要統(tǒng)籌使用信息化技術(shù)手段，切實提高數(shù)字檔案資源的利用率，為全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量添磚加瓦。