文/趙榮勝(無棣縣婦幼保健服務(wù)中心)
在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的背景下,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)顯得更加緊迫。同時,在現(xiàn)代醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研等領(lǐng)域,數(shù)字檔案資源所發(fā)揮的作用日漸突出。為此,在新形勢下,為滿足醫(yī)院管理工作發(fā)展和人們對醫(yī)療服務(wù)的基本需求,應(yīng)加快婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè),以期提供更加便捷、安全、高效的檔案信息服務(wù),夯實我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。但當前婦幼保健機構(gòu)數(shù)字資源建設(shè)存在一定的不足,要求婦幼保健機構(gòu)著眼于發(fā)展實際,并充分考慮數(shù)字檔案資源建設(shè)要求,有針對性落實相應(yīng)的建設(shè)措施,才能全面提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平,為婦幼保健機構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和信息支持。
在新形勢下,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在眾多領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用,具體包括醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研、醫(yī)院管理等方面,具體如下:
在疾病類型復(fù)雜化和醫(yī)療診斷技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)海量化增長態(tài)勢,量大且種類豐富,相應(yīng)的信息價值也大幅度提高[1]。而在傳統(tǒng)實體檔案管理模式下,信息資源與檔案載體不可分離,且內(nèi)容提取單純地依靠人工閱讀、機器掃描等,使得大量檔案處理缺乏時效性。而數(shù)字檔案資源具有載體和內(nèi)容相分離的特性,可以依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實現(xiàn)檔案資源的快速傳遞、分類等處理,并可以在信息技術(shù)手段應(yīng)用支持下深度挖掘其中有價值的檔案信息內(nèi)容[2]。例如:相關(guān)人員可以基于計算機大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用,篩查幼兒季節(jié)性流行感冒病例檔案,從中可以快速了解此類病患特征、具體治療方案的治理效果等,進而可以結(jié)合幼兒實際特征,開發(fā)出更具針對性的有效診療方法,進而可以全面提高醫(yī)療業(yè)務(wù)水平。由此可見,在醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源具有良好的借鑒價值,可以推動醫(yī)院業(yè)務(wù)工作健康持續(xù)發(fā)展。
婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源的價值體現(xiàn)不局限于醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域,還在科研領(lǐng)域中有重要價值,總結(jié)體現(xiàn)在以下方面:一是醫(yī)學科研方面。醫(yī)學科研是一項專業(yè)要求高的規(guī)范性工作,往往要提供大量真實可靠的臨床數(shù)據(jù),才能支撐醫(yī)學科研工作有序進行。其中,數(shù)字檔案資源的使用至關(guān)重要。通常而言,絕大部分醫(yī)學科研課題需要醫(yī)療數(shù)據(jù)、政策文件等的支撐,只有這些檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化,才能在醫(yī)學科研中充分發(fā)揮出其參考價值,進而才能保證藥物實驗的科學性,降低科研成本,從而有利于醫(yī)療科研水平的提高[3]。二是促進藥物研發(fā)。在藥物研發(fā)中,往往要查閱大量電子病歷檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案,以進一步擴大樣本范圍,可以更加細致、全面地了解藥物在不同群體、不同使用階段的實際反應(yīng),具體包括療效、副作用等,為下一步藥物研發(fā)提供更加可靠且完整的大量數(shù)據(jù)支持,繼而可以縮短藥物研發(fā)周期,降低成本,對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展極為有利。
在醫(yī)院管理方面,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源同樣發(fā)揮著重要作用,集中體現(xiàn)在決策、人力資源管理、日常管理等方面,具體如下:一是管理工作決策方面。在醫(yī)院管理工作決策中,為保證決策的科學性和合理性,往往要綜合考慮各方面因素,意味著管理人員必須廣泛收集信息,并進行整合分類處理,為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。而數(shù)字檔案資源具有數(shù)據(jù)密度高、共享等特點,可以為醫(yī)院更好地了解各方需求提供信息依據(jù),進而有針對性優(yōu)化決策。二是人力資源管理方面。數(shù)字檔案資源可以為醫(yī)院績效考核、質(zhì)量評價等量化工作提供有價值的信息,進而可以據(jù)此對醫(yī)院人員進行科學管理,能夠充分挖掘醫(yī)院人力資源的最大潛能,有利于整體提高醫(yī)院工作質(zhì)量和效率[4]。三是醫(yī)院管理效率的提高。數(shù)字檔案資源可以助力醫(yī)院各項事務(wù)工作有序展開,以財務(wù)管理為例,數(shù)字檔案資源能夠為成本核算、預(yù)決算制定等提供海量有價值的數(shù)據(jù)支持,確保具體工作有序展開。
結(jié)合上文分析可知,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。尤其在當前大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的新形勢下,數(shù)字檔案資源價值日漸突出。但事實上,婦幼保健機構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)存在規(guī)范性不足、工作量大等問題,制約著婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)展,具體如下:
現(xiàn)階段,絕大部分的婦幼保健機構(gòu),逐步建立了相對完善的數(shù)字檔案管理制度,具體包括數(shù)字檔案資源收集工作制度、數(shù)字檔案保管制度、數(shù)字檔案加密制度等。同時,數(shù)字檔案資源建設(shè)工作已經(jīng)實現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的全覆蓋,為數(shù)字檔案資源庫建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。但通過研究數(shù)字檔案資源建設(shè)管理工作現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)絕大部分數(shù)字檔案資源存在失真、格式不規(guī)范、不完整等問題,使得數(shù)字檔案利用價值被降低[5]。以出生醫(yī)學證明為例,當前我國新出生醫(yī)學證明收集、保管等工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化操作,但由于我國相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚,在短時間內(nèi)經(jīng)歷了多次版本的變化,在新舊檔案資源數(shù)字化處理時,極易出現(xiàn)部分檔案遺失問題,這樣不僅影響檔案資源數(shù)字化處理進程,還會對檔案資源的完整性和真實性造成負面影響。此外,婦幼保健機構(gòu)日常管理工作相對復(fù)雜,外界檔案人員對具體業(yè)務(wù)工作流程缺乏了解,這使得具體工作缺乏規(guī)范性和依據(jù),進而直接影響數(shù)字檔案資源的完整性和真實性。
婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源開發(fā)利用的核心體現(xiàn)在深度挖掘資源價值,在此過程中,檔案管理人員應(yīng)綜合使用各項信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,這無形中對檔案信息化建設(shè)提出了更高的標準要求,不僅要做好通信設(shè)施、服務(wù)器等硬件建設(shè),還要積極開發(fā)與應(yīng)用管理軟件和服務(wù)模塊[6]。婦幼保健機構(gòu)面向廣大婦女兒童,數(shù)據(jù)體量龐大且類型豐富,僅醫(yī)學影像存儲增量都是十分巨大的,這使得醫(yī)療機構(gòu)在檔案管理中,既要投入大量的資金,又增加了檔案管理負擔。不僅如此,婦幼保健機構(gòu)服務(wù)檔案相比其他檔案而言,具有本質(zhì)的區(qū)別,集中體現(xiàn)在服務(wù)對象就診周期長,所產(chǎn)生的檔案資源需要保存較長的一段時間,使得婦幼保健機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)量增加迅速,自然對數(shù)據(jù)庫建設(shè)提出了更高的要求。除此之外,大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)的廣泛使用,需要檔案管理部門積極創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式,才能充分挖掘數(shù)字檔案資源的價值[7]。但當前絕大部分的婦幼保健機構(gòu)在信息服務(wù)方面,以信息查閱服務(wù)為主,并沒有充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源其他領(lǐng)域的價值,不利于數(shù)字檔案資源整體管理效果的提高[8]。
如前所述,婦幼保健機構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)中存在一些規(guī)范性問題。為此,要確保婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)揮出應(yīng)有作用,要求相關(guān)工作人員在實踐中,不斷提高數(shù)字檔案資源建設(shè)重要性認知,從數(shù)字化現(xiàn)狀入手,積極探尋多元化措施來提高數(shù)字檔案資源建設(shè)水平,有效提高婦幼保健機構(gòu)檔案服務(wù)質(zhì)量,具體可以從以下方面入手:
如前所述,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)意義重大,但在實踐中面臨數(shù)字檔案資源庫建設(shè)不完善、管理不規(guī)范等實際問題,直接影響數(shù)字檔案資源價值的挖掘,從而對婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提高造成負面影響。為此,婦幼保健機構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中,應(yīng)積極完善數(shù)字檔案資源庫,并不斷提高檔案管理規(guī)范化水平[9]。首先,傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)字化。檔案目錄數(shù)字化雖然簡單,但此操作至關(guān)重要,是檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)。同時,檔案目錄數(shù)字化在檔案資源后續(xù)整理、存儲、利用等方面,都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用,能夠為提高數(shù)字檔案資源管理工作的整體效率提供支持。為此,檔案管理人員應(yīng)對目錄數(shù)字化處理引起重視,且采取數(shù)字化技術(shù)手段將傳統(tǒng)載體醫(yī)療檔案進行數(shù)字化編目,并將其錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中,建立數(shù)字化目錄,為后續(xù)數(shù)字檔案資源分類整理和查閱使用提供支持。其次,檔案資料全文數(shù)字化。婦幼保健機構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)中,檔案資源全文數(shù)字化是關(guān)鍵,也是檔案資源數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵,其重點是對不同類型、不同載體的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化處理。
針對檔案體量龐大且類型豐富的婦幼保健機構(gòu)而言,檔案資源全文數(shù)字化顯然是一項投入巨大的復(fù)雜工作,既要做好文本資料錄入,又要做好圖片掃描等工作,具體包括醫(yī)學診斷、保健信息錄入等,這種情況下,應(yīng)細致分析檔案內(nèi)容,根據(jù)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。
在實踐中,檔案管理工作人員應(yīng)明確各類檔案資源存放標準、存放位置等,嚴格按照規(guī)范要求進行各類檔案資源的整理、歸檔等工作,確保檔案數(shù)字化處理和歸檔質(zhì)量[10]。除此之外,在新型檔案資料收集工作中,出于檔案資料安全性考慮,應(yīng)采取紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案雙軌制,以此不斷提高數(shù)字檔案資源的完整性和安全性,為后續(xù)婦幼保健機構(gòu)數(shù)字化檔案資源利用奠定良好的基礎(chǔ)。
婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源內(nèi)容覆蓋面廣泛,其中包含了價值突出的民生檔案,無論是民眾檔案資源開發(fā)利用需求,還是從機構(gòu)管理發(fā)展角度而言,挖掘數(shù)字檔案資源價值,豐富檔案資源開發(fā)利用方式,都是全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案管理水平的重要手段和保障。但要強調(diào)的一點是,由于資金和技術(shù)限制,數(shù)字檔案資源開發(fā)利用應(yīng)基于整體進行規(guī)劃,分階段、有重點地持續(xù)推進,才能全面提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平,為充分挖掘數(shù)字檔案價值、全面提高婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。
(1)檔案資源數(shù)字化階段。在此階段的檔案利用是基礎(chǔ),應(yīng)加強數(shù)字化檔案實體管理,具體包括檔案資源的登記、借閱和歸還等。同時,相關(guān)管理工作人員還要積極做好庫房管理、常態(tài)化業(yè)務(wù)和實體管理的數(shù)字化工作,不僅如此,相關(guān)檔案管理人員應(yīng)對各類檔案信息進行數(shù)字化分類、編目,建立內(nèi)部局域網(wǎng),以便相關(guān)人員借助計算機來實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的便捷檢索,切實提高數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用水平,只有這樣,才能持續(xù)提高婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源管理水平,為提高管理服務(wù)質(zhì)量和效率提供支持。
(2)數(shù)字檔案室建設(shè)階段。在此階段的工作主要是整合婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源,開展檔案網(wǎng)站建設(shè)工作,并依托檔案網(wǎng)站完成電子文件錄入、編研和利用等一系列操作。當前,我國絕大部分的婦幼保健機構(gòu)在檔案資源數(shù)字化建設(shè)方面,絕大部分處于這一階段,大規(guī)模接收電子文件并沒有開始。
(3)檔案室互聯(lián)階段。眾所周知,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)目的在于挖掘檔案資源價值,切實提高婦幼保健機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。為此,婦幼保健機構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中,積極構(gòu)建數(shù)字化的檔案信息資源共享平臺,以此實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的高度共享。
信息資源共享平臺建設(shè)應(yīng)滿足婦幼保健機構(gòu)檔案內(nèi)容多、體量大、載體豐富等特征的基本需求,同時要基于數(shù)字電視、智能移動終端和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合,開發(fā)出內(nèi)容不同且側(cè)重點不同的信息服務(wù)平臺,在此基礎(chǔ)上,檔案管理人員應(yīng)采取多元化服務(wù)方式,面向廣大群眾傳播醫(yī)療信息,并且在線下引進智能終端,以實現(xiàn)案檔案服務(wù)的自動化辦理,切實滿足社會公眾對醫(yī)療檔案信息的個性化和多元化需求。除此之外,為全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)加強婦幼保健機構(gòu)門戶網(wǎng)站建設(shè),重點加強瀏覽器兼容問題、內(nèi)容更新問題等的解決。不僅如此,考慮當前智能設(shè)備十分普及,外加一些交流軟件應(yīng)用十分廣泛,婦幼保健機構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源服務(wù)時,積極開發(fā)微信和微博服務(wù)平臺,以期借助微信、微博等平臺展開信息查詢、疑難解答等服務(wù),以此打破傳統(tǒng)醫(yī)療檔案信息服務(wù)的時空限制,不斷提高檔案室的交互聯(lián)動效果,以在提高數(shù)字檔案管理水平的基礎(chǔ)上,提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率。
通過上文研究可知,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源在醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理等方面始終發(fā)揮著重要作用,尤其是進入網(wǎng)絡(luò)信息化時代,加強婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)有顯著的現(xiàn)實意義。但在實踐中,婦幼保健機構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)存在規(guī)范缺失、方式單一等實際問題。為此,婦幼保健機構(gòu)檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)打破傳統(tǒng)思維的禁錮,全面加強檔案資源的數(shù)字化處理,并要統(tǒng)籌使用信息化技術(shù)手段,切實提高數(shù)字檔案資源的利用率,為全面提高婦幼保健機構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量添磚加瓦。