文/楊波(浙江新湖海創(chuàng)地產(chǎn)發(fā)展有限公司)
內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要手段,企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制能夠促進(jìn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。越來(lái)越多的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的重要性,企業(yè)資產(chǎn)的安全性、能否實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的合法性與內(nèi)部控制體系的構(gòu)建有著密切聯(lián)系。由此可見(jiàn),科學(xué)的、完善的內(nèi)部控制體系是幫助企業(yè)提升抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力、提高企業(yè)治理水平、確保企業(yè)資產(chǎn)安全的重要前提。一直以來(lái),房地產(chǎn)行業(yè)是推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的重要?jiǎng)恿Γ康禺a(chǎn)行業(yè)在快速發(fā)展的同時(shí)還存在很多內(nèi)部控制問(wèn)題,例如:忽視了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理、盲目地進(jìn)行房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā),粗放式的管理模式不能滿足我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展對(duì)企業(yè)提出的更高要求。光耀集團(tuán)是我國(guó)房地產(chǎn)百?gòu)?qiáng)企業(yè),早在2015年就被曝出資金鏈斷裂的嚴(yán)重問(wèn)題,而導(dǎo)致這一結(jié)局的主要原因就是由于內(nèi)部控制不到位而引發(fā)的。因此,本文將以A房地產(chǎn)企業(yè)作為研究對(duì)象,剖析與探討該企業(yè)在內(nèi)部控制中存在的諸多問(wèn)題,并提出改進(jìn)和完善的具體措施。
A房地產(chǎn)企業(yè)成立于2002年,具有國(guó)家二級(jí)開(kāi)發(fā)資質(zhì),在我國(guó)的多個(gè)城市和地區(qū)開(kāi)發(fā)了不同層級(jí)和檔次的項(xiàng)目,由于該企業(yè)開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目質(zhì)量好、信譽(yù)佳,企業(yè)的整體品牌知名度不斷提升,項(xiàng)目所在地的居民基本認(rèn)可了該公司的房地產(chǎn)項(xiàng)目?;仡櫼呀?jīng)走過(guò)的近20個(gè)年頭,隨著地區(qū)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,A房地產(chǎn)企業(yè)先后開(kāi)發(fā)了17個(gè)項(xiàng)目,這對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。一直以來(lái),A房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控,所開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目受到當(dāng)?shù)鼐用竦母叨荣澴u(yù),這也為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的后盾與保障。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展,A房地產(chǎn)企業(yè)始終與“建設(shè)宜居生活、推動(dòng)城市的進(jìn)步與發(fā)展”作為企業(yè)的使命,以建設(shè)百年企業(yè)作為未來(lái)的發(fā)展愿景,在經(jīng)營(yíng)中做到誠(chéng)實(shí)守信、適時(shí)總結(jié)各種經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律,目前企業(yè)在持續(xù)的改革中不斷進(jìn)取和發(fā)展。
1.內(nèi)部環(huán)境中存在的問(wèn)題
首先,缺乏規(guī)范的內(nèi)部控制手冊(cè)。A房地產(chǎn)企業(yè)目前缺乏規(guī)范化的內(nèi)控手冊(cè),具體的執(zhí)行中對(duì)于內(nèi)部控制中的一些規(guī)定只完成了一部分,內(nèi)控手冊(cè)的不足使得員工在執(zhí)行過(guò)程中完全憑借主觀性和自覺(jué)性的約束。業(yè)務(wù)辦理流程主要是對(duì)員工進(jìn)行入職培訓(xùn)和工作交接來(lái)實(shí)現(xiàn)其規(guī)范性,最終導(dǎo)致內(nèi)部控制在執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)偏差。其次,內(nèi)部控制意識(shí)匱乏。A房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的理解還存在片面性,特別是企業(yè)的管理層缺乏對(duì)內(nèi)部控制內(nèi)涵與基本特征的深入了解,單純地認(rèn)為執(zhí)行內(nèi)部控制無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)即時(shí)利益。另外,A房地產(chǎn)企業(yè)的管理層并未站在戰(zhàn)略發(fā)展的角度認(rèn)真審視內(nèi)部控制的重要性。主要體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)文化建設(shè)與宣傳方面。最后,缺乏完善而健全的組織結(jié)構(gòu)。A房地產(chǎn)企業(yè)并未在內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的法務(wù)崗位,當(dāng)涉及需要拆遷的房地產(chǎn)項(xiàng)目時(shí),如果遇到相關(guān)的法律問(wèn)題通常會(huì)聘請(qǐng)和委托律師進(jìn)行處理,頻繁更換律師使他們的關(guān)注點(diǎn)停留在那些階段性的法律風(fēng)險(xiǎn)上,對(duì)于后續(xù)付款交工等相關(guān)法律問(wèn)題并不重視,更換的律師之間并未對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行動(dòng)態(tài)化跟進(jìn)與有效銜接。
2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中存在的問(wèn)題
首先,缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。目前A房地產(chǎn)企業(yè)并未形成規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,并未成立專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)。A房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模在不斷擴(kuò)大,出現(xiàn)了同時(shí)進(jìn)行多個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與建設(shè),例如:A房地產(chǎn)企業(yè)同時(shí)在建的項(xiàng)目最多時(shí)達(dá)到了四個(gè),并且還有兩個(gè)項(xiàng)目在洽談中,但是由于缺乏有針對(duì)性的、科學(xué)的、綜合的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)管理評(píng)估機(jī)制,不同項(xiàng)目所需要的巨大資金壓力導(dǎo)致該房地產(chǎn)企業(yè)不能對(duì)項(xiàng)目管控作出全面統(tǒng)一協(xié)調(diào),這不僅嚴(yán)重影響了每一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度,更為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了諸多負(fù)面影響。其次,充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。A房地產(chǎn)企業(yè)目前的信息系統(tǒng)處于試運(yùn)行狀態(tài)中,很多信息的錄入并不完全,信息系統(tǒng)中導(dǎo)入的最新數(shù)據(jù)只是目前正在開(kāi)發(fā)的房地產(chǎn)項(xiàng)目,無(wú)法對(duì)企業(yè)管理中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估作出大數(shù)據(jù)分析,由此而得出的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告失去了有效的數(shù)據(jù)做支撐。
3.控制活動(dòng)中存在的問(wèn)題
首先,授權(quán)審批控制缺乏合理性。A房地產(chǎn)企業(yè)在審批流程的設(shè)定上還存在較為煩瑣的問(wèn)題,項(xiàng)目公司的領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理、審批負(fù)責(zé)人都是同一個(gè)人,出現(xiàn)了重復(fù)審批的問(wèn)題。例如:對(duì)于一項(xiàng)簡(jiǎn)單的日常費(fèi)用審批經(jīng)過(guò)了包括經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等在內(nèi)的多名不同人員的審批,審批通過(guò)后出納簽字才能報(bào)銷(xiāo)。A房地產(chǎn)企業(yè)近年來(lái)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大,每年的項(xiàng)目數(shù)量都在增加,與之前相比審批的工作更加煩瑣,該企業(yè)目前執(zhí)行的授權(quán)審批制度根本無(wú)法滿足這些變化的需求。其次,預(yù)算的執(zhí)行缺乏剛性。我國(guó)目前的宏觀大背景是執(zhí)行去產(chǎn)能,A房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)預(yù)算管理缺乏應(yīng)有的重視,每年的預(yù)算涉及企業(yè)內(nèi)部不同的職能部門(mén),然而這些部門(mén)之間缺乏必要的溝通,多次修改預(yù)算,大大降低了預(yù)算管理的工作效率。例如:2019年的預(yù)算應(yīng)該在2018年底就完成,由于層層審批、多次修改后直到2019年2月才通過(guò),但是當(dāng)年各部門(mén)的架構(gòu)進(jìn)行了大的調(diào)整,最終導(dǎo)致2019年的預(yù)算執(zhí)行考核缺乏嚴(yán)肅性、嚴(yán)格性和科學(xué)性,預(yù)算管理也失去了應(yīng)有的意義,企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)受到了威脅。最后,缺乏完善的、健全的、科學(xué)的資產(chǎn)管理方法。在資產(chǎn)使用過(guò)程中,A房地產(chǎn)企業(yè)還存在項(xiàng)目實(shí)施地點(diǎn)十分分散、項(xiàng)目周期長(zhǎng)、具有臨時(shí)性等特征,從而使得A房地產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)管理難度增加,進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)消耗了大量的人力、物力、財(cái)力,資產(chǎn)管理效率低下。
4.信息與溝通中存在的問(wèn)題
首先,信息系統(tǒng)在構(gòu)建中缺乏科學(xué)性與完善性。A房地產(chǎn)企業(yè)在信息系統(tǒng)建設(shè)方面目前的主要問(wèn)題是缺乏完善性與科學(xué)性,無(wú)法滿足企業(yè)不斷發(fā)展提出的要求。例如:公司在2019年初的日常審批工作主要是通過(guò)紙質(zhì)審批的方式來(lái)實(shí)現(xiàn),當(dāng)年引入了OA辦公系統(tǒng),希望在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,希望能夠?qū)︿N(xiāo)售業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行系統(tǒng)的分析與統(tǒng)計(jì),但實(shí)際應(yīng)用中OA系統(tǒng)無(wú)論是在功能上還是在操作特征上都無(wú)法滿足企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展方面提出的要求,在新的系統(tǒng)中缺乏數(shù)據(jù)支撐,使得數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率和價(jià)值不斷下降。其次,信息的傳遞效率不高。目前A房地產(chǎn)企業(yè)上下級(jí)之間在信息傳遞方面的渠道缺乏有效性和暢通性,通過(guò)口頭匯報(bào)的方式進(jìn)行信息傳遞很容易出現(xiàn)信息失真的現(xiàn)象,而紙質(zhì)報(bào)告在形式與內(nèi)容方面缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理,使得上下級(jí)之間的信息傳遞出現(xiàn)了紕漏,需要經(jīng)過(guò)多次溝通與聯(lián)系后,才能最終確認(rèn)。另外,A房地產(chǎn)企業(yè)并未建立匿名反饋渠道,企業(yè)的管理層無(wú)法獲得相應(yīng)的改進(jìn)建議。
5.內(nèi)部監(jiān)督中存在的問(wèn)題
首先,專(zhuān)業(yè)化的內(nèi)控管理人才匱乏。這就使得A房地產(chǎn)企業(yè)無(wú)法應(yīng)對(duì)和解決內(nèi)控中的問(wèn)題,這對(duì)企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展起到了阻礙性作用。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督與審計(jì)工作要求工作人員必須擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)、具備相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn),但是該公司目前缺乏專(zhuān)業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員,從整體上看工作水平并不高。其次,并未建立專(zhuān)門(mén)的審計(jì)委員會(huì)。審計(jì)委員會(huì)全面監(jiān)督的不到位導(dǎo)致A房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)無(wú)法執(zhí)行到位。作為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的主要機(jī)構(gòu),審計(jì)委員會(huì)能夠?qū)?nèi)部控制進(jìn)行全過(guò)程、全方位、多層面動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管,從而確保內(nèi)部控制的有效執(zhí)行,內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)的缺乏導(dǎo)致該企業(yè)內(nèi)控失去了應(yīng)有的監(jiān)督。
首先,盡快完善公司制度,明確內(nèi)部控制的目標(biāo)。A房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)以企業(yè)的管理實(shí)際為出發(fā)點(diǎn),聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的咨詢公司指導(dǎo)完善《企業(yè)內(nèi)部控制手冊(cè)》,將內(nèi)部控制目標(biāo)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)的組織架構(gòu)、職位權(quán)責(zé)說(shuō)明、流程文件、各種管理辦法、內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)等相關(guān)制度和流程囊括其中,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制制度與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的高度融合與統(tǒng)一。其次,高度重視軟實(shí)力建設(shè)??梢远ㄆ诮M織員工學(xué)習(xí)企業(yè)文化的內(nèi)涵,通過(guò)企業(yè)內(nèi)部展板、刊物、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等不同的方式使員工逐步接受內(nèi)部控制企業(yè)文化氛圍,積極參與到企業(yè)組織的相關(guān)活動(dòng)與競(jìng)賽中,這樣不僅能夠充分調(diào)動(dòng)廣大員工參與內(nèi)部控制的積極性與主動(dòng)性,更能夠激發(fā)員工的創(chuàng)新性,使企業(yè)的發(fā)展更具有向心力和凝聚力,團(tuán)隊(duì)精神更強(qiáng)。最后,設(shè)置完善的組織結(jié)構(gòu)。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、發(fā)展方向成立獨(dú)立的宣傳崗位和法務(wù)崗位,分別負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)控相關(guān)內(nèi)容的宣傳、企業(yè)文化活動(dòng)的策劃,負(fù)責(zé)本公司的法律事務(wù)。
首先,構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。A房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén),組織實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理工作并制定出有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,降低風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失,幫助企業(yè)主動(dòng)防控風(fēng)險(xiǎn)。其次,在現(xiàn)代信息技術(shù)的助力下動(dòng)態(tài)化、持續(xù)分析企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)信息。A房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí)應(yīng)以項(xiàng)目的壽命周期作為主要依據(jù),實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)化的實(shí)時(shí)管理,對(duì)行業(yè)內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)管理的信息進(jìn)行持續(xù)不斷的收集,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定期分析,要及時(shí)發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于變動(dòng)的原有風(fēng)險(xiǎn)要采取積極的態(tài)度予以應(yīng)對(duì)。例如:A房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理策略進(jìn)行評(píng)價(jià),結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化不斷進(jìn)行修改與完善,對(duì)企業(yè)的資源進(jìn)行合理配置。
在企業(yè)的內(nèi)部控制體系中,內(nèi)部控制活動(dòng)始終貫穿其中,涉及企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)。因此,A房地產(chǎn)企業(yè)必須高度關(guān)注內(nèi)部控制活動(dòng),并采取積極有效的措施,全面提升控制活動(dòng)的執(zhí)行力度。首先,制定科學(xué)的授權(quán)審批制度。A房地產(chǎn)企業(yè)的管理者必須樹(shù)立正確的授權(quán)審批思想,在企業(yè)內(nèi)部搭建明晰的崗位職責(zé)、確定科學(xué)合理的授權(quán)體系,以此來(lái)確保每一項(xiàng)業(yè)務(wù)有據(jù)可依、有章可循。其次,加強(qiáng)全面預(yù)算管理工作的落實(shí)。A房地產(chǎn)企業(yè)的各職能部門(mén)必須將項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行程度充分考慮到預(yù)算執(zhí)行中,以項(xiàng)目投資開(kāi)發(fā)的全過(guò)程作為一個(gè)周期,對(duì)分別處于不同區(qū)域、屬于不同類(lèi)型的房地產(chǎn)項(xiàng)目進(jìn)行分析,使預(yù)算更加合理、更有針對(duì)性。另外,A房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)確保預(yù)算的剛性約束。這就要求企業(yè)從根本上落實(shí)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度,對(duì)各部門(mén)預(yù)算的計(jì)劃支出進(jìn)行嚴(yán)格把控,特別是對(duì)預(yù)算限額外的支出要進(jìn)行重點(diǎn)審批。一旦企業(yè)內(nèi)部資源出現(xiàn)重大轉(zhuǎn)變時(shí),必須對(duì)經(jīng)營(yíng)預(yù)算進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,這樣才能使預(yù)算目標(biāo)的可持續(xù)性得到保障。最后,盡快完善資產(chǎn)管理方法。A房地產(chǎn)企業(yè)可以通過(guò)登記記錄、定期與不定期盤(pán)點(diǎn)等方式加大對(duì)資產(chǎn)的管理力度,確保資產(chǎn)的安全性與完整性。
首先,實(shí)現(xiàn)信息化與內(nèi)部控制的高度融合。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制與現(xiàn)代信息化的融合,減少失誤、提高效率,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制流程的信息化管理。其次,構(gòu)建完善的傳遞機(jī)制和溝通環(huán)境。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)高度重視溝通環(huán)境的完善,在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的溝通機(jī)制。例如:企業(yè)的管理者應(yīng)與員工進(jìn)行積極的溝通與交流,深入了解員工對(duì)公司未來(lái)發(fā)展的建議和對(duì)目前工作方法的看法。另外,由審計(jì)部門(mén)監(jiān)督統(tǒng)一報(bào)告的格式。
首先,在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)的內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)招聘有豐富經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)工作人員,要求對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)的相關(guān)審計(jì)方法和相關(guān)的法律政策與法規(guī)充分了解。其次,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的有效融合。房地產(chǎn)企業(yè)可以成立審計(jì)委員會(huì),積極參與到內(nèi)部控制建設(shè)工作中,并且嚴(yán)格監(jiān)督與監(jiān)察企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),定期作出匯報(bào),并及時(shí)提出有效的整改建議。
綜上所述,房地產(chǎn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,不僅要積極進(jìn)行外部市場(chǎng)的拓展,還必須從內(nèi)部著手加強(qiáng)內(nèi)部控制的建設(shè),提高內(nèi)部的管理質(zhì)量。只有充分發(fā)揮內(nèi)部控制的職能作用,才能使房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)緊密配合,在增強(qiáng)企業(yè)凝聚力的同時(shí)提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力,使房地產(chǎn)企業(yè)向著健康、穩(wěn)定、可持續(xù)的方向發(fā)展。