提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平的重要性分析

文/張東娟（承德市中心醫(yī)院）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院本身的服務(wù)能力和服務(wù)水平也獲得了明顯的提升，人事檔案管理工作的效果和質(zhì)量更是有著較大的優(yōu)化，和醫(yī)院將來(lái)的發(fā)展需求彼此適應(yīng)。人事檔案管理工作可以增強(qiáng)整個(gè)醫(yī)院的管理能力，可以滿足廣大民眾日益增長(zhǎng)的實(shí)際需求，所以，在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的進(jìn)程中，就一定要增強(qiáng)人事檔案管理工作的效果與質(zhì)量。為此，文章主要從提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平的重要性做出分析，然后給出有效的提升策略，希望可以為相關(guān)人士提供一定的參考和幫助。

一、人事檔案管理的重要性

（一）是干部選拔與職稱評(píng)定的依據(jù)

人事工作需要著重培育和喚起人才資源的隱藏潛能，但這卻對(duì)醫(yī)院開展的人事檔案管理提出了較高的要求，而把檔案工作和人事工作達(dá)成有效的整合，就能夠充分挖掘醫(yī)院內(nèi)部的各種信息和數(shù)據(jù)資源，為后續(xù)階段的人力資源管理提供良好服務(wù)。人事檔案當(dāng)中包含有員工的專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，還有各大權(quán)威部門通過(guò)審核的業(yè)績(jī)信息與考核資料，可以更加完整、全面地呈現(xiàn)出工作人員的品德、能力、勤奮度、績(jī)效以及廉潔程度等等，是一個(gè)非常完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?yàn)獒t(yī)院的職稱評(píng)定、年終考核、干部選拔、人才調(diào)度等多項(xiàng)工作提供大量的依據(jù)和支持。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠參考

人事部門需要根據(jù)自身的人才隊(duì)伍組建情況，借助對(duì)內(nèi)部工作人員的人事檔案進(jìn)行深度分析，歸納出如今人才儲(chǔ)備的具體狀況，并聯(lián)系人事流動(dòng)的整體情況，推斷出醫(yī)院人才的實(shí)際需求總量，進(jìn)而制定出更加完善細(xì)致的人力資源方案，真正為醫(yī)院管理人員在人事任免工作的規(guī)劃和決策上提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

醫(yī)院開展的人事檔案管理工作，應(yīng)該配備較為健全的基礎(chǔ)設(shè)施或者是基礎(chǔ)設(shè)備，還應(yīng)該擁有詳細(xì)具體的規(guī)章制度和完善可靠的管理機(jī)制。只有擁有以上種種條件，才可以讓人事檔案管理工作更加順利地開展下去。然而，某些醫(yī)院卻產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)知，他們覺得醫(yī)院建立的主要目標(biāo)就是為廣大患者提供服務(wù)，人事檔案管理并不具備任何重要的作用，對(duì)于人事檔案沒(méi)有一個(gè)清楚的認(rèn)知，也并未對(duì)各種基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)備給予高度注重，這就導(dǎo)致大量的檔案不斷出現(xiàn)遺失和泄露的情況，確實(shí)對(duì)實(shí)際的管理效果和管理質(zhì)量造成不良的影響。

（二）檔案管理人員存在問(wèn)題

通常情況下，醫(yī)院開展的檔案管理工作都有著十分復(fù)雜的內(nèi)容，這就對(duì)檔案管理者自身的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)提出了十分高的要求。所以，他們就應(yīng)該具備豐富的理論知識(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)態(tài)度、解決各種糾紛與矛盾的能力以及其余良好的綜合素質(zhì)。然而，在開展各項(xiàng)工作的環(huán)節(jié)中，醫(yī)院卻并未對(duì)檔案管理人員做好合理的配置，仍舊缺少充足的理論知識(shí)，人事檔案管理人員在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中，并不具備高度的責(zé)任心，其專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)仍需提升。

（三）沒(méi)有與信息技術(shù)達(dá)成整合

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，其也開始被運(yùn)用在各行各業(yè)中，醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)也不例外。所以，醫(yī)院開展的人事檔案管理工作就需要和信息技術(shù)達(dá)成有效的整合，應(yīng)用各種新型的方式和手段來(lái)增強(qiáng)整個(gè)工作的效果及質(zhì)量。然而，在開展實(shí)踐的環(huán)節(jié)中，以往的服務(wù)方式卻無(wú)法滿足如今患者的需求和醫(yī)院的需求，因此就更應(yīng)該將信息技術(shù)和人事檔案管理工作做好充分的融合，不然就必定會(huì)致使相關(guān)人員在對(duì)信息進(jìn)行查詢的環(huán)節(jié)中，產(chǎn)生信息錯(cuò)誤或者是不足的情況，進(jìn)而影響醫(yī)院自身的發(fā)展和提升。

（四）人事檔案管理人員配置不合理

通常情況下，醫(yī)院開展的人事檔案管理工作所包含的內(nèi)容和范圍非常廣，要求管理人員擁有良好的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)和工作水平，只有如此才可以符合人事檔案管理工作提出的基本要求。然而，醫(yī)院卻并未對(duì)人事檔案管理工作給予高度重視，也并未意識(shí)到其所具有的價(jià)值和作用，更沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行科學(xué)的配置，這就必定會(huì)致使檔案管理人員出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、綜合素養(yǎng)較差、執(zhí)行能力偏弱的情況，進(jìn)而阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展。所以，醫(yī)院在開展各項(xiàng)工作的時(shí)候，一定要注意對(duì)人員的配置，推動(dòng)自身獲得良好的發(fā)展。

（五）傳統(tǒng)管理方式受到挑戰(zhàn)

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)逐漸形成的人力資源分配制度早已徹底被聘任制所取代，再加上人員流動(dòng)頻率的持續(xù)提升，就導(dǎo)致“檔隨人走”情況變得越發(fā)常見。在市場(chǎng)供求機(jī)制提供的引導(dǎo)下，某些醫(yī)院也開始慢慢弱化對(duì)人事檔案管理工作的要求，這就導(dǎo)致其變得越來(lái)越邊緣化。而轉(zhuǎn)檔手續(xù)所具有的復(fù)雜性和煩瑣性特點(diǎn)，同樣會(huì)讓大量的人才在流動(dòng)或者是工作環(huán)節(jié)中放棄檔案。如今，大部分醫(yī)院為了引進(jìn)專業(yè)能力較強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)較高的人才，都對(duì)新型的引進(jìn)方式進(jìn)行了充分的運(yùn)用，并不需要個(gè)人的人事檔案，只要締結(jié)相關(guān)的聘用合同，就能夠確定雙方需要承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，也能夠建立牢固的勞動(dòng)關(guān)系。除此之外，某些醫(yī)院為了避免人才流失情況的出現(xiàn)，通常會(huì)將檔案當(dāng)作主要的手段，將扣押人事檔案變成消除人才流失的有效方式，這就導(dǎo)致“棄檔”問(wèn)題頻繁出現(xiàn)。

三、提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平的策略

（一）注重員工意識(shí)的不斷增強(qiáng)

在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的進(jìn)程中，若是想增強(qiáng)醫(yī)院本身的工作能力或者是工作水平，就一定要對(duì)工作人員的管理意識(shí)和管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，讓他們明確人事檔案工作有著怎樣的重要性，只有如此，才可以在加大宣傳強(qiáng)度與投入力度的前提下，推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院的工作能力和工作水平獲得有效的提升。在開展實(shí)踐的環(huán)節(jié)中，應(yīng)該將責(zé)任一一落實(shí)在各個(gè)工作人員的身上，制定出完善健全的考核體系與管理制度，引導(dǎo)工作人員可以根據(jù)有關(guān)的要求和規(guī)定完成工作，在調(diào)動(dòng)員工主動(dòng)性和積極性的同時(shí)，推動(dòng)醫(yī)院開展的人事檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的方向不斷發(fā)展。

（二）增強(qiáng)人事檔案員工的素質(zhì)

醫(yī)院開展的人事檔案管理工作實(shí)際效果和質(zhì)量的提升，與實(shí)施各項(xiàng)工作的員工存在著尤為密切的關(guān)系，所以就應(yīng)該借助合理有效的措施，對(duì)這些工作人員的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)。首先，需要將信息技術(shù)融入其中，讓工作人員將其徹底地掌握，能夠?qū)ζ涫炀毜夭僮髋c應(yīng)用，也可以在計(jì)算機(jī)當(dāng)中建立一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，把人事檔案的所有信息轉(zhuǎn)化成電子文件，并上傳到網(wǎng)站上做好嚴(yán)密的保存，提供給整個(gè)醫(yī)院的員工進(jìn)行共享。其次，要對(duì)所有的工作人員開展培訓(xùn)，把考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制甚至是選拔機(jī)制整合起來(lái)，帶給工作人員一種緊迫感，如此就能夠培養(yǎng)出越來(lái)越多的專業(yè)人才。最后，要保障每一位工作人員都有著良好的薪酬待遇，這樣可以讓他們形成高度的歸屬感，提高其自身的穩(wěn)定性，防止某些優(yōu)秀的專業(yè)人才出現(xiàn)跳槽情況。

（三）開展人事檔案的信息化建設(shè)

廣大民眾的工作和生活都無(wú)法脫離信息技術(shù)提供的有力支撐，而信息技術(shù)和醫(yī)院各項(xiàng)工作之間的融合度也在逐漸增加，如醫(yī)院設(shè)立的預(yù)約、掛號(hào)以及開藥等，都要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用。這也就表明人事檔案管理工作的開展，也需要融入一定的信息技術(shù)，其對(duì)整個(gè)醫(yī)院后續(xù)階段的發(fā)展甚至是各項(xiàng)工作的開展來(lái)說(shuō)都體現(xiàn)著較為關(guān)鍵的作用。在人事檔案管理工作當(dāng)中合理運(yùn)用信息技術(shù)，就能夠讓檔案管理呈現(xiàn)出較為明顯的電子化特征，可以讓相關(guān)人員開展集約化的管理，可以讓實(shí)際的管理效果獲得迅速提升，可以達(dá)成所有資源的共享，可以增強(qiáng)檔案管理工作本身的可靠性與開放性。但需要注意的是，醫(yī)院應(yīng)該建立一套完善的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，所有工作人員的專業(yè)能力、工作態(tài)度甚至是水平提升與否等都要具備清楚的記錄，同時(shí)在固定的時(shí)間進(jìn)行考核，這對(duì)于人事檔案工作的開展有著較大的幫助作用。

（四）建立完善的人事檔案制度

每一項(xiàng)工作的推進(jìn)都要具備完善的制度提供支撐，醫(yī)院所開展的人事檔案管理工作也自然不例外，健全的制度和機(jī)制，能夠?qū)ぷ魅藛T產(chǎn)生潛移默化的影響，讓他們慢慢形成良好的法律意識(shí)或者是創(chuàng)新意識(shí)。并且，還需要優(yōu)化人事檔案工作的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，制定出更加細(xì)致可靠的管理制度與管理體系，只有如此，才可以起到規(guī)范作用，讓員工在開展工作的時(shí)候，可以注意自己的一言一行。若是想保障人事檔案管理工作能夠更加順利地發(fā)展下去，就應(yīng)該對(duì)需要應(yīng)用到的設(shè)備和材料做好嚴(yán)密的處理，由于這部分材料要被上級(jí)人員進(jìn)行審核與查看，被其余部門進(jìn)行充分的應(yīng)用，所以，就應(yīng)該保障人事檔案有著較高的可靠性與準(zhǔn)確性，能夠凸顯出人事檔案本身的重要性與價(jià)值，真正推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益獲得有效的提升。

（五）軟件、硬件的配備

如今出現(xiàn)了各種各樣譬如檔案、電子檔案等先進(jìn)的檔案載體，又或是為檔案安全提供保護(hù)的監(jiān)控設(shè)備與庫(kù)房設(shè)備等。所以，醫(yī)院就應(yīng)該在開展人事檔案管理的時(shí)候，應(yīng)用新型的檔案管理設(shè)備，為廣大員工創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境與工作條件，以便于后續(xù)階段信息和數(shù)據(jù)的保存，也能夠讓工作人員更加輕松地進(jìn)行目錄檢索。對(duì)各種新型的硬件設(shè)備進(jìn)行合理的應(yīng)用，就能夠提高檔案信息本身的可靠性、準(zhǔn)確性和完整性。醫(yī)院開展的人事檔案管理信息化程度的高度，確實(shí)會(huì)對(duì)檔案資源的實(shí)際開發(fā)程度或者是應(yīng)用程度產(chǎn)生某種影響，所以就要求相關(guān)負(fù)責(zé)人給予高度重視，不斷投入大量的資金，加快人事檔案本身的信息化建設(shè)速度，增強(qiáng)其實(shí)際的管理能力、工作效率甚至是服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院做出的人事決策提供有力的參考依據(jù)，切實(shí)呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的意義和價(jià)值。

（六）做好檔案數(shù)字化的控制

在對(duì)人事檔案數(shù)字化進(jìn)行建設(shè)的環(huán)節(jié)中，應(yīng)該注重嚴(yán)格細(xì)致的質(zhì)量檢查工作，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量做好有效的控制。質(zhì)量檢查主要包含有以下諸多內(nèi)容：其一，數(shù)字化建設(shè)前的檔案檢查。應(yīng)該確保數(shù)字化檔案有著高度的可靠性與完整性，其排序一定要保持著較高的準(zhǔn)確性，對(duì)于折損情況較為嚴(yán)重的檔案來(lái)說(shuō)，就需要完成好修正工作。其二，數(shù)字化建設(shè)以后的數(shù)據(jù)質(zhì)量或者是圖像質(zhì)量的檢查。其三是數(shù)據(jù)連接方面的檢查。只有工作人員對(duì)其給予高度重視，把控好所有的細(xì)節(jié)，才可以推動(dòng)人事檔案管理工作更加順利地開展下去。

（七）提高檔案內(nèi)容的可靠性

現(xiàn)實(shí)生活中不難發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)院所制定的人事檔案資料都和醫(yī)護(hù)人員的真實(shí)面貌存在巨大的偏差，但若是想要讓人事檔案管理工作完整體現(xiàn)出自身的作用，就應(yīng)該明確檔案是否具備較高的可靠性和真實(shí)性。導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不準(zhǔn)確的因素各式各樣，如并未在第一時(shí)間對(duì)事件發(fā)生的情況進(jìn)行記錄，又或是相關(guān)人員無(wú)法抓住重點(diǎn)，記錄的內(nèi)容往往是大量的空洞或者套話，還有某些人員過(guò)于注重自身的利益，而做出篡改事實(shí)的行為。因此，若是想增強(qiáng)醫(yī)院所具有的人事管理水平，就應(yīng)該確保檔案內(nèi)容有著較高的準(zhǔn)確性或者是可靠性。如，醫(yī)院可以建立完善的考察制度，組織專業(yè)人員以小組的方式，對(duì)事件進(jìn)行記錄，在固定又或是非固定時(shí)間，引導(dǎo)管理人員對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行抽查，若是發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，就應(yīng)該馬上予以處理。只有將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人員的身上，才可以在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以后，對(duì)人員實(shí)施嚴(yán)厲的處罰，更好地對(duì)人事檔案管理者進(jìn)行嚴(yán)格的約束。

（八）實(shí)施全面動(dòng)態(tài)管理

醫(yī)院開展人事檔案管理工作的時(shí)候，需要對(duì)全面動(dòng)態(tài)管理方式進(jìn)行充分的運(yùn)用，高度關(guān)注檔案新內(nèi)容，包含所有人員的政治面貌，不只要呈現(xiàn)出人員的特色，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，還應(yīng)該凸顯出醫(yī)院或者個(gè)人的技術(shù)水平，如工作經(jīng)驗(yàn)、所獲成就等。醫(yī)院人事檔案管理工作需要在第一時(shí)間完善時(shí)代發(fā)展的新元素和新內(nèi)容，可以是有關(guān)誠(chéng)信的素材，也可以是病患的滿意程度，更可以是道德方面的精力。最為關(guān)鍵的是，應(yīng)該將醫(yī)療水平的項(xiàng)目和工作納入其中，明確整個(gè)醫(yī)院在國(guó)際上的影響力與地位，分析自己和發(fā)達(dá)地區(qū)有著怎樣的距離、對(duì)新技術(shù)有著怎樣的應(yīng)用情況、疑難雜癥的治療程度或者是研究程度等。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，人們也對(duì)人力資源管理方面的工作提出了更高的要求，所以醫(yī)院人事檔案就應(yīng)該緊跟社會(huì)不斷發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)換以往的思想理念，應(yīng)用先進(jìn)的措施和手段，增加員工對(duì)人事檔案的重視程度，優(yōu)化各種管理制度和管理機(jī)制，增強(qiáng)廣大員工的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)，將人事檔案和信息技術(shù)做好充分的融合，就能夠推動(dòng)人事檔案管理工作更加順利地開展下去，確保整個(gè)醫(yī)院都獲得穩(wěn)定健康的發(fā)展，這才是人事檔案管理?yè)碛械闹匾饬x和作用。