構(gòu)建辦公場所綜合設(shè)施管理數(shù)字平臺的方法研究

[ 作者簡介 ]

王濤，男，上海人，仲量聯(lián)行測量師事務(wù)所（上海）有限公司，中級工程師，本科，研究方向：物業(yè)運營管理。

[ 摘要 ]

綜合設(shè)施管理的本質(zhì)是以保持業(yè)務(wù)空間高品質(zhì)的生活和提高投資效益為目的，以最新的技術(shù)對人類有效的生活環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃、整備和維護(hù)管理的工作。隨著數(shù)字化環(huán)境的日益成熟，其最新技術(shù)已經(jīng)不僅僅體現(xiàn)在應(yīng)用最新的施工工藝對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)或是使用高科技產(chǎn)品改善設(shè)施，也可以是通過數(shù)字化技術(shù)手段來提升設(shè)施管理的效率以及提高空間人員的滿意度。本文對搭建一套綜合設(shè)施管理數(shù)字平臺的方法展開研究，力圖涵蓋設(shè)施管理的各個維度，以給后續(xù)辦公場所綜合設(shè)施管理的數(shù)字化建設(shè)一些啟發(fā)。

[ 關(guān)鍵詞 ]

綜合設(shè)施管理；數(shù)字化平臺；數(shù)據(jù)管理；智能建筑

中圖分類號：C93

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.025

近年來，中國物業(yè)管理行業(yè)規(guī)模增長明顯，截至2021年，從2004年3.1萬家增長至23.4萬家，增長6倍以上，物業(yè)管理逐漸成為房地產(chǎn)業(yè)內(nèi)主要子行業(yè)。建筑物一旦交付使用后，整個建筑屬性就會從建筑本身轉(zhuǎn)為更加復(fù)雜的“建筑加人”模式，人既生活，生活的多樣性使得綜合設(shè)施管理需要面對的管理對象是復(fù)雜而動態(tài)的，單單依靠人工進(jìn)行信息跟蹤管理儼然不能跟上日益增長的運維需求?；ヂ?lián)網(wǎng)數(shù)字化帶給時代最大的改變不僅是技術(shù)層面的改變，還是思維方式上的改變。物業(yè)管理行業(yè)對科技賦能、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的重視程度越來越高，行業(yè)加快了推動數(shù)字經(jīng)濟(jì)與物業(yè)管理的相互融合，加快數(shù)字產(chǎn)業(yè)化、產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，全面促進(jìn)物業(yè)管理行業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量發(fā)展。這期間出現(xiàn)了大量綜合設(shè)施信息管理平臺，但很大一部分無法真正地大規(guī)?；蚴情L期運用于市場，其根本原因在于沒能融合該行業(yè)本身的運行模式基礎(chǔ)，而是單一地在技術(shù)層面去追求硬件和內(nèi)核算法升級，使之成為數(shù)據(jù)的堆疊，最終偏離業(yè)務(wù)而無法在實際工作中提升運營管理效率。

1 辦公場所綜合設(shè)施管理目的、管理對象及應(yīng)用人員

在進(jìn)行數(shù)字平臺的搭建之前，首先需要明確綜合設(shè)施管理的目的及對象。從總體上來說，辦公場所的設(shè)施管理主要目的有兩方面，一方面是提升建筑物內(nèi)人的生活滿意度，另一方面是提升資產(chǎn)投資效益。這兩方面又是相互制約的，簡單來說就是如何花小錢辦好事。因此在經(jīng)濟(jì)層面從管理人員本身的成本控制到運維資金的投入都需要進(jìn)行合理分配及有效管理，同時也要將辦公人員的總體滿意度維持在一個較高的水準(zhǔn)。

其管理對象可分為人與物。隨著未來龐大、復(fù)雜專業(yè)的系統(tǒng)，很難由一方力量獨立完成，勢必需要由各個細(xì)分領(lǐng)域的專業(yè)人才完成各自最專業(yè)的部分，各個專業(yè)體系之間再開放協(xié)同。物即一切綜合設(shè)施管理范圍內(nèi)的實際物體，其不同于傳統(tǒng)意義上財務(wù)指代的資產(chǎn)，而是為了方便進(jìn)行管理而指的物理事物。在辦公場所中其可以是家具、電腦，也可以是一盆綠植或是倉庫里的一個工具。即使綠植在財務(wù)中一般按管理費用計算，但在這里仍可以歸為設(shè)施。

2 數(shù)字管理平臺的組成

數(shù)字管理平臺的組成從大的方向上分為三大塊：信息輸入端、數(shù)據(jù)的儲存處理、輸出交互端。信息的輸入端包含多種輸入方式，可以是人工的輸入、過程信息的被動采集，也可以是依托物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的自動采集上傳。數(shù)據(jù)的儲存處理在硬件的表現(xiàn)形式上可以根據(jù)企業(yè)本身的體量及安全性考慮，采用本地自架構(gòu)服務(wù)器或是網(wǎng)絡(luò)第三方云平臺服務(wù)。目前較為主流的云平臺服務(wù)可按照不同需求分為IaaS、PaaS、SaaS。當(dāng)采用PaaS級服務(wù)時，程序人員可以快速根據(jù)管理業(yè)務(wù)內(nèi)在邏輯創(chuàng)建應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為整個數(shù)字管理平臺的核心，其涵蓋存儲、截取、安全保障、備份等基礎(chǔ)功能。在設(shè)施管理平臺中由于管理對象的對應(yīng)邏輯往往較為清楚，因此推薦采用傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，常見的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫有Mysql、SqlServer等。在輸出交互端方面，推薦使用以web頁面形式結(jié)合PBI展板與管理人員進(jìn)行交互，App作為輔助模塊的部分內(nèi)容數(shù)據(jù)查詢，為實現(xiàn)該前端界面可采用HTML、CSS、JavaScript，以及衍生出來的各種技術(shù)、框架、解決方案來實現(xiàn)。

3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型及邏輯關(guān)系創(chuàng)建

數(shù)字管理平臺的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及邏輯關(guān)系是整個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的核心。在建立結(jié)構(gòu)模型時需要對整個設(shè)施管理的現(xiàn)場工作進(jìn)行了解，確認(rèn)模型邊界。其可以按照以下步驟逐步進(jìn)行，首先，從管理對象及管理目的的角度來進(jìn)行梳理，按照不同的設(shè)施管理模塊進(jìn)行區(qū)分，再結(jié)合各模塊中需要獲取的管理信息目標(biāo)，明確說明需要獲取的信息內(nèi)容。其次，反推獲取這些信息目標(biāo)與輸入信息源的邏輯關(guān)系。最后，羅列出所有管理對象的屬性矩陣，通過邏輯鏈接繪制完成數(shù)據(jù)拓?fù)鋱D。

3.1 劃分管理模塊

辦公場所的設(shè)施管理在行業(yè)內(nèi)具有普遍代表性，分類根據(jù)設(shè)施管理的工作性質(zhì)一般可以分為如下幾個基本模塊：合同管理、項目管理、設(shè)施管理、庫存管理、維護(hù)人員管理、能源管理、事件管理、費用管理、客戶管理、空間管理。這些模塊的內(nèi)容均需要經(jīng)過登記、過程變更、歸檔，各個模塊相互之間通過邏輯關(guān)系進(jìn)行綁定，同時模塊在查詢過程中可從不同入口聯(lián)動獲取另一個模塊上的其他維度信息。最大限度地保證管理人員不必特別記憶查詢某一條件的路徑。舉個例子，查詢設(shè)備備件的庫存情況，既可以從設(shè)施管理模塊里的機(jī)電系統(tǒng)到子系統(tǒng)再到設(shè)備分類按照設(shè)備編號查詢，也可以在庫存管理模塊的進(jìn)出庫管理清單內(nèi)的低庫存?zhèn)浼榈皆撛O(shè)備備件情況。

3.2 明確管理信息目標(biāo)

管理信息目標(biāo)在創(chuàng)建過程中應(yīng)當(dāng)召集各個模塊的專業(yè)人員以工作坊的形式進(jìn)行討論，依托各職能部門的工作流程，對專業(yè)意見以及日常管理工作中遇到的問題進(jìn)行有針對性的收集。通過討論與總結(jié)可得出類似如下管理信息目標(biāo)匯總表，見表1。

3.3 建立信息管理邏輯關(guān)系

數(shù)據(jù)庫的基本輸入形式即為表，表中的一條條記錄構(gòu)成了整個綜合設(shè)施管理范圍內(nèi)的物理具象。表的邏輯在其中充當(dāng)了類似人體神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的作用，其將各個不同的功能的表聯(lián)系到了一起并聯(lián)動發(fā)揮作用。在邏輯關(guān)系中存在一對多、多對一，或是多對多的關(guān)系。例如一個專業(yè)系統(tǒng)分類對應(yīng)多個分類子設(shè)備，則為一對多；多個不同設(shè)備保養(yǎng)工作可以在同一天內(nèi)完成，則為多對一；一個設(shè)備可以對應(yīng)多個不同的合同，一個合同又可以對應(yīng)多個不同的設(shè)備，則為多對多。在應(yīng)用端查詢過程中如果使用多對多邏輯關(guān)系則會返回多條結(jié)果，數(shù)字字符類數(shù)據(jù)無法進(jìn)行迭代計算。因此在平臺構(gòu)建過程中應(yīng)當(dāng)盡量避免多對多的邏輯關(guān)系，一方面需要從管理目標(biāo)上看是否有需要，如果沒有必要可以調(diào)整表內(nèi)主鍵列或是唯一列，將一對多建兩張表，將一方的主鍵作為多方的外鍵，形成單一指向。如果確有需要，則應(yīng)考慮重新編制信息輸入的屬性文本，或是在應(yīng)用端添加返回多值的對話框，而不做內(nèi)核計算，便于管理人員全面地了解具體信息，后續(xù)還可以從信息輸入層面重新優(yōu)化實際工作需要獲取的數(shù)據(jù)類型。因此在最小的單位設(shè)施度量下應(yīng)建立唯一的編號代碼體系，使其擁有唯一值，以物與時間作為唯一參照主鍵列比較適合綜合設(shè)施管理的思路。

3.4 輸入屬性值的規(guī)范建立

各種類型的格式信息數(shù)字化輸入構(gòu)成了綜合設(shè)施數(shù)字管理平臺的查詢內(nèi)容。由于輸入的渠道在管理公司內(nèi)部是多途徑的。在輸入信息的時候需要使用統(tǒng)一的識別標(biāo)碼及字段格式，這樣即使當(dāng)數(shù)據(jù)信息由于輸入格式或是屬性項有所遺漏，也依然能夠形成鏈接關(guān)系。對于物來說，設(shè)施設(shè)備清單是所有其他表鏈接的基礎(chǔ)用表，當(dāng)其他表的輸入屬性值與該表信息對比后，如果存在數(shù)據(jù)偏差（即第三方表設(shè)備編號與設(shè)備信息不符），則可以提示無法輸入。為避免減少輸入端的工作量，往往可以借助物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備來進(jìn)行掃碼錄入。常用的倉庫管理中使用RFID來掃描設(shè)備的識別編號進(jìn)行出入庫登記。目前在歐美一些大型企業(yè)，已經(jīng)有了依托云網(wǎng)絡(luò)的編碼膠帶用于設(shè)備設(shè)施的數(shù)字化標(biāo)識，其功能已經(jīng)從簡單地對物件編號到可以建立時間戳事件或是多方意見對話框，甚至可以插入一定量的視頻及圖片直接導(dǎo)入至平臺數(shù)據(jù)庫中，結(jié)合bing地圖還能實時顯示每次掃碼設(shè)備所在的物理位置。

當(dāng)現(xiàn)場無配置此類此部分自動化物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備時，其可以采用兩種技術(shù)手段規(guī)避由于信息輸入錯誤導(dǎo)致的查詢偏差。一個是采用黑箱模式，在與應(yīng)用者的交互界面提供模塊化的輸入對話框，后臺黑箱定義需求賦值，當(dāng)輸入信息與賦值條件不符時，則無法進(jìn)行輸入，同時提示報錯來規(guī)范輸入值。另一種為后臺算法修偏。將輸入的信息自動導(dǎo)入查詢編輯器，按照統(tǒng)一的字符修正程序，例如通過字段提取、格式清理、逆透視、近似字符替代等方法實現(xiàn)輸入信息的統(tǒng)一格式化。數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性和自我比對糾錯能力有助于及時發(fā)現(xiàn)錯誤信息的輸入，因為當(dāng)數(shù)據(jù)積累到一定程度后，復(fù)雜交叉的調(diào)用程序會產(chǎn)生更多的錯誤虛點，因此此部分應(yīng)盡量設(shè)置多的輸入比對條件。

4 應(yīng)用端的表現(xiàn)形式及注意點

為便于應(yīng)用人員使用，應(yīng)用端界面應(yīng)使用表格或是圖形化儀表盤作為返回結(jié)果的主要表現(xiàn)形式，同時在儀表盤內(nèi)添加擴(kuò)展層級按鈕，便于人員不同維度的查詢。以微軟的PowerBi可視化工具為例，在其數(shù)據(jù)源選項中選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可以自由選擇右側(cè)圖形化模塊用于展板搭建，其模塊商店中也存在多種自定義化付費模塊供選擇。根據(jù)所需功能，一旦建立好對應(yīng)的表單邏輯關(guān)系，直接可將屬性元素拖入對應(yīng)的坐標(biāo)軸中進(jìn)行自動分析生成圖表，其字體表頭標(biāo)題顏色等也可以在展板屬性中進(jìn)行自定義話編輯，是一種比較適合綜合設(shè)施管理平臺使用的前端工具。

所有的表格或是儀表盤圖形均應(yīng)提供不同層級的數(shù)據(jù)選擇項用于數(shù)據(jù)的下載，下載后的數(shù)據(jù)表格支持CVS、XCL、PDF報表等形式。在數(shù)據(jù)輸入端方面，應(yīng)用端可設(shè)置不同權(quán)限賬號進(jìn)行賬戶管理，賬戶管理權(quán)限大致應(yīng)分為：僅查閱/可查閱可編輯/后臺開發(fā)。為具有數(shù)據(jù)編輯權(quán)限的人員提供數(shù)據(jù)輸入入口，輸入形式宜為excel表格形式，便于批量上傳數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)格式建議和輸出格式保持一致，其好處在于根據(jù)綜合設(shè)施設(shè)備的管理性質(zhì)，可以在歷史記錄的基礎(chǔ)上對錯誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時調(diào)整，而不用通過后臺開發(fā)根據(jù)修正值進(jìn)行代碼級的修正。另外在數(shù)據(jù)的協(xié)同性上，也建議采用office365，使同一組織可以在云端同時編輯同一輸入文本并完成審核，通過后臺刷新實時同步數(shù)據(jù)進(jìn)入平臺，減少數(shù)據(jù)源在管理組織內(nèi)部的流轉(zhuǎn)時間。

5 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及存儲設(shè)備的高速發(fā)展，數(shù)字化使我們在綜合設(shè)施管理的工具上多了一個選擇，這個工具的優(yōu)勢是顯而易見的，信息記錄準(zhǔn)確、查詢方便高效、圖形顯示直觀、方便決策以及調(diào)整管理策略。數(shù)字化平臺在使用過程中真正發(fā)揮的價值最主要的是思維上的轉(zhuǎn)變，即相信數(shù)字，以可數(shù)字化為導(dǎo)向，力求將事物描述清晰。一方面需要做好管理組織內(nèi)部的宣貫工作，從上至下都要統(tǒng)一使用數(shù)字化的工作方法，流程與信息記錄都需要圍繞數(shù)字化平臺體系進(jìn)行優(yōu)化修正。另一方面，后臺開發(fā)人員需要定期與管理人員進(jìn)行溝通，了解業(yè)務(wù)需求上的變化，通過反饋機(jī)制保障平臺的實用性。目前綜合設(shè)施管理平臺的建立在整個行業(yè)中的主要困難點在于物業(yè)管理作為一個綜合性的服務(wù)行業(yè)，其上下游理念相差較大，數(shù)字化程度參差不齊，其大量的專業(yè)業(yè)務(wù)會依托勞務(wù)派遣或是第三方企業(yè)專業(yè)分包的方式進(jìn)行，導(dǎo)致下游的信息輸入統(tǒng)一化難以實行，大量一線工作人員仍然使用紙質(zhì)填單方式留檔，需要管理人員花費大量的時間進(jìn)行數(shù)據(jù)的初篩以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。增加了管理難度，有時候該部分的人工成本投入還會大于實際節(jié)約的管理成本。相信隨著數(shù)字化在整個上下游行業(yè)內(nèi)的普及，信息的協(xié)議接口將會更加統(tǒng)一，物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的發(fā)展也將使信息的自動獲取與輸入變得更為方便，最終一定會建立一個覆蓋面更廣、更加高效的數(shù)字化管理平臺，也希望此構(gòu)建設(shè)施管理平臺的方法思路能夠給予綜合設(shè)施管理行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)以啟發(fā)。

參考文獻(xiàn)

［1］希爾伯沙茨. 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概念［M］. 楊冬青，等，譯. 北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2017.

［2］曹吉鳴，繆莉莉. 基于項目全生命周期的設(shè)施管理功能分析［J］. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2008（1）：173-174.

［3］李楊. 基于分布式的公共設(shè)施綜合管理平臺的設(shè)計與實現(xiàn)［D］. 北京：北京郵電大學(xué)，2017.

［4］梁志青，牛新華. 市政設(shè)施管理數(shù)字化應(yīng)用問題及對策研究［J］. 城市建設(shè)理論研究（電子版），2020（13）：114，101.

［5］劉曉倩. 建筑物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備管理及其用能行為分析研究［D］. 濟(jì)南：山東建筑大學(xué)，2020.