創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的路徑探索

[ 作者簡介 ]

路穎，女，河北秦皇島人，秦皇島市北戴河區(qū)海濱鎮(zhèn)衛(wèi)生院，助理館員，院黨支部書記、工會主席，研究方向：人事檔案、單位檔案的歸檔建檔工作。

[ 摘要 ]

在信息時代背景下積極組織開展人事檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合時代背景和先進(jìn)管理理念的應(yīng)用，重點針對人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)全新管理制度體系的構(gòu)建和管理模式的優(yōu)化，切實展現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展效能。本文在簡要分析人事檔案管理特點的基礎(chǔ)上，針對管理制度的變革進(jìn)行探究，并提出有效對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的建議，旨在展現(xiàn)人事檔案管理優(yōu)勢，促進(jìn)檔案資源在人事管理工作中的高效化利用。

[ 關(guān)鍵詞 ]

人事檔案管理；管理制度；管理模式

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.021

在新時代背景下，信息技術(shù)在社會各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的信息化變革。人事檔案管理工作因此受到一定影響，出現(xiàn)了巨大的變化，促進(jìn)信息化人事檔案管理模式的構(gòu)建引起人們的高度重視，同時對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新也逐漸發(fā)展成為檔案管理工作中的重點和核心工作內(nèi)容。鑒于此，在新時代背景下，針對人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從制度建設(shè)和模式創(chuàng)新的角度對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，可使檔案管理工作更好地為人事管理工作服務(wù)。

1 人事檔案管理的內(nèi)涵和特點

在信息時代背景下，事業(yè)單位在開展人事管理工作的過程中逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并有意識地從檔案管理視角針對人事管理加以創(chuàng)新。對人事檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行解讀，能看出其主要是針對人事管理工作中生成的檔案資源開展管理工作，基本工作內(nèi)容涉及檔案的收集、存儲、歸檔和應(yīng)用等，檔案管理在人事管理工作中具有極其重要的價值和作用。

對人事檔案管理進(jìn)行分析，主要體現(xiàn)出以下幾方面的特點其一，精準(zhǔn)性和真實性并存。在積極推進(jìn)人事檔案管理工作的過程中，由于檔案資源是人事管理工作的信息承載體，能對人事管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，對人事工作的創(chuàng)新提供相應(yīng)的參考，因此在管理工作中重點強調(diào)檔案資源的真實性，關(guān)注檔案內(nèi)容的合理性，并且要對檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)的填寫和動態(tài)化的更新，確保能依托人事檔案資源對人事管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而使檔案資源能為人事管理工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。其二，全面性和流動性并重。事業(yè)單位在組織開展人事檔案管理工作過程中，檔案管理人員要結(jié)合本部門的人員變動情況對檔案信息進(jìn)行調(diào)整，要全面反映所有工作人員的信息，同時要按照信息的動態(tài)發(fā)展對檔案信息進(jìn)行變更，從而使檔案資源管理的全面性和流動性能得到進(jìn)一步展現(xiàn)。其三，隱私性和機密性共存。在積極推進(jìn)人事檔案管理工作的過程中，人事部門不應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行公開，要認(rèn)識到信息安全保密的重要性。檔案人員要秉承高度責(zé)任感參與相關(guān)工作，最大限度保障檔案信息的安全性，為職工群體隱私安全維護(hù)提供相應(yīng)的支持。

2 人事檔案管理制度創(chuàng)新的原則

在積極推進(jìn)人事檔案管理變革的過程中，要想全面促進(jìn)管理工作的創(chuàng)新組織規(guī)劃，展現(xiàn)管理工作的綜合發(fā)展效能，在實際工作中就要有意識地針對制度的創(chuàng)新進(jìn)行分析，對制度創(chuàng)新的原則加以明確，從而科學(xué)合理地保障人事檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新開展。

2.1 服務(wù)型原則

人事檔案管理工作的開展需要先針對個人檔案進(jìn)行建立和管理，然后整合所有檔案信息，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，而檔案管理工作的開展要適應(yīng)新時代檔案管理市場化發(fā)展的需求，要能突出人才的流動和管理工作的特色，確保在人才使用、管理和人才流動方面能最大限度發(fā)揮檔案管理工作的價值和作用，提高服務(wù)工作的綜合效果。具體而言，在開展人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)該從為個人服務(wù)、為單位服務(wù)的角度對管理模式進(jìn)行構(gòu)建，為相關(guān)組織部門和單位開展人事管理工作提供相應(yīng)的檔案資源參考和數(shù)據(jù)信息參考服務(wù)，展現(xiàn)檔案資源的綜合服務(wù)價值。同時，在開展人事檔案工作時，要注意緊密結(jié)合人事管理的服務(wù)需求對檔案管理功能進(jìn)行開發(fā)，從檔案資源的共享、檔案資源的數(shù)字化分析等角度對服務(wù)功能進(jìn)行完善，使檔案資源的綜合利用價值得到顯著的提升。

2.2 準(zhǔn)確性原則

人事檔案部門在基于新時代發(fā)展需求對檔案管理工作進(jìn)行全面改革和創(chuàng)新的過程中，應(yīng)該注意檔案信息的準(zhǔn)確性和內(nèi)容的全面性，并且檔案人員要注意結(jié)合人事管理工作的動態(tài)變化情況，對檔案資料信息進(jìn)行補充和完善，使檔案資料能真實客觀地反映人才的基本發(fā)展?fàn)顟B(tài)、基本發(fā)展能力等，方便人事管理部門結(jié)合信息時代的變化綜合應(yīng)用人事檔案資源對人才崗位進(jìn)行編排，以及制定人才選拔和晉升的標(biāo)準(zhǔn)，從而在檔案資源的支撐下促進(jìn)人事管理工作的高效化開展和創(chuàng)新。

2.3 通用性原則

在信息時代背景下人事管理工作越發(fā)重視信息的共享，而信息的共享和管理工作的優(yōu)化開展需要檔案資源的支持，只有在檔案管理工作中制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和通用的管理規(guī)則和制度，才能實現(xiàn)對檔案資源的跨部門、跨平臺應(yīng)用，從而確保檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)組織推進(jìn)的目標(biāo)。因此，在新時期結(jié)合人事管理工作的現(xiàn)實需求，在對人事管理工作進(jìn)行全面改革和創(chuàng)新的過程中，要堅持為用戶服務(wù)的發(fā)展理念、堅持通用性原則，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和管理的規(guī)章制度進(jìn)行設(shè)計和完善，改革不規(guī)范的管理體制，確保檔案資源在各部門之間能實現(xiàn)高效化的共享、流通和應(yīng)用，為人事管理工作的科學(xué)組織協(xié)調(diào)奠定基礎(chǔ)。

3 新時期創(chuàng)新人事檔案管理制度的措施

在信息時代背景下人事檔案管理工作中管理制度的建設(shè)受到重視，對管理制度的創(chuàng)新成為對檔案管理工作進(jìn)行全方位改革的基礎(chǔ)。具體結(jié)合新時期創(chuàng)新人事檔案管理工作的現(xiàn)實需求，在積極推進(jìn)管理制度建設(shè)的過程中，可以嘗試從以下方面對制度體系進(jìn)行設(shè)計和優(yōu)化。

3.1 檔案管理內(nèi)容精簡制度創(chuàng)新

在新時代背景下人事檔案管理工作的開展需要制度的支持，而要想提高檔案管理的效率，在實際工作中就要從檔案內(nèi)容的精簡入手，對制度體系進(jìn)行設(shè)計和完善，保障檔案管理工作的有效落實。在實際針對人事檔案管理工作進(jìn)行改革的過程中，應(yīng)該認(rèn)識到煩瑣、復(fù)雜的檔案內(nèi)容會降低檔案管理工作的效率，也會加大檔案資源歸檔和管理的難度，不利于對檔案資源實現(xiàn)有效化利用。因此，在對檔案資源進(jìn)行重新編排和管理的過程中，可以按照不同類型的人事檔案管理工作需求，對檔案管理制度進(jìn)行完善，具體可以將人事檔案劃分為不同的類型，然后按照不同的類型設(shè)定差異化的內(nèi)容管理標(biāo)準(zhǔn)，針對一些不重要的檔案，對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)木?，簡潔明了地呈現(xiàn)檔案信息的主要內(nèi)容，以方便檔案資源的高效化利用，從而有效推動檔案管理工作的創(chuàng)新，為人事管理工作的優(yōu)化開展提供良好的支持。

3.2 檔案查詢共享管理制度創(chuàng)新

檔案資源的查詢和共享是提高檔案資源利用率的基礎(chǔ)，也是對檔案資源實施科學(xué)化管理的前提。新時期在對人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，按照制度建設(shè)的現(xiàn)實需要，可以嘗試對傳統(tǒng)的檔案資源查詢、共享和利用制度進(jìn)行改革，引入“統(tǒng)一”和“分離”兼容的查詢、共享和利用管理理念，并以此為基礎(chǔ)對制度體系進(jìn)行設(shè)計和優(yōu)化，為人事管理工作中人員的合理化流動提供相應(yīng)的支持。在對分離制度進(jìn)行設(shè)計的過程中，需要在制度規(guī)范中將在職人員檔案管理與離退休人員檔案管理進(jìn)行分開處理。統(tǒng)一的管理制度就是在開展人事檔案管理工作的過程中，人事部門和檔案管理部門應(yīng)該形成統(tǒng)一配合的管理，要按照檔案管理工作的現(xiàn)實需求共同對涉及的各項工作進(jìn)行處理，從而使檔案管理工作的開展能為人事資源的便利化流動創(chuàng)造良好的制度保障，使檔案管理工作能逐步系統(tǒng)貫徹落實，避免檔案價值弱化問題的出現(xiàn)，在人事管理工作中逐步實現(xiàn)對檔案管理資源的高效化利用。

3.3 檔案資源管理監(jiān)督制度創(chuàng)新

檔案資源管理工作的開展不僅需要科學(xué)管理規(guī)章制度的支持，還需要監(jiān)督制度的保障，只有與時俱進(jìn)地構(gòu)建完善的監(jiān)督制度體系，才能促進(jìn)檔案資源管理工作公平公正地開展，進(jìn)而提升檔案資源的綜合應(yīng)用價值。在實際推進(jìn)人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)該構(gòu)建相對權(quán)威、專業(yè)的檔案管理機構(gòu)，要重點針對人事檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行處理，并且在制度體系的建設(shè)過程中，要針對檔案資源管理工作的情況實施必要的監(jiān)督，通過權(quán)威性的監(jiān)督及時對檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性和完善性作出判斷，為人事管理工作的開展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息參考，從而在監(jiān)督制度的保障下促進(jìn)各項管理工作的有效貫徹落實，顯著提高人事檔案管理工作的綜合發(fā)展成效，為人事管理工作中檔案資源的有效挖掘和應(yīng)用創(chuàng)造便利，使人事檔案管理工作的開展呈現(xiàn)出公開、公平和公正的特色。

4 新時期人事檔案管理模式創(chuàng)新的建設(shè)

在信息時代背景下，人事檔案管理模式的創(chuàng)新構(gòu)建需要信息技術(shù)的支持，只有融入信息技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，才能促進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，使檔案資源在新時代背景下實現(xiàn)高效化、便捷化應(yīng)用的目標(biāo)，切實提升檔案管理工作的整體水平。下面就對人事檔案管理創(chuàng)新模式的建構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)分析。

4.1 引入數(shù)字化檔案管理理念

在基于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對人事檔案管理工作進(jìn)行全面創(chuàng)新的過程中，要基于信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理模式進(jìn)行改革，積極探索信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建，從而顯著改善檔案管理工作的基本情況，助力人事檔案資源的高效化利用。在實際工作中，可以綜合分析人事檔案管理工作的現(xiàn)實需求，引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)字化的檔案資源綜合管理體系。首先，要結(jié)合實際情況構(gòu)建人事檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)，借助科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字技術(shù)的支持，對人事檔案中的信息實施動態(tài)化的修改和調(diào)整。其次，要完善人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保能在數(shù)據(jù)庫建設(shè)系統(tǒng)中針對不同類型的檔案信息資源進(jìn)行整合，方便檔案管理人員在檔案管理工作中對檔案資源進(jìn)行合理化的歸檔和存儲，提高工作的綜合效率。最后，構(gòu)建數(shù)字化的人事檔案管理信息共享平臺，確保能對工作人員的工作情況進(jìn)行動態(tài)化的監(jiān)測和共享，對檔案信息實施有效更新，保障人事檔案信息與人事管理工作中動態(tài)變化情況形成高度契合，切實提升數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用價值和效果，為人事管理工作的創(chuàng)新推進(jìn)提供良好的支撐。

4.2 搭建信息化的管理平臺

在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理模式的過程中，信息化檔案管理平臺的建設(shè)是較為重要的基礎(chǔ)性工作，只有發(fā)揮人事檔案信息化管理平臺的支撐作用，才能保障各項管理工作的開展。在實際推進(jìn)信息化人事檔案管理平臺建設(shè)的過程中，要注意結(jié)合人事檔案管理工作的現(xiàn)實需求對平臺的功能進(jìn)行設(shè)計和完善，同時還要引入全生命周期的管理理念對平臺建設(shè)工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保能從檔案的收集整理、歸檔、分類、篩選、共享、利用等角度對平臺功能進(jìn)行完善，確保能借助管理平臺的支撐不斷對人事檔案管理信息化工作進(jìn)行設(shè)計和規(guī)劃，從而切實提高管理工作質(zhì)量，使人事檔案資源管理的價值和作用得到進(jìn)一步彰顯，進(jìn)而為人事管理信息化建設(shè)服務(wù)。

4.3 打造高素質(zhì)人才隊伍

現(xiàn)代化人事檔案管理工作的開展需要高素質(zhì)人才的支持，只有人才具備一定的信息素養(yǎng)，能結(jié)合人工智能技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等的綜合應(yīng)用開展檔案管理工作，才能真正實現(xiàn)對人事檔案管理的全面創(chuàng)新，彰顯管理效能。因此，在新時期應(yīng)該深刻認(rèn)識到人事檔案管理信息化人才培養(yǎng)的重要性，確保人才能支撐檔案管理信息化建設(shè)，能逐步解決檔案信息化管理工作中遇到的問題，并按照各單位檔案管理工作的基本情況制定相應(yīng)的管理方案和管理模式，有效保障檔案管理工作的系統(tǒng)推進(jìn)，從而循序漸進(jìn)地優(yōu)化管理工作的綜合效果，為人事檔案資源的利用和人事管理效能的提升夯實基礎(chǔ)，使檔案管理能呈現(xiàn)出現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展趨勢。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的變革，人事檔案管理工作中傳統(tǒng)的管理制度局限性愈加明顯，對管理制度體系進(jìn)行創(chuàng)新，積極促進(jìn)完善的管理組織模式的構(gòu)建，已成為人事檔案管理工作中的重點和核心組成部分。鑒于此，在新時代背景下，要重新對人事檔案管理工作的開展情況進(jìn)行分析，系統(tǒng)構(gòu)建科學(xué)的管理制度和管理模式，在創(chuàng)新人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，切實保障人事檔案管理工作能實現(xiàn)創(chuàng)新組織規(guī)劃的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

［1］苗菁. 創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索［J］. 蘭臺內(nèi)外，2021，32（10）：37-39.

［2］李玉嬌. 新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑探討［J］. 企業(yè)改革與管理，2021，45（6）：59-60.