《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》的實(shí)施策略

張夏玲

摘 ?要：本文在闡明《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》與公路“三重”檔案關(guān)系，分析公路“三重”檔案特點(diǎn)、現(xiàn)狀、短板的基礎(chǔ)上，以創(chuàng)新視角提出了實(shí)施《辦法》時(shí)的應(yīng)對(duì)常態(tài)化、行動(dòng)預(yù)案化、工作前置化、動(dòng)作流程化、行為標(biāo)準(zhǔn)化、交流平臺(tái)化、信息數(shù)據(jù)化等“七化”策略，為“十四五”期間公路檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：重大項(xiàng)目；重大活動(dòng)；重要事件；公路“三重”檔案；“七化”策略

Abstract： On the basis of clarifying the relationship between the ‘Administrative Measures for Archives of Major Activities and Emergencies’ and the highways ‘Three-major’ archives， and analyzing the characteristics， current situation and shortcomings of the highways ‘Three-Major’ Archives， this paper puts forward seven strategies for the implementation of the ‘Measures’ from an innovative perspective： normalization of response， preplaning of operation， pre-positioning of work， preprocessing of work， standardization of behavior， platform-based communication， and digitization of information， to provide a reference for the innovative development of highway archives management during the 14th Five-Year Plan period.

Keywords： Major projects; Major activities; Major events; Highway ‘Three-major’ archives; ‘Seven strategies’

國家檔案局出臺(tái)的《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案提出了明確要求，重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作”的工作原則，明確界定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的范疇，健全責(zé)任機(jī)制和工作情況通報(bào)制度，梳理任務(wù)清單等。[1]《辦法》的出臺(tái)，意味著重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，已經(jīng)不再是一城一地、一行一業(yè)、一廠一礦、一時(shí)一刻，偶然形成的少量孤件。就全國來講，已經(jīng)成為一種需要統(tǒng)一規(guī)制的檔案類別。

公路部門的“三重”（重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重要事件）檔案與《辦法》的調(diào)整范圍基本重合。因此，《辦法》適用于公路“三重”檔案管理。

1 公路“三重”檔案及其特點(diǎn)

公路“三重”檔案主要指以公路重大工程項(xiàng)目檔案為主的重大項(xiàng)目檔案、應(yīng)急搶修等重大活動(dòng)檔案以及涵蓋重大突發(fā)事件在內(nèi)的重大事件檔案等。公路養(yǎng)護(hù)、建設(shè)、管理中，根據(jù)不同地區(qū)的地形、氣候特點(diǎn)、做好日常養(yǎng)護(hù)管理、保障公路安全暢通是公路管養(yǎng)部門的主要任務(wù)，而在此過程中形成的文件、資料、圖表、影像等原始資料和數(shù)據(jù)記錄，經(jīng)過數(shù)據(jù)歸總和剖析后，將有關(guān)資料根據(jù)一定的程序規(guī)范匯總、整理、保管，并及時(shí)提供檢索、查詢、利用的活動(dòng)就是公路檔案管理的主要內(nèi)容。其中由于極端氣候環(huán)境、地質(zhì)災(zāi)害、新冠肺炎疫情等特殊情況形成的改建擴(kuò)建、水毀治理、應(yīng)急搶修等重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)檔案，以及管理過程中形成的其他重要事件檔案等都屬于“三重”檔案的管理范疇。

“三重”檔案有三個(gè)特點(diǎn)：一是參與主體多。有時(shí)需要不同行業(yè)、不同部門的共同參與，配合完成。二是形成時(shí)間長短不一。重大工程項(xiàng)目可能要跨年或幾年工期才能完成，資料形成跨度長，甚至可能人員更換，而應(yīng)急搶修等時(shí)間又特別短，要在最快的時(shí)間內(nèi)把道路搶通保暢，造成檔案材料整理的在極短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備充分有一定困難，往往需要事后的補(bǔ)充完善。三是檔案資料歸屬分散。在重大事項(xiàng)、重大活動(dòng)中形成的資料檔案分散、頭緒多，這些都需要按一定的程序規(guī)范，合理整合，有序存放。

2 公路“三重”檔案現(xiàn)狀及短板

與常規(guī)檔案相比，公路“三重”檔案，既是公路檔案管理新要點(diǎn)，也是短板所在。相對(duì)集中在以下三個(gè)方面：

2.1 公路重大項(xiàng)目檔案。公路重大項(xiàng)目檔案近幾年來主要是公路新改建工程項(xiàng)目檔案，它是公路系統(tǒng)重點(diǎn)工作的主要構(gòu)成，也是重大項(xiàng)目管理的重要組成部分。公路新改建工程項(xiàng)目一般都位于國省道主要干線上，為了適應(yīng)車流量大、重車多等路況要求，一般投資較大，里程較長，時(shí)間跨度也長，參與建設(shè)的部門單位多，多年來雖有一些相應(yīng)的工程檔案整理辦法，但是還存在行業(yè)規(guī)范銜接不緊密、工程檔案數(shù)量大、戰(zhàn)線長、整理不及時(shí)等問題，其結(jié)果不僅影響工程檔案的收集整理和歸檔，還會(huì)影響工程的竣工驗(yàn)收及后期的養(yǎng)護(hù)工作。

2.2 公路重大活動(dòng)檔案。公路應(yīng)急搶修搶險(xiǎn)等重大活動(dòng)往往是通過對(duì)各部門各單位人員、物資、資金、任務(wù)分工等進(jìn)行總體協(xié)調(diào)安排下完成的，過程中產(chǎn)生的一系列文件資料都要及時(shí)收集留存保管，由于時(shí)間緊、任務(wù)急，更要注意事后補(bǔ)充完善的資料的收集整理，這些資料的形成、收集、整理、歸檔等一般由其責(zé)任者本人自行完成，但是由于抽調(diào)的人員專業(yè)不同、職能部門不同，整理過程中有的還缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成這些檔案的收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、甚至遺失，需要在主辦單位或部門整體協(xié)調(diào)安排下，明確整理歸檔辦法和保存方式，合理歸檔保存。

2.3 公路重要事件檔案。公路重要事件檔案也是“三重”檔案管理重點(diǎn)之一，比如新冠肺炎疫情突然來臨時(shí)，為了阻斷疫情，各省市在國省干線公路上及高速公路出入口設(shè)置疫情檢測站，各公路段出動(dòng)設(shè)備、人員、配備檢測物資等投入檢測站臨建工作和檢測協(xié)助工作，這些工作斷斷續(xù)續(xù)、時(shí)間跨度長、煩瑣雜亂，這些檔案的收集整理往往容易被忽視，或因人員的臨時(shí)抽調(diào)等造成檔案的遺失，管理權(quán)限不明確或職能交叉造成檔案的零散或無序狀態(tài)。

3 公路“三重”檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

公路“三重”檔案有別于公路常規(guī)檔案。那么，現(xiàn)有公路常規(guī)檔案管理方法，自然也不能完全適應(yīng)和滿足公路“三重”檔案的需要。要適應(yīng)和滿足公路“三重”檔案的需要，就必須在公路常規(guī)檔案管理基礎(chǔ)上，有所創(chuàng)造、有所創(chuàng)新。具體到《辦法》的實(shí)施上，就是創(chuàng)造性地運(yùn)用“七化”策略，即應(yīng)對(duì)常態(tài)化、行動(dòng)預(yù)案化、工作前置化、動(dòng)作流程化、行為標(biāo)準(zhǔn)化、交流平臺(tái)化、信息數(shù)據(jù)化。

3.1 應(yīng)對(duì)常態(tài)化。所謂應(yīng)對(duì)常態(tài)化，就是將“三重”檔案工作視為日常檔案工作的一部分，融入日常檔案工作的方方面面，實(shí)施常態(tài)化管理。而不是作為“特例”，束之高閣。需要特別指出的是，“三重”檔案工作的常態(tài)化，不是將“三重”檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，降為“日常”檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，而是要將“日?！睓n案工作標(biāo)準(zhǔn)，升級(jí)迭代至“三重”檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 行動(dòng)預(yù)案化。所謂行動(dòng)預(yù)案化，就是因天、因地、因時(shí)、因季、因人、因車、因路地，分“事前、事中、事后三個(gè)階段”[2]，將區(qū)域內(nèi)“三重”檔案工作可能遇到的情況，“按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等檔案安全防范要求，結(jié)合本單位工作實(shí)際”[3]，分別制定出相應(yīng)的預(yù)案。有備無患，不能搞“現(xiàn)上轎，現(xiàn)扎耳朵眼”。

3.3 工作前置化。所謂工作前置化，就是依據(jù)“檔案形成在前”[4]和“前端控制”[5]理論，在公路“三重”檔案工作中，將形成與保管環(huán)節(jié)前置。變檔案管理是后端少數(shù)檔案專業(yè)人員的工作，為前端眾多普通工作者的工作。鄭州市公路管理局高愛民先生運(yùn)用這一理念，“開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)，已在許多建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用，取得了很好的管理效果?！盵6]

3.4 動(dòng)作流程化。所謂動(dòng)作流程化，就是將“三重”檔案工作分解為若干簡單、明了、易學(xué)、易記、易用、易查的流程。無論是否有檔案專業(yè)基礎(chǔ)，只要按照事先制定好的流程執(zhí)行和動(dòng)作，就能夠完成特定范圍內(nèi)的“三重”檔案工作。變用規(guī)章制度限制人們在“三重”檔案工作中犯錯(cuò)，為用流程保障人們在“三重”檔案工作中不犯錯(cuò)。通過流程控制，可以迅速大規(guī)模復(fù)制出基層“三重”檔案工作的行家里手，實(shí)現(xiàn)公路“三重”檔案工作人才的專業(yè)化，進(jìn)而加速推動(dòng)整個(gè)公路檔案工作的專業(yè)化進(jìn)程。

3.5 行為標(biāo)準(zhǔn)化。所謂行為標(biāo)準(zhǔn)化，就是將“三重”檔案工作中的成熟經(jīng)驗(yàn)和方法，經(jīng)過歸納和升華，轉(zhuǎn)變?yōu)椴煌瑢蛹?jí)的標(biāo)準(zhǔn)。變用經(jīng)驗(yàn)和指令約束普通工作者的檔案行為，為用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)制普通工作者的檔案行為。高愛民先生參與編制的河南省地方標(biāo)準(zhǔn)《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T 1164—2015）[7]就是一個(gè)范本，值得學(xué)習(xí)。

3.6 交流平臺(tái)化。所謂平臺(tái)化是指隨著移動(dòng)閱讀設(shè)備的不斷更新?lián)Q代，移動(dòng)閱讀應(yīng)用平臺(tái)將代替網(wǎng)頁瀏覽方式。[8]交流平臺(tái)化，就是將分屬不同主體的公路“三重”檔案信息，通過一定協(xié)議，集中在某個(gè)層級(jí)的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上。訪問者只要滿足一定的條件，即可在平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)布和查詢相關(guān)公路“三重”檔案信息。滿足用戶全天候、無死角、無障礙的公路“三重”檔案交流之需。突發(fā)事件的突發(fā)性和不可預(yù)知性，重大項(xiàng)目的長時(shí)性和跨區(qū)域性，重大活動(dòng)的低重復(fù)性和主體不確定性，共同決定了廣大公路檔案工作者和公路事業(yè)參與者，急須一個(gè)穩(wěn)定可靠的平臺(tái)，實(shí)時(shí)為需要者提供相關(guān)信息和交流服務(wù)。這個(gè)平臺(tái)可以是依托某個(gè)高層次網(wǎng)站為主的，自上而下的塔形結(jié)構(gòu)，也可以是多個(gè)互不隸屬的機(jī)構(gòu)，將各自既有網(wǎng)站集成在一起的平面結(jié)構(gòu)。還可以是兩種結(jié)構(gòu)相結(jié)合的復(fù)合式。無論何種結(jié)構(gòu)，方便一線工作者，實(shí)時(shí)提交、調(diào)取、使用公路“三重”檔案信息是根本目的。

3.7 信息數(shù)據(jù)化。所謂信息數(shù)據(jù)化，就是將“三重”檔案信息數(shù)據(jù)化，以數(shù)據(jù)的形式用于傳遞和交流。實(shí)質(zhì)是“數(shù)據(jù)信息價(jià)值判斷、保存、運(yùn)用。”[9]“十四五”期間，在“數(shù)據(jù)成為檔案的三大來源之一”[10]背景下，抓緊開展存量公路“三重”檔案的數(shù)據(jù)化和增量公路“三重”數(shù)據(jù)的檔案化，為公路“檔案數(shù)據(jù)大腦的構(gòu)建和數(shù)據(jù)大腦功能的實(shí)現(xiàn)”[11]提供基本單元。逐步實(shí)現(xiàn)公路檔案工作智能化，是公路“三重”檔案管理現(xiàn)階段的當(dāng)務(wù)之急。

參考文獻(xiàn)：

[1].重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法[N].中國檔案報(bào)，2021-01-14（002）.DOI：10.28057/n.cnki.ncdab.2021.000014.

[2][3]吳雁平，梁艷麗，劉永.基于“新規(guī)劃”的檔案應(yīng)急處置能力問題與典型案例分析[J].檔案管理，2022（01）：35-38+44.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2022.01.040.

[4]劉東斌.論檔案形成在前[J].檔案管理，2007（02）：17-21.

[5]黃項(xiàng)飛.電子文件時(shí)代的檔案工作者——從電子文件的“前端控制”看未來檔案職業(yè)的走向[J].秘書，2003（04）：31-32.

[6][7]高愛民，張長林，劉芳.檔案形成在前檔案管理在前——檔案形成在前理論在建設(shè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用[J].檔案管理，2017（05）：22-24.

[8]何希.移動(dòng)閱讀及其用戶行為研究[D].重慶大學(xué)，2014.

[9][10]吳雁平，劉永.目標(biāo)·任務(wù)·行動(dòng)——《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)分析[J].檔案管理，2022（02）：37-40.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2022.02.009.

[11]劉永，龐宇飛，荊欣.檔案數(shù)據(jù)化之淺析：檔案數(shù)據(jù)大腦的構(gòu)建[J].檔案管理，2019（03）：31-34.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2019.03.009.

（作者單位：太原公路分局 來稿日期：2022-08-20）