集中統(tǒng)一管理：新中國文件歸檔發(fā)展的歷史脈絡(luò)、特色與價(jià)值

史林玉 詹逸珂 任珊珊

摘 ?要：文件歸檔是一項(xiàng)具有中國特色的檔案工作，標(biāo)志著文件被納入檔案管理范疇。研究以時(shí)間和空間維度的交互視角，梳理以集中統(tǒng)一管理為核心的新中國文件歸檔發(fā)展的歷史脈絡(luò)與特色：從時(shí)間維度看，文件歸檔在歷史演進(jìn)中始終遵循檔案集中統(tǒng)一管理的要義；從空間維度看，文件歸檔在管理工作流程和管理體制方面以集中統(tǒng)一為導(dǎo)向，與世界其他國家相比具有顯著差異，能夠適應(yīng)我國檔案工作實(shí)際。以此為基礎(chǔ)，論證集中統(tǒng)一管理下文件歸檔的優(yōu)勢與價(jià)值，提出集中統(tǒng)一管理下我國文件歸檔創(chuàng)新發(fā)展的具體路向。關(guān)鍵詞：集中統(tǒng)一管理；文件歸檔；歷史脈絡(luò)；特色；價(jià)值

Abstract： Document filing is an archival work with Chinese characteristics， which marks the inclusion of documents into the category of archives management. This research takes the interactive perspective of time and space dimensions to sort out the historical context and characteristics of the development of New China's document filing with centralized and unified management as the core. From the perspective of time dimension， document filing has always followed the essence of centralized and unified management of archives in the historical evolution. From the perspective of space， document filing is oriented towards centralization and unity in terms of management workflow and management system， which is significantly different from other countries in the world and can adapt to the reality of archives work in China. Based on this， it demonstrates the advantages and value of document filing under centralized and unified management， and proposes a specific direction for the innovative development of document filing.

Keywords： Centralized and unified management; Document filing; Historical context; Features; Value

2016年，習(xí)近平總書記主持召開哲學(xué)社會(huì)科學(xué)工作座談會(huì)時(shí)指出，要加快構(gòu)建中國特色哲學(xué)社會(huì)科學(xué)，充分體現(xiàn)中國特色、中國風(fēng)格、中國氣派。[1]以此為指引推動(dòng)實(shí)現(xiàn)中國特色檔案學(xué)學(xué)術(shù)體系、話語體系推陳出新，成為檔案學(xué)發(fā)展的時(shí)代旋律。中華人民共和國成立以來，以“集中統(tǒng)一管理”為核心訴求的文件歸檔一直是我國檔案工作中必不可少的環(huán)節(jié)，在維護(hù)國家檔案資源完整與安全方面發(fā)揮了不可替代的重要作用，在世界范圍內(nèi)具有鮮明特色。總體來看，現(xiàn)有研究對文件歸檔從多個(gè)角度進(jìn)行了相關(guān)研究，部分學(xué)者從文件與檔案的轉(zhuǎn)換關(guān)系出發(fā)，深入分析文件歸檔含義，進(jìn)一步明確了“歸檔”“存檔”與“移交”之間的關(guān)系；[2-4]有學(xué)者從歸檔實(shí)踐出發(fā)，對文件歸檔涉及的權(quán)責(zé)分配[5]以及技術(shù)路徑開展研究，探討了有關(guān)區(qū)塊鏈[6]、云平臺(tái)[7]及歸檔流程和預(yù)歸檔模塊的設(shè)置[8]；此外，部分學(xué)者對國外網(wǎng)頁歸檔工作進(jìn)行了相關(guān)梳理，包括英國政府網(wǎng)頁[9]、美國網(wǎng)頁歸檔[10]等。

由此可見，現(xiàn)有研究主題領(lǐng)域眾多，但從整體歷史發(fā)展脈絡(luò)以及空間地理角度梳理我國文件歸檔制度演進(jìn)以及其中特色的研究較少。本文旨在聚焦相關(guān)研究的盲點(diǎn)，從時(shí)間和空間維度的參互交織中，關(guān)注文件歸檔的歷史與內(nèi)核，對文件歸檔中的中國特色進(jìn)行挖掘、梳理與闡釋，彰顯文件歸檔在中國特色檔案事業(yè)發(fā)展中的重要價(jià)值。

1 時(shí)間維度：我國文件歸檔發(fā)展的歷史脈絡(luò)

歸檔作為賦予事物檔案身份的“儀式”，推動(dòng)著文件與檔案工作的順利交接，深刻影響著檔案資源體系構(gòu)建的數(shù)量與質(zhì)量。中華人民共和國成立后，文件歸檔作為我國檔案實(shí)踐中的重要環(huán)節(jié)，在歷史潮流的裹挾中不斷完善，在歷史坐標(biāo)的定位中顯示出我國始終堅(jiān)守著檔案集中統(tǒng)一管理這一主線。即使數(shù)字轉(zhuǎn)型對傳統(tǒng)的集中模式有所挑戰(zhàn)，但仍不會(huì)偏離文件歸檔的核心訴求，即確保檔案部門擁有對檔案資源的管理權(quán)限。

1.1 政策先導(dǎo)：文件歸檔的實(shí)施。1949年中華人民共和國成立為我國檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)嶄新的開端，隨著檔案工作實(shí)踐的深入，人們逐漸發(fā)現(xiàn)分散管理模式并不符合我國檔案管理工作的目標(biāo)，相反對我國檔案事業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重阻礙。[11]1954年12月1日至8日，第一次全國檔案工作會(huì)議在北京召開，時(shí)任國家檔案局局長曾三作了《關(guān)于目前黨的檔案工作的一般情況和今后任務(wù)的報(bào)告》。報(bào)告指出：“改進(jìn)機(jī)關(guān)文書處理工作和健全檔案工作，是目前急需解決的問題。解決這些問題的最重要的方式就是制訂統(tǒng)一的制度、條例，使文書處理工作和檔案工作有一個(gè)基本一致的正確做法，以克服分散模糊狀況，使工作逐步健全起來。”[12]在這一思想引領(lǐng)下，1955年1月17日中共中央批準(zhǔn)《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作條例》，在該條例中明確了我國檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地保管機(jī)關(guān)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便利機(jī)關(guān)工作，反對分散保存”。[13]在貫徹集中統(tǒng)一保管原則的框架下，條例明確規(guī)定“實(shí)行文書處理部門立卷歸檔制度，編寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄”。[14]這是首次提出機(jī)關(guān)形成的文書材料必須編立成案卷才能向檔案部門歸檔的規(guī)范。

1956年3月27日國務(wù)院常務(wù)會(huì)議通過《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，進(jìn)一步明確了我國檔案工作的集中統(tǒng)一管理原則，并在第二條規(guī)定中提出“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”。[15]這標(biāo)志著我國文件歸檔制度正式在順應(yīng)我國檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則和檔案工作實(shí)踐需求的背景下成長起來。

1.2 挫折與恢復(fù)：文件歸檔在曲折中發(fā)展。文件歸檔制度的確立為推進(jìn)新中國建國初期黨政機(jī)關(guān)文書檔案工作規(guī)范化處理起到了重要作用，但其在我國的發(fā)展并非一帆風(fēng)順。1958年的“大躍進(jìn)”使檔案工作受到了一定的沖擊?！叭h辦檔案，各級辦檔案”“全民辦檔案”“萬物檔案化”等口號反映了當(dāng)時(shí)的檔案工作嚴(yán)重偏離了事物發(fā)展的客觀規(guī)律。

1962年12月，國家檔案局召開了全國檔案工作會(huì)議，曾三作了題為《1958年至1962年全國檔案工作和今后的任務(wù)》的報(bào)告。曾三在報(bào)告中闡述了“什么是檔案的形成規(guī)律”，并進(jìn)一步指出“從由文書部門或有關(guān)人員立卷歸檔形成檔案開始，經(jīng)過檔案室，最后集中到檔案館”。[16]這表明文件歸檔對于檔案資源的集中保存有著至關(guān)重要的作用，且符合我國檔案形成的客觀規(guī)律。1966年至1976年“文化大革命”期間，我國檔案工作遭到了嚴(yán)重破壞。據(jù)記載，“四人幫”曾下令取消檔案部門，地、縣檔案工作機(jī)構(gòu)被拆散，檔案工作人員被調(diào)離，中華人民共和國成立初期建立的歸檔制度和其他管理?xiàng)l例也都被廢棄。[17]

1980年2月14日中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)了國家檔案局《關(guān)于全國檔案工作會(huì)議的報(bào)告》，批示強(qiáng)調(diào)了檔案、檔案工作的重要性，要求各級機(jī)關(guān)團(tuán)體恢復(fù)文書處理部門立卷歸檔的制度。在這一文件精神的指引下，我國檔案工作迅速得到恢復(fù)和發(fā)展。隨后，1987年國家檔案局先后印發(fā)《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》《文書檔案保管期限表》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等制度，進(jìn)一步完善了我國文件歸檔制度以及相關(guān)實(shí)踐的規(guī)范性和可操作性。[18]盡管文件歸檔制度在“大躍進(jìn)”及“文化大革命”中經(jīng)歷了沖擊，但正是在逆流中使我國檔案工作者深刻認(rèn)識(shí)到，文件歸檔符合我國檔案形成以及檔案工作的實(shí)際及客觀規(guī)律，是必須恢復(fù)和堅(jiān)持的一項(xiàng)重要制度。

1.3 恪守與更新：文件歸檔的完善與優(yōu)化。為進(jìn)一步規(guī)范文件歸檔實(shí)踐，國家檔案局于2000年首次頒布了針對紙質(zhì)文件的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2000），將文書歸檔以“卷”為具體保管單位轉(zhuǎn)為以“件”為單位，傳統(tǒng)文件歸檔方式的改變使得文件實(shí)體與電子目錄一一對應(yīng)，極大地提升了計(jì)算機(jī)檢索的效率與準(zhǔn)確度，適應(yīng)了當(dāng)時(shí)我國檔案信息化建設(shè)的需求。

為適應(yīng)電子文件歸檔實(shí)踐，2002年《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）頒布，規(guī)定電子文件歸檔的方式為物理歸檔和邏輯歸檔，并明確“凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔”，而物理歸檔的方式真正實(shí)現(xiàn)了電子文件管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，使得檔案部門切實(shí)地?fù)碛辛藢﹄娮游募墓芾頇?quán)和控制權(quán)，[19]而這一做法也正是為了滿足我國檔案工作一貫堅(jiān)持的集中統(tǒng)一管理原則。2016年，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中取消了關(guān)于物理歸檔與邏輯歸檔的相關(guān)表述，且明確“電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交即可”，這體現(xiàn)了無論采取哪種歸檔方式，電子文件的管理權(quán)限最終要轉(zhuǎn)移至檔案部門，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中式管理。由此可見，即使我國傳統(tǒng)的文件歸檔制度在數(shù)字轉(zhuǎn)型的浪潮下面臨挑戰(zhàn)，在歸檔文件集中式與分布式保管的抉擇中經(jīng)歷了迷惘與徘徊，但選擇的天平最終偏向了更有利于實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一保管的物理歸檔，以最大程度保證檔案部門統(tǒng)一掌管我國檔案資源的管理權(quán)限。這表明“集中統(tǒng)一”作為我國檔案管理基本原則的必要性仍難以動(dòng)搖，而數(shù)字轉(zhuǎn)型所帶來的挑戰(zhàn)只是增加了“集中統(tǒng)一”管理原則的實(shí)施難度而已，并不能撼動(dòng)其對于實(shí)現(xiàn)我國檔案管理目標(biāo)的重要性。[20]

2 空間維度：實(shí)踐差異與中國特色

2.1 管理工作流程。文件生命周期是支撐我國檔案管理實(shí)踐的重要理論，由此我國檔案管理流程劃分為明顯的“三段式”。正因如此，歸檔在我國文件和檔案工作的劃分中起到明顯的分界作用，文件工作側(cè)重于業(yè)務(wù)流程中的文件進(jìn)行管控，以發(fā)揮對機(jī)構(gòu)運(yùn)行的支撐作用，而文件通過歸檔納入檔案管理范疇擁有“檔案”身份，此時(shí)檔案工作的主要任務(wù)是維護(hù)歸檔文件的原始性和真實(shí)性，在此之后，擁有長久保存價(jià)值的檔案被移交至檔案館。由此可見，文件歸檔是我國檔案管理的邏輯起點(diǎn)，它意味著文件工作的結(jié)束以及檔案工作的開始。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，與我國相比，西方國家的檔案管理流程中同樣存在涇渭分明的兩種管理程式，即records管理和Archives管理，但與我國的實(shí)踐存在一定區(qū)別。records管理主要指對機(jī)構(gòu)部門的records進(jìn)行分類、保存和處置，其保管場所主要包括業(yè)務(wù)形成部門及文件中心，而后將具有擁有保存價(jià)值的records移交至檔案館形成Archives，而非永久records則在到達(dá)一定年限后銷毀。Archives管理主要指在檔案館內(nèi)對Archives開展保護(hù)和開發(fā)利用活動(dòng)[21，22]可見，西方國家檔案管理流程的明顯分界點(diǎn)為移交，即records被移交至檔案館，這與我國的文件歸檔在檔案管理流程中的劃分存在明顯區(qū)別（如圖1 所示）。

此外，盡管我國檔案界有人認(rèn)為，西方國家的archiving、filing、transfer等環(huán)節(jié)可與我國文件歸檔對等，但有學(xué)者調(diào)研指出，archiving更多強(qiáng)調(diào)的是檔案存儲(chǔ)位置的變化以符合安全與經(jīng)濟(jì)效益的要求，缺少我國文件歸檔環(huán)節(jié)中基于現(xiàn)行文件身份轉(zhuǎn)換的“全程觀”和“整體觀”內(nèi)涵；filing的含義是指將文件有機(jī)整合起來，但不包含我國文件歸檔中文件管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，因而也就較少涉及管理權(quán)責(zé)的統(tǒng)籌、劃分與對接內(nèi)涵；transfer也僅僅強(qiáng)調(diào)檔案的轉(zhuǎn)移過程。[23]因此，上述西方國家檔案管理流程中的操作并不能完全對應(yīng)我國的文件歸檔，相對而言，我國文件歸檔的含義更為豐富充實(shí)，不管是強(qiáng)調(diào)不同保管主體業(yè)務(wù)協(xié)作、銜接的分段管理，抑或是基于文檔一體化的全程管理，本質(zhì)而言都是著眼文檔形成、流轉(zhuǎn)和保存的全過程及這一過程中需要協(xié)調(diào)的多方面關(guān)系，其根本指向就在于對國家檔案資源全面、全方位的集中統(tǒng)一掌控。這也體現(xiàn)了我國文件歸檔工作相較于其他國家的優(yōu)勢和特色所在。

2.2 管理體制。我國檔案管理體制屬于集中式管理，遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則[24]，而文件歸檔作為我國檔案資源增量的重要關(guān)口，使我國檔案部門擁有對檔案資源的所有權(quán)和控制權(quán)。

縱觀西方各國，其情況可分為集中式和分散式兩種。在實(shí)行集中式的國家中，俄羅斯形成了從中央到地方的層次化的檔案行政管理機(jī)關(guān)體系，分級掌管國家檔案事業(yè)，法國在全國范圍內(nèi)只設(shè)置國家檔案局作為唯一的檔案行政管理機(jī)關(guān)總領(lǐng)全國檔案事業(yè)，而北歐國家則以國家檔案館身兼保管機(jī)關(guān)及檔案行政機(jī)關(guān)職能的方式，對地方檔案工作開展監(jiān)督指導(dǎo)。在實(shí)行分散式的國家中，英國實(shí)行中央政府與地方政府各自管理檔案的制度，美國形成了在聯(lián)邦層面集中統(tǒng)一管理檔案而地方層面又各自為政的局面，而瑞士則依靠檔案工作者協(xié)會(huì)來統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)中央和地方檔案工作。[25]此外，隨著后現(xiàn)代主義思潮的出現(xiàn)及數(shù)字環(huán)境的推動(dòng)，西方國家檔案工作出現(xiàn)了強(qiáng)調(diào)分散式保管的檔案后保管思潮，并且要求無差別地尊重各類社會(huì)主體生成和保存檔案的動(dòng)機(jī)及其所形成的檔案，但是這種后現(xiàn)代檔案資源體系中隱藏著“檔案整體的碎片化”[26]問題。

總之，我國檔案事業(yè)管理體制與其他集中式國家情況有所不同，更側(cè)重集中統(tǒng)一管理下以分段式管理推動(dòng)資源的層層交付，最終實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用的目的，從而建立起從機(jī)構(gòu)內(nèi)部到檔案館的全國范圍內(nèi)檔案資源集中網(wǎng)絡(luò)，且集中統(tǒng)一管理的要求和執(zhí)行效力更加嚴(yán)格。同時(shí)與實(shí)行分散式的國家的情況相比，我國幅員遼闊，行政設(shè)置龐雜，機(jī)構(gòu)團(tuán)體眾多，因而會(huì)形成數(shù)量龐大且格式復(fù)雜的文件檔案資源。因此，我國要實(shí)現(xiàn)國家范圍內(nèi)檔案資源的集中統(tǒng)一管理難度大，加之?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型所帶來技術(shù)環(huán)境的改變，無疑面臨更多的挑戰(zhàn)。

3 時(shí)間與空間印證：集中統(tǒng)一管理下文件歸檔的優(yōu)勢與價(jià)值

從時(shí)間維度看，文件歸檔這一深植于中國本土的檔案工作實(shí)踐環(huán)節(jié)與國家檔案工作集中統(tǒng)一管理的歷史相伴隨而發(fā)展，在時(shí)間維度上具有獨(dú)特的演進(jìn)邏輯，呈現(xiàn)出明顯的階段性與連續(xù)性，既與每一階段時(shí)代發(fā)展的客觀需求緊密結(jié)合，適時(shí)調(diào)整與改變，又牢牢把握文件歸檔內(nèi)核，堅(jiān)守我國檔案部門對檔案資源的管理權(quán)限。中華人民共和國成立初期，我國檔案工作缺乏統(tǒng)一檔案行政管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案制度的規(guī)范，檔案資源的保管呈現(xiàn)分散的狀態(tài)，這無疑對于我國檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。

隨著檔案集中統(tǒng)一管理原則在我國的確立，文件歸檔制度逐步由不完善走向成熟、優(yōu)化以及體系化。盡管在“大躍進(jìn)”以及“文化大革命”中，我國檔案事業(yè)一度遭到重創(chuàng)，文件歸檔工作陷于停滯，但隨著對檔案實(shí)踐的反思以及對于我國國情的深入思考，文件歸檔符合我國檔案形成的客觀規(guī)律已經(jīng)成為學(xué)界以及業(yè)界的共識(shí)。

盡管隨著各式各樣信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，分散式保管的呼聲逐漸涌現(xiàn)，我國相應(yīng)的電子文件歸檔管理規(guī)范也做出調(diào)整，但我國檔案工作仍毫不動(dòng)搖堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，這不僅是為了保障我國檔案資源齊全完整的體現(xiàn)，更是經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)后作出的符合我國國情的選擇，即我國檔案部門更具有提供長期保存檔案以及提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的能力。因此，象征著實(shí)體轉(zhuǎn)移及管理權(quán)限轉(zhuǎn)移的物理歸檔在我國占據(jù)著主體地位，這也是我國文件歸檔制度伴隨集中統(tǒng)一管理原則發(fā)展的合理選擇。

從空間維度看，文件歸檔是符合我國檔案工作客觀實(shí)踐的環(huán)節(jié)，是構(gòu)建起全國范圍內(nèi)檔案資源齊全完整的重要途徑。在微觀層面，我國文件檔案工作始終遵循文件生命周期理論的指引，劃分為明顯的業(yè)務(wù)文件處理階段、檔案室階段及檔案館階段。而文件歸檔作為檔案管理的邏輯起點(diǎn)，通過設(shè)置明確的歸檔范圍，將對國家、社會(huì)具有重要價(jià)值的文件納入檔案管理的范疇，實(shí)現(xiàn)了檔案資源從業(yè)務(wù)部門到檔案部門的歸集，進(jìn)而與我國的集中統(tǒng)一管理的原則遙相呼應(yīng)。在宏觀層面，我國檔案事業(yè)通過建立起體系化、科學(xué)化的文件歸檔制度，加以統(tǒng)一檔案行政管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)了從中央到地方各級檔案部門管理本單位范圍內(nèi)檔案資源的使命，并建立了全國范圍內(nèi)檔案資源集中統(tǒng)一保管復(fù)雜且宏大的檔案網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，與西方國家相比，其檔案管理流程中并沒有與我國文件歸檔內(nèi)涵對應(yīng)的環(huán)節(jié)，不論是集中式抑或是分散式，它們都沒有或者不完全具備這一集中統(tǒng)一管理原則之下的歸檔實(shí)踐要素，難以在國家范圍內(nèi)構(gòu)建復(fù)雜龐大且執(zhí)行有力的檔案資源保管體系。因此，在世界范圍內(nèi)，文件歸檔是具有鮮明優(yōu)勢的檔案工作實(shí)踐。

總之，以集中統(tǒng)一管理為內(nèi)核，文件歸檔工作有其獨(dú)特的歷史軌跡和實(shí)踐邏輯，體現(xiàn)出與舊中國和其他國家地區(qū)檔案工作不同的特色和價(jià)值。我國文件歸檔制度本身是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理原則的重要保障，也是實(shí)現(xiàn)國家檔案資源齊全完整的制度依據(jù)，這與受后現(xiàn)代主義思潮影響的西方檔案強(qiáng)調(diào)分散保管、為個(gè)人和社群服務(wù)的傾向具有本質(zhì)差別。因此，從我國檔案工作客觀實(shí)際出發(fā)，今后也必然遵循發(fā)展和優(yōu)化文件歸檔這一符合中國國情的檔案工作發(fā)展道路，避免因?qū)ν鈦頇n案學(xué)理論的理解偏差而對我國檔案工作可能造成的不良影響。

4 面向未來：集中統(tǒng)一管理下我國文件歸檔的創(chuàng)新發(fā)展

4.1 集中統(tǒng)一管理原則的靈活運(yùn)用與一脈相承。在文件歸檔制度的完善優(yōu)化過程中，最核心的自然是對集中統(tǒng)一管理原則的遵循。然而，隨著技術(shù)環(huán)境變遷及業(yè)務(wù)流程的改變，電子文件大量生成，以數(shù)據(jù)支撐業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)的治理需求更為迫切，而業(yè)務(wù)文件在辦理完畢后才進(jìn)行歸檔的傳統(tǒng)操作難以保障電子文件的真實(shí)、完整和機(jī)構(gòu)治理的及時(shí)性。在這種新的形勢下，對集中統(tǒng)一的理解應(yīng)是趨向靈活的，而非死板和機(jī)械的。從優(yōu)化管理的視角看，“分散”和“集中”不是非此即彼的關(guān)系，前者對于后者可從保障安全、提升效益的角度發(fā)揮補(bǔ)充作用。[27]基于此，在未來文件歸檔的發(fā)展中，需要在把握文件歸檔的本質(zhì)即將文件納入檔案管理范疇的前提下，輔以采用更靈活的檔案化管理方式，進(jìn)一步擴(kuò)大歸檔范圍及檔案概念外延，使“檔案”身份認(rèn)證由傳統(tǒng)意義上強(qiáng)調(diào)由保管場所及管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移來決定，轉(zhuǎn)向強(qiáng)調(diào)采用檔案管理的方式來對待，以此來應(yīng)對電子文件管理和前端治理需求對傳統(tǒng)文件歸檔的挑戰(zhàn)。但不論如何，適當(dāng)?shù)亍胺稚ⅰ弊罱K是為了更好和更充分地實(shí)現(xiàn)“集中”，也是為了更有效、更全面地管理和控制國家數(shù)字檔案資源。就像來源原則與事由原則在數(shù)字時(shí)代的交融一樣，適度強(qiáng)調(diào)“分散”和“集中”的互動(dòng)是實(shí)現(xiàn)文件歸檔在堅(jiān)守集中統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，面向新的實(shí)踐形勢進(jìn)行靈活運(yùn)用的重要體現(xiàn)，也是推動(dòng)文件歸檔變革與發(fā)展的守正創(chuàng)新之策。

4.2 面向數(shù)字轉(zhuǎn)型中電子檔案管理的世界難題探索中國方案。當(dāng)前，數(shù)字轉(zhuǎn)型浪潮在世界范圍內(nèi)正深刻沖擊傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐和管理模式。在數(shù)字環(huán)境下，電子文件歸檔作為一種人們刻意保存檔案記錄的合目的手段，與傳統(tǒng)文件歸檔一樣仍然體現(xiàn)著集中統(tǒng)一管理原則的根本訴求，在未來相當(dāng)長的一個(gè)歷史時(shí)期仍具有實(shí)踐的必要性。在沒有或不完全具備文件歸檔要素的其他國家和地區(qū)，由于檔案管理難以完整、徹底實(shí)施集中統(tǒng)一管理原則，因而在微觀的機(jī)構(gòu)和社會(huì)主體層面，電子檔案管理各自為政的局面較為突出，在全社會(huì)統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)電子檔案管理技術(shù)接受步調(diào)的努力往往更難見效。實(shí)際上，促進(jìn)電子檔案管理工具、手段和架構(gòu)的適度集成，實(shí)現(xiàn)對社會(huì)泛在機(jī)構(gòu)和主體檔案資源的全面與有效控制，對每個(gè)國家或地區(qū)都具有或多或少的必要性。從某種意義上說，這正是集中統(tǒng)一管理原則在世界范圍內(nèi)具有的普適價(jià)值所在。而在其他國家和地區(qū)，在無法以集中統(tǒng)一為導(dǎo)向全面實(shí)施電子文件歸檔的情況下，在宏觀層面“管得好”和“低成本”難以兼得，這使得數(shù)字轉(zhuǎn)型中的電子檔案管理事實(shí)上已成為一個(gè)頗為棘手的世界難題。在這一背景下，我國立足文件歸檔制度，探索總結(jié)具有普遍意義的電子文件歸檔技術(shù)模式和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不僅有助于提升我國電子檔案管理的規(guī)模效益，也有助于為解決數(shù)字轉(zhuǎn)型中電子檔案管理的世界難題提供中國智慧和中國方案。

*基金：本文系國家社科基金青年項(xiàng)目“電子文件歸檔的中國特色研究”（21CTQ042）研究成果之一。

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（作者單位：中山大學(xué)信息管理學(xué)院 來稿日期：2022-07-12）