關(guān)于商業(yè)性文件中心的幾個(gè)問(wèn)題

摘 ?要：我國(guó)已經(jīng)建立商業(yè)性文件中心，但在文件中心特指政府文件中心的情況下，將商業(yè)性文件中心表述為文件中心的一種類(lèi)型是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模簧虡I(yè)性文件中心不具有過(guò)渡性，商業(yè)性文件中心的基本性質(zhì)是商業(yè)性；文件生命周期理論是文件中心建立的理論依據(jù)，并不是商業(yè)性文件中心建立的理論依據(jù)，商業(yè)性文件中心的建立沒(méi)有理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：文件中心；商業(yè)性文件中心；政府文件中心；文件生命周期理論

Abstract： China has established commercial records centers， but when the records center refers to the government records center， it is not rigorous to describe the commercial records center as a type of records center. The commercial records center is not transitional， and the basic nature of the commercial records center is commercial. The theory of records life cycle is the theoretical basis for the establishment of the records center， not the theoretical basis for the establishment of the commercial records center. There is no theoretical basis for the establishment of the commercial records center.

Keywords： ?Records center; Commercial records center; Government records center; Theory of records life cycle

國(guó)內(nèi)外除文件中心外，還有商業(yè)性的文件中心。1948年商業(yè)檔案中心（Business Archives Center）建立，成為美國(guó)的第一個(gè)商業(yè)性文件中心。[1]2000年，由美國(guó)專(zhuān)業(yè)文檔保管企業(yè)Guarantee Records Management與上海創(chuàng)造實(shí)業(yè)公司合作建立的上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司在上海成立，并于2002年正式對(duì)外營(yíng)業(yè)，這是首家國(guó)外商業(yè)性文件中心在中國(guó)開(kāi)設(shè)“分號(hào)”。[2]我國(guó)也建有自己的商業(yè)性文件中心，如北京量子偉業(yè)信息技術(shù)股份有限公司、中信天津外包服務(wù)有限公司、北京東方博泰文檔數(shù)據(jù)管理有限公司、深圳市深港檔案寄存中心有限公司等。我國(guó)已經(jīng)有了商業(yè)性文件中心的實(shí)踐，但關(guān)于商業(yè)性文件中心的幾個(gè)問(wèn)題是值得探討的。

1 商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型嗎？

從字面上看，商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型。這應(yīng)當(dāng)是沒(méi)有疑義的。檔案學(xué)者黃霄羽認(rèn)為，“商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型?！盵3]

黃霄羽以美國(guó)的文件中心為例，認(rèn)為“文件中心大致可分為三類(lèi)——政府系統(tǒng)的文件中心、機(jī)構(gòu)團(tuán)體的文件中心、商業(yè)性文件中心”[4]。

孫觀清認(rèn)為：“目前，發(fā)展水平較高的美國(guó)、加拿大等國(guó)大致有三類(lèi)文件中心：聯(lián)邦文件中心、非聯(lián)邦文件中心和商業(yè)性文件中心?！盵5]

問(wèn)題在于，我們并沒(méi)有對(duì)政府文件中心與文件中心這兩個(gè)概念加以區(qū)分。我們提及的文件中心實(shí)際上指的就是政府文件中心。從目前的文件中心定義看，無(wú)論教材、工具書(shū)還是檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)都可以說(shuō)明這一點(diǎn)。韓玉梅、張恩慶、黃坤坊編著的《外國(guó)檔案管理概論》一書(shū)認(rèn)為：“文件中心又名‘中間檔案館’，是介于政府機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種中間性機(jī)構(gòu)?！盵6]《中國(guó)大百科全書(shū)·圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)》對(duì)“文件中心（records center）”的解釋是：“一種過(guò)渡性的文件保管機(jī)構(gòu)，介于文件形成單位和檔案館之間，負(fù)責(zé)保管文件形成單位不經(jīng)常使用但還不能最后處理的文件?！盵7]中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1—2000）將“文件中心records centre”術(shù)語(yǔ)解釋為：“介于文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館之間的中間性或過(guò)渡性文件管理機(jī)構(gòu)?！薄队h法荷德意俄西檔案術(shù)語(yǔ)詞典》將“Records centre 文件中心”解釋成“通常是為半現(xiàn)行文件在最終處置之前進(jìn)行廉價(jià)貯藏、維護(hù)和交流而專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)建造的建筑物。也叫intermediate repository（中間檔案庫(kù)）或limbo（過(guò)渡性庫(kù)房）”。[8]由于文件中心概念強(qiáng)調(diào)了中間性、過(guò)渡性，很顯然，“我們所說(shuō)的文件中心就是政府系統(tǒng)的文件中心”[9]。

而國(guó)際文件管理者和指導(dǎo)者協(xié)會(huì)（ARMA）對(duì)商業(yè)性文件中心術(shù)語(yǔ)的解釋則是：“保存其他組織的文件并以營(yíng)利為目的提供有償服務(wù)的文件中心?！盵10]馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》對(duì)商業(yè)性文件中心的界定是：“由有關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人創(chuàng)辦的一種營(yíng)利性檔案管理機(jī)構(gòu)，它為工商企業(yè)或個(gè)人提供現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施、科學(xué)的文件管理和高效的文件服務(wù)”。[11]從文件中心和商業(yè)性文件中心術(shù)語(yǔ)的內(nèi)涵來(lái)看，兩者是兩種不同性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，商業(yè)性文件中心不可能是文件中心的一種類(lèi)型。

之所以出現(xiàn)商業(yè)性文件中心不是文件中心的一種類(lèi)型的問(wèn)題，原因在于我們界定的文件中心概念實(shí)際上是政府文件中心。因此，要確認(rèn)商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型，那就必須對(duì)文件中心（records center）重新予以定義，再將我們現(xiàn)在所說(shuō)的文件中心明確為政府文件中心。只有這樣，我們才能夠說(shuō)商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型。如果文件中心是特指政府文件中心的話(huà)，將商業(yè)性文件中心表述為文件中心的一種類(lèi)型則是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?/p>

2 商業(yè)性文件中心具有文件中心的基本性質(zhì)——“過(guò)渡性”嗎？

黃霄羽認(rèn)為，“文件中心的基本性質(zhì)——‘過(guò)渡性’以及主要特點(diǎn)——‘成本低廉、管理高效’”，“商業(yè)性文件中心除具有文件中心的基本性質(zhì)和特點(diǎn)外，還具有一些特殊性”。[12]

文件中心的基本性質(zhì)是過(guò)渡性以及商業(yè)性文件中心具有文件中心基本性質(zhì)的認(rèn)識(shí)值得探討。

所謂“過(guò)渡”，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》解釋為“事物由一個(gè)階段或一種狀態(tài)逐漸發(fā)展變化而轉(zhuǎn)入另一個(gè)階段或另一種狀態(tài)”[13]。文件中心的文件在移交給檔案館后，文件中心這一機(jī)構(gòu)依然存在，并沒(méi)有變成檔案館或別的什么機(jī)構(gòu)，并且文件中心與檔案館的這種文件交接關(guān)系是長(zhǎng)期存在的，并不是一次性的。文件中心保管的文件是暫時(shí)的，并不是永久性的，具有永久保存價(jià)值的文件按照規(guī)定最終要移交到檔案館。因此，認(rèn)定文件中心具有過(guò)渡性，實(shí)際上是將文件中心保管對(duì)象的性質(zhì)當(dāng)成了文件中心的性質(zhì)。

文件中心不具有過(guò)渡性，文件中心的保管對(duì)象則具有過(guò)渡性。非終極性的保管機(jī)構(gòu)，其保管對(duì)象都具有過(guò)渡性，因此過(guò)渡性只是文件中心文件的一般性質(zhì)。

文件中心不具有過(guò)渡性，但由于文件中心處在形成單位和檔案館之間，接收形成單位不經(jīng)常使用的文件，又要將具有永久保存價(jià)值的檔案移交到檔案館，因而文件中心具有中間性。因此，我們可以將文件中心簡(jiǎn)要地概括為保管過(guò)渡性文件的中間性機(jī)構(gòu)。

很顯然，文件中心不具有過(guò)渡性，只具有中間性，而商業(yè)性文件中心既不具有過(guò)渡性，也不具有中間性。

就商業(yè)性文件中心而言，其保管對(duì)象不存在向哪一家檔案機(jī)構(gòu)移交的問(wèn)題，過(guò)渡性、中間性根本無(wú)從談起。因此，認(rèn)為商業(yè)性文件中心具有文件中心的基本性質(zhì)，也就失去了依據(jù)。黃霄羽認(rèn)為，商業(yè)性文件中心的“基本性質(zhì)是商業(yè)性和有償性?！盵14]尚美潔認(rèn)為，“商業(yè)性是商業(yè)性文件中心的本質(zhì)屬性”。[15]如果說(shuō)商業(yè)性文件中心具有特殊性，它的特殊性無(wú)疑就是商業(yè)性，這是商業(yè)性文件中心的基本性質(zhì)，或者說(shuō)是本質(zhì)屬性。

當(dāng)然，如果說(shuō)商業(yè)性文件中心與文件中心一樣，具有“成本低廉、管理高效”的特點(diǎn)，則是無(wú)疑的?！皳?jù)美國(guó)統(tǒng)計(jì)，機(jī)關(guān)辦公室每1立方英尺文件年均保管費(fèi)用為7.66美元，而文件中心只需0.51美元?！盵16]如果商業(yè)性文件中心的保管費(fèi)用高于工商企業(yè)自己保管的費(fèi)用且管理和服務(wù)效率低下，商業(yè)性文件中心也就無(wú)法生存下去。

筆者之所以對(duì)商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型這一提法提出異議，主要是因?yàn)槲募行暮蜕虡I(yè)性文件中心并不是同一性質(zhì)的機(jī)構(gòu)。黃霄羽就認(rèn)為，“基本性質(zhì)是商業(yè)性和有償性。這是商業(yè)性文件中心與政府文件中心的根本區(qū)別?！盵17]這就表明，商業(yè)性文件中心具有商業(yè)性和有償性，而文件中心具有中間性和無(wú)償性。兩者根本性質(zhì)不同，不具有可比性。黃霄羽也承認(rèn)，其實(shí)“美國(guó)檔案界對(duì)文件中心的類(lèi)型并未作明確的劃分?！盵18]

尚美潔認(rèn)為，“商業(yè)性文件中心是文件中心的一種特殊形式?！盵19]沈一春認(rèn)為，“商業(yè)性文件中心具有文件中心的部分特性，但是不等同于文件中心?！盵20]如果商業(yè)性文件中心就是文件中心的一種類(lèi)型，那么說(shuō)商業(yè)性文件中心是文件中心的一種特殊形式就令人費(fèi)解。如果商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類(lèi)型，那么商業(yè)性文件中心就應(yīng)該具有文件中心的全部特性，而不是部分特性。商業(yè)性文件中心是文件中心的一種特殊形式、商業(yè)性文件中心具有文件中心的部分特性，恰恰表明：文件中心就是特指政府文件中心。和政府文件中心相比，商業(yè)性文件中心具有特殊性，商業(yè)性文件中心具有與政府文件中心不同的根本性質(zhì)。

3 商業(yè)性文件中心的建立有理論依據(jù)嗎？

黃霄羽認(rèn)為“商業(yè)性文件中心同樣是基于文件生命周期理論的完美實(shí)踐”?！耙虼丝梢哉f(shuō)，商業(yè)性文件中心是企業(yè)半現(xiàn)行文件最佳的保管場(chǎng)所，符合文件生命周期理論對(duì)階段式管理的要求。換言之，文件生命周期理論正是商業(yè)性文件中心產(chǎn)生和發(fā)展的理論基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)?！盵21]

文件生命周期理論真的是商業(yè)性文件中心產(chǎn)生和發(fā)展的理論基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)嗎？

文件生命周期理論的確為建立文件中心提供了理論依據(jù)。該理論也稱(chēng)為文件生命過(guò)程三階段論：“現(xiàn)行階段，也叫文書(shū)處理階段，由文件形成單位自行保存；非現(xiàn)行階段，也叫休眠階段，由文件中心保存；最后處理階段，即銷(xiāo)毀或永久保存階段，按規(guī)定的保管期限由各機(jī)關(guān)自行銷(xiāo)毀或移交檔案館永久保存?！盵22]現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件正好與相應(yīng)的保管機(jī)構(gòu)——形成單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)、文件中心、國(guó)家檔案館對(duì)應(yīng)起來(lái)。商業(yè)性文件中心保管的文件最終是不可能移交到國(guó)家檔案館的，因而用文件生命周期理論去解釋商業(yè)性文件中心顯然是解釋不通的。

黃霄羽進(jìn)而認(rèn)為“商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展不僅符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求，而且更突出地體現(xiàn)了文件生命周期理論全過(guò)程管理的思想”，因?yàn)椤皬奈募纳伞⒐芾砗途S護(hù)到最終處置，整個(gè)過(guò)程均由商業(yè)性文件中心進(jìn)行高效管理”[23]。這一解釋是缺乏說(shuō)服力的。如果說(shuō)半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段的文件在商業(yè)性文件中心合而為一而體現(xiàn)出整體性的話(huà)，那么“文件的生成”是在形成單位，商業(yè)性文件中心應(yīng)當(dāng)是無(wú)法進(jìn)行全過(guò)程管理的。

文件生命周期理論不能作為商業(yè)性文件中心理論基礎(chǔ)的根本原因在于商業(yè)性文件中心保管的文件與政府文件中心保管的文件性質(zhì)不同。政府文件中心保管的文件是政府公共文件，從所有權(quán)的角度看屬于國(guó)家所有。正因?yàn)槿绱耍瑖?guó)家通過(guò)對(duì)公共文件和公共檔案進(jìn)行立法，強(qiáng)制要求文件由形成單位移交到文件中心、再由文件中心移交到國(guó)家檔案館，從而使得文件的運(yùn)動(dòng)體現(xiàn)出明顯的階段性。換句話(huà)說(shuō)，政府文件中心保管的文件屬于公共文件，文件生命周期理論研究的其實(shí)是公共文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程以及對(duì)這一過(guò)程的全面管理。阿根廷檔案學(xué)者曼努埃爾·巴斯克斯提出研究文件生命周期理論的意義“不僅僅是為文件中心提供理論依據(jù)”，更重要的是“為了發(fā)現(xiàn)是什么原因促使文件從一個(gè)階段向另一個(gè)階段過(guò)渡”。[24]而商業(yè)性文件中心保管的文件則不然，從所有權(quán)的角度看并非屬于非國(guó)家所有，不屬于公共文件和公共檔案立法調(diào)整的對(duì)象。商業(yè)性文件中心保管的文件則由文件所有者與商業(yè)性文件中心簽署協(xié)議并支付費(fèi)用，而且是否將文件交由商業(yè)性文件中心保管也不具有強(qiáng)制性?？梢?jiàn)，將文件生命周期理論作為商業(yè)性文件中心的理論基礎(chǔ)是缺乏說(shuō)服力的。

不可否認(rèn)，商業(yè)性文件中心與政府文件中心具有密切關(guān)系的事實(shí)。建立第一個(gè)政府文件中心和商業(yè)性文件中心的人都是美國(guó)國(guó)家檔案館工作人員艾默特·里赫（Emmett Leahy）。他幫助設(shè)計(jì)了文件中心方案，又將建立文件中心的成功經(jīng)驗(yàn)引入商業(yè)領(lǐng)域，投資建立了第一個(gè)商業(yè)性文件中心。[25]這只能說(shuō)明商業(yè)性文件中心是對(duì)政府文件中心的效仿，證明不了商業(yè)性文件中心建立的理論依據(jù)也是文件生命周期理論。

商業(yè)性文件中心是由獨(dú)立法人成立，自負(fù)盈虧，獨(dú)立核算，主要面向企業(yè)和個(gè)人，提供文檔寄存、處置、利用等有償服務(wù)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。商業(yè)性文件中心只要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，就可以開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)。因此，商業(yè)性文件中心的建立并沒(méi)有理論依據(jù)，非要給商業(yè)性文件中心尋找理論依據(jù)是非常勉強(qiáng)的。

4 結(jié)語(yǔ)

由于目前文件中心特指政府文件中心，或者說(shuō)文件中心就是政府文件中心的簡(jiǎn)稱(chēng)，因而將商業(yè)性文件中心表述為文件中心的一種類(lèi)型是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。政府文件中心的特性是中間性，商業(yè)性文件中心的特性是商業(yè)性，無(wú)論如何，過(guò)渡性不可能是商業(yè)性文件中心的基本性質(zhì)。商業(yè)性文件中心不同于政府文件中心，商業(yè)性文件中心的建立是一種商業(yè)行為，沒(méi)有理論依據(jù)。

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[24]轉(zhuǎn)引自韓玉梅.外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1995：17.

（作者單位：安徽師范大學(xué)文學(xué)院 來(lái)稿日期：2022-08-20）