依托信息技術(shù)支撐，積極推進(jìn)檔案服務(wù)能力建設(shè)

劉想想

(黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

眾所周知作為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的一大必然趨勢(shì)，新一代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于我們工作生活的方方面面，也包括引領(lǐng)著檔案事業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的未來(lái)發(fā)展方向。正因如此，檔案工作在信息化管理建設(shè)進(jìn)程中也正面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。特別是面對(duì)全社會(huì)日益增長(zhǎng)的現(xiàn)代化檔案服務(wù)需求，檔案管理的服務(wù)業(yè)態(tài)、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)模式、服務(wù)流程以及檔案資源儲(chǔ)備形式等，也將隨之發(fā)生巨大改變。簡(jiǎn)言之，檔案工作將在兼具館藏資源數(shù)字化、信息檢索便捷化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化和服務(wù)范圍擴(kuò)大化等諸多優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)的信息化建設(shè)下一改既往傳統(tǒng)檔案只重實(shí)體儲(chǔ)存與利用的單一服務(wù)模式，逐步向多元檔案資源庫(kù)、檔案信息處理中心、檔案用戶數(shù)據(jù)管理群等檔案資源共享服務(wù)的平臺(tái)模式邁進(jìn)。在這種大時(shí)代背景下，就要求檔案工作者必須加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作中的思維定勢(shì)、習(xí)慣方法和傳統(tǒng)模式，進(jìn)而通過(guò)不懈的努力探索新的科學(xué)方法和高效模式。

經(jīng)多方調(diào)研，我們不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理比較注重館藏?cái)?shù)量，并且檔案資料普遍以紙質(zhì)載體為主，致使在整理和開(kāi)發(fā)信息化檔案方面，會(huì)產(chǎn)生優(yōu)質(zhì)的電子資源儲(chǔ)備不足的情況。除此之外，由于紙質(zhì)檔案資源的自身性質(zhì)，也易導(dǎo)致其服務(wù)流程存在一定的短板和局限性，很難充分滿足伴隨時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越多樣化的檔案服務(wù)需求；同時(shí)較單一的服務(wù)方式還經(jīng)常造成一定程度的人力、物力上的浪費(fèi)。有鑒于此,當(dāng)下檔案事業(yè)在面臨轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)所提出的新要求之一，就是檔案信息化的服務(wù)意識(shí)亟需加快轉(zhuǎn)變。依據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)所提出的文件精神，我們可以確信：為適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求,以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，將是檔案事業(yè)下一階段工作的重點(diǎn)目標(biāo)[1-3]。

該文將結(jié)合自身的具體工作實(shí)踐和體會(huì)，就如何在充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎(chǔ)上著力加強(qiáng)檔案工作的服務(wù)能力建設(shè)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案資源的利用效益，為用戶提供更加多元和優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提出幾點(diǎn)看法，以期從整體上將信息化與檔案管理中的各項(xiàng)服務(wù)工作深度融合，優(yōu)化流程、提高效率，全面提升檔案管理信息化的綜合實(shí)力。

1 加快轉(zhuǎn)變檔案信息化服務(wù)意識(shí)，全面提升檔案信息化服務(wù)能力

實(shí)踐證明，在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的大時(shí)代背景下，檔案基于記錄歷史資料的自身性質(zhì)，已經(jīng)越來(lái)越受到社會(huì)公眾的普遍重視。檔案作為一項(xiàng)為社會(huì)公眾提供記錄、整理和保管等服務(wù)性工作，其服務(wù)屬性本身也是檔案工作能夠賴以生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，檔案部門(mén)要想充分發(fā)揮自身工作的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，就必須將服務(wù)作為所有工作的眾中之重。首先，在目前檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)階段，作為檔案工作人員必須加快改變傳統(tǒng)檔案工作中服務(wù)意識(shí)較為薄弱的思維定勢(shì)，在開(kāi)展檔案服務(wù)的過(guò)程中，迅速把服務(wù)意識(shí)放在首要位置，使檔案工作全流程都緊緊圍繞著用戶需求而服務(wù)展開(kāi)。其次，我們還要在切實(shí)做好檔案需求服務(wù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步去探索提升檔案信息化服務(wù)與管理的創(chuàng)新思路——也就是在實(shí)施檔案管理信息化、數(shù)字化過(guò)程中，我們要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)形式，努力提升服務(wù)品質(zhì)，全面優(yōu)化服務(wù)流程；結(jié)合各種不同實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，包括對(duì)管理理念、服務(wù)方法以及運(yùn)作模式不斷進(jìn)行科學(xué)性創(chuàng)新，等等，以便使檔案工作從業(yè)人員盡快轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，盡早適應(yīng)檔案信息化工作流程，盡快提升信息技術(shù)支撐下的服務(wù)能力和服務(wù)成效。只有這樣，檔案信息中存憑、留史、育人等信息資源才能得以充分利用，其巨大的潛力和價(jià)值才能最終得以充分發(fā)揮[4-6]。

2 科學(xué)優(yōu)化檔案工作服務(wù)流程，精準(zhǔn)促進(jìn)檔案服務(wù)成效提升

在信息化時(shí)代，檔案管理工作信息化作為一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工程，需要我們檔案服務(wù)人員首先要立足眼前，才能放眼全局。在平時(shí)的檔案工作中，就要大力推進(jìn)檔案載體數(shù)字化，積極開(kāi)展檔案電子資源的歸檔、接收和整理等工作。因?yàn)橹挥羞@樣才能為后續(xù)的檔案管理信息化進(jìn)程打好基礎(chǔ)。其次就是要規(guī)范制定標(biāo)準(zhǔn)，然后再依照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，分步驟、分階段地穩(wěn)步推進(jìn)完成。眾所周知，檔案資源電子化最主要的優(yōu)點(diǎn)是存檔簡(jiǎn)單方便，不再像傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)載體那樣大量占用空間面積，同時(shí)特別容易損壞丟失。但是在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，要想真正發(fā)揮好電子檔案資源的優(yōu)勢(shì)，最重要的是需要我們檔案工作人員，根據(jù)不同的檔案信息制定不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，分層次、分質(zhì)量、分形式的有序歸檔。所以，檔案工作人員除了要熟知相關(guān)電子檔案管理規(guī)范，包括熟練掌握信息化技術(shù)以外，還要根據(jù)不同類別的電子文件檔案進(jìn)行管理期限和規(guī)則方面的明確了解和確認(rèn)，并據(jù)此制定配套的具體管理要求，以確保每份“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的檔案資源齊全有序，科學(xué)規(guī)范地完成歸檔流程，進(jìn)而為這些檔案資源創(chuàng)造一個(gè)良好的歸屬地。最后一點(diǎn)就是明確目標(biāo)，齊抓共管。應(yīng)該說(shuō)，要完成檔案全流程管理工作，僅僅依靠檔案工作人員單方面努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還需要每個(gè)歸檔部門(mén)按照檔案工作規(guī)范與要求，認(rèn)真負(fù)責(zé)地參與到歸檔工作中來(lái)。一方面，檔案工作人員要努力突破傳統(tǒng)服務(wù)流程中存在的種種弊端和限制，真正以用戶需求為導(dǎo)向，從長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃角度出發(fā)對(duì)待各種檔案信息資源；同時(shí)立足在最優(yōu)化管理的層面上，努力提高各種管理要素的交融度，藉此增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、有效性、完整性和有序性，最終為用戶提供最優(yōu)化的檔案信息集成服務(wù)。應(yīng)該說(shuō)，只有運(yùn)用了這種服務(wù)與管理通力合作、齊抓共管的工作模式，我們才能盡早完成檔案管理信息化的目標(biāo)[7-9]。

3 重點(diǎn)加強(qiáng)檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，依托復(fù)合型人才支撐可持續(xù)發(fā)展

概括講，當(dāng)下我們檔案服務(wù)方面的現(xiàn)代化需求，也正伴隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展同步與時(shí)俱進(jìn)，這就必然需要我們及時(shí)優(yōu)化單一的檔案人才建構(gòu)，抓緊打造一支掌握新知識(shí)、新技術(shù)以及現(xiàn)代化管理和服務(wù)能力的綜合型檔案人才隊(duì)伍。由于管理電子檔案與管理紙質(zhì)檔案有著截然不同的方式，特別是面對(duì)檔案信息內(nèi)容數(shù)字化、電子檔案的安全性保存、文檔一體化處理、多樣化開(kāi)發(fā)利用數(shù)據(jù)資源等現(xiàn)代化技術(shù)手段，所有這些都已經(jīng)對(duì)當(dāng)下的檔案工作從業(yè)人員提出了新的和更高的技術(shù)性服務(wù)要求。有鑒于此，我們檔案工作者首先就要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不斷更新服務(wù)方式，努力掌握新一代信息化服務(wù)技術(shù)，進(jìn)而從根本上提高檔案工作的現(xiàn)代化服務(wù)水平，并加快促進(jìn)完成檔案信息化管理的規(guī)范化和安全化。與此同時(shí)，我們還應(yīng)結(jié)合自身工作實(shí)踐，借助各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和知識(shí)更新，不斷歷練能力提升水平，努力爭(zhēng)取鍛煉成為一名可以持續(xù)滿足檔案信息化建設(shè)的專業(yè)復(fù)合型人才。

有關(guān)檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，該文著重以下三條路徑進(jìn)行深入探討。

3.1 培養(yǎng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才

伴隨我國(guó)信息化水平的不斷提高，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不可或缺的工作平臺(tái)，并且在各單位的日常工作中處于重要的地位。這也包括將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案資源和安全體系建設(shè)中來(lái)，培養(yǎng)可以全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案工作人員等，可以說(shuō)這將是未來(lái)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素。這就迫切要求我們，盡快通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)培訓(xùn)，全面掌握互聯(lián)網(wǎng)的基本原理、網(wǎng)絡(luò)管理、網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)操作等方面的相關(guān)知識(shí)；同時(shí)還應(yīng)抓緊掌握具備專業(yè)設(shè)備的使用技術(shù)，掌握局域網(wǎng)系統(tǒng)組建、安裝、配置和維護(hù)等方面的技術(shù)方法分析、包括能夠熟練使用計(jì)算機(jī)常用軟件工具，并具備一定的網(wǎng)絡(luò)程序設(shè)計(jì)能力等。

3.2 培養(yǎng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)人才

為高效推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)程，需要我們將數(shù)字化信息技術(shù)積極應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中來(lái)，包括對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、整理、掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)，為數(shù)字檔案庫(kù)的建設(shè)提供信息資源儲(chǔ)備。上述這些工作內(nèi)容的完成，需要我們培養(yǎng)大量精通數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的檔案專業(yè)人才。因此，也需要各檔案管理部門(mén)，通過(guò)人才引進(jìn)、選調(diào)和專業(yè)培訓(xùn)等諸多措施，盡快培養(yǎng)和打造一支能夠符合現(xiàn)代檔案信息化需求的專業(yè)人才隊(duì)伍[10]。

3.3 不斷優(yōu)化檔案人才資源結(jié)構(gòu)

鑒于檔案工作的特殊性質(zhì)，諸如流程繁復(fù)且較為枯燥等。這就格外需要相關(guān)單位關(guān)注和重視其檔案信息化人才的重點(diǎn)培養(yǎng)，包括建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、配備硬件設(shè)備和優(yōu)化工作環(huán)境。尤其是尊重和肯定他們的創(chuàng)造性工作成果等方式方法，有效調(diào)動(dòng)相關(guān)專業(yè)人員工作的積極性，并藉此來(lái)調(diào)整和優(yōu)化檔案人才資源結(jié)構(gòu)，使每一位有專業(yè)特長(zhǎng)的、優(yōu)秀人才都能找到屬于自己的崗位，最大限度地發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)與才能。只有這樣，檔案人才資源才能得到真正有效的開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)而也能有效提高整體檔案工作的系統(tǒng)效率，為促進(jìn)復(fù)合型人才資源可持續(xù)發(fā)展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的地基。

4 以人為本發(fā)掘潛力，優(yōu)化提升檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值與資源效益

檔案作為承載歷史記憶、文化精華、科技成果和人文經(jīng)驗(yàn)的偉大文明成果，其自身具有著相當(dāng)深刻的傳承性和規(guī)律性，它往往象征著一個(gè)時(shí)代的政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和社會(huì)文明程度。同時(shí)，檔案工作也是一項(xiàng)為社會(huì)大眾提供各種信息資源和依據(jù)支撐、以便于社會(huì)各方各面參考和利用的服務(wù)型工作。尤其是在今天，伴隨著各種先進(jìn)信息技術(shù)的出現(xiàn)與運(yùn)用，檔案信息化資源也正越來(lái)越廣泛地共享使用在經(jīng)濟(jì)、文化等諸多領(lǐng)域，為全社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步提供了重要的參考憑證和借鑒指導(dǎo)作用?？梢哉f(shuō)檔案的社會(huì)價(jià)值和資源效益正越來(lái)越普遍地得以實(shí)現(xiàn)。也正因如此，當(dāng)下社會(huì)各方面的廣大用戶，正迫切地希望檔案服務(wù)人員，能夠從高科技的角度出發(fā)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)加大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)，為自己提供更為廣泛、高效、便捷和安全的現(xiàn)代化檔案服務(wù)。同時(shí)還應(yīng)看到，面對(duì)更深入的市場(chǎng)化發(fā)展帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也正要求檔案服務(wù)必須從市場(chǎng)的實(shí)際需求出發(fā)，依據(jù)不同用戶群體的具體需求，為其提供定向的信息資源和個(gè)性化服務(wù)，進(jìn)而把“以人為本”的服務(wù)價(jià)值發(fā)揮到最大化和最優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)盡細(xì)微、至廣大的現(xiàn)代化高水平的檔案服務(wù)[11]。

基于此該文認(rèn)為現(xiàn)代化檔案管理若想在社會(huì)價(jià)值和資源效益層面上，跨越式地達(dá)到一個(gè)新高度，那么檔案工作服務(wù)人員就必須在工作中堅(jiān)持秉承“以人為本，一切為利用者服務(wù)”的從業(yè)理念，在著力提升個(gè)性化服務(wù)水平、創(chuàng)新突破服務(wù)陳規(guī)等諸多方面充分做足準(zhǔn)備。包括首先要努力完善檔案服務(wù)中的運(yùn)作機(jī)制，為用戶提供反應(yīng)快捷、信息靈敏和優(yōu)質(zhì)高效的定制服務(wù)，不斷增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性、時(shí)效性和預(yù)見(jiàn)性等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率的最大化。其次還要主動(dòng)靠前尋求檔案資源的共建共享，通過(guò)采用信息化技術(shù)，不斷拓寬檔案服務(wù)方式、方法、路徑和領(lǐng)域。例如在原有的用檔規(guī)范基礎(chǔ)上，要有意識(shí)地去研究、創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)資源的收集方式、整合范圍、協(xié)作對(duì)象、利用模式和服務(wù)目標(biāo)等。尤其是要積極利用個(gè)性化搜索服務(wù)技術(shù)、信息推送服務(wù)技術(shù)、信息檢索服務(wù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)技術(shù)等先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，為有需求的機(jī)構(gòu)和用戶提供準(zhǔn)確度高、安全性強(qiáng)的個(gè)性化定制服務(wù)；在共建、共享、協(xié)作和服務(wù)等方面充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎(chǔ)上更加富有成效地提升檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值和資源效益，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展積極貢獻(xiàn)檔案工作者的智慧與力量[12-13]。

5 結(jié)論

信息化時(shí)代帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也創(chuàng)造了更多的機(jī)遇。作為當(dāng)今信息化時(shí)代的檔案工作者，我們應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，努力把握機(jī)會(huì)，并加快轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)模式，積極拓展和推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。通過(guò)高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來(lái)切實(shí)提高檔案事業(yè)的社會(huì)地位和影響力。