湖北大老嶺國(guó)家級(jí)自然保護(hù)區(qū)科研檔案管理建議及對(duì)策

譚海燕 丁 峰

(宜昌三峽大老嶺自然保護(hù)區(qū)管理局 宜昌 443000)

湖北大老嶺國(guó)家級(jí)自然保護(hù)區(qū)(以下簡(jiǎn)稱大老嶺保護(hù)區(qū))地處西部高山向東部平原過(guò)渡，位于湖北省宜昌市夷陵區(qū)與興山縣、秭歸縣交界處，范圍界線涉及“兩縣一區(qū)”，緊鄰三峽工程壩頭庫(kù)首北岸，地理坐標(biāo)為東經(jīng)110°51′08"～111°00′26"，北緯30°52′35"～31°07′24"，保護(hù)區(qū)總面積14 225 hm2，國(guó)有林地面積5 887 hm2，森林覆蓋率98%，已查明高等植物246科1 010屬2 469種，棲息林間的陸生脊椎動(dòng)物92科266屬418種，是三峽庫(kù)區(qū)生物多樣性保護(hù)的關(guān)鍵地區(qū)，是三峽大壩的綠色衛(wèi)士。大老嶺保護(hù)區(qū)成立以來(lái)，與中國(guó)林科院、中科院武漢植物園、北京林業(yè)大學(xué)等十余所高校和科研單位建立產(chǎn)學(xué)研合作,百余名博士、碩士在大老嶺保護(hù)區(qū)開(kāi)展學(xué)術(shù)課題研究，發(fā)表各類研究論文300多篇，專著1部，獲國(guó)家、省、市科技進(jìn)步獎(jiǎng)25項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)植物新種3個(gè),共建立10個(gè)高校產(chǎn)學(xué)研基地，建成8類生態(tài)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)區(qū)豐富的資源，完備的科研平臺(tái)，豐碩的科研成果，讓大老嶺保護(hù)區(qū)科研檔案管理工作顯得格外重要，只有不斷探索新方法、新技術(shù)，進(jìn)一步提升科研檔案的管理水平，才能滿足保護(hù)區(qū)不斷發(fā)展的需要。

1 科研檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理基設(shè)施完備

大老嶺保護(hù)區(qū)始終把檔案管理工作放在重要位置來(lái)抓，向高標(biāo)準(zhǔn)看齊，不斷完善設(shè)施建設(shè)，建成綜合檔案室108 m2，其中庫(kù)房54 m2、辦公閱覽室54 m2，能夠滿足未來(lái)10年發(fā)展需要。密集架50組，配備除濕機(jī)1臺(tái)、滅火器4個(gè)、防磁柜1臺(tái)；閱覽室、整理室配備計(jì)算機(jī)4臺(tái)、掃描儀2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)、照相機(jī)1部；庫(kù)房?jī)?nèi)監(jiān)控2路、庫(kù)房外監(jiān)控1路，24小時(shí)運(yùn)行，全面滿足檔案現(xiàn)代化管理、安全保管要求。為加強(qiáng)檔案搜集工作，對(duì)各科室、各單位配置檔案立柜107組，復(fù)印機(jī)6臺(tái)，掃描儀5臺(tái)，照相機(jī)41部。

1.2 檔案管理種類齊全

大老嶺保護(hù)區(qū)綜合檔案室室藏檔案種類齊全，共整理文書、科技、會(huì)計(jì)、專業(yè)、聲像、電子、實(shí)物等七大門類檔案2.4萬(wàn)件。其中文書檔案案卷級(jí)215卷、文件級(jí)9 514件，會(huì)計(jì)檔案案卷級(jí)7 588卷、文件級(jí)1 502件，專業(yè)檔案案卷級(jí)101卷、文件級(jí)1 309件，科技檔案案卷級(jí)263卷、文件級(jí)931件，聲像檔案照片754組1 040張，電子檔案光盤60盤、磁盤15盤，實(shí)物檔案226件。為加快檔案信息化建設(shè)，全部檔案錄入宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化管理系統(tǒng)，建立案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)檔案數(shù)字化加工，文書永久類檔案全文掃描，建立文書檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)，通過(guò)宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化管理系統(tǒng)利用功能，完成了組織沿革、大事記等編研工作。

1.3 檔案管理成果突出

《三峽庫(kù)區(qū)大老嶺植物多樣性與保護(hù)》(2008年出版)在編纂期間，編委專家在大老嶺保護(hù)區(qū)先后100多次查閱了1 000多卷(件)科研檔案資料和實(shí)物，為該專著編撰提供了詳實(shí)的資料數(shù)據(jù)，同時(shí)也為大老嶺保護(hù)區(qū)開(kāi)展資源保護(hù)、科學(xué)利用開(kāi)發(fā)植物資源創(chuàng)造了條件。2010年《大老嶺自然保護(hù)區(qū)科學(xué)考察報(bào)告》編制過(guò)程中，編委專家先后30多次查閱了500多卷科研檔案資料，內(nèi)容涉及資源保護(hù)、動(dòng)植物分布、社區(qū)發(fā)展相關(guān)的文件資料、科技資料、照片資料等，為該報(bào)告的編撰提供了豐富的多樣物種本底數(shù)據(jù)，摸清了大老嶺保護(hù)區(qū)本底資源家底。在大老嶺保護(hù)區(qū)《三峽后續(xù)工作總體規(guī)劃》和《湖北省宜昌市直三峽后續(xù)工作實(shí)施規(guī)劃(2011～2014年)報(bào)告》編制過(guò)程中，編制專班查閱科研檔案資料30多次300多卷，為項(xiàng)目規(guī)劃報(bào)告順利通過(guò)評(píng)審和落地實(shí)施發(fā)揮了突出價(jià)值。1998年大老嶺管理局檔案達(dá)科技事業(yè)單位“省級(jí)先進(jìn)”標(biāo)準(zhǔn)，2015年檔案晉升省特級(jí)至今，檔案規(guī)范化建設(shè)得到強(qiáng)力推進(jìn)。檔案管理員先后獲得了宜昌市檔案局“蘭臺(tái)”貢獻(xiàn)獎(jiǎng)、宜昌市直林業(yè)系統(tǒng)優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、宜昌市“建功立業(yè)”標(biāo)兵稱號(hào)。

2 科研檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理人員綜合能力不高

目前大老嶺保護(hù)區(qū)科研檔案管理人員只是簡(jiǎn)單的按照規(guī)章制度對(duì)科研檔案進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔，并沒(méi)有參與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、總結(jié)全過(guò)程，同時(shí)由于檔案管理人員所學(xué)專業(yè)原因?qū)ΡＷo(hù)區(qū)科研檔案內(nèi)容相關(guān)技術(shù)知識(shí)和應(yīng)用價(jià)值理解不夠，另一方面科研人員對(duì)科研檔案管理知識(shí)了解甚少，缺乏對(duì)科研檔案管理利用需求特點(diǎn)深入理解，急需既懂保護(hù)區(qū)科研又懂檔案管理的綜合型人才。

2.2 科研檔案管理持續(xù)性不強(qiáng)

大老嶺保護(hù)區(qū)開(kāi)展的多學(xué)科研究課題中，主要以動(dòng)植物為研究對(duì)象，由于動(dòng)植物的種類多、數(shù)量大、多數(shù)生長(zhǎng)周期長(zhǎng)，又由于它們與自然界其他有機(jī)的關(guān)系十分復(fù)雜，因此決定了一部分科研課題持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，并且需要繼承前人的研究成果和已取得數(shù)據(jù)，有些課題需要幾代人的努力，科研檔案材料遺失或者研究中斷，將導(dǎo)致課題研究中斷、數(shù)據(jù)追溯難、課題經(jīng)費(fèi)重復(fù)投入等問(wèn)題。同時(shí)，由于檔案管理人員的流動(dòng)，交接工作流程不規(guī)范，易造成科研檔案中斷和資料丟失，這對(duì)科研檔案要求的連續(xù)性和研究?jī)?nèi)容的連貫性都是很大挑戰(zhàn)。

2.3 科研檔案信息化程度不高

大老嶺保護(hù)區(qū)90年代以前的科研檔案多為紙質(zhì)，在存檔管理過(guò)程中只對(duì)檔案目錄進(jìn)行了數(shù)字錄入管理，而檔案內(nèi)容是通過(guò)簡(jiǎn)單掃描以圖片格式存儲(chǔ)，沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化和文檔信息檢索管理，保護(hù)區(qū)科研檔案的核心和價(jià)值所在就是長(zhǎng)時(shí)間軸解釋生物多樣性的演替規(guī)律為當(dāng)前管理提供本底支持和輔助決策，而當(dāng)前管理技術(shù)水平不利于保護(hù)區(qū)科研檔案的查找檢索和價(jià)值挖掘利用。

3 建議及對(duì)策

3.1 強(qiáng)化管理人員綜合能力

加強(qiáng)科研人員的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，在科研課題立項(xiàng)后科研人員要依據(jù)檔案管理部門列出的科研歸檔資料需求清單和要求，在科研過(guò)程中按時(shí)間節(jié)點(diǎn)梳理、匯總后及時(shí)歸檔，在課題驗(yàn)收后對(duì)歸檔資料內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)性和完整性的審查，審查確認(rèn)無(wú)誤后簽字，交由檔案管理部門存檔。同樣還要提升檔案管理人員的保護(hù)區(qū)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓其參與到科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、評(píng)審、驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，能夠理解掌握研究課題類型、對(duì)象、周期、價(jià)值等主要框架要素。通過(guò)強(qiáng)化科研人員和檔案管理人員之間互動(dòng)交流培訓(xùn)，明確職責(zé)范圍、嚴(yán)格管理考核，逐步形成科研管理人員和檔案管理人員相互溝通配合的長(zhǎng)效機(jī)制，培養(yǎng)一批即懂保護(hù)區(qū)科研又懂檔案管理的綜合管理人才，這樣才能真正推動(dòng)保護(hù)區(qū)科研工作可持續(xù)發(fā)展，充分發(fā)揮出科研檔案的重要價(jià)值。

3.2 創(chuàng)新科研檔案管理體系

根據(jù)科研檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性、持續(xù)性和實(shí)效性等特點(diǎn)，以面向保護(hù)區(qū)科研利用需求為目標(biāo)，按照工程項(xiàng)目分類法、型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、地域分類法、時(shí)間分類法建立保護(hù)區(qū)科研檔案管理體系，將科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，確保保護(hù)區(qū)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性[1]。保護(hù)區(qū)科研項(xiàng)目立項(xiàng)后按照生境、物種、生態(tài)因子等不同研究類型進(jìn)行分類，根據(jù)研究對(duì)象劃定時(shí)間軸，制定研究參數(shù)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，方便后期人員調(diào)整、接替延伸研究。研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等全過(guò)程中形成具有保存價(jià)值的各種形式和載體的科研文件材料均納入歸檔范圍，從而確?？蒲袡n案的連續(xù)性、連貫性、完整性和可持續(xù)研究性。

3.3 提升信息化管理水平

將前期大老嶺保護(hù)區(qū)科研信息資料、科研成果、研究報(bào)告、公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文等資料按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別(OCR)工作規(guī)范》通過(guò)圖像導(dǎo)入、圖像預(yù)處理、比對(duì)識(shí)別、修改校正、成果整理輸出5個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將保護(hù)區(qū)科研檔案數(shù)字化保存為TXT形式和雙層PDF/OFD格式文件。保存TXT格式的，應(yīng)以紙質(zhì)檔案的件或頁(yè)為單位輸出檔案OCR成果；保存為雙層PDF/OFD的，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件版式文件格式，自動(dòng)形成支持全文檢索的雙層PDF或OFD文件[2]。數(shù)字化后的科研檔案通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(如SQL-SERVER、ORACLE)建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)有序的數(shù)據(jù)庫(kù)體系，便于檢索查詢、統(tǒng)計(jì)匯總，讓數(shù)據(jù)管理貫穿整個(gè)科研數(shù)據(jù)全生命周期，確保數(shù)據(jù)管理的主動(dòng)、持續(xù)和不間斷性，形成一條具有連續(xù)性和可回溯性的完整數(shù)據(jù)管理鏈條[3]，實(shí)現(xiàn)大老嶺保護(hù)區(qū)科研檔案資料數(shù)據(jù)的快速查詢、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、分析挖掘等智能化功能。

4 結(jié)語(yǔ)

自然保護(hù)區(qū)科研檔案是適應(yīng)自然保護(hù)區(qū)的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，大老嶺自然保護(hù)區(qū)蘊(yùn)藏著豐富的物種資源，保存著多種典型的自然生態(tài)系統(tǒng)及多種自然歷史遺跡，是開(kāi)展科研，探討各種生態(tài)的結(jié)構(gòu)、功能、監(jiān)測(cè)人類活動(dòng)影像的理想之地，后期將更加注重《檔案法》的學(xué)習(xí)貫徹，更加注重科研檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范，更加注重檔案人員綜合素質(zhì)的提高，更加注重檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，更加注重檔案信息化的建設(shè)，全面提升科研檔案管理水平，為加快大老嶺科學(xué)跨越發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)生態(tài)三峽、美麗中國(guó)貢獻(xiàn)力量。