高校工資系統(tǒng)優(yōu)化與流程探討

【摘要】高校的收入構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)相對(duì)于企業(yè)比較復(fù)雜一些，本文擬通過分析高校現(xiàn)有的工資發(fā)放流程，梳理各職能部門之間的管理界限，重塑工資發(fā)放流程，在財(cái)務(wù)后期數(shù)據(jù)處理中提供多種查詢排列組合，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化查詢。

【關(guān)鍵詞】工資管理平臺(tái) 標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)校驗(yàn)

一、高校目前的工資核算體系

高校在經(jīng)過績效工資改革后，主要包括基本工資、基礎(chǔ)性績效、獎(jiǎng)勵(lì)性績效；其中基本工資主要包括崗位工資和薪級(jí)工資；基礎(chǔ)性績效主要包括崗位津貼、生活補(bǔ)貼、工齡補(bǔ)貼；獎(jiǎng)勵(lì)性績效主要包括月發(fā)津貼和年終獎(jiǎng)勵(lì)。該體系受職務(wù)變動(dòng)、工齡變動(dòng)、學(xué)歷信息變動(dòng)、專業(yè)技術(shù)職稱變動(dòng)等因素的影響。

高校工資是高校教師關(guān)注的焦點(diǎn)之一，統(tǒng)一的認(rèn)知是“人事部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)發(fā)卡”。這樣的認(rèn)知導(dǎo)致了高校工資管理的以下現(xiàn)狀：

（一）人事、財(cái)務(wù)、學(xué)院各自為陣，部門間溝通性較差

高校中考評(píng)部門包括校級(jí)的人事部門與二級(jí)學(xué)院，人事部門一般負(fù)責(zé)全校教師的工資、基礎(chǔ)性績效考核、行政管理部門的獎(jiǎng)勵(lì)性績效考核；二級(jí)學(xué)院一般負(fù)責(zé)本學(xué)院的獎(jiǎng)勵(lì)性績效考核；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)將人事、二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)械整合后發(fā)送銀行打卡。

（二）各部門職責(zé)不清，工作重復(fù)程度較高

考核部門（人事部門、二級(jí)學(xué)院）的數(shù)據(jù)一般比較獨(dú)立，導(dǎo)致考核數(shù)據(jù)無法匯總，考核的標(biāo)準(zhǔn)無法校對(duì)是否一致，考核部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)部門時(shí)需要進(jìn)行機(jī)械的二次錄入，存在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的可能，工作重復(fù)程度極高。

（三）工資統(tǒng)一管理平臺(tái)缺失，數(shù)據(jù)傳輸方式落后

工資管理平臺(tái)應(yīng)該包括人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核數(shù)據(jù)生成、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、工資打卡、工資匯總統(tǒng)計(jì)、工資報(bào)表查詢等功能。目前由于考核部門和財(cái)務(wù)部門管理系統(tǒng)的獨(dú)立性導(dǎo)致很多需要構(gòu)筑在平臺(tái)上的功能無法實(shí)現(xiàn)，平臺(tái)的缺失導(dǎo)致了工資數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的傳輸需要依靠紙質(zhì)媒介進(jìn)行。

（四）工資標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)過程缺失，信息披露程度較低

由于目前高校工資管理平臺(tái)的缺失導(dǎo)致工資校驗(yàn)工作需要人工進(jìn)行，由于人工抽檢的局限性導(dǎo)致檢驗(yàn)效果的低下，同時(shí)財(cái)務(wù)部門在工資管理方面在核算和錄入的環(huán)節(jié)投入較多的精力，導(dǎo)致沒有充分的時(shí)間去思考如何對(duì)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)有效的對(duì)外公布與披露。

二、高校工資管理平臺(tái)優(yōu)化的理念

本文擬提出的高校管理平臺(tái)與高校工資管理系統(tǒng)有一定的區(qū)別，高校工資管理系統(tǒng)是按照職能部門職責(zé)進(jìn)行劃分，部門界限十分明顯；而高校工資管理平臺(tái)是將橫向或者縱向的管理部門納入到工資管理平臺(tái)中打破職能部門的界限，將職能部門轉(zhuǎn)化為平臺(tái)中的某一個(gè)或某幾個(gè)系統(tǒng)權(quán)限，通過平臺(tái)的流程將職能部門進(jìn)行有效的整合提升部門的銜接性和協(xié)作性，進(jìn)一步推進(jìn)工資管理的信息化建設(shè)，提高工資管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

工資管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的原理：構(gòu)建工資管理平臺(tái)，將人員信息采集、管理統(tǒng)一于平臺(tái)對(duì)的人員管理權(quán)限中，在工資管理平臺(tái)構(gòu)建工資、酬金的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的操作生成工資、酬金數(shù)據(jù)，非標(biāo)準(zhǔn)化或者一次性的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入操作，最后更新工資、酬金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，通過近兩期的數(shù)據(jù)比較生成工資變動(dòng)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)接收工資變動(dòng)表后在上一期的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行自動(dòng)更新，更新完畢后參照最新的工資、酬金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行校驗(yàn)，如果一致對(duì)本月數(shù)據(jù)進(jìn)行鎖定并打卡（包括鎖定發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)月數(shù)據(jù)等），如果不一致進(jìn)行修正直至校驗(yàn)通過。打卡完成后，及時(shí)進(jìn)行工資、酬金數(shù)據(jù)對(duì)外發(fā)布，接受用戶的二次檢驗(yàn)。

工資管理平臺(tái)的理念中，數(shù)據(jù)的考核、工資數(shù)據(jù)的生成完全有人事部門實(shí)行，二級(jí)學(xué)院人事部門協(xié)助人事部門核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門用人事傳輸?shù)墓べY標(biāo)準(zhǔn)庫、人事工資數(shù)據(jù)庫進(jìn)行校驗(yàn)準(zhǔn)確性，如果準(zhǔn)確則更新工資標(biāo)準(zhǔn)的備份庫（在次月人事部門生成標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)前系統(tǒng)會(huì)強(qiáng)制將人事的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫與財(cái)務(wù)備份的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)備份庫進(jìn)行比對(duì)，比對(duì)一致則進(jìn)行人事核算工作，比對(duì)不一致則用備份庫更新人事標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫并追蹤原因調(diào)整數(shù)據(jù)，防止舞弊。），如果有問題則返回人事部門修改相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)校驗(yàn)正確后，代繳個(gè)稅，生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行打卡處理，并實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)布。

三、工資管理平臺(tái)實(shí)施的要點(diǎn)與難點(diǎn)

工資管理平臺(tái)與工資系統(tǒng)的區(qū)別主要在于設(shè)計(jì)理念的不同，工資管理平臺(tái)的核心要素在于工資標(biāo)準(zhǔn)庫的要素構(gòu)建與保證工資標(biāo)準(zhǔn)庫的準(zhǔn)確性。工資標(biāo)準(zhǔn)庫是指將各個(gè)工資細(xì)目量化為可以計(jì)算的各個(gè)指標(biāo)，并通過人員基礎(chǔ)庫的信息計(jì)算個(gè)人的檔期工資細(xì)目進(jìn)而形成當(dāng)期的人事工資數(shù)據(jù)庫。工資管理平臺(tái)的另一個(gè)特點(diǎn)是能將橫向或者縱向的職能部門轉(zhuǎn)化為平臺(tái)系統(tǒng)中某一個(gè)或某幾個(gè)管理流程或權(quán)限。

工資管理平臺(tái)的實(shí)施要點(diǎn)主要在于工資標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建、人員基礎(chǔ)庫與標(biāo)準(zhǔn)庫的無縫對(duì)接、各職能部門的細(xì)化分工等。預(yù)想效果包括：標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫自動(dòng)傳輸、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的完整性檢測、職能部門的職責(zé)劃分、數(shù)據(jù)可追溯性的路徑存儲(chǔ)、個(gè)性化查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)發(fā)放的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

工資管理平臺(tái)實(shí)施的難點(diǎn)在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，數(shù)據(jù)傳輸、校驗(yàn)與發(fā)送的過程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集流程圖如圖1-6所示：

為了降低數(shù)據(jù)在傳遞過程中的差錯(cuò)率，數(shù)據(jù)傳輸過程由信息化平臺(tái)完成。數(shù)據(jù)的傳遞主要是在保證傳遞數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上保證安全性、及時(shí)性和可靠性。在傳遞的過程中會(huì)設(shè)計(jì)三種數(shù)據(jù)：一是標(biāo)準(zhǔn)文件（源文件）。二是改變的數(shù)據(jù)（變動(dòng)文件）。三是改變后的數(shù)據(jù)（目標(biāo)文件）。以人事部門向財(cái)務(wù)部門傳輸當(dāng)月工資數(shù)據(jù)為例，各個(gè)部門向人事部門傳遞變動(dòng)的信息后，人事部門生成標(biāo)準(zhǔn)文件，變動(dòng)文件和目標(biāo)文件，并將數(shù)據(jù)集傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門將標(biāo)準(zhǔn)文件和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的備份進(jìn)行完全匹配，如匹配，則導(dǎo)入變動(dòng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成目標(biāo)文件，并將該文件與人事部門發(fā)送的變動(dòng)后文件進(jìn)行匹配。如果二次匹配后沒有問題，則將數(shù)據(jù)發(fā)送銀行；如在源文件匹配中出現(xiàn)問題，則需要用數(shù)據(jù)生成模塊從標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的備份中讀取原始數(shù)據(jù)重新生成數(shù)據(jù)庫并進(jìn)行覆蓋，如仍有問題則將變動(dòng)數(shù)據(jù)返回相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)查，如確認(rèn)無誤則重新進(jìn)行數(shù)據(jù)變更，最后完成數(shù)據(jù)的發(fā)送。數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程如圖1-7所示：endprint

四、工資管理平臺(tái)的可行性研究

工資管理平臺(tái)將平面式的工資發(fā)放流程轉(zhuǎn)換為立體式的網(wǎng)絡(luò)銜接模式。在明確界定各職能部門職責(zé)的同時(shí)，提高了效率，減少學(xué)校內(nèi)部的內(nèi)耗行為。工資管理平臺(tái)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）工資管理平臺(tái)模式是一種機(jī)制性的變革

工資管理平臺(tái)引入了先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，將工作重心從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到工資結(jié)構(gòu)設(shè)置、工資數(shù)據(jù)校驗(yàn)、工資標(biāo)準(zhǔn)庫維護(hù)等工資管理模塊上，能給工資管理人員提供思考的時(shí)間與空間，提高管理水平。

（二）提高了工資數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性

與傳統(tǒng)模式不同，工資管理平臺(tái)中，工資項(xiàng)目的具體數(shù)額不再是手工錄入固定數(shù)值，而是通過實(shí)時(shí)的人員基本信息對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)生成，極大的提高了工資數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，也在一定程度了降低了舞弊的可能性。

（三）提高了工資數(shù)據(jù)的可追蹤性并將校驗(yàn)環(huán)節(jié)嵌入到流程

工資管理平臺(tái)模式是信息化全自動(dòng)的流程，各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)將會(huì)由系統(tǒng)存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)的可追蹤性得到提高；標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接，使得數(shù)據(jù)檢驗(yàn)變得簡單易行。

（四）信息化的數(shù)據(jù)使個(gè)性化查詢成為可能

多層次的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式使數(shù)據(jù)重新組合成為可能，個(gè)性化的要求實(shí)質(zhì)上是對(duì)數(shù)據(jù)的排列組合與顯示模式的需求。工資管理平臺(tái)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)生成用戶所需的相關(guān)數(shù)據(jù)，工資數(shù)據(jù)查詢的排列組合將會(huì)十分豐富。

（五）職能部門的服務(wù)水平會(huì)顯著提高

工資管理平臺(tái)將各部門的工作重心從繁瑣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、核對(duì)轉(zhuǎn)移到服務(wù)與溝通上。有利于師生用戶與職能部門有效溝通并進(jìn)行多模式的嘗試，從對(duì)抗式的服務(wù)轉(zhuǎn)向融合式的服務(wù)模式。

綜合以上五個(gè)方面，工資管理平臺(tái)模式有十分明顯的優(yōu)勢，信息化平臺(tái)的構(gòu)建是工資發(fā)放的一種趨勢，工資管理平臺(tái)模式值得推廣。

五、結(jié)論

工資發(fā)放的傳統(tǒng)模式中手工元素較多，多個(gè)錄入源的存在增加了數(shù)據(jù)出錯(cuò)概率。這是由于數(shù)據(jù)傳輸方式、職能部門界限不清引起的。工資管理平臺(tái)將職能部門轉(zhuǎn)換為平臺(tái)的某一個(gè)權(quán)限或流程中，明確了各職能部門的職責(zé)與權(quán)限，加強(qiáng)了部門間的溝通與協(xié)作，切斷了數(shù)據(jù)手工傳輸?shù)碾[患，通過創(chuàng)建工資標(biāo)準(zhǔn)庫、人員信息庫實(shí)時(shí)生成當(dāng)月收入，并在財(cái)務(wù)部門增加了數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)的功能，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。由于工資管理平臺(tái)在數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)可追溯性具有更大的優(yōu)勢，能在財(cái)務(wù)后期數(shù)據(jù)處理中提供多種排列組合，使個(gè)性化查詢簡單易行。本文提出工資管理平臺(tái)模式主要目的在于優(yōu)化工資發(fā)放流程提高服務(wù)質(zhì)量，并使該模式能復(fù)制使用，為兄弟院校在工資發(fā)放模式上提供一點(diǎn)建議與方法。

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作者簡介：方明（1982-），男，浙江人，碩士學(xué)位，會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理。endprint