企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策研究

白艷華(中石化廣州工程有限公司，廣東 廣州 510620)

0 引言

化工企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用主要為：一是依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)流程，可對(duì)整個(gè)化工項(xiàng)目建設(shè)的全環(huán)節(jié)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)記錄，從而反映項(xiàng)目的全部建設(shè)過(guò)程及成果；二是為項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程及后續(xù)各環(huán)節(jié)提供真實(shí)文檔材料支撐[1]?？傊?，建設(shè)項(xiàng)目檔案既為項(xiàng)目建設(shè)、交付使用等過(guò)程提供有效的材料支撐，同時(shí)又為項(xiàng)目的整個(gè)生命周期的各項(xiàng)活動(dòng)提供相應(yīng)服務(wù)[2]。

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，國(guó)家不斷加大項(xiàng)目的投資力度，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的要求也越來(lái)越高，項(xiàng)目檔案工作也必須要高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量才能匹配項(xiàng)目建設(shè)的需要，檔案工作愈來(lái)愈發(fā)揮著重要作用。鑒于此，國(guó)家有關(guān)部門明確指出項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之前必須首先完成項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作[3]。而正是建設(shè)項(xiàng)目檔案日益增長(zhǎng)的重要性及對(duì)其提出的越來(lái)越嚴(yán)格的要求，使得其既面臨大的發(fā)展機(jī)遇，也面臨新的發(fā)展條件下的各種新問(wèn)題。本文結(jié)合項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，就其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，嘗試提出解決措施。

1 項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

(1)項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，能夠真實(shí)的反映整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程、發(fā)展規(guī)律，有了這些基本資料，各管理及施工人員即能夠進(jìn)一步了解和掌握項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)，從而為項(xiàng)目的開展、過(guò)程材料的保存及項(xiàng)目全生命周期的利用奠定基礎(chǔ)。

(2)因建設(shè)項(xiàng)目涉及的專業(yè)領(lǐng)域多，且持續(xù)時(shí)間通常較長(zhǎng)，記錄其過(guò)程和成果的項(xiàng)目檔案也就有了種類多、時(shí)間跨度大的特點(diǎn)，而且記錄項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的檔案載體通常也是多種多樣的，如：紙質(zhì)材料、電子材料及其他形式的材料等，檔案管理工作也因此變得非常復(fù)雜。因此在各類項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和活動(dòng)中，均需要專業(yè)的檔案管理人員參與到項(xiàng)目的建設(shè)中來(lái)，從而保證項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各項(xiàng)資料的完整性和高質(zhì)量。

(3)因項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各環(huán)節(jié)(如：立項(xiàng)、招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收、維修改造等)的基本依據(jù)，因而對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案的質(zhì)量也有更高的要求，否則低質(zhì)量的檔案文件將無(wú)法為項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)(包括后期資料的查看等再次利用)提供有力支撐。

(4)因項(xiàng)目的建設(shè)需要多個(gè)參建方的共同參與，因此項(xiàng)目的檔案收集、管理、利用等工作也同樣需要多方的參與共同完成[4]。因此項(xiàng)目檔案管理是一個(gè)以共同協(xié)作為理念需要各個(gè)參建單位全體人員積極協(xié)作的項(xiàng)目檔案管理體系，而非孤立的零散的檔案管理活動(dòng)。且在檔案管理過(guò)程中，需要各方經(jīng)常性的就某一問(wèn)題進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，甚至可能需要多次召開專題溝通會(huì)議，從而了解梳理不同參建方對(duì)檔案工作的要求，求同存異，找到最大“公約數(shù)”，最終尋找到可被各方接受認(rèn)可的解決方案。

2 項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題梳理

通常建設(shè)項(xiàng)目檔案因涉及的參建單位多，時(shí)間跨度又大，收集管理起來(lái)異常繁瑣，因此若要保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就必須準(zhǔn)確、全面地把握其存在的各類問(wèn)題。問(wèn)題的梳理將為解決方案的提出奠定良好基礎(chǔ)，因此經(jīng)作者廣泛查閱調(diào)研文獻(xiàn)，結(jié)合作者自身收集整理各類檔案材料的工作經(jīng)驗(yàn)，將項(xiàng)目檔案管理中常見的各類主要問(wèn)題進(jìn)行陳述。

2.1 項(xiàng)目檔案管理意識(shí)淡薄，人員流動(dòng)頻繁

一直以來(lái)，在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，因項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度顯性可見，而檔案的管理為保障作用，屬于隱性的建設(shè)工作，且通常沒有剛性的制度和進(jìn)度等標(biāo)準(zhǔn)約束。因此，在各參建單位和施工現(xiàn)場(chǎng)等不同層級(jí)，均始終存在重項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)過(guò)程而輕檔案收集管理的問(wèn)題。不論是項(xiàng)目的建設(shè)單位還是承包商、監(jiān)理單位，各單位相關(guān)人員均較多強(qiáng)調(diào)施工的進(jìn)度和施工的質(zhì)量等問(wèn)題，從而保證項(xiàng)目按節(jié)點(diǎn)推進(jìn)，然后卻忽視檔案的收集管理等相關(guān)工作。各單位及人員普遍存在把項(xiàng)目檔案管理工作看作一種形式上的任務(wù)，不得已才去應(yīng)付完成，而幾乎沒有主動(dòng)地去收集整理做好檔案工作的意識(shí)。此外，各方檔案工作的責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)較為淡薄，工作中也是馬馬虎虎，甚至抱著一種“指哪打哪”的心態(tài)，均不發(fā)揮主動(dòng)意識(shí)承擔(dān)，從而致使很多重要的項(xiàng)目檔案資料在形成過(guò)程中沒有得到及時(shí)地收集、資料不齊全，事后又無(wú)法彌補(bǔ)的惡果。

此外，在項(xiàng)目施工的過(guò)程中，由于檔案的管理工作并非時(shí)時(shí)刻刻在進(jìn)行，項(xiàng)目檔案的收集整理具有一定的階段性，通常是工作積累了一部分材料，到達(dá)某個(gè)形成檔案文件的材料節(jié)點(diǎn)時(shí)，才需要檔案人員介入整理。很多單位往往是等到需要收集檔案材料時(shí)才臨時(shí)配備人員，因此檔案工作往往具有很大的臨時(shí)性和拼湊性。此外，此時(shí)的檔案收集整理工作往往也不是由專業(yè)的檔案人員或者受過(guò)該方面培訓(xùn)的人員擔(dān)任，而是從項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)抽調(diào)暫時(shí)沒有工作的“閑散”人員來(lái)承擔(dān)。因此可想而知，這類臨時(shí)的檔案工作人員因其專業(yè)技術(shù)水平有限，從而極易造成檔案收集整理的質(zhì)量不高，整個(gè)檔案的管理水平也可想而知。并且項(xiàng)目施工過(guò)程中人員流動(dòng)現(xiàn)象頻繁發(fā)生，往往一個(gè)項(xiàng)目還沒干完該人員又被分配到另一個(gè)項(xiàng)目去的現(xiàn)象也是屢見不鮮。而通常這時(shí)，檔案材料工作的質(zhì)量更加可想而知，通常各檔案管理人員手中的資料也是匆忙交接，并無(wú)查驗(yàn)校核環(huán)節(jié)，因此極易造成歸檔資料的缺項(xiàng)少項(xiàng)、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等各類問(wèn)題。比如常見的典型問(wèn)題通常如下：檔案內(nèi)容缺項(xiàng)不完整、檔案管理人員的簽章手續(xù)不完善、整理不規(guī)范、有些檔案載體通常只有紙質(zhì)資料等較為原始的載體，而缺少聲像、照片等電子資料載體[5]。

2.2 項(xiàng)目檔案各環(huán)節(jié)的不規(guī)范問(wèn)題

檔案收集是項(xiàng)目檔案管理的第一步，并且其很大程度上決定了項(xiàng)目檔案的保存質(zhì)量[6]。但在實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目的參與單位多、時(shí)間跨度大、流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，而參與收集相關(guān)資料的人員專業(yè)水平普遍不高、人員流動(dòng)性較強(qiáng)，因此很容易造成收集的資料不完整和收集的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，比如招投標(biāo)過(guò)程文件不全、階段評(píng)審無(wú)評(píng)審記錄、工程分包單位施工資料缺失等；而即使收集了相關(guān)的資料，也通常存在各種質(zhì)量問(wèn)題，如技術(shù)報(bào)告簽署不全、工程資料監(jiān)理無(wú)公章、竣工圖未標(biāo)注更改單號(hào)等。

此外，項(xiàng)目檔案管理人員在整理項(xiàng)目檔案資料的過(guò)程中，往往也會(huì)存在各種問(wèn)題，如案卷封面沒有按照規(guī)定直接使用未經(jīng)裁剪的A4紙，更有甚者直接從現(xiàn)場(chǎng)取其他材料的反面等充當(dāng)案卷封面，而這極易造成材料間的混淆與丟失；沒有按照項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程所形成的文件材料的規(guī)律對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目；而且不同項(xiàng)目的檔案其所保存利用的平臺(tái)軟件等也不盡相同，因此可能導(dǎo)致有些檔案資料雖然收集交接了，但卻可能無(wú)法正常打開利用等，這些問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致日后對(duì)項(xiàng)目檔案的查詢利用等工作難以開展。

而對(duì)整理后的檔案的存放保管工作，往往更是項(xiàng)目檔案管理的重災(zāi)區(qū)。各參建單位或者出于“自己只是臨時(shí)保管員”的想法，或者出于“滿足檔案保管要求的庫(kù)房成本過(guò)高”的無(wú)奈，或者其他原因，總之對(duì)檔案資料的保管工作常常怎么方便怎么進(jìn)行，甚至直接堆放在施工現(xiàn)場(chǎng)，保管條件遠(yuǎn)未達(dá)到相關(guān)的規(guī)定要求。常見的案例如：辦公室就是資料室、檔案館；檔案資料或者堆在桌子上，或者擺放在地下；更有甚者由于現(xiàn)場(chǎng)條件簡(jiǎn)陋還能享受“陽(yáng)光雨露”。由此可見，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)存在各種各樣檔案管理的問(wèn)題，而這些都嚴(yán)重影響著檔案載體的安全性和保管的持久性，一旦項(xiàng)目檔案的載體都無(wú)法保存完好，后期的整理利用則更是無(wú)從說(shuō)起。

2.3 項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行不到位、不統(tǒng)一

最近幾年，國(guó)家及檔案領(lǐng)域的業(yè)務(wù)主管部門先后頒布了多個(gè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，如《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等[7-8]。檔案管理制度是指導(dǎo)檔案工作的基本依據(jù)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)保障，但在注意學(xué)習(xí)吸收這些各項(xiàng)制度規(guī)范基礎(chǔ)上，更需要關(guān)注的是這些制度在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的實(shí)施情況。否則制度規(guī)范無(wú)論多么周到全面有用，都將因?yàn)榈貌坏綄?shí)施而變?yōu)橐患埧瘴模陧?xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)通常由于以下常見的原因，使得項(xiàng)目檔案管理制度的落地執(zhí)行不能令人滿意。

一方面，檔案管理制度的宣貫不及時(shí)、不到位。各參建單位并未做到在項(xiàng)目開工的前期就對(duì)本單位負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的制度宣貫，從而使得檔案管理人員未能在項(xiàng)目建設(shè)之初即了解檔案的管理工作。此外即使對(duì)檔案管理的各項(xiàng)制度規(guī)范宣貫了，通常也是形式大于內(nèi)容，并沒有把工作中與檔案相關(guān)的各項(xiàng)要求講清楚、講透徹、講到位，因此項(xiàng)目的執(zhí)行也將大打折扣。何況建設(shè)項(xiàng)目往往時(shí)間跨度大，隨著項(xiàng)目不斷進(jìn)入新的階段，項(xiàng)目檔案也不斷具有新的階段性特征，因此在項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)入新環(huán)節(jié)時(shí)，需要及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案人員進(jìn)行適應(yīng)于當(dāng)前項(xiàng)目特征的制度宣貫，否則實(shí)際工作中這些制度得不到及時(shí)且深刻的宣貫，更是無(wú)從談起項(xiàng)目檔案的高質(zhì)量整理。

另一方面，檔案管理制度的執(zhí)行不統(tǒng)一。項(xiàng)目的建設(shè)涉及眾多的參與單位，而各單位資質(zhì)高低不同，單位內(nèi)的人員水平也優(yōu)劣不等，因此導(dǎo)致在項(xiàng)目檔案收集整理時(shí)，或者沒有利用相關(guān)制度、或者采用的制度過(guò)時(shí)、或者制度適用判定不當(dāng)?shù)?，給后續(xù)歸檔管理利用等工作環(huán)節(jié)帶來(lái)困難。常見的現(xiàn)象有監(jiān)理單位部分人員并不清楚相關(guān)材料的涉及范圍及流向，甚至有些監(jiān)理單位對(duì)技術(shù)性資料或者不移交，或者移交量較少等[8]，而諸如此類問(wèn)題，如果監(jiān)理單位等各參建單位尚不熟悉，就不能保證基層的檔案管理人員掌握并落地執(zhí)行。

2.4 檔案部門的職能作用沒有充分發(fā)揮

如前所說(shuō)，大多數(shù)項(xiàng)目的特點(diǎn)是建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，因此使得項(xiàng)目檔案的工作存在過(guò)程控制和質(zhì)量控制都相對(duì)困難的特殊情況。而檔案工作又具有專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)資料的準(zhǔn)確性、完整性要求高的特點(diǎn)，因此就更需要專業(yè)性的檔案管理部門和人員的積極主動(dòng)作為。具體而言，項(xiàng)目檔案管理專職人員既要在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期內(nèi)及時(shí)指導(dǎo)收集整理相關(guān)資料，同時(shí)也需要在多單位同時(shí)介入某一流程環(huán)節(jié)時(shí)能夠協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，包括及時(shí)進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)等，以期共同做好檔案工作。但在實(shí)際工作中，往往一些檔案部門的工作并不能讓人滿意，職能作用并沒有充分發(fā)揮。比如，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入項(xiàng)目建設(shè)新環(huán)節(jié)時(shí)，檔案部門人員并不能做到及時(shí)主動(dòng)跟進(jìn)，同時(shí)根據(jù)新階段的特點(diǎn)向相關(guān)人員宣貫此時(shí)應(yīng)依據(jù)的制度標(biāo)準(zhǔn)。在有新的參建單位加入時(shí)，檔案部門也未能及時(shí)對(duì)該單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)本項(xiàng)目的檔案管理流程及特征，導(dǎo)致未能有效提高其檔案管理水平，因此容易造成檔案管理水平不一、標(biāo)準(zhǔn)不一、落實(shí)不一等問(wèn)題。此外，還普遍存在竣工驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)等情況。而竣工驗(yàn)收是項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理的最后關(guān)口，竣工驗(yàn)收不嚴(yán)將直接導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的管理失去最后的糾正機(jī)會(huì)。因此，上述所說(shuō)的種種因素都容易造成最終的項(xiàng)目檔案完整性較差和質(zhì)量較低的問(wèn)題。

3 解決項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，明確管理責(zé)任

針對(duì)前面所述的“重項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度輕檔案管理”的問(wèn)題，檔案管理人員必須充分利用各種渠道、各種場(chǎng)合采用多種形式積極宣傳介紹檔案工作的重要性。并且對(duì)不同工種專業(yè)的人員在宣傳檔案工作時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地制定宣傳的側(cè)重點(diǎn)。如對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的工作人員和對(duì)參加招投標(biāo)的人員就應(yīng)分別宣講檔案在其各自工作中的作用，從而促進(jìn)其對(duì)涉及自己領(lǐng)域的具體的檔案工作的充分理解和掌握，提高其對(duì)檔案工作的重視程度以及處理能力。

此外，應(yīng)明確建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作的重要性及責(zé)任制，并將職責(zé)層層分解，直至分解到最底層的具體負(fù)責(zé)人員。此外還能以檔案工作為核心，明確在不同的環(huán)節(jié)涉及檔案工作時(shí)各參建部門的主次責(zé)任及分工負(fù)責(zé)的范圍。同時(shí)，應(yīng)制定相應(yīng)的檔案工作交接制度及材料清單，并且設(shè)定工作交接流程，檔案工作未完成交接，也不得開展下一環(huán)節(jié)工作，從而保證檔案工作的質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

眾所周知，一支優(yōu)秀的檔案工作隊(duì)伍，對(duì)于做好項(xiàng)目檔案管理工作至關(guān)重要，人才是第一資源，對(duì)于如何加強(qiáng)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)，可以從以下三點(diǎn)做起：

(1)通過(guò)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式來(lái)提高項(xiàng)目檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，對(duì)不同的參建單位，針對(duì)其分工任務(wù)的不同，開展專門針對(duì)其領(lǐng)域的檔案相關(guān)知識(shí)及技能的培訓(xùn)工作。同時(shí)，如果能在讓各單位參與培訓(xùn)人員現(xiàn)場(chǎng)將所學(xué)內(nèi)容示范操作，并由授課人員予以現(xiàn)場(chǎng)檢查糾正，則對(duì)提升檔案管理人員水平無(wú)疑具有巨大助推作用。

(2)通過(guò)開展優(yōu)秀檔案管理工作觀摩會(huì)，使不同層次的檔案管理人員，尤其是檔案業(yè)務(wù)尚不熟練人員，有具體的模板可參考。特別是對(duì)那些常規(guī)的檔案管理工作都不甚熟悉的人員而言，這種規(guī)范文檔的示范將為他們提供良好的技術(shù)指導(dǎo)。這種簡(jiǎn)單的模仿學(xué)習(xí)通常對(duì)提升檔案管理水平具有立竿見影的效果[9]。

(3)還可以組織檔案專業(yè)人員定時(shí)到各施工現(xiàn)場(chǎng)走訪交流，與現(xiàn)場(chǎng)檔案人員及時(shí)交流項(xiàng)目檔案收集整理過(guò)程中遇到的新情況、新問(wèn)題，從而就檔案的具體問(wèn)題提出更具針對(duì)性且有效的處理辦法，其中包括制度建設(shè)、存檔流程等。通過(guò)既考慮檔案工作所需，又結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)人員的具體情況，提出合理措施，從而提高檔案工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。

通過(guò)上述三種針對(duì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的措施，可有力提升項(xiàng)目檔案人員的管理能力和技術(shù)水平，從而為檔案工作提供人才保障。

3.3 實(shí)行統(tǒng)一的項(xiàng)目建設(shè)檔案管理等制度

以完整、科學(xué)、統(tǒng)一等為原則建立相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理制度，對(duì)提升項(xiàng)目檔案管理的水平具有重要促進(jìn)作用[10]，從而使得參建各方有據(jù)可依，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。完善檔案管理制度的具體實(shí)施措施主要體現(xiàn)在以下兩方面：

一方面，檔案管理部門應(yīng)針對(duì)具體的建設(shè)項(xiàng)目，將相應(yīng)的各項(xiàng)檔案制度細(xì)化為切實(shí)可行的細(xì)則，從而使各宏觀制度能夠切實(shí)落地，可被具體執(zhí)行，同時(shí)統(tǒng)一且細(xì)化的檔案管理制度可顯著減少各參建單位因自由裁量造成檔案質(zhì)量不佳的問(wèn)題產(chǎn)生。

另一方面，在項(xiàng)目開工前和建設(shè)中應(yīng)及時(shí)召開項(xiàng)目檔案管理的專題會(huì)或協(xié)調(diào)會(huì)等，將這些統(tǒng)一的且細(xì)化了的制度、規(guī)范等宣傳貫徹至各參建單位，使其在具體的工作中都能夠依據(jù)統(tǒng)一的制度辦理檔案業(yè)務(wù)。各參建單位工作人員也將不再因?yàn)橹贫冗^(guò)多而不知道參考哪個(gè)制度而迷茫，同時(shí)也減少因選擇檔案制度而造成的時(shí)間耗費(fèi)。

3.4 實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案過(guò)程控制

針對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)周期長(zhǎng)，流程環(huán)節(jié)復(fù)雜等特點(diǎn)，檔案管理部門必須積極主動(dòng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的過(guò)程控制，從而保證各環(huán)節(jié)都有檔案人員跟得上，收集的好。檔案過(guò)程控制的具體措施體現(xiàn)在以下五方面：

(1)在項(xiàng)目立項(xiàng)審批時(shí)，檔案人員應(yīng)做到提前介入。檔案人員應(yīng)多渠道跟進(jìn)項(xiàng)目開展，從而確保始終及時(shí)收集項(xiàng)目過(guò)程材料，并與現(xiàn)場(chǎng)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的溝通。特別是重要材料的收集整理，必須高標(biāo)準(zhǔn)收集，從而為后續(xù)檔案管理的各流程奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(2)積極主動(dòng)參加項(xiàng)目的招投標(biāo)各流程環(huán)節(jié)。各級(jí)檔案管理負(fù)責(zé)人員只有親身經(jīng)歷檔案招投標(biāo)各流程環(huán)節(jié)，才能更好地收集、整理和保管該過(guò)程產(chǎn)生的各類重要文件。

(3)積極參加各項(xiàng)目的合同制定過(guò)程。為保證項(xiàng)目檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中有據(jù)可依，在制定項(xiàng)目合同時(shí)，檔案部門就應(yīng)對(duì)涉及檔案的相關(guān)內(nèi)容提出自己的針對(duì)性條款，從而從根本上保證檔案工作在與各方的互動(dòng)中有據(jù)可依。

(4)貫徹落實(shí)“四參加”檔案工作制度。嚴(yán)格遵守“四參加”的檔案工作制度是保證項(xiàng)目文件材料高水平、及時(shí)、完整地收集并整理的前提，因此需各方認(rèn)真落實(shí)遵守。

(5)嚴(yán)把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。對(duì)項(xiàng)目檔案嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收是確保項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量最重要的保障措施，因此，為便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)整改，可以將項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作分為預(yù)驗(yàn)收提出整改清單、正式驗(yàn)收存檔兩部分，并且只有通過(guò)預(yù)驗(yàn)收且整改合格的項(xiàng)目文件方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。

4 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案作為一種企業(yè)建設(shè)相關(guān)的寶貴信息資源，是各企事業(yè)單位開展項(xiàng)目管理的重要依據(jù)和組成部分。因此提升項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所形成的各類圖文等項(xiàng)目檔案的管理水平，對(duì)提升項(xiàng)目質(zhì)量及滿足后續(xù)各類服務(wù)需要，都具有重要的保障意義。各參建單位和部門應(yīng)當(dāng)提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)人員隊(duì)伍專業(yè)能力建設(shè)，統(tǒng)一歸檔整編的標(biāo)準(zhǔn)和制度，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案過(guò)程控制。通過(guò)這一系列的方法措施進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目檔案工作，從而保證檔案管理的高水平以及為企業(yè)發(fā)展提供有力支撐與保障。