全程電子化登記背景下市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展路徑研究

向思齊

（江城縣市場監(jiān)督管理局，云南 普洱 665000）

0 引言

企業(yè)登記全程電子化是指各類企業(yè)登記申請、受理、審核、發(fā)照、公示、歸檔等各個環(huán)節(jié)均由網(wǎng)絡(luò)傳輸電子數(shù)據(jù)進(jìn)行全程電子化辦理，電子化登記全過程的原始電子材料、登記機(jī)關(guān)電子審核表單以及相關(guān)數(shù)據(jù)文件、圖像等符合法律規(guī)定的數(shù)據(jù)電子文件的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力[1]。在企業(yè)登記全程電子化的背景下，市場監(jiān)督管理部門的檔案管理工作已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍，但仍然存在一些阻礙發(fā)展的缺陷。例如檔案管理人員的素養(yǎng)提升、管理機(jī)制的優(yōu)化完善、管理系統(tǒng)的安全保障等。企業(yè)的電子檔案詳細(xì)載入了企業(yè)的工商注冊、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、財務(wù)勞資以及設(shè)備儀器等各項重要內(nèi)容，如實地反映了企業(yè)的經(jīng)營狀況。因此，本文從如何通過人才、管理、技術(shù)等多方面采取有力的管理措施，綜合提高檔案管理工作的整體水平，對市場監(jiān)管部門的發(fā)展提供管理思路。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足

市場監(jiān)管系統(tǒng)的企業(yè)登記檔案管理是由注冊登記部門負(fù)責(zé)，檔案的接收、整理、保管和查詢等管理工作大多由事業(yè)編制人員擔(dān)任。在以往傳統(tǒng)檔案管理模式中，企業(yè)的檔案管理工作相對簡單，對檔案管理人員技能的要求不高。但是在電子檔案的應(yīng)用下，企業(yè)檔案管理的方式、內(nèi)容發(fā)生了巨大的改變。在全程電子化登記背景下，需要管理人員具備科學(xué)的管理理念，并具備基礎(chǔ)的信息化管理技術(shù)。但企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力不一，未經(jīng)過專業(yè)的檔案學(xué)理論教育培訓(xùn)，缺乏計算機(jī)應(yīng)用技能，難以適應(yīng)電子化檔案管理的轉(zhuǎn)變[2]。

1.2 檔案管理機(jī)制不夠完善

由于傳統(tǒng)檔案管理模式是以封閉式的資料保存為主，管理機(jī)制的建設(shè)較為單一。在電子檔案的轉(zhuǎn)檔填報、入網(wǎng)檢索、保密管理、遠(yuǎn)程調(diào)閱等方面缺乏健全的規(guī)章制度。在管理模式轉(zhuǎn)變過程中，檔案管理機(jī)制不完善、管理不科學(xué)、數(shù)據(jù)不細(xì)致、維護(hù)不及時等問題逐漸暴露，導(dǎo)致檔案不夠完善、數(shù)據(jù)不夠真實，工作效率也隨之降低。再者，市場監(jiān)管部門對企業(yè)在進(jìn)行電子登記過程中提交的申請材料的真實性無法保證，雖然相關(guān)法律條文對企業(yè)提交材料的真實性已經(jīng)做出了明確的規(guī)定，但是市場監(jiān)管部門如果做出了錯誤的登記許可，仍然可以發(fā)起行政訴訟[3]。另外，電子材料的送審程序還有待優(yōu)化，理想的企業(yè)電子化登記流程應(yīng)先由企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺提交審核材料，再由市場監(jiān)管部門對提交的材料進(jìn)行審核，待審核通過準(zhǔn)予登記后，通過網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)放電子營業(yè)執(zhí)照。需要紙質(zhì)營業(yè)執(zhí)照的也可選擇到現(xiàn)場或郵寄的形式領(lǐng)取。但在實際審核過程中，由于各企業(yè)的性質(zhì)不同，要求的材料也不一致，為審核工作帶來了巨大的影響。

1.3 檔案管理系統(tǒng)安全性有待提高

企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺的登記過程中向市場監(jiān)管部門提交的設(shè)立、變更和注銷等申請，市場監(jiān)管部門必須對申請人的所有檔案信息提供安全保障。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，確保申請人提交的信息不被泄漏、保障申請人提交的材料不被惡意篡改、對信息泄漏與材料篡改后產(chǎn)生的不良后果正確處理，已成為市場監(jiān)管部門在企業(yè)登記全程電子化背景下面臨的關(guān)鍵問題。

1.4 檔案共享建設(shè)質(zhì)量與企業(yè)共享意愿較低

由于檔案管理人員配置不足、檔案歸檔人員的能力有限、鑒定工作缺乏規(guī)范性文件指導(dǎo)，導(dǎo)致用戶在查閱過程中存在“找不到”或檔案信息不全等問題。電子檔案是依附在系統(tǒng)與數(shù)據(jù)來完成，要求檔案管理人員具有數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)整理以及數(shù)據(jù)管理的能力。另外，由于企業(yè)登記檔案在各業(yè)務(wù)處形成，檔案歸檔人員歸檔能力欠缺。最后，企業(yè)登記檔案設(shè)計企業(yè)的隱私，而檔案的信息資源共享需要建立在不侵犯企業(yè)隱私安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行，需要對企業(yè)的登記檔案進(jìn)行開放鑒定，而目前對于開放鑒定工作未有明確的文件指示，導(dǎo)致鑒定工作難以進(jìn)行。除此之外，由上可知，企業(yè)登記檔案信息共享設(shè)計企業(yè)隱私，企業(yè)是否愿意公開其相關(guān)檔案信息與其愿意公開的程度都直接關(guān)系到檔案信息資源共享的工作開展。因此，存在檔案信息資源共享質(zhì)量不高與企業(yè)檔案信息共享意愿較低的現(xiàn)象。

2 市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理全程電子化的必要性

2.1 順應(yīng)時代的需求與政務(wù)職能的轉(zhuǎn)變

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，政府的政務(wù)職能不斷發(fā)展，市場監(jiān)管部門的檔案管理需求持續(xù)增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅不利于生態(tài)環(huán)保，且無法滿足當(dāng)下需求。經(jīng)過商事制度改革后，公眾對企業(yè)登記檔案查詢的需求越來越大，企業(yè)檔案登記現(xiàn)場查詢和打印的數(shù)量不斷攀升，大大地增加了市場監(jiān)管部門的時間與人力成本。以四川省市場監(jiān)管部門為例，2017 年6 月，為加強(qiáng)商事制度的改革，落實《工商局關(guān)于推行企業(yè)登記全程電子化工作的意見》（工商企注字〔2017〕43 號）精神，將全程電子化工作建設(shè)分為兩期實現(xiàn)全面開放。首先是全程電子化登記適用于全省范圍內(nèi)有限公司、股份公司的設(shè)立登記，其次是繼續(xù)深化全程電子化工作建設(shè)，并實現(xiàn)各類企業(yè)的各個注冊環(huán)節(jié)均可通過網(wǎng)絡(luò)辦理。企業(yè)登記全程電子化的建設(shè)，為申請人搭建信息共享平臺，可以快速地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，快速查閱企業(yè)相關(guān)信息，以便民利企為指導(dǎo)思想，使群眾辦事更高效、更便捷。

2.2 提高檔案管理工作效率

電子登記檔案的廣泛應(yīng)用可以優(yōu)化傳統(tǒng)檔案查詢過程中的煩瑣步驟，將原始檔案儲存在計算機(jī)中，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)群眾對檔案的查詢和篩選，減少了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。也避免了紙質(zhì)文檔保存中受潮、蟲蛀和火災(zāi)等不確定因素對檔案的潛在威脅，極大地節(jié)省了人力物力，提升了檔案管理工作的效率和水平。

3 市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑

市場監(jiān)管部門在企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展過程中，應(yīng)積極采用現(xiàn)代化、科學(xué)化的實施手段，對單位內(nèi)部的計算機(jī)設(shè)備等硬件進(jìn)行安全防護(hù)，最大限度地降低企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中存在的安全隱患，以便于管理工作效率的提升。同時，還應(yīng)規(guī)范全程電子化登記企業(yè)檔案管理的工作流程，鞏固檔案信息的管理，保障企業(yè)檔案管理系統(tǒng)得以安全穩(wěn)定運行。

3.1 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

市場監(jiān)管部門應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，除了提升其檔案管理理論知識，還要提高其信息化工作技能，才可使檔案管理人員更好地完成電子化企業(yè)信息登記工作。

首先，明確培訓(xùn)教學(xué)計劃。市場監(jiān)管部門應(yīng)針對檔案管理人員的專業(yè)技能制定明確的教學(xué)計劃，例如開展全年度專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以全程電子化企業(yè)檔案管理為主，培訓(xùn)的目標(biāo)是提高企業(yè)檔案管理水平，培訓(xùn)可采用線下或線上培訓(xùn)。上級主管部門應(yīng)對檔案管理人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行季度考核，加強(qiáng)培訓(xùn)效果。其次，創(chuàng)建合理的獎懲制度，根據(jù)考核結(jié)果對考核成績優(yōu)異者給予績效獎勵或晉升機(jī)會；對考核成績較差者可延長其培訓(xùn)時間或適當(dāng)?shù)目冃幜P。同時，市場監(jiān)管部門還應(yīng)對自身管理中存在的不足向經(jīng)驗豐富或管理妥善的單位部門學(xué)習(xí)，也可以聘請專業(yè)管理人士到單位內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。有利于優(yōu)化檔案管理人員的學(xué)習(xí)理念、完善全程電子化企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容。最后，市場監(jiān)管部門應(yīng)發(fā)放關(guān)于全程電子化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的操作手冊，有助于檔案管理人員掌握相關(guān)的操作流程，并定期組織操作技能的培訓(xùn)與考核，可分為操作考核及書面考核，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 建立完善的檔案管理機(jī)制

市場監(jiān)管部門應(yīng)建立規(guī)范化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理制度。首先，制度是企業(yè)登記檔案資源共享建設(shè)的基礎(chǔ)，國家檔案相關(guān)部門應(yīng)與市場管理部門聯(lián)合出臺相應(yīng)的政策文件，明確各地區(qū)市場監(jiān)管部門的檔案共享工作計劃、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息資源共享平臺的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等。市場監(jiān)管部門應(yīng)根據(jù)自身實際情況規(guī)范管理制度，設(shè)立鑒定標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分檔案管理的權(quán)限等。其次，企業(yè)檔案管理的信息共享工作需要多方合作、相互協(xié)同。市場監(jiān)管部門應(yīng)為企業(yè)登記檔案信息共享打造良好的社會與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，調(diào)動各方主體貢獻(xiàn)檔案資源的積極性[4]。最后，針對企業(yè)電子登記檔案管理留有的不完整、不真實問題，可采用數(shù)字水印、數(shù)字認(rèn)證以及電子簽名等合理的技術(shù)手段，確保電子登記檔案的完整、真實、可靠性。并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)電子登記提供虛假材料、虛假身份證明的違法行為進(jìn)行查處或限制。

3.3 提高電子檔案管理的安全性與保密性

在電子檔案的使用過程中，存在著一定的安全隱患。為保護(hù)企業(yè)電子登記檔案的信息安全，市場監(jiān)管部門必須采取合規(guī)的保護(hù)措施來提高檔案管理的安全性。①對企業(yè)登記檔案系統(tǒng)用戶登錄進(jìn)行控制，用戶必須經(jīng)過用戶名、密碼以及加密口令或指紋驗證完成身份信息確認(rèn)后才可順利登入檔案管理系統(tǒng)。②由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，黑客和計算機(jī)病毒侵入檔案管理系統(tǒng)的概率也隨之增大，因此，為避免檔案管理系統(tǒng)被黑客入侵或病毒破壞，市場監(jiān)管部門應(yīng)使用加密技術(shù)，讓用戶必須經(jīng)過授權(quán)才可正常使用檔案登記管理系統(tǒng)。③為防止檔案登記管理信息被非法泄漏或篡改，市場監(jiān)管部門應(yīng)加強(qiáng)防火墻技術(shù)，針對網(wǎng)絡(luò)安全漏洞應(yīng)做到及時排查、及時修復(fù)，保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)保持合理的水準(zhǔn)。

3.4 建立管理服務(wù)平臺

在全程電子化登記背景下，為了提高企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)水平，市場監(jiān)管部門應(yīng)該及時改善檔案管理形式。運用信息技術(shù)及單位內(nèi)部數(shù)據(jù)整理建立檔案管理服務(wù)平臺，為大眾提供檔案管理、信息發(fā)布與電子檔案保存等全方位的管理服務(wù)。另外，還可優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)，使企業(yè)檔案管理不僅僅只是檔案存放，使企業(yè)電子檔案管理更全面化、信息化。并根據(jù)企業(yè)檔案管理的利用率，合理搭配檔案資源，通過分析企業(yè)數(shù)據(jù)，了解企業(yè)需求，增加企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)功能。

4 市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

4.1 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

市場監(jiān)管部門檔案管理人員不僅要做到企業(yè)登記檔案信息的錄入和管理工作，還應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行分析，總結(jié)管理過程中存在的不足、加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)知，認(rèn)識到其對管理工作發(fā)展起到的重要作用，使檔案管理在為企業(yè)與群眾的服務(wù)中提供保障。上級主管部門應(yīng)做到對市場監(jiān)管部門的督導(dǎo)，了解電子檔案管理工作的實際應(yīng)用情況，并對工作情況展開考核評價，確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

4.2 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)正處于快速發(fā)展階段，在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，市場監(jiān)管部門應(yīng)注重先進(jìn)、成熟的新技術(shù)引入。對系統(tǒng)需要使用的軟件、硬件設(shè)備及時更新，保障設(shè)備可以滿足使用的需求，采用更優(yōu)異的管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作的效率和質(zhì)量。也可以引入一些高水準(zhǔn)的計算機(jī)技術(shù)人才，以便對管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，提高檔案管理工作的安全性[5]。

4.3 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理宣傳工作

新媒體時代，各種各樣的新媒體技術(shù)應(yīng)用到社會活動中，為實現(xiàn)檔案管理宣傳工作提供了新思路。市場監(jiān)管部門應(yīng)充分利用各種新媒體做好企業(yè)登記檔案管理的宣傳工作，將傳統(tǒng)媒體和新媒體技術(shù)進(jìn)行融合，使檔案管理宣傳工作落到實處。例如借助微博、抖音、微信公眾號等平臺展開宣傳工作，使社會公眾知曉全程電子化登記的便捷性，及時回應(yīng)解答公眾關(guān)注的疑問，努力使全社會了解、支持、參與全程電子化登記。

5 結(jié)語

檔案管理的信息化是未來時代發(fā)展的潮流趨勢，市場監(jiān)管部門應(yīng)從實際出發(fā)，及時改進(jìn)企業(yè)管理模式，使其適應(yīng)信息化時代的快速發(fā)展。科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必定會帶來全新的管理理念與管理方式，合理地將這些理念與方法進(jìn)行利用，可有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的效率提升。綜上所述，在全程電子化登記背景下，對于市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行完善，有助于提高市場監(jiān)管部門的工作質(zhì)量與工作效率，促進(jìn)檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變。對于目前市場監(jiān)管部門所存在的問題，提出了以下幾種解決措施：提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、建立完善的檔案管理機(jī)制、提高檔案管理工作的安全性與保密性等。對于促進(jìn)全程電子化登記市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與改革具有積極意義。