淺談企業(yè)檔案信息管理優(yōu)化發(fā)展
——以四川日報報業(yè)集團(tuán)檔案管理為例

文/李靜

檔案工作在四川日報報業(yè)集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)”）管理中包含非常豐富的內(nèi)容，從一張張老照片、一個個銅制的獎牌到一段段保存已久的采訪錄音，都見證了四川日報走過的70年光輝歷程。

近年來，為了進(jìn)一步加強集團(tuán)檔案管理工作，提高檔案專業(yè)化、信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案在管理、調(diào)控、經(jīng)營的基礎(chǔ)性作用，使檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，在集團(tuán)黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，集團(tuán)辦公室結(jié)合自身的職責(zé)職能，制定了一系列檔案工作規(guī)范化管理規(guī)劃和目標(biāo)，并在集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心下進(jìn)行安排部署，確保集團(tuán)檔案工作有序推進(jìn)。

強化政治意識，為檔案工作提供組織保障

近年來，集團(tuán)高度重視檔案工作，調(diào)整充實四川日報報業(yè)集團(tuán)辦公室檔案管理人員，加強檔案管理以及檔案文化的建設(shè)，加強檔案管理工作人員與其他部門的交流和聯(lián)系。集團(tuán)各相關(guān)部門積極支持，主動配合檔案工作，保證了檔案資料收集、整理工作的順利進(jìn)行，為集團(tuán)檔案工作提供了堅實的組織保障。

今年以來，集團(tuán)深入學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記來川視察重要指示精神和省第十二次黨代會精神，貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作重要批示精神和全國檔案局長館長會議精神，全面提升集團(tuán)檔案工作服務(wù)水平。

進(jìn)一步做好四川日報報業(yè)集團(tuán)檔案工作，要不斷強化政治意識，自覺做“兩個確立”的忠誠擁護(hù)者和“兩個維護(hù)”的堅定踐行者。集團(tuán)檔案管理機(jī)構(gòu)要胸懷“國之大者”，聚焦“省之要事”，培育和踐行社會主義核心價值觀，加強愛國主義教育，將檔案事業(yè)擺在推進(jìn)集團(tuán)改革發(fā)展的重要位置，深入實施檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃，扎實抓好集團(tuán)檔案宣傳、檔案記錄留存等重點工作，全面提升檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化水平。

抓好法規(guī)與黨紀(jì)教育，深入檔案管理、信息、文化的學(xué)習(xí)

近年來，集團(tuán)有計劃、有步驟地組織檔案管理人員深入學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)以及檔案工作相關(guān)規(guī)章制度，每年分別派遣集團(tuán)檔案管理人員參加省檔案局、省國家保密局等單位組織安排的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和國家保密法學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從中對相關(guān)法律法規(guī)有了更深層次的理解。

堅持把紀(jì)律和規(guī)矩挺在前面，深入推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)，永葆黨的先進(jìn)性和純潔性，切實加強檔案管理隊伍建設(shè)。通過不斷深入學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作重要批示精神和省委辦公廳檔案管理處關(guān)于檔案工作的決策部署，增強了集團(tuán)各單位（部門）檔案管理人員的責(zé)任感和法治觀念。集團(tuán)辦公室還專門組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)了《中國共產(chǎn)黨廉潔自律準(zhǔn)則》和《中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》（以下簡稱《準(zhǔn)則》和《條例》），通過學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識貫徹《準(zhǔn)則》和《條例》的重要意義，切實抓好《準(zhǔn)則》和《條例》的貫徹實施。

通過不斷深入學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記關(guān)于保密工作的重要指示批示精神和中央、省委關(guān)于保密工作的決策部署，集團(tuán)辦公室進(jìn)一步將檔案管理工作重心聚焦到保障相關(guān)檔案核心秘密的絕對安全上來，聚焦到省委重大會議活動與重大決策部署的保密服務(wù)上來，聚焦到核心機(jī)關(guān)、要害部門、關(guān)鍵崗位上來，牢牢把握保密工作的政治屬性，進(jìn)一步健全完善集團(tuán)保密制度機(jī)制，切實加強對集團(tuán)各單位（部門）保密工作的領(lǐng)導(dǎo)。

制定集團(tuán)檔案管理辦法，實現(xiàn)集團(tuán)檔案電子化管理

集團(tuán)建立和完善了系統(tǒng)的檔案管理制度、檔案室建設(shè)方案、檔案保密制度等，包括檔案的清收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、編研、特殊載體檔案管理等內(nèi)容，并結(jié)合集團(tuán)工作實際對各個項目檔案的收集與整理，作了較為詳盡的規(guī)定。集團(tuán)將《中華人民共和國檔案法》《四川日報報業(yè)集團(tuán)檔案管理工作暫行辦法》《四川日報報業(yè)集團(tuán)文件材料歸檔范圍和保管期限目錄》《四川日報報業(yè)集團(tuán)電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》以及《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案銷毀制度》《檔案防火安全規(guī)定》《檔案管理人員工作職責(zé)》等規(guī)章制度張貼到檔案室公告欄，使檔案管理制度應(yīng)知盡知。在通過全省檔案培訓(xùn)后，集團(tuán)辦公室將各類檔案以及文件進(jìn)行掃描、電子歸類存檔并備份，進(jìn)一步完善集團(tuán)電子檔案管理制度。

同時，集團(tuán)辦公室組織檔案管理人員參與多元化、制度化、專業(yè)化的檔案信息技術(shù)教育培訓(xùn)，對檔案管理人員做到全方位培養(yǎng)，做到人才培養(yǎng)與管理政策與時俱進(jìn)，并進(jìn)行適時調(diào)整，促進(jìn)檔案管理與信息化不斷融合，并為集團(tuán)檔案管理提供優(yōu)化方案，不斷提高效率，保障正確率和保存率。

完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管保護(hù)條件

為了滿足集團(tuán)工作發(fā)展需要，集團(tuán)在2014年搬入傳媒大廈辦公后，設(shè)立了專門的檔案庫房，并完善了設(shè)備設(shè)施。搬遷期間，集團(tuán)辦公室妥善做好各類檔案資料的搬遷轉(zhuǎn)移工作，尤其是對于集團(tuán)各類核心檔案以及機(jī)要文件的轉(zhuǎn)移，尤為小心謹(jǐn)慎。對于因成都潮濕天氣導(dǎo)致個別文件發(fā)霉生蟲的情況，集團(tuán)辦公室按照國家檔案局科研所修訂的2015版《檔案蟲霉防治一般規(guī)則》，科學(xué)、規(guī)范地制定了實施蟲霉處理方案，極大地減少了文件的蟲霉化。同時為了滿足檔案管理需要，檔案庫房配備了檔案密集架及規(guī)范的檔案裝具，配置了“九防”設(shè)施和計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，為檔案的安全保管保護(hù)及科學(xué)管理提供了良好的條件。

建立健全檔案管理有效機(jī)制，確保檔案按時、按質(zhì)、按量歸集

集團(tuán)辦公室和檔案管理人員定期督促催收檔案，建立了檔案移交、接收登記表等規(guī)定。同時集團(tuán)規(guī)定，年終各部門負(fù)責(zé)人書面匯報工作情況時，必須同時匯報該部門檔案資料收集情況，對未按時收集檔案的部門和負(fù)責(zé)人將進(jìn)行通報。在集團(tuán)上報文件的印發(fā)程序方面，嚴(yán)格按照省委宣傳部的要求逐級報送文件，做到不越級、文種明確、格式清晰、程序完整。對集團(tuán)上一年度的機(jī)要文件及集團(tuán)文書檔案進(jìn)行清查、分類、裝訂、造冊、審核，做到閉環(huán)式管理。

近幾年，通過集團(tuán)辦公室特別是檔案管理人員的努力與集團(tuán)各部門的密切配合，圓滿地完成了檔案管理工作的各項任務(wù)。

跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展腳步，充分發(fā)揮檔案信息的作用

為了搞好檔案信息的開發(fā)利用工作，集團(tuán)檔案管理人員做了大量檔案編研工作。在平時為集團(tuán)全體職工提供檔案利用服務(wù)的同時，認(rèn)真做好利用登記和利用效果分析，為集團(tuán)各項工作的開展發(fā)揮積極作用。

檔案管理人員從工作中收集各種數(shù)據(jù)和資料，并進(jìn)行科學(xué)分類。檔案資料收集的及時性和完整性，對集團(tuán)后期的發(fā)展產(chǎn)生了直接的影響，也是促進(jìn)集團(tuán)各項工作不斷探索、創(chuàng)新的重要保證。

在網(wǎng)絡(luò)時代，信息的獲取、傳輸更加方便、快捷、全面，不受時間、空間的影響。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息內(nèi)容會不斷擴(kuò)大，信息來源不斷增多，信息載體不斷更新，給檔案管理工作提出了新的更高的要求。面對新形勢、新任務(wù)，檔案管理工作必須要更新觀念，與時俱進(jìn)，嚴(yán)格工作流程，強化服務(wù)功能，增強檔案意識，擴(kuò)大檔案影響，積極有效地發(fā)揮檔案信息作用，持續(xù)推動集團(tuán)各項工作健康有序發(fā)展。