加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化 提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理效能

文/吳慧蘭（北京高陽捷迅信息技術(shù)有限公司）

在5G、AI、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等先進(jìn)信息技術(shù)的支持下，信息化與企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)不斷融合發(fā)展，提升了企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化管理效果，也強(qiáng)化了企業(yè)的財(cái)務(wù)管控力。目前，已有諸多企業(yè)將財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)納入了企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中。

一、企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享的需要，也是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范、加快財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的需要。財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理中的數(shù)據(jù)密集型領(lǐng)域，管理人員可借助信息化管理平臺收集、處理、分析海量財(cái)務(wù)信息，并將其向企業(yè)決策層及各部門進(jìn)行傳遞。企業(yè)決策層可根據(jù)所獲得的財(cái)務(wù)信息判斷決策的合理性，從而做出有利于企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的科學(xué)決策。其他部門可按照財(cái)務(wù)信息所反映的財(cái)務(wù)狀況對當(dāng)前工作進(jìn)行調(diào)整，確保資源的有效運(yùn)用。

此外，基于信息化的財(cái)務(wù)管理模式下，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程得到重構(gòu)設(shè)計(jì)，財(cái)務(wù)人員從低價(jià)值的重復(fù)性工作中抽離，進(jìn)駐業(yè)務(wù)前端，了解實(shí)際業(yè)務(wù)情況，為業(yè)務(wù)開展提供專業(yè)指導(dǎo)服務(wù)[1]。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化中的問題

（一）片面認(rèn)知現(xiàn)象突出，存在盲目跟風(fēng)情況

從宏觀角度來看，多數(shù)企業(yè)中對于財(cái)務(wù)管理信息化的片面認(rèn)知較為突出，存在盲目跟風(fēng)情況。部分領(lǐng)導(dǎo)者對財(cái)務(wù)管理信息化的重要性缺乏明確認(rèn)知，還局限于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化上，認(rèn)為運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)做賬就是財(cái)務(wù)管理信息化，沒有充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理信息化在計(jì)劃、預(yù)算、銷售、運(yùn)營節(jié)點(diǎn)把控、成本管理、財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防及有效應(yīng)對等方面的積極作用[2]。

在此條件下，缺少對業(yè)務(wù)需求的全面分析以及對信息化建設(shè)的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，就直接照搬他人經(jīng)驗(yàn)倉促上線信息化系統(tǒng)，不僅未能使企業(yè)財(cái)務(wù)管理效能得到提升，反而增加了管理工作量。

（二）復(fù)合型人才缺失，現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員知識、能力有待進(jìn)一步強(qiáng)化

由于企業(yè)業(yè)財(cái)融合深度不夠，人才培訓(xùn)機(jī)制尚未健全，再加上信息化發(fā)展緩慢的影響，導(dǎo)致復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人才缺失，而現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員知識、能力還有待進(jìn)一步強(qiáng)化[3]。

例如，A企業(yè)是中航集團(tuán)下屬公司之一，現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)水平對財(cái)務(wù)信息化建設(shè)產(chǎn)生了嚴(yán)重制約。一是人員業(yè)務(wù)能力參差不齊。部分人員財(cái)務(wù)專業(yè)知識基礎(chǔ)較為薄弱，也缺少學(xué)習(xí)積極性，沒有主動(dòng)參與到企業(yè)人才培訓(xùn)活動(dòng)中。二是軟件系統(tǒng)操作不熟練。部分財(cái)務(wù)人員能主動(dòng)接收新業(yè)務(wù)知識，但僅限于崗位技能層面，難以應(yīng)對軟件系統(tǒng)運(yùn)行故障問題，對業(yè)財(cái)一體化、財(cái)務(wù)共享等知之甚少。三是分析、創(chuàng)新能力不足。部分人員工作中過分關(guān)注工作任務(wù)及目標(biāo)的達(dá)成，不會(huì)去主動(dòng)思考、分析業(yè)務(wù)問題，未能針對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提出創(chuàng)新性意見或建議。就我司財(cái)務(wù)部門人員結(jié)構(gòu)存在長期穩(wěn)定、逐步老齡化等問題，例如部門即將退休的人員，學(xué)習(xí)意愿和動(dòng)力下降，接受新知識方面的能力較年輕人也有所下降，同時(shí)會(huì)影響部門其他人員的工作及學(xué)習(xí)效率。工作中各項(xiàng)綜合性辦公軟件的不斷更新，也給大家造成了一定的困擾。目前跨部門溝通通常采用遠(yuǎn)程騰訊會(huì)議、釘釘、小魚等方式電視投屏，這些辦公軟件使用的不熟練都會(huì)影響工作效率。

（三）內(nèi)控體系不完善，難以提供有力制度保障

完善的內(nèi)控體系是企業(yè)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理信息化優(yōu)勢作用的必要前提條件，加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)，有利于強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化質(zhì)量。但多數(shù)企業(yè)的內(nèi)控體系并不完善，難以為財(cái)務(wù)管理信息化提供有力的制度保障。具體表現(xiàn)為：第一，風(fēng)險(xiǎn)評估體系不完善，沒有將信息風(fēng)險(xiǎn)納入風(fēng)險(xiǎn)評估范圍，未形成涵蓋預(yù)測、評估、分析、應(yīng)對等各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。第二，控制活動(dòng)不完善，沒有涉及企業(yè)管理的方方面面，也未從財(cái)務(wù)管理信息化角度進(jìn)行重新設(shè)計(jì)。第三，內(nèi)部監(jiān)督體系不完善，缺少專門的組織機(jī)構(gòu)行使監(jiān)督職能，或是有監(jiān)督部門但其職能獨(dú)立性不強(qiáng)，易受領(lǐng)導(dǎo)層約束影響，導(dǎo)致監(jiān)督流于形式。

（四）信息傳遞與反饋滯后，無法客觀反映企業(yè)經(jīng)營狀況

對于集團(tuán)式企業(yè)而言，在多層級組織架構(gòu)下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者難以及時(shí)了解各成員單位的經(jīng)營管理情況，而已獲得的財(cái)務(wù)信息也無法客觀反映企業(yè)經(jīng)營狀況，從而導(dǎo)致信息貶值。例如，ALBB集團(tuán)杭州總部儲存企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息，各成員單位以每周、每月通報(bào)的形式向集團(tuán)反饋已有財(cái)務(wù)信息，集團(tuán)不能通過各成員單位給出的財(cái)報(bào)追溯到原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，而追溯過程中也常會(huì)有數(shù)據(jù)不一致的情況[4]。就我司互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)而言，目前財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。目前財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)主要功能是對外的財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)、對內(nèi)的月度經(jīng)營報(bào)表、考核數(shù)據(jù)及分析。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控，是業(yè)務(wù)運(yùn)營部門進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)調(diào)整的依據(jù)，按推廣活動(dòng)、按日、按小時(shí)、按訂單去實(shí)時(shí)跟蹤。

（五）檔案信息化發(fā)展緩慢，尚未實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

當(dāng)前企業(yè)檔案信息化發(fā)展較為緩慢，尚未實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。首先，檔案管理人員缺乏安全責(zé)任意識，違規(guī)查詢重要檔案信息造成信息泄露。有些企業(yè)甚至沒有專職的檔案管理人員，人員頻繁更換，造成檔案收集不全、丟失等問題。其次，企業(yè)內(nèi)部缺少標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理方法，對于檔案的管理還停留在收與管的層面，忽略了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，以及電子檔案歸檔制度的建立。再次，已有檔案管理系統(tǒng)還存在一定的局限性，導(dǎo)致檔案信息資源封閉且分散。比如，相關(guān)人員只能通過檔案管理系統(tǒng)檢索到檔案目錄，實(shí)際中還需要去檔案室查閱檔案原文。最后，檔案信息資源開發(fā)內(nèi)容還停留在介紹或者是匯編上，形式仍局限于索引的編制，已有檔案信息對企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)測、分析與業(yè)務(wù)決策的依據(jù)作用十分有限。

三、企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化的有效策略

（一）建立科學(xué)、全面認(rèn)知，避免盲目跟風(fēng)

數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思維已不能滿足基于信息化的企業(yè)財(cái)務(wù)管理需要，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變各層級人員的固有思維，使其具備財(cái)務(wù)信息化意識。只有企業(yè)上下都認(rèn)識到了財(cái)務(wù)管理信息化的價(jià)值并參與其建設(shè)中，企業(yè)凝聚力才會(huì)有所提升，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期建設(shè)效果。

領(lǐng)導(dǎo)者作為企業(yè)的“掌舵人”，把握著企業(yè)的“航向”，應(yīng)明確財(cái)務(wù)管理數(shù)智化轉(zhuǎn)型的迫切性，站在企業(yè)中長期發(fā)展的戰(zhàn)略高度看待財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，對其予以高度重視與大力支持，并形成科學(xué)、全面的財(cái)務(wù)管理信息化認(rèn)知，將其作為一項(xiàng)系統(tǒng)的、長期的工程來抓。同時(shí)，充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理信息化在優(yōu)化各項(xiàng)管理工作流程方面的積極作用，結(jié)合內(nèi)外環(huán)境變化與實(shí)際管理需要做好相關(guān)建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，而不是盲目跟風(fēng)。此外，領(lǐng)導(dǎo)者也要開展好財(cái)務(wù)管理信息化的宣傳工作，利用ERP、OA、內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)刊及其他新媒體工具等，就財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)行多渠道宣傳，或組織宣講活動(dòng)，轉(zhuǎn)變?nèi)珕T的錯(cuò)誤認(rèn)識，引導(dǎo)各部門人員積極配合相關(guān)建設(shè)工作。

（二）加快培養(yǎng)復(fù)合型人才，強(qiáng)化現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員知識、能力

信息化系統(tǒng)平臺代替人工處理低價(jià)值的重復(fù)性工作，倒逼著財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)人員不但要掌握豐富的財(cái)務(wù)專業(yè)知識，也要懂業(yè)務(wù)，能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)提供有用指導(dǎo)，還要具備財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)操作能力與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力。為了給財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供有力的人才支持，企業(yè)應(yīng)加快培養(yǎng)復(fù)合型人才，強(qiáng)化現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的知識與能力，使其滿足企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型需要[5]。在此過程中，企業(yè)要持續(xù)完善已有人才培養(yǎng)機(jī)制，圍繞財(cái)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，從人才短板問題出發(fā)，以復(fù)合型財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)為目標(biāo)，根據(jù)現(xiàn)有培訓(xùn)條件制定針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，并給予培訓(xùn)工作以一定的資金支持，結(jié)合環(huán)境變化對培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)與調(diào)整。我司自2020年首先對各部門經(jīng)理及管理層進(jìn)行了領(lǐng)導(dǎo)力、員工績效考核、OKR目標(biāo)管理、員工一對一面談、員工招聘面試技巧等方面培訓(xùn)，全員進(jìn)行了卓有成效的管理培訓(xùn)。對員工進(jìn)行甄選，甄選出各部門可培養(yǎng)高潛力人員，經(jīng)與人力部門報(bào)備，公司領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，指定待培養(yǎng)高潛力人員指導(dǎo)人，制定3-5年培養(yǎng)計(jì)劃，培養(yǎng)計(jì)劃要求具體、可量化、可衡量、可達(dá)到、有明確時(shí)間期限、與目標(biāo)能力相關(guān)。半年度、年度，部門與培養(yǎng)人進(jìn)行培養(yǎng)方案落實(shí)一對一面談，人力部門進(jìn)行跟蹤評價(jià)，保證了人才培養(yǎng)方案長期、有效落地執(zhí)行。

培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上，要堅(jiān)持財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)并舉。財(cái)務(wù)方面，引入業(yè)財(cái)一體化、財(cái)務(wù)共享等先進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)容，增加管理會(huì)計(jì)、稅務(wù)管理等內(nèi)容。比如，管理會(huì)計(jì)專項(xiàng)培訓(xùn)中，組織人員對全面預(yù)算管理、內(nèi)部控制、決策分析、風(fēng)險(xiǎn)全流程管控等進(jìn)行學(xué)習(xí)；稅務(wù)管理專題培訓(xùn)中，組織人員對新稅法、稅務(wù)籌劃、稅務(wù)檢查等進(jìn)行學(xué)習(xí)。非財(cái)務(wù)方面，突出對信息化技能的學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)流程的深入了解，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、編程語言等。為強(qiáng)化培訓(xùn)效果，采取理論、案例結(jié)合實(shí)踐的方式培訓(xùn)。比如，為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對業(yè)務(wù)的了解及與業(yè)務(wù)的融合，參加業(yè)務(wù)部門周會(huì)、月會(huì)，每月安排幾天坐到業(yè)務(wù)同學(xué)工位上一塊辦公，學(xué)習(xí)及了解業(yè)務(wù)流程。新業(yè)務(wù)、新活動(dòng)，財(cái)務(wù)人員提前參與了解情況，梳理財(cái)稅流程，降低財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)，提供專業(yè)支撐。同時(shí)將培訓(xùn)和績效管理掛鉤，提高人員參與培訓(xùn)的主動(dòng)性。

（三）完善內(nèi)控體系，從制度層面保障財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)從內(nèi)控五要素入手進(jìn)一步完善現(xiàn)行內(nèi)控體系，從制度層面保障財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。為奠定堅(jiān)實(shí)的內(nèi)控環(huán)境基礎(chǔ)，企業(yè)要對當(dāng)前的組織管理架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，增設(shè)信息管理部門，由該部門承擔(dān)內(nèi)部溝通、對外溝通的協(xié)調(diào)工作，通過與財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等的配合，引導(dǎo)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的貫徹落實(shí)。風(fēng)險(xiǎn)評估方面，拓展評估范圍，將信息化風(fēng)險(xiǎn)納入評估范圍，依托信息化系統(tǒng)構(gòu)建集預(yù)測、評估、分析、應(yīng)對于一體的風(fēng)險(xiǎn)評估體系。開展控制活動(dòng)前，根據(jù)財(cái)務(wù)管理信息化需要對其進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使其覆蓋到企業(yè)管理的方方面面。內(nèi)部監(jiān)督上，著重強(qiáng)調(diào)監(jiān)督職能的獨(dú)立性，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行日常管理監(jiān)督，由內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督。信息與溝通方面，既要優(yōu)化內(nèi)部溝通機(jī)制，又要注重對外溝通信息的真實(shí)性，尤其是要保證信息數(shù)據(jù)真實(shí)。

（四）建立雙向、動(dòng)態(tài)信息傳遞與反饋機(jī)制

信息傳遞與反饋是做好財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，對有效解決企業(yè)矛盾有重要作用。倘若信息傳遞與反饋不及時(shí)，就容易發(fā)生信息不對稱問題。企業(yè)應(yīng)遵循整體性、層次性以及環(huán)境性原則，建立雙向、動(dòng)態(tài)的信息傳遞與反饋機(jī)制，以避免信息不對稱問題。我司財(cái)務(wù)部目前采用OKR及目標(biāo)管理對部門績效進(jìn)行考核，要求部門總目標(biāo)、部門員工目標(biāo)通曬。要求部門目標(biāo)不僅要跟公司領(lǐng)導(dǎo)層對齊，同時(shí)要跟部門內(nèi)部員工對齊，部門內(nèi)部每人的目標(biāo)要跟大家對齊，保證信息的對稱，工作中起到相互配合作用。

在此過程中，一方面要正確認(rèn)識到企業(yè)整體各部門間的聯(lián)系，保持溝通活動(dòng)的一致性，并針對不同層級采用不同的溝通方式、技巧及措施，保證溝通恰到好處，通過積極的鼓勵(lì)溝通形成激勵(lì)性的溝通氛圍，同時(shí)以防御性溝通及時(shí)應(yīng)對管理風(fēng)險(xiǎn)問題。另一方面要明確溝通目標(biāo)，暢通自上而下和自下而上的溝通渠道，確保各層級間的直接溝通，并創(chuàng)新溝通方式，將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到溝通當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)及時(shí)、高效的溝通。每年部門目標(biāo)對齊、個(gè)人目標(biāo)制定面談、季度員工考核評價(jià)，考核一對一面談，年終全員述職等機(jī)制，保證了溝通的直接、全面推進(jìn)。

（五）深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

數(shù)字化背景下，紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案所取代。例如企業(yè)可以通過購買第三方報(bào)銷軟件，達(dá)到發(fā)票查重、查驗(yàn)真?zhèn)?、發(fā)票電子版留存，方便查詢檢索。報(bào)銷單據(jù)直接生成憑證，提高財(cái)務(wù)人員工作效率。目前增值稅電子普通發(fā)票使用范圍越來越廣，大眾越來越喜歡使用電子發(fā)票，增值稅電子專用發(fā)票上線使用，以及國家稅務(wù)金稅系統(tǒng)的功能及稽查力度不斷升級，使的企業(yè)必須通過一定方式系統(tǒng)的管理好財(cái)務(wù)電子檔案。稅務(wù)電子檔案天然具有可共享、可更改的特點(diǎn)，可作為財(cái)務(wù)管理的重要依據(jù)。對其進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，有利于企業(yè)減少運(yùn)營成本，提高財(cái)務(wù)管理效能。企業(yè)應(yīng)深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以逐步實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。

首先，建立檔案管理人員的安全責(zé)任制度，規(guī)范其工作行為。其次，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理，強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案向電子檔案的及時(shí)轉(zhuǎn)化，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制歸檔管理制度。再次，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能，如增設(shè)基礎(chǔ)電子檔案線上查詢模塊，提高檔案的查找利用率。最后，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)，使其為企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)測、分析與業(yè)務(wù)決策服務(wù)。

四、結(jié)束語

面對當(dāng)前財(cái)務(wù)管理信息化中存在的片面認(rèn)知、復(fù)合型人才缺失、內(nèi)控體系不完善、系統(tǒng)安全防護(hù)不足、信息傳遞與反饋滯后、檔案信息化發(fā)展緩慢等問題，企業(yè)應(yīng)緊抓數(shù)智化發(fā)展機(jī)遇，立足實(shí)際問題，從上到下建立科學(xué)、全面的管理認(rèn)知，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，完善內(nèi)控體系，做好系統(tǒng)安全防護(hù)工作，構(gòu)建雙向、動(dòng)態(tài)的信息傳遞與反饋機(jī)制，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，從而助力財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，提高財(cái)務(wù)管理效能。

相關(guān)鏈接

財(cái)務(wù)管理是在一定的整體目標(biāo)下，關(guān)于資產(chǎn)的購置（投資），資本的融通（籌資）和經(jīng)營中現(xiàn)金流量（營運(yùn)資金），以及利潤分配的管理。財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分，他是根據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)制度，按照財(cái)務(wù)管理的原則，組織企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)、處理財(cái)務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。簡單地說，財(cái)務(wù)管理是組織企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)、處理財(cái)務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)管理工作。