淺談企業(yè)人員優(yōu)化過程中如何做好用工風險管理

文/宋麗華（家利物業(yè)管理（重慶）有限公司成都分公司；和記黃埔地產(chǎn)（成都）溫江有限公司）

企業(yè)為應對經(jīng)濟危機，提高市場競爭力，通過人員裁減人員，優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)，但是在人員優(yōu)化過程中，由于人員變動，企業(yè)容易出現(xiàn)用工風險，一旦出現(xiàn)用工問題，不僅對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生影響，也會增加企業(yè)壓力。近些年，我國對企業(yè)用工提出了更高標準，企業(yè)在進行人員優(yōu)化過程中更需要做好人員管理，減少人員裁減、調(diào)動產(chǎn)生的用工風險損失，保護好勞動者權(quán)益，強化企業(yè)法律義務。

一、背景

當前，企業(yè)、員工、政府、社會等方面需要提前做好用工風險管理，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）企業(yè)層面

近些年，在全球經(jīng)濟影響下，各國經(jīng)濟受到影響，整體呈現(xiàn)下行態(tài)勢，發(fā)展趨勢不好。企業(yè)經(jīng)營面臨巨大的壓力和沖擊力，盈利能力減弱，經(jīng)營困難，為實現(xiàn)自保，各大企業(yè)紛紛采取精簡組織機構(gòu)和優(yōu)化人員的措施，以求降低運營成本，保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。而作為社會個體的員工，生存壓力加大，更力求最大化地利用法律、輿論維護自身經(jīng)濟利益。在此背景下，勞資矛盾加大，勞動糾紛增多，企業(yè)因勞動用工糾紛產(chǎn)生的用工風險成本呈指數(shù)增長。同時群體性勞資糾紛的發(fā)生，帶來企業(yè)負面社會輿論，使企業(yè)社會形象受損，品牌效應下降，導致部分客戶群體流失，在嚴峻的經(jīng)濟形勢下，對維持企業(yè)獲利能力無疑是雪上加霜。所以從企業(yè)層面看，迫切需要提前做好用工風險管理[1]。

（二）員工層面

作為員工，雖然以弱勢群體的角色，獲得更多法律支持和斜傾，但大多數(shù)企業(yè)將有過仲裁案例發(fā)生的員工定為風險候選人，在作出是否錄用選擇的評估決定時，此項因素往往加入減分項，這類員工在職場求職難度加大，時間和機會成本同時增加。因此，提前做好用工風險管理，降低勞資糾紛發(fā)生率，也有利于降低員工求職難度。從員工層面看，也需要提前做好用工風險管理。

（三）政府層面

從政府層面看，仲裁案件急劇增加，導致政府各級仲裁部門工作人員工作不堪重負，造成社會資源的浪費，做好用工風險預控，有利于減輕政府工作人員仲裁庭審壓力。

（四）社會層面

勞資糾紛審判中，企業(yè)往往作為強勢方，獲得法律支持少，加大了企業(yè)政商環(huán)境壓力，降低了企業(yè)投資意向，一定程度上也會影響社會經(jīng)濟良性發(fā)展。

綜上分析，在當前階段提前做好人員優(yōu)化過程中用工風險管理，有非常重要的意義。

二、人員優(yōu)化的形式

根據(jù)《勞動法》《勞動合同法》等相關法律、法規(guī)規(guī)定，當前企業(yè)常用人員優(yōu)化形式有以下幾種：

（一）協(xié)商一致解除

根據(jù)《勞動合同法》第36條規(guī)定，用人單位需要與勞動者協(xié)商一致解除勞動關系，只要企業(yè)與員工能夠自愿達成一致即可解除合同。解除時，需要明確法律依據(jù)，保證程序合法，在此過程中，企業(yè)HR需要明確表示協(xié)商處理，就員工補償?shù)确矫孀鞒錾逃?，做好成本預算[2]。企業(yè)與員工達成一致后安排人員做好工作交接，之后結(jié)算支付薪資，并予以適當經(jīng)濟補償，最后解除勞動合同，辦理檔案和社保關系轉(zhuǎn)移工作，備案合同文本和電子檔案。

（二）勞動合同到期企業(yè)不續(xù)約

根據(jù)《勞動合同法》第44條第1項規(guī)定，勞動合同期滿，勞動合同終止。用人單位若是在勞動合同到期不續(xù)簽則需要予以經(jīng)濟補償，單位維持或提高勞動合同約定條件續(xù)訂勞動合同而員工不續(xù)簽則不予經(jīng)濟補償，但是若單位降低勞動條件而員工不續(xù)簽則單位需要予以經(jīng)濟補償。

（三）員工不勝任解除

根據(jù)《勞動合同法》規(guī)定，企業(yè)根據(jù)規(guī)章制度、員工考核結(jié)果和員工工作表現(xiàn)等支持認定員工是否能夠勝任崗位工作，若是無法獲得支持則認定勞動者不能勝任崗位工作，在培訓、調(diào)整后仍無法勝任則用人單位可以提前30日書面通知勞動者解除勞動合同，或是額外支付勞動者一個月工資后解除勞動合同。當前用人單位以勞動者不勝任工作而解除勞動合同的現(xiàn)象比較多，企業(yè)在人員優(yōu)化中采取這種形式需要做好處理工作，保證雙方各自合法權(quán)益，避免勞動糾紛。

（四）勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化致使勞動合同無法履行

《勞動合同法》第40條第3項規(guī)定，勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動合同無法履行，經(jīng)用人單位與勞動者協(xié)商，未能就變更勞動合同內(nèi)容達成協(xié)議的用人單位提前30日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資后，可以解除勞動合同。

這也是當前經(jīng)濟情況下企業(yè)用得比較多的一種人員優(yōu)化形式。實踐中“客觀情況發(fā)生重大變化”很不好把握，很多企業(yè)因法條標準把握不當，在以此條為依據(jù)優(yōu)化人員后發(fā)生仲裁、法院訴訟案件敗訴，付出高昂的雙倍賠償金。所以實踐中我們一定要特別留意，重點把握是否“客觀”“勞動合同是否能夠履行”以及企業(yè)是否存有惡意等因素。

（五）經(jīng)濟性裁員

根據(jù)《勞動合同法》第41條規(guī)定，企業(yè)實行經(jīng)濟性裁員，需要裁減20人以上或不足20人但占企業(yè)員工總數(shù)10%以上的，需要提前30天向工會或全體員工說明情況，聽取工會或全體員工意見后，裁減人員方案報勞動行政部門備案。裁減方案包括裁員原因、裁員名單，明確時間、流程以及補償方式等內(nèi)容。[3]。

以上形式人員優(yōu)化，都需要企業(yè)按《勞動合同法》第47條、第97條規(guī)定支付經(jīng)濟補償金。

三、企業(yè)人力資源部門可以做哪些工作

（一）熟悉法規(guī)，準確掌握法律依據(jù)

作為人員優(yōu)化工作的執(zhí)行部門，人力資源部門工作人員需要具備非常專業(yè)的勞動法律法規(guī)知識，精通《勞動合同法》《勞動法》等相關法規(guī)，便于在人員優(yōu)化溝通中熟稔運用法律支持。

（二）提前與仲裁、法院、勞動行政部門溝通，獲得支持

企業(yè)人力資源部門應積極參與政府仲裁、法院、勞動行政部門組織的各種法律學習與培訓，適時學習其裁案依據(jù)，檢討修訂企業(yè)內(nèi)部員工管理制度，同時借此契機，與政府部門建立良好關系，以獲得員工優(yōu)化過程中專業(yè)部門專業(yè)指導，使人員優(yōu)化工作獲得法律權(quán)威支持，執(zhí)行過程中也更容易被員工接受和理解。

（三）與業(yè)務部門溝通，取得一致支持

在此過程中，需要做好兩方面的工作，一方面是持客觀公正、專業(yè)的態(tài)度，準確審核判斷業(yè)務部門所提出的優(yōu)化崗位及優(yōu)化人員是否是企業(yè)當前發(fā)展階段確需裁減的部門、崗位及人員，保留企業(yè)后續(xù)發(fā)展的核心部門和核心人才，防止業(yè)務部門利用此機會拉幫結(jié)派，結(jié)造貪污受賄或損害企業(yè)利益的人員網(wǎng)絡，為企業(yè)造成更大的經(jīng)濟損失[4]。另一方面，與業(yè)務部門溝通，掌握擬優(yōu)化員工當前情緒狀態(tài)，工作績效實際情況，為后續(xù)溝通準備令員工可接受的理由。

（四）準備書面證據(jù)，包括員工信息、解除文件、補償文件、離職結(jié)算文件

掌握充足全面的書面文件，溝通過程中更能應付自如，增強在與員工溝通過程中的主動權(quán)，降低溝通難度。同時，也便于與員工快速地簽署相關法律協(xié)議文件，縮短員工猶豫期。

（五）提前做好公司資料信息安全管理，包括電腦文件備份、郵箱鎖定準備等

此項工作主要為防止員工情緒失控，刪除影響公司核心業(yè)務的電子文件、數(shù)據(jù)，或利用公司郵箱向社會公眾發(fā)布負面信息，或在公司內(nèi)部造成負面輿論效應，為公司造成重大經(jīng)濟、名譽損失，或為管理者造成精神、身體傷害 。

（六）確定面談地點、場地、面談參與人員、面談思路及沖突應對方案

面談地點一般為獨立于辦公區(qū)域的會議室，面談場地有錄音監(jiān)控、場地為封閉的小型會議室，會議室以木質(zhì)圓桌、皮椅為佳，備有一次性紙巾、紙杯或小瓶塑料瓶裝水，燈光柔和。

面談參與人員通常為業(yè)務部門負責人、員工直接上級，人力資源負責人或人力資源工作人員。面談人員在事前要對面談內(nèi)容作溝通和分工，確定一位溝通主持人員，探討員工可能的疑問，預先做好準備，對員工可能出現(xiàn)的情緒和過激行為做好應對方案。溝通主持人員必須為參與整體方案準備人員，熟悉法律法規(guī)，接受過員工溝通技巧專門培訓。

（七）面談

面談過程是面談人員專業(yè)知識、法律知識、心理學知識、談判知識、溝通技巧等綜合技能充分展現(xiàn)和博弈的過程，直接決定著人員優(yōu)化工作的最終成果，也是人員優(yōu)化工作中最難圓滿完成的一個環(huán)節(jié)。也正因如此，行業(yè)內(nèi)有很多對此過程專門研究的方法和專業(yè)書籍，例如采用柔性溝通方式，面談時需要避免被干擾，選擇咖啡廳等良好面談環(huán)境，避免發(fā)生沖突，影響其他員工，根據(jù)面談時間長短和深入程度調(diào)整談判技巧，積極傾聽員工意見，并咨詢不清楚情況，適當保持沉默讓員工自助思考。在了解員工情況的基礎上注意離職員工性格特征，從小細節(jié)之處把控對象心理，預期反應，選擇面談切入方式，并避免過程冷場、激化等。為提升面談成功率，作為人力資源工作者可參與學習和訓練，在此不做過多闡述[4]。

（八）離職手續(xù)辦理

優(yōu)化員工離職手續(xù)辦理，包括失業(yè)保險待遇領取指引等，需指定專門人員陪同，快速辦理，盡可能縮短優(yōu)化員工在公司滯留的時間，如果可以，可為優(yōu)化員工作新工作的引薦。

四、案例分享

（一）案例一

2015年，某地產(chǎn)公司因工程項目逐漸竣工交付，需優(yōu)化現(xiàn)場工程師10人。公司以“勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化致使勞動合同無法履行”與員工協(xié)商解除勞動合同。

2015年政府已開始對房地產(chǎn)市場啟動調(diào)控，該公司已減少地產(chǎn)行業(yè)的投入，在當?shù)責o新項目，原有工程項目陸續(xù)完工。人力資源部與管理層和工程部仔細溝通后達成共識，優(yōu)化工程人員已為該公司此階段組織發(fā)展必須開展的工作。接下來，人力資源部與工程部負責人，就每一位工程人員的工作內(nèi)容、在組織架構(gòu)的貢獻及個人綜合技能進行分析，以保留核心員工和最合適員工的原則，擬定了優(yōu)化員工名單，并就優(yōu)化的法律依據(jù)和補償方案與政府仲裁部門討論，制定最終補償方案獲公司管理層批準。在部門主管會上，向各位主管公開透明地闡述公司工程進度及公司在當?shù)厥袌龅陌l(fā)展計劃，要求各主管向員工傳達，必使每位員工清晰地了解公司發(fā)展狀況。以上準備完成后，確定于2015年6月最后一周的周五與員工面談。

面談前一天，人力資源部完成所有文件準備，包括協(xié)商解除合同通知書、解除合同通知書、補償金、員工個人信息表、待崗文件等。周五上午9時，人力資源部和工程部主管經(jīng)理攜所有文件前往預訂的辦公室準備面談，由工程部秘書按人力資源部要求逐一通知優(yōu)化人員到場。面談過程中，人力資源經(jīng)理及時將面談情況傳遞給下屬，根據(jù)面談情況決定是否通知IT關閉電腦系統(tǒng)。因準備充分，員工都可獲得法律規(guī)定的補償，整體人員優(yōu)化面談均比較順利，唯有一位員工不接受協(xié)商方案，要求2倍補償方案。經(jīng)反復溝通，該員工均不接受，人力資源部和工程部兩位主管經(jīng)理立即啟動備選方案， 告知員工因生產(chǎn)經(jīng)營變化，無法提供合適的崗位，員工只有回家待崗，領取待崗工資。后該員工經(jīng)過周末兩天的考慮，于接下來的周一簽署了協(xié)商一致解除合同的協(xié)議，并接受公司補償方案。此案例實踐提示我們，做好充分準備，合法、有理、有序是保障人員優(yōu)化順利達成目標、降低用工風險成本的關鍵。

（二）案例二

2022年，某物業(yè)公司因項目丟失，經(jīng)營成本持續(xù)增加，公司各項目虧損，啟動人員優(yōu)化項目，負責人向總經(jīng)理提出，為減少虧損，建議以公司丟盤為契機，優(yōu)化人員，并提出了優(yōu)化名單。

人力資源部接到總經(jīng)理和項目的意見后，未做仔細思考，便接受項目建議，優(yōu)化人員以維修、秩序維護監(jiān)管人員為主，甚至提到了專業(yè)負責經(jīng)理。當人力資源部按法規(guī)給予第一批優(yōu)化人員補償離開后，發(fā)現(xiàn)公司從上至下，以維修、秩序維護管理員工為主，紛紛申請被優(yōu)化，未達成要求便消極工作，項目服務品質(zhì)持續(xù)下降，業(yè)主意見越來越大，各項目虧損持續(xù)加大，負面信息愈傳愈多，丟盤風險越來越大。

面對以上現(xiàn)象，人力資源部開始仔細檢討。經(jīng)仔細分析了解，發(fā)現(xiàn)人員確實有優(yōu)化空間，但優(yōu)化員工工作已變成了某些人排除異己、脫離公司監(jiān)管的手段。人力資源部及時止住優(yōu)化工作，向總經(jīng)理提出了改善管理的措施，將人員優(yōu)化調(diào)整為加強員工的考核、監(jiān)督和管理，召開員工會議，闡明公司當前工作目標，提升員工工作效率，并組織供應商會議，要求供應商配合提升服務品質(zhì)。經(jīng)過一系列的強勢推進，現(xiàn)場服務品質(zhì)明顯改善，業(yè)主滿意度亦獲得提升，公司也止住了支付大額補償成本的風險。

以上案例實踐提示我們，作為人力資源管理者，要想做好人員優(yōu)化，必須要以全面、客觀、公正、專業(yè)的角度審視優(yōu)化方案的利弊，錯誤的人員優(yōu)化可能給企業(yè)帶來更大的用工風險損失。

五、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)發(fā)展過程中，需要認識到勞動者對企業(yè)的重要性，認識到企業(yè)違法違規(guī)的風險。在當前社會和經(jīng)濟背景下，企業(yè)在應對經(jīng)濟風險開展人員優(yōu)化工作時，要做好人員安排，規(guī)范勞動用工管理工作，降低用工風險，促進企業(yè)發(fā)展。