改進金蝶KIS專業(yè)版軟件“生產(chǎn)成本核算”功能設(shè)計的研究

○西安丹普妮商貿(mào)有限責(zé)任公司 鐘 芳

一、現(xiàn)行金蝶KIS專業(yè)版軟件“生產(chǎn)成本核算”的數(shù)據(jù)處理流程

在金蝶KIS專業(yè)版軟件中，用戶進行生產(chǎn)成本核算主要涉及到“采購管理”、“生產(chǎn)管理”和“存貨核算”三個功能模塊[1]，其數(shù)據(jù)處理流程如圖1所示。

圖1 生產(chǎn)成本核算的數(shù)據(jù)處理流程

(一)采購管理的數(shù)據(jù)處理流程

采購管理是金蝶供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的起點，為此設(shè)計了采購訂單、采購入庫單和采購發(fā)票三個功能項。錄入的采購訂單審核后，一旦“下推生成”采購入庫單就被系統(tǒng)自動關(guān)閉。審核的采購入庫單在“單貨同到”時可下推生成采購發(fā)票，并相互鉤稽進行關(guān)聯(lián)，如圖2所示的前三筆采購業(yè)務(wù)；但當(dāng)采購“貨到單未到”時，采購入庫單暫時不能生成采購發(fā)票，如圖2所示的第四筆業(yè)務(wù)；如果采購是“單到貨未到”，可以手工先錄入采購發(fā)票，等到收到材料后，再及時“反推生成”采購入庫單，采購發(fā)票是后續(xù)進行材料外購入庫核算的重要源單據(jù)。

(二)材料存貨核算的數(shù)據(jù)處理流程

材料存貨核算包括入庫核算和出庫核算，其數(shù)據(jù)處理流程如圖1所示。存貨計價有實際成本與計劃成本兩種方法，下面以“實際成本”計價為例進行材料核算。

1.材料入庫核算。主要有外購入庫、估價入庫、其他入庫和盤盈入庫四種情況。

(1)外購入庫核算。外購入庫核算是材料入庫核算的主要內(nèi)容，其對象是本期已經(jīng)審核并與采購入庫單鉤稽但未生成憑證的采購發(fā)票。材料采購成本除了買價外，還要承擔(dān)異地運雜費、途中的合理損耗等費用，這些費用要在采購發(fā)票的“應(yīng)計入成本費用”欄目中錄入，只有通過“外購入庫核算”，才能將費用計入材料的采購成本。如甲材料發(fā)生了600.00元的采購費用，其采購成本將由原來的35.78元變更為35.98元，如圖2所示，即(107340.00+600.00)/3000 = 107940.00/3000。

(2)估價入庫核算。主要是對本期采購發(fā)票未到的采購入庫單進行估價入賬，用戶可錄入單價，系統(tǒng)計算出金額，或錄入金額，由系統(tǒng)倒算出單價。由于進入存貨核算系統(tǒng)的單據(jù)都已經(jīng)審核，估價可以在已審核的單據(jù)上直接進行。如對圖2中本月采購的1000公斤丙材料單價估價為37.00元，總金額為 37 000.00元。

圖2 采購發(fā)票

(3)其他入庫核算。處理非采購類型的材料入庫，比如接受捐贈、委托加工入庫的材料。這類業(yè)務(wù)不涉及采購管理，所以，源單據(jù)應(yīng)在“倉存管理”模塊中錄入。例如本月7日接受乙材料捐贈1500公斤，單價為35.00元。

(4)盤盈入庫核算。材料盤盈是根據(jù)“盤點報告單”確認的，這類業(yè)務(wù)與采購管理無關(guān)，所以，源單據(jù)也應(yīng)在“倉存管理”模塊中錄入。例如本月11日甲材料盤盈了100公斤，采購無稅單價應(yīng)參考該材料以往的資料來手工錄入。

2.材料出庫核算。在實際成本計價法下，材料發(fā)出計價有“先進先出法”、“移動平均法”和“加權(quán)平均法”等方法，如實例中甲乙丙三種材料在物料“基礎(chǔ)設(shè)置”時選擇的是“移動平均法”。生產(chǎn)領(lǐng)料是材料出庫的主要形式，進行材料出庫核算時，系統(tǒng)按照材料指定的計價方法，自動根據(jù)本月各種材料的入庫和出庫情況分別進行核算，查看核算報告，如圖3所示。

圖3 甲材料出庫核算

(三)生產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)處理流程

生產(chǎn)管理是產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算的主要模塊，金蝶軟件為此設(shè)計了生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、在產(chǎn)品產(chǎn)量錄入單、費用分攤單和生產(chǎn)成本核算等六項功能[2]，其現(xiàn)行數(shù)據(jù)處理流程如圖1所示。

1.生產(chǎn)領(lǐng)料單。生產(chǎn)領(lǐng)料單通常是根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單來下推生成，它在核算材料出庫之前，其中僅有領(lǐng)用的數(shù)量而沒有單價與金額。生產(chǎn)領(lǐng)料單只有與生產(chǎn)任務(wù)單進行關(guān)聯(lián)，才能自動“反寫”材料出庫核算的單價與金額，如圖4所示，否則，就要手工來錄入。

圖4 生產(chǎn)領(lǐng)料單自動反寫單價與金額

2.產(chǎn)品入庫單。產(chǎn)品入庫單在核算產(chǎn)品生產(chǎn)成本之前，只有入庫的數(shù)量而沒有單價與金額，如圖5所示。企業(yè)只要有完工產(chǎn)品，就應(yīng)進行成本核算。

圖5 產(chǎn)品入庫單

3.在產(chǎn)品產(chǎn)量錄入單。根據(jù)產(chǎn)品入庫單，系統(tǒng)能夠自動計算出在產(chǎn)品的賬存數(shù)量和實際數(shù)量，當(dāng)賬實不一致時，用戶還可調(diào)整實際數(shù)量，如實例中A、B、C三種產(chǎn)品都是“部分完工”。在成本核算之前，必須確定在產(chǎn)品的約當(dāng)系數(shù)即完工程度，如圖6所示。系統(tǒng)將以此為依據(jù)，自動計算出在產(chǎn)品的約當(dāng)產(chǎn)量和產(chǎn)品的約當(dāng)總量，為成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

圖6 在產(chǎn)品產(chǎn)量與約當(dāng)系數(shù)

4.費用分攤單。產(chǎn)品生產(chǎn)過程發(fā)生的材料費用外的其他生產(chǎn)費用，也要納入產(chǎn)品成本核算。由于其他生產(chǎn)費用與購銷存業(yè)務(wù)無關(guān)，所以只能從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，錄入在費用分攤單上以待分配。費用分攤單與產(chǎn)品入庫單關(guān)聯(lián)后，才能參與生產(chǎn)成本核算，關(guān)聯(lián)傳遞過來的產(chǎn)品數(shù)量是完工的實收數(shù)量，而不是全部的應(yīng)收數(shù)量。這些其他生產(chǎn)費用也只能在各種完工產(chǎn)品之間進行分配。用戶既可按照產(chǎn)品數(shù)量或工時進行自動分配，也可手工進行分配。例如本月發(fā)生的 121 035.78 元直接人工和 159 064.65 元制造費用，其自動分配結(jié)果如圖7所示。

圖7 費用分攤

5.生產(chǎn)成本核算。上述四個單據(jù)是生產(chǎn)成本核算的基礎(chǔ)，只有關(guān)聯(lián)了生產(chǎn)任務(wù)單的產(chǎn)品入庫單，才能自動反寫生產(chǎn)成本核算的單價與金額，如圖8所示，以A產(chǎn)品為例來解析核算的內(nèi)部原理，A產(chǎn)品本月發(fā)生的材料費用為 174 809.09元(見圖4)，A產(chǎn)品的約當(dāng)總量=140+60×0.7=182件(見圖6)，這樣，A產(chǎn)品的材料費用分配率=174809.09/182≈960.4895，140件完工A產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)的材料費用=140×960.4895=134468.53元；再加上140件完工產(chǎn)品分配的 32 586.56 元直接人工和 42 825.10 元制造費用(見圖7)，成本共計 209 880.19元，單位成本=209 880.19/140≈1499.14。

圖8 反寫生產(chǎn)成本核算的單價與金額

二、改進金蝶軟件“生產(chǎn)成本核算”的功能設(shè)計

(一)現(xiàn)行設(shè)計“生產(chǎn)成本核算”功能的局限性

從實例分析過程來看，現(xiàn)行設(shè)計的“生產(chǎn)成本核算”功能，根據(jù)“生產(chǎn)領(lǐng)料單”、“產(chǎn)品入庫單”和“在產(chǎn)品產(chǎn)量錄入單”，能夠?qū)ⅰ爸苯硬牧稀辟M用在各種產(chǎn)品之間以及同一種產(chǎn)品的完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間進行自動分配，這部分的功能設(shè)計已趨于完善。

但是，為分配其他生產(chǎn)費用而現(xiàn)行設(shè)計的“費用分攤單”功能卻不盡合理[3]。按照成本核算理論，其他生產(chǎn)費用應(yīng)先在各種產(chǎn)品之間分配，然后才能在同一種產(chǎn)品的完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品再分配。雖說該功能可以巧合適用于“月末產(chǎn)品全部完工或者在產(chǎn)品只計原材料費用(即不承擔(dān)其他費用，由完工產(chǎn)品全部承擔(dān))”的核算情況，但對于產(chǎn)品生產(chǎn)是部分完工以及在產(chǎn)品還要承擔(dān)各項生產(chǎn)費用時，該功能就無法自動分配，只能手工進行分配。圖6中的A、B、C三種產(chǎn)品月末都有在產(chǎn)品，但是在圖7中，本月發(fā)生的 32 586.56 元直接人工和 42 825.10 元制造費用，就直接在這三種產(chǎn)品的“完工”數(shù)量之間進行了全部分配，這不僅有悖于成本核算程序，而且也無法給在產(chǎn)品分配應(yīng)承擔(dān)的其他生產(chǎn)費用。為了提高金蝶軟件核算生產(chǎn)成本的速度與質(zhì)量，必須改進有關(guān)生產(chǎn)成本核算的現(xiàn)行設(shè)計。

(二)改進“生產(chǎn)成本核算”功能設(shè)計的思路

經(jīng)過剖析現(xiàn)行“生產(chǎn)成本核算”功能設(shè)計存在的關(guān)鍵問題，是不能按照成本核算程序來自動分配“直接人工”和“制造費用”等其他生產(chǎn)費用。究其根源，應(yīng)從以下兩個方面加以改進。

1.改進“在產(chǎn)品產(chǎn)量錄入單”功能設(shè)計。從圖6可見，現(xiàn)行設(shè)計的“約當(dāng)系數(shù)”特指的是在產(chǎn)品的“投料程度”，它只在完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間分配“直接材料”時起作用，而不參與其他生產(chǎn)費用的分配。這樣一來，表單中就沒有分配其他生產(chǎn)費用時所需的“加工程度”。所以，該功能應(yīng)將原來的“約當(dāng)系數(shù)”分解設(shè)置成“投料程度”和“加工程度”兩個指標。如圖9所示，這是改進“生產(chǎn)成本核算”功能設(shè)計的關(guān)鍵所在。

圖9 改進后的在產(chǎn)品產(chǎn)量錄入單

2.改進“費用分攤單”功能設(shè)計。在圖7中，表頭設(shè)計的“折舊費用、水電費用、輔助材料和其他費用”四個指標純屬多余。因為，這些費用在平時發(fā)生時，按照各部門受益情況，就已分別計入“制造費用”、“管理費用”和“銷售費用”等賬戶。其中，只有歸集的“制造費用”才在期末參與生產(chǎn)成本的核算。所以，表頭只需設(shè)計“直接人工”和“制造費用”這兩個待分配的指標，如圖10所示。另外，“費用分攤單”中的產(chǎn)品數(shù)量，應(yīng)該是全部的數(shù)量(即完工與在產(chǎn)品)，而不僅僅是完工的數(shù)量。只有這樣，其他生產(chǎn)費用才能先在各種產(chǎn)品之間進行自動分配，在“生產(chǎn)成本核算”時再在完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間繼續(xù)分配。

圖10 改進后的費用分配單

(三)改進設(shè)計后“生產(chǎn)成本核算”的業(yè)務(wù)流程

期末，進行產(chǎn)品成本核算應(yīng)分三步來實現(xiàn)[4]，如圖11所示。第一步，進行材料出庫核算，將生產(chǎn)領(lǐng)料的出庫成本計算出來，將單價與金額反寫在生產(chǎn)領(lǐng)料單中，形成各種產(chǎn)品的材料費用；第二步，在各種產(chǎn)品之間分攤其他生產(chǎn)費用，形成各產(chǎn)品的人工費用與制造費用；第三步，在完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間將各產(chǎn)品歸集的材料費用與其他費用立體交叉同時進行分配，匯總完工產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)的各種費用，最終計算出產(chǎn)品的單位成本，并反寫在產(chǎn)品入庫單中。

圖11 生產(chǎn)成本核算的業(yè)務(wù)流程

改進設(shè)計后，產(chǎn)品成本核算就能考慮到在產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)核算的其他生產(chǎn)費用，如圖12所示。核算完工產(chǎn)品的總成本和單位成本與圖8以前的結(jié)果相比更合理、準確。仍然以A產(chǎn)品為例，140件完工A產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)的材料費用=140×960.4895=134 468.53元不變；從圖9可得，A產(chǎn)品分配其他費用的約當(dāng)總量為170件(即140+60×0.5)，再根據(jù)圖12，完工A產(chǎn)品應(yīng)分配的直接人工=140×(34 581.65/170)≈140×203.4215=28 479.01元，應(yīng)分配的制造費用=140×(45 447.04/170)≈140×267.3355=37 426.97元，成本共計 200 374.51元，單位成本=200 374.51/140≈1431.25。

圖12 改進功能設(shè)計后核算的產(chǎn)品成本