鈾礦冶檔案利用存在的問題及其對策

唐利雷

(核工業(yè)北京化工冶金研究院，北京 101149)

鈾礦冶檔案是指鈾礦冶單位在科研、生產、建設、管理各項活動中形成的，具有一定保存價值的文字、圖表、音像等歷史紀錄[1]。這些文字、圖表、音像等鈾礦冶檔案，通過檔案管理人員的收集、整理、立卷、歸檔，保存在鈾礦冶單位檔案室，具有不同程度的參考價值和憑據(jù)作用，而且這些價值和作用通過檔案利用得到充分體現(xiàn)[2]30。

鈾礦冶檔案利用工作是檔案工作為鈾礦冶單位經(jīng)濟發(fā)展服務的直接手段，是檔案工作承啟歸檔和外借的重要環(huán)節(jié)之一，在檔案工作中發(fā)揮著非常重要的作用[3]87。鈾礦冶檔案利用工作是鈾礦冶檔案工作成果的集中體現(xiàn)，引導著檔案工作的發(fā)展方向。檔案利用工作做得如何，是考察檔案部門業(yè)務水平的重要指標[4]。

1 鈾礦冶檔案利用工作的具體要求

鈾礦冶檔案利用工作是一項專業(yè)性、服務性的工作，要想做好檔案利用工作，切實發(fā)揮檔案資料的價值，必須達到基本的標準和要求。

1.1 熟悉鈾礦冶檔案館館藏

熟悉館藏是檔案利用工作的前提和基礎，檔案管理工作者要熟悉所保存檔案信息的數(shù)量、種類、來源等以及在庫房中的位置。檔案管理員對館藏檔案越熟悉，越能提高檔案利用的效率和質量。

在檔案工作中，應遵循先慢后快、由粗到細的認識規(guī)律，并了解檔案之間的有機聯(lián)系，從各個方面熟悉檔案館館藏。在接觸檔案工作之初，盡可能把館藏檔案全部清點一遍，以便盡快熟悉館藏檔案。同時，檔案管理人員還應熟悉檔案利用中使用的檢索工具，同時盡量了解鈾礦冶單位主要業(yè)務的發(fā)展狀況，以便及時掌握科研人員對檔案資料的具體需求[5]72。

1.2 明確服務方向，端正服務態(tài)度

檔案利用工作是檔案工作為鈾礦冶單位服務的具體體現(xiàn)，這就要求鈾礦冶檔案利用工作必須樹立為單位發(fā)展服務的明確方向，以核工業(yè)鈾礦冶事業(yè)的發(fā)展為目標的宗旨和理念，鈾礦冶檔案工作人員必須具備一定的政治責任感和使命感。另外，鈾礦冶檔案工作應與鈾礦冶單位重點工作以及奮斗目標具有一致性，服從和服務于單位的經(jīng)濟發(fā)展，根據(jù)所保存檔案的性質和內容特點以及單位不同時期的具體任務，安排好檔案利用工作的重點。

同時，鈾礦冶檔案管理人員要具有高度負責的服務意識以及踏實的工作作風[5]73。了解科研人員的心理特點，是檔案工作人員做好工作需要具備的重要條件。在查閱檔案過程中，科研人員希望快速準確獲取自己需要的檔案資料，并最大程度簡化檔案查閱流程。檔案管理者一定要了解這些心理規(guī)律和特點，才能在檔案利用工作中既堅持原則，又能為科研人員提供優(yōu)質的服務。

1.3 積極學習，適應檔案工作發(fā)展需要

作為鈾礦冶檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要盡可能深入地了解鈾礦冶相關的專業(yè)知識。鈾礦冶檔案特別是科研檔案具有較高的專業(yè)性，了解鈾礦冶專業(yè)知識能幫助檔案管理人員了解檔案形成的更深層次背景，更快更準確地查找到科研人員所需要的檔案，更好地為科研人員提供服務。鈾礦冶檔案管理人員要做個一專多能的多面手，才能更好地做好鈾礦冶檔案利用工作，更好地發(fā)揮鈾礦冶檔案的作用。

2 鈾礦冶檔案利用存在的主要問題

近些年來，隨著鈾礦冶檔案價值被單位及科研人員普遍重視和深度挖掘，鈾礦冶檔案利用工作得到了較大的進步和發(fā)展，但仍存在一些問題。

2.1 部分科研人員對檔案制度不理解

部分科研人員的檔案意識薄弱，對檔案部門的職能、借閱流程、館藏等不清楚，極大地影響了檔案利用的順利進行。部分科研人員對檔案管理制度不理解，認為可以先查閱檔案，找到有價值的檔案資料后再辦理借閱手續(xù)；或者也有科研人員要求檔案管理人員替為查閱、復印檔案，從而不留下借閱的記錄；甚至有的人員在歸檔以后要求涂改檔案或撤換檔案。在發(fā)生這些情況的時候，檔案管理人員需要給借閱人員做細致的解釋，降低了工作效率，同時也降低了檔案利用者對檔案管理工作的滿意度[6]。

2.2 檔案數(shù)字化程度不高

由于檔案數(shù)字化的質量及安全保密問題制約了檔案的數(shù)字化進程，目前大多數(shù)鈾礦冶檔案館保管的檔案主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，適應于傳統(tǒng)的保管與傳遞方式，實行手工操作和點到點的傳遞，覆蓋面不大，很難適應現(xiàn)代鈾礦冶科研的發(fā)展要求。這種情況下，檔案資源的經(jīng)濟效益和社會價值也難以充分體現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案的保管利用方式越來越受到限制，因此加快推進檔案管理數(shù)字化是大勢所趨。

2.3 鈾礦冶單位檔案專職人才匱乏

目前多數(shù)鈾礦冶單位檔案管理人員配置不高，專職檔案管理人員少，兼職人員較多；而且專職檔案管理人員的時間和精力被消耗在檔案的收集、整理、管理、服務等事務性工作中，無暇顧及檔案編研等深度挖掘檔案價值的工作[2]30。檔案專職人才的欠缺，對鈾礦冶檔案利用工作的開展和利用質量的提升產生了較大影響。

2.4 檢索方式滯后

大部分鈾礦冶單位的檔案管理經(jīng)費短缺，特別是在購買檔案硬件設備和引進檢索軟件方面，例如現(xiàn)階段有的單位還沒有實現(xiàn)自動檢索原文，采用的是電子化目錄檢索以及人工調卷，這就造成檢索效率低下，檔案的查準率、查全率較低，檔案利用的方便性和快捷性受到很大影響，限制了檔案利用效率的提升[2]31。

3 加強鈾礦冶檔案利用的方法研究

針對鈾礦冶檔案利用中存在的問題，檔案管理人員要深入分析和研究，尋找切實可行的方法和途徑，更好地促進檔案利用。

3.1 加強組織領導，采取各種方式做好宣傳

鈾礦冶單位應建立和完善檔案工作的組織管理體系，將檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃、納入領導議事日程、納入領導和業(yè)務有關人員的崗位責任制[7]。單位應定期開展檔案專項工作會議，落實檔案管理工作的進度和制度等，為有效開展檔案利用工作創(chuàng)造良好的條件[3]90。

鈾礦冶單位檔案部門要采取靈活多樣的方式做好宣傳工作，加強科研人員對檔案知識的了解。一是經(jīng)常舉辦檔案知識講座，講解收藏范圍、檔案目錄編目方式、檔案借閱流程等，提高大家的檔案利用意識[2]31。二是舉辦檔案展覽、檔案知識競賽活動等相關的主題活動，營造了解檔案、利用檔案的良好氛圍，提高檔案的影響力和認知度。

3.2 提高檔案數(shù)字化程度，拓展檔案利用渠道

鈾礦冶單位要加大力度進行檔案數(shù)字化建設。首先，建立健全檔案管理體系，完善檔案利用規(guī)章制度，并定期進行修訂和更新，提高制度有效性和適用性，確保檔案的安全。其次，實行檔案服務網(wǎng)絡化。例如，在檔案管理系統(tǒng)歸檔OA系統(tǒng)中的在線文件，以便提高歸檔效率，在館藏電子化的基礎上，在保證檔案安全和符合保密要求的條件下，開辟網(wǎng)上檔案利用新途徑。再次，按照國家及上級檔案主管部門發(fā)布的制度及規(guī)范，結合檔案部門的具體情況，明確檔案目錄等信息，規(guī)劃并逐步建立文件數(shù)據(jù)信息庫。最后，加強檔案信息化和辦公電子化深度融合，最終實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)和OA系統(tǒng)一體化[5]90。

3.3 引進和培養(yǎng)檔案人才，加快人才隊伍建設

引進和培養(yǎng)專業(yè)檔案人才是加強鈾礦冶檔案利用工作的基礎和重要環(huán)節(jié)，穩(wěn)定和高水平的檔案人員是檔案利用、檔案編研等工作順利開展的有力保障[2]31。鈾礦冶單位應盡快配備與業(yè)務量相適應的檔案人員，建立穩(wěn)定、高水平的檔案人才隊伍，為檔案利用工作的順利進行提供保障。一是加大檔案人才的引進和培養(yǎng)力度。二是加強檔案管理人員的實際工作能力的培養(yǎng)，采取“請進來，走出去”的方式，邀請檔案專家來單位，就檔案管理中的具體問題進行指導；也可以經(jīng)常組織檔案管理人員去集團公司檔案館交流和學習檔案管理經(jīng)驗，提升實際工作能力。三是注重對檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，加強檔案人員的上崗培訓和繼續(xù)教育。

3.4 加大檔案經(jīng)費的投入，更新?lián)Q代檢索工具

鈾礦冶單位應重視和支持檔案部門的建設，劃撥專項經(jīng)費，用于檔案工作的開展。鈾礦冶單位應將檔案專項經(jīng)費列入單位整體預算；尤其在檔案部門軟硬件設備更新?lián)Q代方面，要給與充分的資金支持，引進和升級檔案檢索工具，保障和提高檔案管理工作的質量。

4 結語

鈾礦冶單位檔案館應通過強化檔案宣傳工作、加強檔案數(shù)字化建設、配備檔案人才隊伍以及完善檢索工具等，為提高鈾礦冶檔案利用水平打下堅實的基礎，促進檔案價值的充分發(fā)揮。