檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/馬國英（濱州市全民健身服務(wù)中心）

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)了我國各大檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。近年來，相關(guān)部門與單位對(duì)檔案管理工作提出了越來越高的標(biāo)準(zhǔn)要求。為了使越來越嚴(yán)格的檔案管理工作要求得到有效滿足，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案管理工作開展期間，則需重視檔案信息化建設(shè)工作的優(yōu)化及完善。值得注意的是，檔案信息化建設(shè)可以有效提高檔案利用效率、擴(kuò)大檔案信息資源利用范圍。此外，通過實(shí)行檔案信息化建設(shè)方案，還可以打破時(shí)間與空間存在的制約，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息服務(wù)質(zhì)量水平能夠得到有效提升[1]?？傮w而言，從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量水平全面提高層面考量，本次針對(duì)“檔案信息化建設(shè)與檔案管理”展開分析研究價(jià)值意義顯著。

一、檔案信息化建設(shè)的意義分析

（一）提升檔案管理工作效率與質(zhì)量

傳統(tǒng)工作模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，此類檔案管理工作模式的效率與質(zhì)量難以得到有效提升，且易發(fā)生檔案信息資料缺損、遺漏等安全隱患問題。而在新形勢(shì)下，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)工作，則使傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)化管理模式逐步朝向電子化、信息化、智能化管理模式轉(zhuǎn)變，這樣能夠促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的協(xié)同提升，避免發(fā)生檔案信息資料缺失以及遺漏等安全隱患。

（二）提升檔案信息查詢的便捷程度

在檔案信息化建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)上，采取電子化、信息化檔案管理方式，對(duì)于有檔案信息資源利用需求的人員，可以通過電子化操作界面，在具備權(quán)限的條件下，對(duì)所需的檔案信息資源進(jìn)行快速檢索和查詢，以此使檔案信息查詢的便捷程度得到有效提升[2]。與此同時(shí)，在此條件下，還可以減輕檔案管理工作人員檢索相關(guān)檔案信息資源的工作量，從而達(dá)到事半功倍的效果。

（三）提升檔案信息資源的利用效率與安全性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的完善，檔案信息資源將以電子化的形式呈現(xiàn)出來，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以使檔案信息資源的收集、分析整理、存儲(chǔ)管理等分項(xiàng)工作任務(wù)高效完成。與此同時(shí)，配合應(yīng)用檔案信息化檢索技術(shù)以及檔案信息資源安全管理技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，可以使檔案信息資源的安全性得到全面提升。此外，在檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，通過權(quán)限設(shè)置，對(duì)于具備權(quán)限的人員可通過賬號(hào)、密碼訪問的方式檢索、瀏覽、下載、利用所需的檔案信息資源，而不具有權(quán)限的相關(guān)人員則無法登錄系統(tǒng)平臺(tái)，以此既保證了檔案信息資源的安全性，又能夠使檔案信息資源的共享、利用價(jià)值得到有效提升。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀問題分析

結(jié)合上述分析不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)工作開展具有積極意義。但基于現(xiàn)狀情況分析，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)工作開展過程中仍存在一些需要解決的問題。總結(jié)起來，涉及的問題包括：

（一）制度方面的問題

從目前我國基本國情角度分析，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化管理制度方面尚未健全，且存在一定程度的不足，檔案信息化建設(shè)工作難以得到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重視。與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理制度不健全的問題，目前未能采取有效的解決措施。因此，需對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度存在的弊端問題及時(shí)解決，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程速度的加快[3]。并且，機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作，如果缺乏健全的制度支持，則會(huì)對(duì)單位未來發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生極其不利影響。所以，從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量水平提升角度考慮，健全檔案信息化建設(shè)管理制度顯得至關(guān)重要。

（二）建設(shè)資金方面的問題

我國大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程阻礙因素較多，比如檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件水平不足、設(shè)施設(shè)備投入不足等。從現(xiàn)階段來看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位將絕大多數(shù)的資金投入到其他工作領(lǐng)域，在檔案管理信息化建設(shè)工作方面的資金投入較少。與此同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面資金投入不足，便難以及時(shí)引進(jìn)新興的檔案安全現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，且檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備配備不足，顯然會(huì)使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理工作呈現(xiàn)滯后的局面，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體建設(shè)管理工作的進(jìn)步及發(fā)展。

（三）檔案信息化建設(shè)與管理工作標(biāo)準(zhǔn)程度不足

在檔案信息化建設(shè)工作開展期間，對(duì)于單位而言，需以自身具體情況為依據(jù)，對(duì)相關(guān)建設(shè)措施加以明確，優(yōu)化檔案管理模式，確保能夠提升檔案管理工作質(zhì)量水平。但是，在具體建設(shè)工作過程中，檔案信息化建設(shè)與管理工作標(biāo)準(zhǔn)程度不足的現(xiàn)象較為明顯，不同的單位，在檔案信息化建設(shè)方面的實(shí)際情況也有所不同，使得在檔案信息化建設(shè)與管理工作開展期間，管理與規(guī)劃目標(biāo)難以得到統(tǒng)籌，進(jìn)而使檔案信息化建設(shè)與管理工作的質(zhì)量效果難以得到有效保證。比如，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式與接口技術(shù)之間存在明顯差異，導(dǎo)致檔案信息共享、流通受到比較大的限制，使檔案信息化建設(shè)與管理工作的質(zhì)量水平難以得到有效提升。

（四）檔案管理人員素質(zhì)方面的問題

對(duì)于人才來說，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作開展期間發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。然而，受到社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的影響，國內(nèi)各行業(yè)均面臨不同程度的挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。比如，在落實(shí)檔案信息化建設(shè)理念期間，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、職業(yè)道德水平提出了更為嚴(yán)格的要求[4]。然而目前我國大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，所采取的傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的需求，而一些檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平較低，僅能夠掌握紙質(zhì)檔案管理流程，難以掌握電子信息檔案收集、分析整理、存儲(chǔ)管理、開發(fā)利用等技術(shù)要點(diǎn)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量水平難以得到有效提升。因此，需采取有效策略，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理加強(qiáng)策略分析

為解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量水平，則有必要落實(shí)有效的解決策略。具體而言，主要解決策略如下：

（一）構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)與管理工作開展期間，相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位需嚴(yán)格遵循實(shí)事求是的基本工作原則，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，不斷健全相關(guān)檔案管理制度，并構(gòu)建具有機(jī)關(guān)事業(yè)單位特色的檔案管理體系，立足檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題，切實(shí)提出有針對(duì)性的解決方案，為下一步檔案信息化建設(shè)管理優(yōu)化工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[5-6]。與此同時(shí)，還有必要通過引進(jìn)國外先進(jìn)檔案信息化建設(shè)理念方法，結(jié)合我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位基本情況，遵循因地制宜的工作原則，將科學(xué)建設(shè)理念與現(xiàn)有的檔案信息化管理制度有效結(jié)合，全面考察單位具體情況、內(nèi)部環(huán)境、崗位職責(zé)等，使優(yōu)化策略符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展方向，進(jìn)一步達(dá)到帶動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位其他部門工作質(zhì)量水平全面提高的目標(biāo)。

（二）增加建設(shè)資金投入，加強(qiáng)歸檔管理

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，需重視檔案管理建設(shè)資金投入的增加，在保證建設(shè)資金充足的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際需求，購買所需軟硬件設(shè)施設(shè)備，使檔案信息化建設(shè)管理的基本需求得到有效滿足。同時(shí)，重視現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，比如引進(jìn)安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)，應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，以此提升檔案信息化管理系統(tǒng)的安全等級(jí)水平，有效防控系統(tǒng)病毒感染、黑客入侵等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

值得注意的是，歸檔管理是檔案信息化建設(shè)與管理工作非常重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，因此在實(shí)際工作開展期間，相關(guān)檔案管理工作人員需嚴(yán)格遵循“具體問題、具體分析”的基本工作原則，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，充分重視檔案信息化管理體系的完善構(gòu)建，將不同類型的檔案信息資源，以數(shù)字化為依據(jù)，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)換、合理整理等[7-8]。尤其是針對(duì)日常管理工作中的一些常用的電子文件，需做好相對(duì)應(yīng)的歸檔、著錄、鑒定、開發(fā)利用等工作，確保最終版本的電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整、有效，為歸檔的電子檔案信息資源后期利用價(jià)值的提高提供更充分有效的保障。

（三）對(duì)技術(shù)支持體系加以完善，并對(duì)檔案管理加以優(yōu)化

在檔案管理信息化建設(shè)與管理工作開展期間，各單位需充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在其中的作用，以信息時(shí)代背景為依托，創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)與管理工作內(nèi)容，合理引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，將信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，使檔案管理工作順利、有序開展。首先，需重視高新技術(shù)人才的引進(jìn)及應(yīng)用，以專業(yè)技術(shù)人才為重要支撐，使檔案管理信息化技術(shù)體系得以逐步完善。其次，以檔案管理工作具體需求為依據(jù)，重視技術(shù)研發(fā)工作的強(qiáng)化，為檔案信息化建設(shè)與管理工作配套專項(xiàng)信息技術(shù)體系，在確實(shí)提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量水平的條件下，使單位的整體現(xiàn)代化建設(shè)與管理工作得以進(jìn)步及發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

在檔案信息化建設(shè)與管理工作開展期間，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需重視檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)水平的提高[9-10]。一方面，因檔案管理制度能夠真實(shí)反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作的規(guī)范流程，因此相關(guān)檔案管理工作人員需積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理念，汲取豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，為做好檔案信息化建設(shè)與管理工作起到保駕護(hù)航的作用。另一方面，作為新形勢(shì)下的檔案管理工作人員，還需掌握豐富的信息化專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，提升在檔案管理方面的專業(yè)能力水平。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位方面，則需加大對(duì)培養(yǎng)檔案管理人才的重視程度，為在崗檔案管理人員提供定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)與平臺(tái)，在培訓(xùn)教育活動(dòng)開展過程中，側(cè)重檔案管理人員檔案信息化技術(shù)實(shí)踐水平的培養(yǎng)，并與績效考核機(jī)制掛鉤，考核達(dá)標(biāo)的檔案管理人員，可持證上崗；考核不達(dá)標(biāo)的人員，則繼續(xù)參與培訓(xùn)，直至考核達(dá)標(biāo)為止，以此使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平得到有效保障。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理工作的意義顯著，可以提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，提升檔案信息查詢的便捷性，并促進(jìn)檔案信息資源利用價(jià)值的提升。然而，從目前層面分析，在此項(xiàng)工作開展過程中，仍存在一些明問題。為解決相關(guān)問題，有必要構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，增加建設(shè)資金投入，加強(qiáng)歸檔管理，并提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平等。總之，相信做好以上工作，檔案信息化建設(shè)與管理工作的質(zhì)量水平將能夠得到全面提高，進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體工作質(zhì)量水平的提高。