高校檔案管理工作的創(chuàng)新與運(yùn)用研究

李 陽(yáng)

南通大學(xué)檔案館，江蘇 南通 226019

高校檔案管理工作是高校各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，也是廣大教職員工在科研、教學(xué)、管理、生產(chǎn)中的寶貴財(cái)富，更是學(xué)生成長(zhǎng)、成人、成才的原始文件，真實(shí)反映了高校工作的面貌與特色，也反映了我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展軌跡。正因如此，高校檔案管理工作蘊(yùn)藏的價(jià)值性也凸顯于此。一是有利于高校領(lǐng)導(dǎo)的決策能力，檔案中記錄了學(xué)生、教職員工、行政人員等前人的認(rèn)識(shí)，包括了教學(xué)、黨政、個(gè)人信息等信息，高校領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)，對(duì)各項(xiàng)事宜作出科學(xué)、合理的判斷；二是作為處理各項(xiàng)問題的憑證，檔案是記錄過去工作的原始記錄，在面對(duì)偽造學(xué)歷證明等問題，可通過查閱學(xué)籍檔案、畢業(yè)生、校友等相關(guān)信息，獲得真實(shí)可靠的資料；三是可作為宣傳教育的素材，檔案詳細(xì)并真實(shí)地記錄了教育事業(yè)以及教育工作者的發(fā)展歷程，對(duì)廣大師生、校外人員具有強(qiáng)力的說(shuō)服力和感染力。因此，加強(qiáng)高校檔案管理工作任務(wù)，完善高校檔案管理工作創(chuàng)新與運(yùn)營(yíng)體系是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展面臨的重大課題。

一、高校檔案管理工作的新挑戰(zhàn)

高校檔案管理是二級(jí)分院真實(shí)記錄各項(xiàng)工作的重要文件。目前，隨著教育發(fā)展及檔案管理在社會(huì)上的極大重視，各高校檔案管理工作的改革正有序進(jìn)行著，但在面對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的問題上，它在革新中也暴露出許多弊端。為此，筆者從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

高校檔案管理手段落后，管理意識(shí)薄弱現(xiàn)象。目前，高等院校對(duì)檔案管理工作還不夠重視，將高校的教學(xué)任務(wù)、科研任務(wù)放在首位，忽視了檔案管理的重要性，也尚未厘清檔案管理工作的價(jià)值所在，這就造成了對(duì)高校檔案管理工作者人力、物力、財(cái)力投入較少，在面對(duì)緊急尋找資料、簡(jiǎn)單的文檔裝訂、整理、檔案設(shè)備問題上，高校檔案管理者手足無(wú)措的現(xiàn)象成為了工作常態(tài)，最終導(dǎo)致管理工作效率低下、工作不規(guī)范、資料不完善等問題。

高校檔案整理不規(guī)范，資料收集不健全現(xiàn)象。檔案管理的過程在于收集資料，沒有收集就談不上利用、保存。因此，高校檔案管理的主要工作就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸納、鑒定、利用的過程。當(dāng)前，普通高等院校的檔案管理工作者的管理能力、專業(yè)水平還屬于較為低下的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作無(wú)法勝任，有時(shí)因?yàn)樽陨淼膽卸柽€將管理任務(wù)一拖再拖，最終導(dǎo)致檔案管理不夠全面以及規(guī)范。同時(shí)，盡管當(dāng)前各大高校均有檔案管理工作室，保存著龐大的檔案資料，但由于管理的不規(guī)范，出現(xiàn)了對(duì)高校師生的檔案資料利用效率不高的現(xiàn)象。由此可見，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性、提高檔案管理的利用率、完善檔案管理的服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

高校管理工作者綜合素質(zhì)低下、人員結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象。高等院校對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范化、系統(tǒng)性的欠缺。因此，高校對(duì)檔案管理工作人才的吸納度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理者的素質(zhì)得不到應(yīng)有的保證。高校檔案管理者時(shí)常面對(duì)的對(duì)象是教職工或者學(xué)生，由于就職于高校檔案管理工作者的學(xué)歷普遍偏低，在面對(duì)不同咨詢?nèi)巳旱膽B(tài)度也跟著變化，在面對(duì)教職工時(shí)，檔案管理者常常因?yàn)橥隆⑹烊说男睦頎顟B(tài)對(duì)咨詢對(duì)象謙謙有禮、耐心解答，但在面對(duì)學(xué)生時(shí)，總是擺出一副經(jīng)驗(yàn)老手、高高在上的心理，讓學(xué)生與管理者之間的鴻溝越發(fā)明顯，最終導(dǎo)致高校檔案管理的服務(wù)水平難以提高。同時(shí)，就目前高校檔案管理工作人員的年紀(jì)上看，大部分管理者年齡偏大，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、Word、Excel等現(xiàn)代化辦公軟件不能熟練運(yùn)用，人員知識(shí)水平以及業(yè)務(wù)能力較差，阻礙了高校檔案管理的質(zhì)量基礎(chǔ)。

高校檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分，反映了高校的教學(xué)水平、管理能力、學(xué)校特色。就當(dāng)前高校檔案管理工作來(lái)看，相比之前確實(shí)取得了一定的成績(jī)，但確實(shí)還存在許多問題。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，高校檔案管理工作的革新任務(wù)不僅僅是停留在表面功夫上，還要扎根于問題源頭，正視檔案管理工作的處境，以便于高校檔案管理工作信息化的建設(shè)，進(jìn)而更好地服務(wù)于教學(xué)工作。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

挪威檔案學(xué)家列維· 米克倫在第12屆國(guó)際檔案大會(huì)中講到“沒有檔案的世界，是一個(gè)沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)利、沒有歷史的世界”［1］。高校檔案管理工作對(duì)高校的人才培養(yǎng)、科研活動(dòng)、教育事業(yè)等建設(shè)中扮演著重要的角色。因此，高校檔案不僅是高校歷史和大學(xué)文化的重要組成部分，還是高校歷史與大學(xué)文化的重要載體。當(dāng)前，社會(huì)的發(fā)展朝著多元化、個(gè)性化、終身化的趨勢(shì)發(fā)展，這就將高校檔案管理工作的僵硬化與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展造成了鮮明的對(duì)比，在傳統(tǒng)檔案管理工作上已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)存檔案的匹配工作，這已成為高校檔案工作發(fā)展的絆腳石。因此，應(yīng)探索出一條適合新時(shí)代高校檔案管理工作的道路，必須用創(chuàng)新打破傳統(tǒng)管理策略的束縛，采用一種新的態(tài)度或者新的眼光去看待檔案管理問題，使其能夠逐漸地適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求。為此，筆者從以下幾個(gè)方面分析檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

培養(yǎng)檔案管理工作者的創(chuàng)新意識(shí)，更新檔案管理手段。檔案管理工作的過程實(shí)質(zhì)上就是檔案實(shí)施創(chuàng)新的路徑。首先，要正視檔案管理工作由過去向未來(lái)的轉(zhuǎn)變。曾經(jīng)的檔案管理工作注重于歷史的資料憑證以及查閱、考察等功能，現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)不再運(yùn)用單一的歷史憑證作為主要依據(jù)，而是查閱、查看、查找更多有效的信息資料，作為個(gè)人未來(lái)發(fā)展的文件；其次，從保存、收藏的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣蚕?、開放的檔案管理。過去由于檔案具有原始性、本土性、獨(dú)有性的特點(diǎn)，讓檔案一直處于封閉式的館藏中，造成流通性欠缺的局勢(shì)。如今，隨著人們對(duì)檔案管理的本質(zhì)有了新的認(rèn)識(shí)，檔案作為個(gè)人信息的寶貴憑證，在高校發(fā)展的過程中越發(fā)重要，同時(shí)伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案文件的日益繁雜，數(shù)字化檔案管理模式手段開始在各高校中運(yùn)用，它不僅拓寬了檔案管理的內(nèi)容，還開啟了檔案管理模式的新交流。在數(shù)字化檔案管理模式下，知識(shí)管理共享的理念深入人心，促成了科研與教學(xué)檔案的發(fā)展；最后，對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范的整理、篩選、歸納、匯編，提供微笑服務(wù)。檔案管理工作者的主要任務(wù)是將教學(xué)資料、科研成果、學(xué)生信息等一系列內(nèi)容進(jìn)行整理與歸納。為此，高校檔案管理工作應(yīng)緊緊圍繞創(chuàng)新的變革理念，為學(xué)校提供有效、有價(jià)值的高質(zhì)量服務(wù)。

推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的現(xiàn)代化建設(shè)。高校檔案是大學(xué)文化、教學(xué)特色傳承的橋梁和紐帶，有著“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的歷史寶貴遺產(chǎn)［2］。通過對(duì)檔案的詳細(xì)探索，從中不僅可以得知大學(xué)文化的歷史與全部?jī)?nèi)容，還能夠?qū)?yōu)秀的科研活動(dòng)、教學(xué)成果得以傳承與延續(xù)。因此，檔案管理工作所承擔(dān)的責(zé)任也十分明顯。

檔案的產(chǎn)生、整理、歸納的過程應(yīng)該根據(jù)檔案法規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化的管理，確保每個(gè)檔案管理工作的負(fù)責(zé)范圍，讓檔案管理工作者在每一環(huán)節(jié)、每一領(lǐng)域中承擔(dān)起自己相應(yīng)的責(zé)任。同時(shí)，為確保檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)能夠相應(yīng)地連接起來(lái)，要有針對(duì)性、規(guī)范化地對(duì)檔案進(jìn)行整理分類，積極完善管理工作體系，從而形成檔案信息的實(shí)用性與權(quán)威性。

提高檔案管理工作者的創(chuàng)新力、綜合素質(zhì)。創(chuàng)新能力既是高校檔案管理者著眼于圖書、檔案、信息總結(jié)、報(bào)表、圖標(biāo)等顯現(xiàn)能力，又是著眼于個(gè)人技巧、知識(shí)儲(chǔ)備、想象意識(shí)等隱性能力，將其能力不斷挖掘與發(fā)揮，才能保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。要想培養(yǎng)檔案管理者的創(chuàng)新能力，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。一方面要制定嚴(yán)格、規(guī)范的業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)獎(jiǎng)罰機(jī)制，并將其連接年終獎(jiǎng)以及職稱晉升；另一方面加強(qiáng)管理者的培訓(xùn)工作，從學(xué)歷教育型逐步轉(zhuǎn)為崗位實(shí)踐型，有針對(duì)性、計(jì)劃性地對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，既能使他們系統(tǒng)掌握管理技能，又能提高管理者的服務(wù)素質(zhì)，最終促進(jìn)高校檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。

高校檔案管理是關(guān)系到全體師生、學(xué)校特色的一項(xiàng)重要工作。所以，各高校必須重視檔案管理工作。針對(duì)傳統(tǒng)的管理策略，在新時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程中必然會(huì)暴露出許多問題。因此，要想完善高校檔案管理工作，就務(wù)必對(duì)其進(jìn)行革新。“創(chuàng)新是發(fā)展的第一動(dòng)力”，只有以創(chuàng)新為依托，運(yùn)用合理、科學(xué)的方式與方法，才能有效推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理的巨大轉(zhuǎn)變，最終形成良好的高校檔案管理生態(tài)環(huán)境。

三、高校檔案管理工作的運(yùn)用機(jī)制

實(shí)踐證明，任何高校檔案管理是否沿著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展、是否滿足高校內(nèi)各項(xiàng)工作以及社會(huì)開發(fā)的各項(xiàng)信息資源，對(duì)高校檔案的運(yùn)用機(jī)制起著關(guān)鍵作用。高校檔案的運(yùn)用機(jī)制與國(guó)家、單位、企業(yè)運(yùn)用的意義大致一樣，如若尚未按照檔案法律建立健全檔案管理運(yùn)用機(jī)制，配置相應(yīng)的物質(zhì)設(shè)施，配備相符合的檔案管理人員，工作的積極性就會(huì)大打折扣，工作任務(wù)也就很難得到進(jìn)展。為此，筆者將從三個(gè)方面，即集中運(yùn)用機(jī)制、分散運(yùn)用機(jī)制、集中分散集合式運(yùn)用機(jī)制，以保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（一）集中運(yùn)用機(jī)制是指在高校檔案館或者綜合檔案室中對(duì)檔案采用統(tǒng)一管理的方式。就規(guī)章制度而言，高校檔案管理應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理法為參考依據(jù)。譬如《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定高校檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則，突出管理檔案的針對(duì)性、科學(xué)性、有效性，推動(dòng)高校檔案管理的快速運(yùn)轉(zhuǎn)。就檔案管理設(shè)置而言，集中運(yùn)用的機(jī)制一般會(huì)選擇獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，不依附于其他部門，用高校檔案部門進(jìn)行直接管理。就管理人員而言，集中運(yùn)用機(jī)制需要具備專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)高校所有檔案資源的收集、歸納、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，“高校檔案館的工作屬于信息資源的管理和開發(fā)工作，并融入了服務(wù)領(lǐng)域的理念?！保?］這也就對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，在對(duì)管理人員的選擇中，注重選擇專業(yè)能力較強(qiáng)、綜合素養(yǎng)較高的群體。集中運(yùn)用機(jī)制適用于高校歷史悠久、辦學(xué)規(guī)模較大的高等院校，主要有以下幾個(gè)優(yōu)勢(shì)，一是減少管理工作的成本，提高管理工作的效率。這正是因?yàn)闄n案管理工作交給了專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，且有專職的人員對(duì)每個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了合理安排，讓管理效率得到有效提升，降低成本，進(jìn)一步促成了高校檔案的利用率。二是有利于檔案保證的完整性。在集中運(yùn)用機(jī)制下，檔案如何保存、收藏有了一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的安全性保障上有了一定的便利，同時(shí)也能保證檔案的真實(shí)性與完整性。三是為管理人員提供了便利性。這正是因?yàn)闄n案管理工作的分配上做到了一人一領(lǐng)域、一人一模塊的管理方式，合理的分配既保證了管理的質(zhì)量，也保證了管理的便利性。

（二）分散運(yùn)用機(jī)制即采用分散管理的方式。相比較集中運(yùn)用機(jī)制而言，分散運(yùn)用機(jī)制是通過高校按照各個(gè)部門或者院系對(duì)檔案信息分別采取管理與保存的方式。根據(jù)檔案的類別上交給不同檔案部門進(jìn)行管理。例如學(xué)生檔案就由學(xué)生管理處進(jìn)行管理，教師科研檔案就移交給科研處進(jìn)行管理。就管理人員而言，分散運(yùn)用機(jī)制的管理人員大部分為兼職人員，他們?cè)谄渌麔徫簧线€要負(fù)責(zé)很多工作，大部分人員尚未接受專業(yè)的管理技能，業(yè)務(wù)水平較為低下。就管理制度而言，由于分散的運(yùn)用機(jī)制，這也間接造成各個(gè)部門的規(guī)章制度很難達(dá)成一致，為后期檔案的統(tǒng)計(jì)、整理、利用上帶來(lái)諸多不便。這類運(yùn)用機(jī)制并不是沒有優(yōu)點(diǎn)，諸如在部門間的交接、管理、出錯(cuò)率上提供了便利性。

（三）集中、分散機(jī)制在運(yùn)用中各有利弊。集中分散集合式運(yùn)用機(jī)制凸顯了兩者的特點(diǎn)，規(guī)避了兩者的弊端。在這種運(yùn)用機(jī)制上，檔案管理工作主要由專門部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，但在具體實(shí)踐中又將檔案的類別進(jìn)行了分類，由日常部門進(jìn)行管理，例如對(duì)于檔案形成的統(tǒng)計(jì)工作、負(fù)責(zé)門類交給專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行交接，對(duì)于超過一定年限的檔案，由人員整理、歸納后交接給檔案管理機(jī)構(gòu)，這就提高了檔案的利用效率，充分發(fā)揮出檔案資源的全部?jī)r(jià)值。

綜上所述，高校檔案管理工作是高校管理工作的基礎(chǔ)，也是高校教學(xué)特色、管理水平的重要體現(xiàn)。隨著信息化時(shí)代的涌入，我們已經(jīng)大踏步邁入到新時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作的觀念與方法已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)。因此，檔案管理必須在創(chuàng)新與運(yùn)用上進(jìn)行革新，以確保高校管理工作的順利進(jìn)行。