“定海智慧檔案云”管理新模式的實(shí)踐與思考

劉健魯 施冬梅/舟山市定海區(qū)檔案館

“檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”是習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作高瞻遠(yuǎn)矚的科學(xué)論斷，一直以來(lái)是廣大檔案工作者的根本遵循。近年來(lái)，在全區(qū)檔案工作者的不懈努力下，舟山市定海區(qū)檔案管理體系的建設(shè)不斷加速，2018年即已實(shí)現(xiàn)進(jìn)館單位數(shù)字檔案室創(chuàng)建全覆蓋，各單位檔案室全面實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)范化、管理數(shù)字化，但基層檔案室層面的數(shù)字化并未實(shí)現(xiàn)充分整合，檔案室的管理依然偏向傳統(tǒng)模式，管理效率未獲得信息化浪潮的有效賦能，檔案領(lǐng)域的數(shù)字化進(jìn)程總體上依然處于探索階段。同時(shí)，屬于“毛細(xì)血管”一級(jí)的村級(jí)檔案室數(shù)字化、規(guī)范化需求愈加迫切，各偏僻地區(qū)、離島村落的檔案工作較為薄弱，檔案服務(wù)村民、服務(wù)基層社會(huì)治理的能力建設(shè)亟待完善“最后一里地”。習(xí)近平總書(shū)記指出，要推動(dòng)社會(huì)治理重心向基層下移，把更多資源、服務(wù)、管理放到社區(qū)。省委書(shū)記袁家軍要求，要發(fā)揮好數(shù)字化改革引擎作用，切實(shí)把檔案收集好、管理好、保護(hù)好、開(kāi)放好、利用好、宣傳好。在檔案領(lǐng)域整體智治轉(zhuǎn)型不斷提速的背景下，定海區(qū)檔案館于2021年10月啟動(dòng)了“定海智慧檔案云”管理新模式的實(shí)踐進(jìn)程，積極探索具有海島特色、充分結(jié)合信息化賦能的檔案治理新模式，取得了一些進(jìn)展和成果，獲得了基層干部群眾的好評(píng)。

1“定海智慧檔案云”管理新模式的架構(gòu)與切入點(diǎn)

1.1 縱向打通，構(gòu)建直達(dá)基層的檔案監(jiān)管平臺(tái)

利用數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案室管理流程進(jìn)行遠(yuǎn)程智慧監(jiān)管及直觀可視化展現(xiàn)，把區(qū)檔案館與基層檔案室之間的弱連接轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)連接，形成更加緊密的互動(dòng)整體。通過(guò)檔案監(jiān)管平臺(tái)，遠(yuǎn)程掌握檔案室檔案管理情況，把平臺(tái)打造成數(shù)字檔案室智慧監(jiān)管中心，打破各場(chǎng)景、層級(jí)之間的藩籬，滿足各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)科室監(jiān)管的需求。

1.2 橫向拓展，推動(dòng)檔案智治體系向基層滲透擴(kuò)展

以村級(jí)檔案信息化建設(shè)為抓手，逐步對(duì)村級(jí)檔案室的各類文件材料進(jìn)行全面整理和數(shù)字化，完善村級(jí)檔案管理制度，落實(shí)檔案工作“四有”（有場(chǎng)所、有專員、有案卷、有制度）保障，推動(dòng)構(gòu)建區(qū)—鎮(zhèn)（街道）—村三級(jí)聯(lián)動(dòng)的農(nóng)村基層檔案工作體系。2020年，定海區(qū)第一批3個(gè)試點(diǎn)村建設(shè)工作順利完成，成果得到了舟山市檔案局高度肯定。2021年，在第一輪試點(diǎn)的基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、加大力度，將10個(gè)村納入試點(diǎn)范圍，全力擴(kuò)大基層檔案治理體系基本盤與覆蓋面。

1.3 多跨協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案工作和服務(wù)閉環(huán)管理

以新修訂《檔案法》施行為契機(jī)，大力推動(dòng)法治檔案實(shí)踐落地，構(gòu)建跨部門、跨區(qū)域、跨層次的協(xié)同機(jī)制，整合相關(guān)部門職責(zé)，打通館室聯(lián)通鏈路，貫通用戶需求、平臺(tái)接入、庫(kù)房調(diào)檔、出證管理、快遞送達(dá)等多個(gè)場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)從任務(wù)導(dǎo)入、辦理、辦結(jié)到效果的全鏈條閉環(huán)，全面提升轄區(qū)檔案工作效率和管理規(guī)范化水平，推動(dòng)檔案工作體系整體重塑。

2“定海智慧檔案云”的構(gòu)建及運(yùn)行

2.1 構(gòu)建“定海智慧檔案云”綜合管理平臺(tái)

2.1.1 完成S0版本建設(shè)并上線試運(yùn)行

S0版本在功能設(shè)計(jì)上全面承接傳統(tǒng)檔案工作，如全宗統(tǒng)計(jì)，主要統(tǒng)計(jì)注冊(cè)全宗單位數(shù)量、使用單位數(shù)量、未使用單位數(shù)量。比較數(shù)據(jù)和目標(biāo)的差異，可對(duì)使用系統(tǒng)不積極、管理不到位的單位進(jìn)行精準(zhǔn)督促，進(jìn)一步普及在線移交檔案。在登錄統(tǒng)計(jì)中，著重展示近一年系統(tǒng)登錄情況走勢(shì)圖，最近1個(gè)月、最近3個(gè)月、最近半年登錄單位的數(shù)量，以及半年以上未登錄單位數(shù)量。通過(guò)分析登錄的次數(shù)、頻率，了解立檔單位是否充分利用檔案室管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理。此外，對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案類別統(tǒng)計(jì)、歸檔統(tǒng)計(jì)、本年度年檢情況統(tǒng)計(jì)、移交統(tǒng)計(jì)、各單位合計(jì)數(shù)據(jù)總量等功能進(jìn)行全面設(shè)置，提升檔案數(shù)據(jù)的全面性和直觀性。通過(guò)各項(xiàng)功能及數(shù)據(jù)的綜合分析，各檔案室的工作開(kāi)展情況及真實(shí)業(yè)務(wù)水平得到全景呈現(xiàn)，館室之間互動(dòng)加強(qiáng)，改變了以往需逐家單位實(shí)地檢查的被動(dòng)工作模式，實(shí)現(xiàn)了館室一體化更進(jìn)一步的深化。

2.1.2 打造S1版本實(shí)現(xiàn)功能迭代升級(jí)

基于S0版本數(shù)月的運(yùn)行，結(jié)合業(yè)務(wù)科室和基層單位的意見(jiàn)反饋，定海區(qū)檔案館對(duì)各項(xiàng)功能進(jìn)行了進(jìn)一步挖掘和優(yōu)化。對(duì)移交檔案的增長(zhǎng)量進(jìn)行月度統(tǒng)計(jì)和展示，以反映檔案實(shí)時(shí)增長(zhǎng)情況，促進(jìn)檔案資源建設(shè)。對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和展示，對(duì)未及時(shí)歸檔單位進(jìn)行點(diǎn)名，突出顯示一年以上未歸檔單位，提升各單位檔案工作責(zé)任意識(shí)，保障工作時(shí)效性。新增編研成果統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)館內(nèi)已有的編研成果及黨史、年鑒方面的出版物進(jìn)行集成和展示，便于利用，并對(duì)館內(nèi)檔案編研方面的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行督促，加強(qiáng)對(duì)館藏檔案的整理研究和編研力度。對(duì)文書(shū)、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物、業(yè)務(wù)等11類檔案進(jìn)行全類別統(tǒng)計(jì)，使各單位檔案構(gòu)成類別清晰、重點(diǎn)明確，便于有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理和指導(dǎo)培訓(xùn)，同時(shí)便于區(qū)檔案館掌握檔案資源建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，提升檔案類別的豐富程度，促進(jìn)多維度、多類別、全方位的檔案資源建設(shè)。優(yōu)化年檢情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)近年來(lái)以及今年正在進(jìn)行的檔案年檢工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和展示，對(duì)年檢未通過(guò)以及未年檢單位進(jìn)行展示和督促，并反饋未通過(guò)原因，推動(dòng)問(wèn)題整改。專設(shè)按時(shí)移交單位展示欄，對(duì)檔案工作及時(shí)、規(guī)范的單位進(jìn)行正面展示和正向激勵(lì)。開(kāi)通重大事項(xiàng)、突發(fā)事件上報(bào)及督辦功能，實(shí)現(xiàn)緊急信息的上下直達(dá)和處置記錄，便于監(jiān)管部門和上級(jí)單位及時(shí)掌握有關(guān)情況并迅速作出反應(yīng)，特別是對(duì)汛期及臺(tái)風(fēng)等災(zāi)害天氣期間檔案管理和檔案安全保障工作提供支持。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)信息報(bào)送的實(shí)效性，要求各單位檔案員不得瞞報(bào)、遲報(bào)，確保責(zé)任落實(shí)清晰，安全保障工作有力。

2.2 推進(jìn)村級(jí)檔案信息化規(guī)范化管理，探索檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理的“定海之路”

2.2.1 著力提升基層檔案規(guī)范化管理水平

按照《舟山市定海區(qū)推進(jìn)行政村檔案規(guī)范化建設(shè)的實(shí)施意見(jiàn)》，從多個(gè)層面對(duì)街道和所屬行政村進(jìn)行制度性保障，全面完善村級(jí)檔案管理、保密、查閱等機(jī)制。專門組織召開(kāi)村級(jí)檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)班，對(duì)相關(guān)工作規(guī)范和操作方法進(jìn)行全面講解，并多次組織館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干前往各村實(shí)地指導(dǎo)，督促檔案整理工作開(kāi)展。同時(shí)，與街道方面積極對(duì)接，督促街道綜合檔案室對(duì)內(nèi)履行本單位檔案收集整理、保管利用職責(zé)，對(duì)外履行行政村檔案監(jiān)管職責(zé)，整體提升街道全域檔案工作規(guī)范化程度和查檔便利度。

2.2.2 著力下沉檔案信息化管理體系

在各村實(shí)體檔案得到規(guī)范整理的基礎(chǔ)上，分批次對(duì)各村歷年室藏的村級(jí)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并安排業(yè)務(wù)督導(dǎo)科和信息技術(shù)科的業(yè)務(wù)骨干全面跟進(jìn)指導(dǎo)，把關(guān)數(shù)字化質(zhì)量。為試點(diǎn)村檔案室配置并開(kāi)通檔案室管理系統(tǒng)，將檔案數(shù)字化成果上傳至系統(tǒng)中，使厚重實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使“館室一體化”進(jìn)一步滲透到村級(jí)檔案室，極大提升村級(jí)檔案管理效率。

2.2.3 著力踐行檔案服務(wù)基層群眾理念宗旨

以博通數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為載體，把民生檔案利用服務(wù)向各鎮(zhèn)（街道）轄區(qū)內(nèi)的村級(jí)便民服務(wù)終端延伸，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)下沉到村，實(shí)現(xiàn)資源共享。村級(jí)檔案員不僅可通過(guò)系統(tǒng)查詢新完成的村級(jí)檔案數(shù)字化成果，還可查詢?cè)^藏該村檔案。同時(shí)，借助浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，各檔案室還可查詢長(zhǎng)三角地區(qū)及貴州省的檔案，實(shí)現(xiàn)館際、區(qū)、鎮(zhèn)（街道）、村四級(jí)聯(lián)動(dòng)檔案查詢，助力各村村民擁有“家門口”的檔案室。

3“定海智慧檔案云”管理新模式探索實(shí)踐的主要成效

數(shù)字化改革開(kāi)展以來(lái)，縱橫兩個(gè)方向的舉措均取得了顯著進(jìn)展，“定海智慧檔案云”應(yīng)用場(chǎng)景完成初步構(gòu)建并不斷優(yōu)化，已迭代升級(jí)至S1版本，增加了臨時(shí)全宗統(tǒng)計(jì)、村級(jí)檔案數(shù)字化率統(tǒng)計(jì)、重大事項(xiàng)突發(fā)事件督辦等功能。行政村試點(diǎn)建設(shè)指導(dǎo)與培訓(xùn)工作實(shí)現(xiàn)全覆蓋，信息化建設(shè)進(jìn)程高速推進(jìn)。新的整體智治模式下，數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)正不斷得到呈現(xiàn)。

3.1“定海智慧檔案云”運(yùn)行成果及監(jiān)管成效

3.1.1 統(tǒng)計(jì)更加全面

全宗統(tǒng)計(jì)、登錄統(tǒng)計(jì)、歸檔統(tǒng)計(jì)、類別統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)全面呈現(xiàn)，構(gòu)建起一幅立體的“檔案室地圖”，大大方便了監(jiān)管部門對(duì)基層檔案室開(kāi)展分類管理和針對(duì)性指導(dǎo)。并且對(duì)有數(shù)據(jù)單位、無(wú)數(shù)據(jù)單位、登錄單位、未登錄單位、注冊(cè)全宗、臨時(shí)機(jī)構(gòu)等各類單位進(jìn)行全面管理，使進(jìn)館單位的覆蓋面和管理有效性得到前所未有的提高，實(shí)現(xiàn)了管理無(wú)漏洞，確保了檔案不流失。全類別檔案的分類統(tǒng)計(jì)和檔案增長(zhǎng)情況的實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，為定海檔案資源建設(shè)提供了清晰的數(shù)據(jù)指導(dǎo)，促進(jìn)了檔案移交收集的積極性和資源建設(shè)的全面性。

3.1.2 信息上下直達(dá)

數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)功能的實(shí)現(xiàn)，使區(qū)檔案館對(duì)基層檔案室運(yùn)行情況的掌握更加全面直觀，有效避免了基層檔案室在工作進(jìn)度上“報(bào)喜不報(bào)憂”、隱瞞工作真實(shí)進(jìn)度的可能性，增加了完成任務(wù)的緊迫感和責(zé)任感。在歸檔統(tǒng)計(jì)和年檢情況統(tǒng)計(jì)中，未歸檔單位和未通過(guò)、未年檢單位一目了然，對(duì)存在問(wèn)題的反饋清晰明確，促進(jìn)了基層檔案室規(guī)范開(kāi)展業(yè)務(wù)、及時(shí)整改問(wèn)題的自覺(jué)性，同時(shí)提升了看齊標(biāo)桿、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的積極性。

3.1.3 監(jiān)督更加高效

對(duì)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題，監(jiān)管部門可通過(guò)系統(tǒng)提醒、短信提醒等方式直接督促整改，上級(jí)單位和分管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)也可直觀查看信息數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)督辦，使整改的壓力直接傳遞到位，督促的力度和整改效率得到有效提升。

3.2 村級(jí)檔案信息化試點(diǎn)建設(shè)情況

各試點(diǎn)村檔案規(guī)范化程度得到顯著提升，“四有”保障基本落實(shí)，區(qū)—鎮(zhèn)（街道）—村三級(jí)聯(lián)動(dòng)的農(nóng)村基層檔案工作體系愈加完善。目前，試點(diǎn)村已實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)指導(dǎo)全覆蓋，村級(jí)檔案管理制度完善健全，13個(gè)村已全面完成檔案數(shù)字化工作，共計(jì)案卷3897卷、電子目錄103983條、掃描件68615件，并將數(shù)字化成果導(dǎo)入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源互通共享。同時(shí)，“家門口”的檔案室切實(shí)發(fā)揮作用，各地村民及基層單位查檔便利度顯著提升，檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理的效果越發(fā)明顯。

3.3 全區(qū)檔案領(lǐng)域多跨協(xié)同機(jī)制初步構(gòu)建

通過(guò)向上構(gòu)建檔案監(jiān)管應(yīng)用場(chǎng)景、向下拓展檔案數(shù)字化改革基本面，定海區(qū)檔案領(lǐng)域多跨協(xié)同機(jī)制得到初步構(gòu)建，相關(guān)部門職責(zé)得到更進(jìn)一步整合，智慧檔案轉(zhuǎn)型紅利得到初步釋放，貫通用戶需求、平臺(tái)接入、庫(kù)房調(diào)檔、出證管理、快遞送達(dá)等環(huán)節(jié)的檔案業(yè)務(wù)整體效率顯著提升，為進(jìn)一步推動(dòng)定海區(qū)檔案工作體系整體重塑和水平提升打下了良好基礎(chǔ)。

4“定海智慧檔案云”構(gòu)建與運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

4.1 要觀念先行

數(shù)字化改革是對(duì)傳統(tǒng)理念、制度、體系、手段的系統(tǒng)性重塑，與某些傳統(tǒng)的理念、模式、方法存在一定的沖突。如果固守傳統(tǒng)、不思進(jìn)取，可能會(huì)造成不利后果，如增加基層負(fù)擔(dān)，甚至失去改革的初衷。因此，必須提高站位、開(kāi)闊眼界，以數(shù)字化思維、數(shù)字化技術(shù)開(kāi)拓工作思路，打開(kāi)檔案工作新局面。

4.2 要思路清晰

數(shù)字化改革是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，必須堅(jiān)持系統(tǒng)思維方法、明晰邏輯關(guān)系、找準(zhǔn)關(guān)鍵變量，一步一個(gè)腳印推進(jìn)。要以核心業(yè)務(wù)為牽引，圍繞基層所需、群眾所盼、未來(lái)所向，尋找與檔案工作相關(guān)聯(lián)的小切口，圍繞真實(shí)需求精心謀劃設(shè)計(jì)應(yīng)用場(chǎng)景，不斷突破過(guò)程中的困難和障礙。

4.3 要持續(xù)迭代

工作新模式的探索與完善并非一蹴而就、一步到位，要找準(zhǔn)先易后難的突破口，小步快跑、不斷進(jìn)化，謀劃一版、試用一版、應(yīng)用一版，從使用反饋中獲得有效信息，不斷打磨、循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)工作新模式。

5“定海智慧檔案云”管理新模式的拓展方向

接下來(lái)，定海區(qū)檔案館將進(jìn)一步加大“定海智慧檔案云”管理新模式的探索力度，著力開(kāi)發(fā)和拓展數(shù)字檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景，持續(xù)提升檔案管理服務(wù)水平。

5.1 在針對(duì)管理、督辦和數(shù)據(jù)掌控的問(wèn)題上瞄準(zhǔn)更高目標(biāo)、提出更高要求

對(duì)應(yīng)在具體的功能開(kāi)發(fā)上，結(jié)合人工智能技術(shù)，通過(guò)進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和升級(jí)檔案監(jiān)管平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館智能監(jiān)管的目標(biāo)，省去很多以往需要人工勞動(dòng)的工作，如過(guò)濾敏感信息，以提升信息審核效率。落實(shí)到技術(shù)層面的實(shí)際運(yùn)用中，未來(lái)監(jiān)管平臺(tái)的功能謀劃方向上，要在審核、編研、檢索、推薦、以人搜照片、以人搜視頻、輔助決策上，更多地體現(xiàn)人工智能的運(yùn)用，拓展智慧管理的定義。

5.2 進(jìn)一步推進(jìn)村級(jí)檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化建設(shè)

加快各村檔案資料的收集、整理和數(shù)字化進(jìn)度，推動(dòng)各方面制度常態(tài)化、規(guī)范化運(yùn)行，確保實(shí)現(xiàn)村級(jí)檔案管理水平整體提升。同時(shí)，加大“村檔鎮(zhèn)（街道）管”機(jī)制的推廣力度，提升村、鎮(zhèn)檔案室互動(dòng)互促水平，以街道為單位提升轄區(qū)全域檔案管理規(guī)范化、信息化程度，最終使“定海智慧檔案云”覆蓋定海全域。