環(huán)衛(wèi)設施設備檔案收集、整理和利用過程中存在的問題及對策
——以區(qū)級環(huán)衛(wèi)檔案室建設為視角

畢小群/常州市天寧區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處

1 環(huán)衛(wèi)設施設備檔案的價值不容小覷

環(huán)境衛(wèi)生設施設備是環(huán)衛(wèi)事業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要物質保證，主要包括環(huán)衛(wèi)公共服務區(qū)域設施設備、生產(chǎn)作業(yè)設施設備和環(huán)衛(wèi)機構辦公管理設施設備等三類。環(huán)衛(wèi)設施大到終端填埋場、垃圾轉運站，小到垃圾分類收集亭、路邊果殼箱等，都有個立項審批、前期準備、組織施工、完工驗收、使用維護、拆除更新的過程；環(huán)衛(wèi)設備無論是大型運輸車還是垃圾轉運壓縮機，也都有選型采購、安裝使用、維修保養(yǎng)、報廢更新等階段。設施設備檔案是具有保存價值且能提供驗證、參考等的文字、圖表、照片等各種形式的資料，經(jīng)過收集、整理、歸檔形成的。設施設備檔案管理在保障環(huán)衛(wèi)生產(chǎn)作業(yè)、滿足市民群眾需求和提升環(huán)衛(wèi)服務水平等方面，發(fā)揮極其重要的作用。

1.1 提供數(shù)據(jù)分析，為環(huán)衛(wèi)設施設備建設提供依據(jù)

環(huán)衛(wèi)設施設備建設和使用是建立在環(huán)境、資源、布局、需求等各方面資料分析決策的基礎上進行的，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案則記錄著環(huán)衛(wèi)設施設備建設和使用的具體情況信息，能說明各項問題并提供發(fā)展參考。如今政府不斷推進環(huán)衛(wèi)基礎設施設備建設提升工作，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案的價值也變得愈發(fā)重要。

以江蘇省常州市天寧區(qū)環(huán)衛(wèi)處為例，2018年以來，根據(jù)常州市中心城區(qū)近期規(guī)劃，天寧區(qū)立足建立完善的、資源節(jié)約型的、環(huán)境友好型的生活垃圾分類轉運系統(tǒng)，對轄區(qū)內(nèi)垃圾轉運站建設進行了優(yōu)化布局和提檔升級。新的規(guī)劃在充分調(diào)閱和研究現(xiàn)有轉運站布局狀況和運轉資料的基礎上，將區(qū)原有17座生活垃圾轉運站歸并整合，計劃重新設立較大型生活垃圾轉運站9座，既滿足區(qū)域生活垃圾收集、轉運需要，又極大地節(jié)約土地資源、節(jié)省人力物力成本。

1.2 記錄環(huán)衛(wèi)工作狀態(tài)，對環(huán)衛(wèi)工作實效進行跟蹤

在環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展過程中，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案不僅詳細記錄上級相關文件精神和意見要求，有利于環(huán)衛(wèi)部門結合實際、合理制定設施設備建設的實施方案，而且進一步記錄環(huán)衛(wèi)設施設備建設規(guī)模、建設內(nèi)容和工作成效等情況，可以實現(xiàn)績效倒查。

以常州市天寧區(qū)環(huán)衛(wèi)處為例，為了深入貫徹生態(tài)環(huán)境保護、生活垃圾分類治理、堅決打好污染防治攻堅戰(zhàn)等決策部署，區(qū)環(huán)衛(wèi)處牽頭組織鎮(zhèn)、街道大力推進城鄉(xiāng)生活垃圾分類治理，分4年在全區(qū)范圍內(nèi)建成了標準化生活垃圾分類收集亭1351座，采購使用生活垃圾分類收運機動車65輛、非機動車366輛、小型高壓沖洗車52輛，實現(xiàn)垃圾分類設施全覆蓋。同時，與上海愛回收公司共同構建了天寧區(qū)生活垃圾可回收物智能回收體系，留存近三年的小區(qū)生活垃圾分類數(shù)據(jù)，可以倒查該小區(qū)生活垃圾分類進展情況，分析存在問題。

1.3 強化各方配合，提升環(huán)衛(wèi)工作管理水平

檔案管理工作是一項綜合性的管理與服務工作。環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理雖然不直接形成產(chǎn)值，但它卻是環(huán)衛(wèi)產(chǎn)值最忠實的體現(xiàn)。設施設備的建設、運行貫穿了環(huán)衛(wèi)生產(chǎn)的全過程，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案收集需要全系統(tǒng)配合、全員參與，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案水平是環(huán)衛(wèi)管理水平的具體體現(xiàn)。

2021年，環(huán)衛(wèi)處將環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理觸角延伸到村委一級，明確村委會是各村行政區(qū)域內(nèi)地面清掃保潔、垃圾分類收運和公廁保潔管理等相關環(huán)衛(wèi)設施設備的管理主體，負責所屬環(huán)衛(wèi)設施設備的日常維修、保養(yǎng)、管護和使用。各村委會對上級政府配置或村集體所有的環(huán)衛(wèi)設施設備，根據(jù)環(huán)衛(wèi)行業(yè)指導意見，建立完善的檔案體系，并將使用、管理責任明確落實到人，改變無檔案或無人管理檔案的情況，確保農(nóng)村環(huán)衛(wèi)事業(yè)健康、有序發(fā)展，提升全區(qū)整體環(huán)衛(wèi)工作管理水平。

2 環(huán)衛(wèi)設施設備檔案的收集、整理和利用中存在的主要問題

環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理工作在推進環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展中能夠起到非常重要的作用。但由于各地環(huán)衛(wèi)管理工作發(fā)展水平不同、認識有差異，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理和利用中還存在很多問題和不足，具體有以下幾個方面。

第一，認識不夠，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理系統(tǒng)建設有欠缺。檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作、服務性的工作、政治性的工作。隨著環(huán)衛(wèi)事業(yè)的不斷發(fā)展，很多同志能夠認識到檔案工作的重要性，但往往比較關注財務檔案和人事檔案，對設施設備檔案管理不夠重視。具體表現(xiàn)在環(huán)衛(wèi)設施設備檔案收集、整理和歸檔體系建立不全，檔案室管理人員和設施設備配備不足，遇到具體工作難題時查找檔案的意識不強等。特別是許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)衛(wèi)所（站）存在沒有設置檔案室、沒有配備檔案管理人員、檔案收集不及時、不專業(yè)、不完整、檔案材料質量不高等突出問題。

第二，能力不強，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案材料完整性差。環(huán)衛(wèi)工作是一項系統(tǒng)性很強的工作，既是管理工作，又是生產(chǎn)性工作。環(huán)衛(wèi)設施設備重建設、使用，輕維護、管理的現(xiàn)象還普遍存在。具體到設施設備文件歸檔方面就存在很多問題。調(diào)查走訪發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)環(huán)衛(wèi)處收集歸檔的設施設備檔案中與建設、采購有關的檔案資料都比較全，但設施設備維修、保養(yǎng)的記錄嚴重不足，設施設備運行數(shù)據(jù)檔案幾乎為零。這充分說明了設施設備檔案管理人才不足、制度不全、檔案質量不高的問題是比較普遍的現(xiàn)象。

第三，利用不多，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案價值沒有得到充分發(fā)揮。檔案是歷史的再現(xiàn)，檔案資料是最全面、最真實的記錄。檔案的一大價值就是它的查閱性和參考性。人們遇到問題和困難時往往可以通過查閱過去檔案找到對策，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案更是具備這一塊的功能。然而，在現(xiàn)實工作中，設施設備檔案常常被束之高閣，設施管理人員很少來借閱參考，檔案的這一功能基本上處于被人遺忘的狀態(tài)。

3 加強環(huán)衛(wèi)設施設備檔案的收集、整理與利用的對策思路

對于當前環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理工作中存在的問題和不足，我們要有前瞻性思想和系統(tǒng)性思維，高度重視環(huán)衛(wèi)設施設備檔案收集、整理和利用工作，把環(huán)衛(wèi)設施設備檔案高質量管理當成城市高質量管理的重要組成部分，真正建立好檔案、利用好檔案。

3.1 建設標準化設施設備檔案室，完善檔案管理體系

隨著社會的發(fā)展進步，人們的檔案意識正在逐步加強，檔案作用逐步彰顯。環(huán)境衛(wèi)生管理部門也要與時俱進，加強學習、提高認識，以《江蘇省“十四五”檔案發(fā)展規(guī)劃》為綱要，建設好環(huán)衛(wèi)設施設備檔案室。一是設立標準的設施設備檔案室或檔案專柜，分區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)兩級建設或配置，使設施設備檔案有安身之處。二是配齊設施設備檔案管理各項設施設備，側重配置電腦、網(wǎng)絡、硬盤、軟件平臺等，使信息化管理能夠實現(xiàn)。三是建立完善的檔案信息收集制度，使設施設備檔案資料能夠做到“應收盡收”。材料的全面性是檔案的基本要求，真實性是檔案的生命。環(huán)衛(wèi)主管部門要從設施設備立項、采購、建設、運行到報廢、拆除等全過程建立一套行之有效的信息收集體系，完善專項管理制度，分工落實確保責任到人，確保材料全面歸檔，尤其是在運行過程中要確保一些有價值的信息不要丟失。

3.2 推進環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息化建設，提升檔案管理水平

隨著環(huán)衛(wèi)事業(yè)的不斷發(fā)展，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案正逐步從以檔案實體為中心，向以檔案內(nèi)容信息為重心轉變。數(shù)字化是信息化的一個具體體現(xiàn)，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息化建設最主要的是將原來檔案中以實體形式保存的圖紙、圖片、操作說明書、維修保養(yǎng)記錄等變成以電子圖片和電子文檔等數(shù)字方式保存，在此基礎上，環(huán)衛(wèi)設施設備的一些運行狀態(tài)和運行軌跡等以前無法用實體保存的資料如今通過數(shù)字化也能實現(xiàn)永久保存。加強環(huán)衛(wèi)設施設備檔案數(shù)字化建設不但能為設施設備檔案收集、存檔和調(diào)閱、查詢帶來極大便利，還能更進一步豐富環(huán)衛(wèi)設施設備檔案內(nèi)容，提升環(huán)衛(wèi)設施設備檔案價值。

以天寧區(qū)環(huán)衛(wèi)處為例，該區(qū)自2015年以來大力推行道路機械化作業(yè)，實行車輛沖洗、機掃、清洗、灑水一體化循環(huán)作業(yè)，不再大量使用環(huán)衛(wèi)工人在馬路上進行人工清掃，極大地提高了作業(yè)質量和作業(yè)效率，降低了環(huán)衛(wèi)工人作業(yè)風險。但隨著機械化作業(yè)市場分包，環(huán)衛(wèi)主管部門發(fā)現(xiàn)部分路段作業(yè)質量下降，作業(yè)車輛有漏掃、漏洗的現(xiàn)象。針對這一情況，環(huán)衛(wèi)主管部門在機械化的基礎上加入了信息化管理手段，環(huán)衛(wèi)行駛作業(yè)的環(huán)衛(wèi)車輛統(tǒng)一安裝GPS定位儀和掃把落地感應儀，實現(xiàn)定位信息和作業(yè)信息及時上傳，行駛公里數(shù)據(jù)和作業(yè)用時數(shù)據(jù)永久保存。天寧環(huán)衛(wèi)處定期將環(huán)衛(wèi)機械化作業(yè)數(shù)據(jù)整理交檔案室保存，極大地豐富了環(huán)衛(wèi)設施設備運行記錄檔案內(nèi)容，也為環(huán)衛(wèi)市場化作業(yè)企業(yè)業(yè)績管理、誠信評價提供了一份永久的資料。

從上面案例可以看出，環(huán)衛(wèi)設施設備數(shù)字檔案的收集、整理是一件非常必要、意義重大的工作，同時又是一項專業(yè)性要求非常高的工作。做好環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息化建設，除了前面講到的設立標準化的信息檔案室、建立業(yè)務信息嵌入式收集制度外，還要注意做好以下幾項工作：一是要明確收集范圍。設施設備數(shù)字檔案也要按照“應收盡收”的原則，從立項（審批）、建設（采購）、運行（維護）到報廢（拆除）全過程都要注意收集整理相關數(shù)字信息，特別要注意收集設施設備自行運行記錄、垃圾分類收集亭收集數(shù)量和垃圾種類等一些無形數(shù)據(jù)，把這些無形數(shù)據(jù)作為環(huán)衛(wèi)設施設備數(shù)字檔案的一項重要內(nèi)容，重點加強管理。二是要制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案歸檔標準和方法。環(huán)衛(wèi)設施設備數(shù)字化信息生成的文本、圖片、音頻、視頻等電子文件必須有統(tǒng)一的格式，按行業(yè)規(guī)律設定的目錄存入檔案室，為今后查詢提供便利。如常州市天寧區(qū)環(huán)衛(wèi)處已錄入設施設備目錄260條，大大方便了環(huán)衛(wèi)設施設備案卷的查找利用。三是要選取合適的軟件平臺。環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集、整理需要建立專用的軟件平臺，如何合理從優(yōu)選擇軟件平臺成為關鍵。

3.3 強化環(huán)衛(wèi)設施設備檔案人才培養(yǎng)，提高人員素質

環(huán)衛(wèi)檔案管理人員在實施環(huán)衛(wèi)設施設備檔案資料收集、整理、歸檔和使用方面起著關鍵作用，高標準檔案管理需要高素質人才。環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理人才培養(yǎng)要和全省其他行業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)機制接軌。一是要配足配強檔案工作專職和兼職人員。要把對環(huán)衛(wèi)業(yè)務工作有一定程度的了解、熟悉環(huán)衛(wèi)設施設備情況、掌握檔案管理工作的基本知識、具備一定現(xiàn)代化檔案管理工作技能的專業(yè)人才選任到設施設備檔案管理崗位上。二是要強化人員培訓教育。檔案管理人員的基本要求是要政治強、業(yè)務精、作風實。環(huán)衛(wèi)主管部門在配齊設施設備檔案管理人員的基礎上要定期安排相關人員參加檔案管理相關培訓，廣泛開展檔案專業(yè)繼續(xù)教育，并建立檢查考核機制。三是要建立人才激勵機制。環(huán)衛(wèi)主管部門要選拔工作表現(xiàn)優(yōu)秀人員擔任檔案管理員，對檔案管理人員高看一眼，定期召開檔案工作專題會議，對檔案工作人員的意見建議要認真研究，好的意見建議要及時采納；要完善檔案人才評價機制，不要把從事檔案管理工作當成閑職，與正常業(yè)務崗位同樣要求，同等考核，不斷激發(fā)檔案管理人才的創(chuàng)新創(chuàng)造活力；鼓勵檔案管理人員參與檔案專業(yè)技術職務評聘，落實檔案服務人員職稱評審，定期開展檔案職業(yè)技能競賽，用機制激勵檔案人員愛崗敬業(yè)、鉆研業(yè)務、提升水平。

3.4 推進環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息共享，發(fā)揮檔案價值

檔案是一種記錄、留存，最終要通過利用來最大限度地發(fā)揮其價值。目前，檔案適度公開、信息資源共享正成為行業(yè)提升服務能力的具體體現(xiàn)，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案是最具備條件向公眾開放的檔案。環(huán)衛(wèi)設施設備檔案是一種技術性檔案，最不應該躺在檔案室無人問津，而是要能通過它所展現(xiàn)的技術發(fā)展脈絡為后續(xù)發(fā)展提供參考，為市民百姓答疑解惑。以天寧區(qū)環(huán)衛(wèi)處為例，2018年，光大環(huán)境常州新北垃圾焚燒發(fā)電二期項目新建完成，新增焚燒能力700噸/天，分給天寧區(qū)日送垃圾量為100噸/天，具體運送點位和線路由區(qū)環(huán)衛(wèi)自己設定。區(qū)環(huán)衛(wèi)處在仔細調(diào)閱了全區(qū)近5年來生活垃圾清運數(shù)據(jù)的基礎上，分析區(qū)域生活垃圾增長趨勢，再根據(jù)近3年大型垃圾運輸車輛運輸公里消耗成本，制定了一份詳細合理的生活垃圾運輸分配計劃，極大地提高了區(qū)域生活垃圾運輸效率，又最大限度地降低了運輸成本。再比如2018年天寧區(qū)潤德半島生活垃圾轉運站進站道路突然被周邊居民封堵，居民認為該站離其居住樓房太近，影響了其正常生活，質疑該站設立的合法性。環(huán)衛(wèi)處從檔案室調(diào)取并公開了該站前期規(guī)劃和建設審批相關手續(xù)，通過查閱檔案，發(fā)現(xiàn)該生活垃圾轉運站規(guī)劃先于該居民樓，非常清楚地說明了該轉運站的合法性。

從上面兩個事例可以看出，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案利用有內(nèi)在價值和外在價值，這就要求環(huán)衛(wèi)主管部門要有檔案價值利用觀念，樹立正確使用檔案價值導向，充分合理地使用環(huán)衛(wèi)設施設備檔案。一是在做重大決策時要充分研究檔案，為新的決策提供依據(jù)。環(huán)衛(wèi)事業(yè)是朝陽產(chǎn)業(yè)，只會有手段的不斷更新，不會在近期消失。隨著時代的發(fā)展，人們對環(huán)境衛(wèi)生的要求在不斷提高，迫使環(huán)衛(wèi)在作業(yè)手段上也要不斷更新。生活垃圾的前端分類收集、中端的壓縮轉運、末端的焚燒填埋，都涉及設備設施的更新改造。購買什么樣的設施設備、在哪兒選點布點、采用何種作業(yè)手段，這些重大決策都必須在認真研究歷史數(shù)據(jù)、充分尊重歷史的前提下完成。二是迅速打破行業(yè)壁壘，實現(xiàn)環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息共享。環(huán)衛(wèi)工作是基礎性工作，也是一個城市的形象工程。環(huán)衛(wèi)設施設備是一種工具，同時也是一種資源。同一城市不同區(qū)域的環(huán)衛(wèi)設施設備如何最大化地得到利用、資源得到整合，這首先就要求環(huán)衛(wèi)設施設備檔案要能互通、信息能夠共享，這在同一城市不同區(qū)（縣、市）環(huán)衛(wèi)部門間顯得尤為重要。三是建立環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息查詢平臺，為市民提供優(yōu)質服務。環(huán)衛(wèi)工作是日常工作，也是離老百姓生活最近的工作。近年來，市民群眾對環(huán)衛(wèi)工作的關注點正逐步從路面清掃是否及時、干凈轉向環(huán)衛(wèi)設施設備布置是否合理、環(huán)衛(wèi)機械作業(yè)是否擾民等方面。環(huán)衛(wèi)主管部門應及時呼應市民關切的內(nèi)容，提高服務意識。環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息公開、方便市民查詢是維護市民知情權、贏得市民關心支持的最有效途徑之一。

環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理是環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展的一個縮影，做好環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理工作是環(huán)衛(wèi)事業(yè)繼續(xù)向前邁進的重要支撐。及時、全面收集、整理、保存環(huán)衛(wèi)設施設備檔案，充分、合理利用環(huán)衛(wèi)設施設備檔案信息是時代的要求，也是環(huán)衛(wèi)事業(yè)不斷蓬勃發(fā)展的方向。思想重視、制度健全、措施落實，環(huán)衛(wèi)設施設備檔案管理將伴隨環(huán)衛(wèi)事業(yè)不斷向前發(fā)展。