檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理分析

陳華

（湘潭醫(yī)衛(wèi)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411100）

近些年來隨著檔案資源數(shù)量的不斷增長以及社會(huì)對檔案利用頻繁程度的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會(huì)發(fā)展要求，在信息化時(shí)代背景下，信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)改革與發(fā)展的必經(jīng)途徑，這樣才能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，滿足社會(huì)發(fā)展要求，提高自身工作的質(zhì)量與效率，強(qiáng)化檔案工作服務(wù)效能，進(jìn)而有效提高檔案信息資源的利用率。技術(shù)檔案是一種重要的檔案類型，在檔案信息化建設(shè)的過程中，做好技術(shù)檔案的管理工作十分必要。本文針對這一問題展開研究，旨在推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，提高技術(shù)檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)概述

（一）內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)主要指通過利用先進(jìn)的信息化技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要重新思考檔案管理的新情況、新理論與新原則，確定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架和方法，提高檔案的社會(huì)化服務(wù)水平[1]。另外，檔案信息化建設(shè)主要指使用信息化技術(shù)生成、管理、開發(fā)和利用檔案的過程。

（二）意義

通過信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，能夠在很大程度上減少檔案管理工作的難度，同時(shí)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，不但有助于節(jié)約存儲(chǔ)空間，同時(shí)能夠減少檔案遺失、折損等風(fēng)險(xiǎn)，增加檔案的保存期限，保證檔案資料的完整性[2]。在實(shí)際工作過程中，工作人員可以使用檔案系統(tǒng)的檢索功能及時(shí)、精準(zhǔn)調(diào)取相關(guān)資料，能夠顯著提高檔案的利用率以及服務(wù)效能，節(jié)省大量的時(shí)間和精力?，F(xiàn)如今，在信息化時(shí)代背景下，越來越多的企事業(yè)單位均能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并在檔案信息化建設(shè)的過程中投入大量的資金，花費(fèi)大量的精力，使檔案管理和應(yīng)用水平得到顯著提升，對于推動(dòng)自身的發(fā)展具有重要的意義。

（三）內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)，兩者也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)提供技術(shù)保障。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)于在于信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，主要為檔案傳輸、檔案共享等，均能夠通過信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。因此需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)的使用率。（2）信息資源建設(shè)。信息資源建設(shè)的關(guān)鍵在于目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，數(shù)據(jù)庫不但需要包括檔案館全部檔案的目錄，同時(shí)需要具備全宗文件級(jí)目錄。數(shù)據(jù)庫的類型主要包括全文字?jǐn)?shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。另外需要重視電子文檔信息的整理工作，同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，需要對電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，滿足工作要求，同時(shí)要做好備份工作[3]。（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要指檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，需要保證系統(tǒng)的可靠性、兼容性和實(shí)用性，確保系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的有效聯(lián)通，同時(shí)與檔案網(wǎng)站聯(lián)通，滿足政府、企事業(yè)單位、個(gè)人對檔案的使用需求。

（四）發(fā)展趨勢

首先，檔案管理內(nèi)容呈數(shù)字化的發(fā)展趨勢。檔案管理數(shù)字化主要指實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理模式存在明顯差異，工作內(nèi)容存在明顯變化，過往檔案資料需要以紙質(zhì)的形式存儲(chǔ)，圖片資料主要以圖紙、照片為主，影音資料多為膠片的形式，數(shù)字化管理突破傳統(tǒng)形式，逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)碼形式，文本型資料均可以存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，逐漸取代實(shí)物存儲(chǔ)形式。

其次，檔案管理方法呈技術(shù)化發(fā)展趨勢。檔案內(nèi)容的更新與完善是檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在數(shù)字化管理過程中，需要存儲(chǔ)、安全維護(hù)等相關(guān)管理人員，能夠熟練使用信息化技術(shù)解決相關(guān)問題，數(shù)字化管理需要以先進(jìn)的技術(shù)為支撐，因此管理方法呈技術(shù)化的發(fā)展趨勢。

最后，檔案管理的目的更加多元。傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的目的在于促進(jìn)單位發(fā)展，為單位決策工作提供參考建議，主要原因在于檔案資料的調(diào)取、共享流程復(fù)雜，操作繁瑣，導(dǎo)致工作目的較為單一。數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)異地調(diào)取，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，為人們使用檔案提供了巨大的便利，服務(wù)性檔案管理也成為檔案管理的主要目的。

二、技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對技術(shù)檔案管理的重視度有所不足

結(jié)合現(xiàn)狀分析，很多企事業(yè)單位均沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，很多檔案僅僅只是堆放在庫房里，并沒有進(jìn)行合理的排序和歸檔，使得檔案本身所能發(fā)揮的作用隨時(shí)間的流逝而逐漸喪失，這顯然是不合理的。雖然很多企事業(yè)單位已經(jīng)開始逐漸意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要作用，也在逐步完善檔案管理的工作，但并沒有一個(gè)好的規(guī)范化的體系來進(jìn)行指導(dǎo)，難以形成系統(tǒng)集中社會(huì)檔案的利益要求，難以實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。同時(shí)由于相關(guān)的重視不足，使得檔案的損毀以及信息的缺失分散等情況頻頻發(fā)生，對未來其他管理工作造成影響，同時(shí)對于自身的發(fā)展形成阻礙。

（二）技術(shù)檔案管理規(guī)范性不足

技術(shù)檔案管理工作與人事檔案、行政檔案的管理工作存在一定的差異，技術(shù)檔案的建立、分類以及日常更新維護(hù)均需要工作人員掌握相關(guān)技術(shù)，具備一定的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)需要建立完善的生產(chǎn)管理模式，但是具備這類經(jīng)驗(yàn)的工作人員多為企事業(yè)單位的骨干成員，難以在技術(shù)檔案管理工作中投入過多的精力，所以實(shí)際工作過程中，技術(shù)檔案管理人員的工作能力有所欠缺，經(jīng)驗(yàn)匱乏，導(dǎo)致管理內(nèi)容不全面，關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確，管理工作的規(guī)范性不足[4]。為了保證技術(shù)檔案管理的規(guī)范性，建立完善的管理規(guī)范十分必要。

（三）技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

對企事業(yè)單位的技術(shù)檔案管理工作來說，同常規(guī)檔案管理工作相比，技術(shù)檔案管理工作具有更強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性。但是結(jié)合現(xiàn)狀分析，企事業(yè)單位關(guān)于技術(shù)檔案管理人員匱乏，工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，部分企事業(yè)單位并未配置專業(yè)人員進(jìn)行管理，同時(shí)未建立相應(yīng)的培訓(xùn)、考核機(jī)制，進(jìn)而導(dǎo)致技術(shù)檔案管理人員的管控意識(shí)明顯不足，經(jīng)驗(yàn)匱乏[5]。除此之外，企事業(yè)單位對于技術(shù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和范圍不明確，未建立完善的操作基本規(guī)程，因此導(dǎo)致一些技術(shù)檔案存在案卷質(zhì)量等問題，同時(shí)裝訂的規(guī)范性有所不足，難以保證企事業(yè)單位技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范性與安全性。

（四）技術(shù)檔案安全管理水平低下

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的全面普及為技術(shù)檔案管理工作提供了巨大的便利，有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是同時(shí)也導(dǎo)致技術(shù)檔案受到病毒、黑客的入侵和攻擊，技術(shù)檔案管理工作存在嚴(yán)重的安全問題。技術(shù)檔案中很多信息都是企事業(yè)單位的涉密內(nèi)容，例如一些關(guān)鍵性技術(shù)、機(jī)密內(nèi)容等。但是結(jié)合現(xiàn)狀分析，技術(shù)檔案管理人員安全意識(shí)匱乏，安全管理能力低下，在管理過程中未做好信息系統(tǒng)的安全設(shè)置與防護(hù)工作，進(jìn)而導(dǎo)致技術(shù)檔案極易受到病毒的入侵，檔案遺失、泄露的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。因此需要加強(qiáng)對技術(shù)檔案安全管理工作的重視，為檔案的安全性與完整性提供保障。

三、技術(shù)檔案管理對策分析

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

在開展技術(shù)檔案管理工作前，首先需要具備技術(shù)檔案管理意識(shí)，提高對檔案管理工作的重視度，這樣才能使事工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化檔案管理規(guī)范的重要意義，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理革新真正實(shí)地落實(shí)。過往技術(shù)檔案管理工作是一項(xiàng)未得到重視的基層工作，工作人員認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存工作，嚴(yán)重忽視其工作內(nèi)容，甚至存在檔案管理人員與其他工作兼職的現(xiàn)象[6]。但是隨著信息化水平的不斷提高，技術(shù)檔案管理工作更具有現(xiàn)實(shí)性意義，因此領(lǐng)導(dǎo)需要提高對技術(shù)檔案管理工作的重視度，加強(qiáng)對相關(guān)的檔案管理工作的監(jiān)督，進(jìn)行必要的指導(dǎo)，發(fā)揮引導(dǎo)作用。另外需要注重對工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其時(shí)代意識(shí)和信息化、科技化意識(shí)，充分了解技術(shù)檔案管理工作職能和目標(biāo)，提高自我認(rèn)知水平，切實(shí)提高工作能力。

（二）建立完善的技術(shù)檔案管理工作規(guī)范

近些年來隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展徐蘇，企事業(yè)單位管理工作具有精細(xì)化的特點(diǎn)。對技術(shù)檔案管理工作來說，同樣需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，建立與現(xiàn)代化社會(huì)相符的檔案管理制度，得到工作人員的認(rèn)可，保證檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性，為檔案資源管理多項(xiàng)流程的無縫銜接以及全面發(fā)展提供支持[7]。因此對企事業(yè)單位來說，需要結(jié)合實(shí)際情況建立完善的管理規(guī)范，不但有助于約束工作人員的行為，同時(shí)能夠積極引導(dǎo)工作人員高效開展技術(shù)檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)技術(shù)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

對技術(shù)檔案管理工作來說，管理人員的綜合素質(zhì)對工作質(zhì)量有決定性作用。因此企事業(yè)單位需要注重對管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，為提高技術(shù)檔案管理水平提供人才支持。為了能夠有效提高管理人員的綜合素質(zhì)，首先需要加大人才引進(jìn)力度，選擇基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、專業(yè)能力較強(qiáng)的管理人員。檔案管理人員在日常工作過程中不僅需要做好基礎(chǔ)工作，如檔案的存放等，還需要加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，修改與完善檔案，對其進(jìn)行格式化處理。在信息化時(shí)代背景下，工作人員需要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)[8]。企事業(yè)單位可以建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度和考核制度，定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助其掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。為了提高培訓(xùn)效果，還需要對培訓(xùn)方法進(jìn)行完善和改進(jìn)，例如引用一些真實(shí)案例，使管理人員能夠認(rèn)識(shí)到工作時(shí)可能遇到的各類問題。同時(shí)還需要注重對先進(jìn)管理方法的培養(yǎng)，幫助其掌握新型管理方法，更新管理理念，不斷提高其綜合素質(zhì)，這樣才能推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。除此之外，需要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對工作人員的操作行為進(jìn)行規(guī)范，有效提高其工作主動(dòng)性與積極性。

（四）提高技術(shù)檔案安全管理水平

首先需要建立完善的安全技術(shù)防范系統(tǒng)，加強(qiáng)對先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，如防病毒技術(shù)、照片修復(fù)技術(shù)、錄音錄像技術(shù)等，為技術(shù)檔案安全管理工作提供技術(shù)保障。其次需要建立完善的備份機(jī)制，對于關(guān)鍵檔案資料來說，需要做好備份處理工作，避免災(zāi)害、病毒入侵等因素導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p壞。對于關(guān)鍵電子檔案來說，不但需要進(jìn)行同質(zhì)備份，還需要做好異質(zhì)備份，可將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，保證其長久可讀。最后，技術(shù)檔案安全管理工作需要具備相應(yīng)的財(cái)力、人才支持，企事業(yè)單位需要加大資金投入力度，用于建立保密系統(tǒng)，同時(shí)聘請專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對本單位的安全系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，如果條件允許的情況下，可以自主培養(yǎng)或者外聘專業(yè)計(jì)算機(jī)人才，專門負(fù)責(zé)安全系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)工作，提高技術(shù)檔案的安全管理水平[9]。

（五）加強(qiáng)對先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用

首先需要建立互換性技術(shù)檔案管理平臺(tái)，保證互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理平臺(tái)的針對性，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，在此基礎(chǔ)上不斷完善技術(shù)檔案管理工作，滿足大數(shù)據(jù)信息工作效率的需求，充分發(fā)揮技術(shù)檔案管理的作用，將其作為企事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。進(jìn)行技術(shù)檔案信息化建設(shè)的過程中，需要將信息化技術(shù)作為關(guān)鍵內(nèi)容，結(jié)合紙質(zhì)檔案，建立完善的檔案信息化管理工作機(jī)制，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的利用，提高管理水平，保證信息化資源的合理利用[10]。

其次需要加強(qiáng)技術(shù)保障。企事業(yè)單位進(jìn)行技術(shù)檔案信息化建設(shè)的過程中，需要積極鼓勵(lì)相關(guān)部門技術(shù)人員攻關(guān)，不斷提高自主研發(fā)能力，可以使用合作開發(fā)等方式自己研發(fā)新型技術(shù)。對目前信息化建設(shè)工作來說，其重點(diǎn)在于完善基礎(chǔ)設(shè)施，認(rèn)識(shí)到軟件、硬件設(shè)施的重要性，同時(shí)對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行更新，為技術(shù)檔案管理工作的高效進(jìn)行提供設(shè)備支持[11]。另外需要加強(qiáng)對先進(jìn)軟件的應(yīng)用，加大研發(fā)力度，對于軟件開發(fā)企業(yè)進(jìn)行等級(jí)評估，建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證使用軟件設(shè)施具備良好的兼容性。

最后，需要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享，建立完善的管理系統(tǒng)，各部門能夠通過系統(tǒng)對內(nèi)部各項(xiàng)信息資源進(jìn)行處理和歸檔，根據(jù)時(shí)間順序建立規(guī)范的技術(shù)檔案目錄，實(shí)現(xiàn)資源的共享[12]。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是技術(shù)檔案發(fā)展的必然趨勢，在信息化時(shí)代背景下，管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，積極推進(jìn)其建設(shè)、發(fā)展進(jìn)程，加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)利用，不斷提高技術(shù)檔案管理水平和服務(wù)效能。