政府采購檔案管理工作中存在的問題及解決對策

潘浩澎

（通榆縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

引言

政府采購檔案管理，是對政府相應(yīng)采購活動(dòng)過程有效反映的原始性文件，是確保采購公平、公正的重要途徑，也是政府實(shí)現(xiàn)采購行為規(guī)范，加強(qiáng)內(nèi)控管理以及監(jiān)督評價(jià)的基礎(chǔ)性工作。因此，高效落實(shí)政府采購檔案管理，對于提高工作效率有積極意義。并且，也能夠樹立正面的市場發(fā)展形象，其應(yīng)用價(jià)值顯著。所以，針對當(dāng)前在實(shí)際管理工作中存在的相關(guān)問題，需合理分析并采取有效方式將其解決，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化以及制度化管理。

一、政府采購檔案管理概述

政府采購是政府中一項(xiàng)工作量較大且具有復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，需要對采購過程開展全面且多層次的記錄。其不僅能夠保證采購工作高效、有序開展，還能夠?qū)⒐ぷ鞒尚в行岣?。一般來講，政府采購管理工作是以文字、圖紙等多種方式為載體。管理工作主要有采購項(xiàng)目在實(shí)際實(shí)施中的文字資料，如，評審文件等。政府采購檔案管理的相關(guān)記錄資料，如，銷毀資料等。還有采購管理工作中所涉及的文字資料，如，審批資料等。在采購中，各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的相應(yīng)資料較為豐富，實(shí)現(xiàn)對其的有效管理，不僅僅是必要的，也是重要的。

二、政府采購檔案管理作用

（一）記錄采購活動(dòng)

一般情況下，政府采購工作應(yīng)該在確保公平、公開以及公正的前提下展開招標(biāo)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對社會(huì)公眾利益的有效維護(hù)。就實(shí)質(zhì)分析，政府采購檔案其系統(tǒng)、真實(shí)、完整等多種屬性會(huì)對采購工作產(chǎn)生直接的作用。而且，也能夠有效體現(xiàn)出此項(xiàng)工作。在宏觀層面分析，政府采購方案可為相應(yīng)委托單位提供以及保存采購的真實(shí)數(shù)據(jù)，也能夠使政府的相應(yīng)部門有效的運(yùn)用以及參考資料，助力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在微觀層面分析，此項(xiàng)工作可為相關(guān)工作人員提供有效幫助，促使其不斷開展深入學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升綜合素質(zhì)，也助力其專業(yè)能力的提高。

（二）降低采購風(fēng)險(xiǎn)

高質(zhì)量的政府采購檔案管理工作，可將采購工作的全部流程規(guī)范化，可減少以及預(yù)防在實(shí)際采購中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，降低法律責(zé)任問題。在采購結(jié)束后，容易導(dǎo)致部分問題的產(chǎn)生。而且，這些問題存在著一定的滯后性，通常會(huì)在采購活動(dòng)結(jié)束之后出現(xiàn)，需要加大對其的關(guān)注，并且，采取有效方法將其解決。如果針對此類問題采取相應(yīng)的司法手段，不僅會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)成本上的大量浪費(fèi)，也會(huì)致使時(shí)間浪費(fèi)。采購檔案管理的有序開展可為相應(yīng)問題的處理提供真實(shí)、具體、完整的資料，可提供問題解決最直接的證據(jù)。所以，此項(xiàng)工作能夠充分降低風(fēng)險(xiǎn)，也能夠避免成本浪費(fèi)。

（三）優(yōu)化采購工作

政府采購其實(shí)際過程通常是結(jié)合項(xiàng)目管理的特征進(jìn)行，并開展檔案管理。有效的采購檔案管理，會(huì)將整個(gè)采購過程實(shí)現(xiàn)全面記錄，并且，也會(huì)在此基礎(chǔ)上開展分析、總結(jié)與評價(jià)，進(jìn)而為政府采購提供更多的幫助，將采購活動(dòng)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)采購質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

三、政府采購檔案管理工作中存在的問題

基于目前采購檔案管理的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r分析，會(huì)受到工作人員、硬件等不同因素的作用，致使檔案管理成效相對較差，對于工作進(jìn)展情況產(chǎn)生一定的負(fù)面作用。

（一）專業(yè)人員缺乏

結(jié)合當(dāng)前的采購檔案管理的實(shí)際情況分析，因?yàn)楫?dāng)前大多數(shù)工作人員并未在思想層面上深刻認(rèn)識(shí)到開展檔案管理的重要價(jià)值，導(dǎo)致采購檔案管理的各種問題發(fā)生。并且，這些問題的產(chǎn)生和相應(yīng)管理人員的關(guān)系較大。當(dāng)下，因?yàn)閷Σ少彊n案的不夠重視，致使管理存在一定的缺失[1]。而且，雖然部分實(shí)現(xiàn)對此崗位的設(shè)立，但卻因?yàn)檫@些人員的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)等因素，致使其無法有效完成相關(guān)工作，導(dǎo)致管理質(zhì)量不高。

（二）收集時(shí)間較長

相關(guān)政府在采購中，因?yàn)槿狈σ?guī)范性管理，導(dǎo)致采購資料在收集中的難度較大，較為容易發(fā)生檔案缺失等狀況，檔案的完整性很難獲得保證。比如，采購人員不將合同簽訂、不將相應(yīng)收據(jù)出示，致使相應(yīng)材料不能歸檔。并且，也會(huì)受到管理機(jī)制的作用。投訴人需要越級(jí)進(jìn)行投訴，主要是以領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)批準(zhǔn)為準(zhǔn)[2]。但，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人員一般承擔(dān)著較為重要的工作，工作任務(wù)也很繁重，致使其很難及時(shí)實(shí)現(xiàn)對不同部門匯報(bào)材料的處理，這會(huì)對管理進(jìn)展產(chǎn)生一定的作用。

（三）保密不夠到位

檔案就本質(zhì)而言屬于機(jī)密性的文檔。所以，當(dāng)出現(xiàn)泄密之后，必然會(huì)導(dǎo)致多種問題的發(fā)生。但就當(dāng)前的檔案管理分析，此類問題真正存在。檔案的保密性直接與采購有著直接的聯(lián)系。由于當(dāng)前還有很多人并未充分認(rèn)識(shí)到將檔案保密的重要作用，未能在此方面加強(qiáng)管理，致使實(shí)際管理出現(xiàn)了許多問題。

（四）與應(yīng)用相脫離

檔案存在原始性、實(shí)證性與使用效應(yīng)。在檔案中，包含專業(yè)技術(shù)參數(shù)、文化特色等等資料，都可以將其制定為標(biāo)書，也可為評分過程提供一定的理論性依據(jù)。在供應(yīng)商角度開展分析，原始性證明資料是關(guān)鍵資料，可以為招投標(biāo)提供相關(guān)數(shù)據(jù)、依據(jù)等。但是，就當(dāng)下檔案使用效率的真實(shí)情況分析，依舊較低，致使許多的檔案資料被浪費(fèi)，對發(fā)展有制約作用。

（五）設(shè)施相對不足

在科學(xué)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展中，諸多新型的管理方式也在此背景中產(chǎn)生。但還是有很多的相關(guān)工作人員未能實(shí)現(xiàn)理念轉(zhuǎn)變，并未真正明白此項(xiàng)管理工作的重要作用，沒有安排專門的檔案室實(shí)現(xiàn)對檔案的存放，影響實(shí)際發(fā)展。并且，在信息化的沖擊中，檔案管理的轉(zhuǎn)變速度相對較慢。因此，在檔案管理中，軟件與硬件的相應(yīng)設(shè)施還是存在一定不足，在未來還需要將其進(jìn)一步強(qiáng)化。

四、政府采購檔案管理問題的有效解決措施

聯(lián)系當(dāng)前在采購檔案管理實(shí)踐中出現(xiàn)的相應(yīng)問題，需要在制度、儲(chǔ)存、管理、監(jiān)督以及人員等多方面予以完善，從而促進(jìn)管理水準(zhǔn)的不斷提高。

（一）完善管理制度

想要更加有效地促進(jìn)政府采購檔案管理的進(jìn)程，將檔案的安全性增強(qiáng)，一定要在制度方面進(jìn)行完善，才可為其持續(xù)性發(fā)展提供助力。在具體工作實(shí)踐中，必須要建立統(tǒng)一且具有規(guī)范性的管理制度。需要將歸檔范圍統(tǒng)一，確定檔案實(shí)際的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而建立檔案審核等不同的管理制度，讓檔案存檔模式漸漸向規(guī)范化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同運(yùn)用以及合理應(yīng)用。同時(shí)，也需要將不同種類的檔案保管期限確定，開展一致化管理。政府部門應(yīng)聯(lián)系現(xiàn)實(shí)情況分析，建立符合實(shí)際需求的借閱制度，將采購檔案全面、耐心地進(jìn)行整理，在未經(jīng)政府部門許可的情況下，不能讓相應(yīng)人員私自開展對文檔的借閱或者是查詢。若是出現(xiàn)這一情況，需要依據(jù)有關(guān)制度予以處理。如果是因?yàn)樵诠ぷ鞣矫娴膶?shí)際需求，必須要開展采購檔案的借閱，需要相關(guān)人員進(jìn)行對申請書或者是申請表的有效填寫，將相應(yīng)的信息正確填寫。在有關(guān)部門審核后，才可進(jìn)行檔案的借閱。但，應(yīng)注意的是，一定要加大對商業(yè)機(jī)密、招投標(biāo)等相關(guān)文件的管理工作，充分避免商業(yè)方面秘密的泄露。而且，也要將銷毀程序進(jìn)一步完善。對檔案資料進(jìn)行銷毀需要依照政府在保密資料方面的要求執(zhí)行，在程序、人員等方面合乎規(guī)程，堅(jiān)決避免隨意處置情況的發(fā)生。另外，在檔案移交上，理清整理等工作，也要進(jìn)行移交清冊的有效編制。相關(guān)工作人員需要詳細(xì)核對，并且，需要移交雙方都在有效確認(rèn)后簽字。

（二）實(shí)現(xiàn)分類儲(chǔ)存

采購活動(dòng)其本質(zhì)是一項(xiàng)具有復(fù)雜性的活動(dòng)。在開展活動(dòng)的過程中會(huì)產(chǎn)生相對較多的原始性資料，也就是采購文件[3]。在法律角度來講，對于有相關(guān)明確的規(guī)定。采購文件主要為招投標(biāo)文件、采購預(yù)算等內(nèi)容。所以，在開展采購檔案的管理中，應(yīng)該依照采購文件儲(chǔ)存，可以結(jié)合前后順序開展操作，確保文件具有連貫性。而且，也要依據(jù)規(guī)定的步驟或者是方法開展工作，可確保檔案資料的全面性與完整性，能夠最大限度地將保管作用發(fā)揮。

（三）注重文件管理

為了高質(zhì)量完善采購檔案管理工作，可從以下幾方面進(jìn)行。首先，需要強(qiáng)化監(jiān)督力度，實(shí)現(xiàn)對此項(xiàng)工作的專人管理。依據(jù)政府采購檔案管理方面的相應(yīng)要求，為確保采購檔案工作的有序進(jìn)行，相應(yīng)部門以及領(lǐng)導(dǎo)人員一定要在檢查、監(jiān)督等方面加大力度，在實(shí)現(xiàn)文件整理、管理方面做好安排，由專人開展相應(yīng)工作。其次，正確將文件收集以及保存。通常情況下，在將采購項(xiàng)目完成后，需要采購機(jī)構(gòu)安排專門的工作人員實(shí)現(xiàn)對文件的全面整理、收集以及分類。并且，將文件穩(wěn)妥保存。一般應(yīng)按照準(zhǔn)時(shí)與精確的原則操作[4]。只有實(shí)現(xiàn)對采購檔案的精細(xì)化管理，才能夠有效避免長時(shí)間的未儲(chǔ)存而導(dǎo)致的采購資料丟失、缺失等情況的發(fā)生。再次，也要注意采購文件的保密。在具體工作實(shí)踐中，需要結(jié)合相應(yīng)管理制度進(jìn)行文檔保存，將檔案的安全性大幅度提高，充分避免文檔因?yàn)閾p壞、改動(dòng)等導(dǎo)致真實(shí)性缺失。一般來講，在開展對招投標(biāo)等相關(guān)文件的管理中，因?yàn)榇朔N類型的文件具有明顯的特殊性，其內(nèi)容更多地涉及商業(yè)方面的秘密。因此，在對此種文件儲(chǔ)存時(shí)，若是沒有獲得相關(guān)工作人員的認(rèn)可，一定不能將文件私自公開，以免對經(jīng)濟(jì)利益造成負(fù)面影響。此外，因?yàn)樵谛畔⒒瘯r(shí)代，檔案資源更多的依賴互聯(lián)網(wǎng)介質(zhì)，在信息安全方面需要加大關(guān)注。相應(yīng)工作人員一定要提高對政府采購檔案的保密意識(shí)，將內(nèi)部控制制度進(jìn)一步完善，在管理過程中將授權(quán)審批制度落實(shí)，預(yù)防相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改。還要加強(qiáng)在技術(shù)方面的投入。在大數(shù)據(jù)背景中，政府采購檔案實(shí)現(xiàn)了信息方面的共享。但是，需要在保證公開透明的同時(shí)，也要避免商業(yè)秘密遭到泄露，應(yīng)實(shí)現(xiàn)各方面力量的綜合運(yùn)用，達(dá)成安全等級(jí)的有效提高，從而確保數(shù)據(jù)不會(huì)被攻擊，也通過不同的保密技術(shù)避免重要信息被泄露。另外，也要建立防范機(jī)制，實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效備份。并且，對于曾經(jīng)存放的檔案數(shù)據(jù)開展檢查。最后，應(yīng)促進(jìn)檔案管理向著電子、網(wǎng)絡(luò)方向不斷發(fā)展。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景中，多種滿足實(shí)際需求的技術(shù)手段隨之出現(xiàn)。將信息技術(shù)在采購檔案管理中應(yīng)用，可將工作內(nèi)容簡化，進(jìn)而提升工作效率。

（四）接受有效監(jiān)督

當(dāng)前，《采購法》對于檔案各方面已經(jīng)有了相應(yīng)的明確規(guī)定。所以，相關(guān)的監(jiān)督部門一定要在思想上形成清晰的認(rèn)知，對政府檔案隨意進(jìn)行破壞本身屬于一種極為嚴(yán)重的違法行為?？梢詫⑵浼{入相關(guān)的考核之中，運(yùn)用檢查評價(jià)等不同方式將監(jiān)督的力度進(jìn)一步強(qiáng)化，對于出現(xiàn)的相應(yīng)違規(guī)操作問題予以處理，進(jìn)一步推進(jìn)采購檔案的規(guī)范化發(fā)展。而且，也需要將管理加入績效考核中，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部評價(jià)機(jī)制的構(gòu)建，按照相應(yīng)周期對實(shí)際工作有效的分析、評價(jià)與總結(jié)。

（五）培養(yǎng)專業(yè)人才

政府采購檔案管理人員是對整體工作成效產(chǎn)生重要影響的因素。當(dāng)前，在市場中存在著較為普遍的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，職業(yè)水平較低等等情況。并且，許多的采購檔案管理工作人員并未接受過專業(yè)化的訓(xùn)練，對于當(dāng)前制定的在檔案管理方面的法規(guī)了解不夠深入。因此，一定要提高相關(guān)工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)。也就是說，需要采購人員聯(lián)系自己的實(shí)際工作需要，積極學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的新知識(shí)、新技能，對于在采購方面的法規(guī)、要求等全方面了解與掌握。同時(shí)，也要將其在實(shí)際的工作中進(jìn)行運(yùn)用[5]。政府需要按照一定的時(shí)間周期對管理人員開展培訓(xùn)工作，使其能夠?qū)唧w工作中的相應(yīng)環(huán)節(jié)熟練，不斷增強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力。并且，不能只開展專業(yè)化的培訓(xùn)，也需要在思想上進(jìn)行引導(dǎo)，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，從而高效地將檔案工作完成。并且，當(dāng)前正處于信息時(shí)代，工作人員的信息素養(yǎng)也是需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員信息化水平，有一定的網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。還需要建立數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)達(dá)成對標(biāo)號(hào)、標(biāo)題的統(tǒng)一。采取這一方式，不僅僅能夠讓相關(guān)工作人員更加輕松，也能夠達(dá)成在資源上的共享，共同開展對檔案背后的信息有效挖掘，讓用戶獲得更豐富的數(shù)據(jù)，進(jìn)而為社會(huì)創(chuàng)造出更多的價(jià)值。另外，在進(jìn)行相關(guān)人員的招聘中，一定要從職業(yè)道德、專業(yè)能力等多方面進(jìn)行考察，若是不滿足要求，一定不能錄用。

結(jié)束語

政府采購檔案的建立以及運(yùn)用具有重要意義。但是，當(dāng)前由于不同因素的作用，導(dǎo)致其發(fā)展尚未完善，有待優(yōu)化。因此，需要清晰認(rèn)識(shí)到當(dāng)前政府采購檔案管理中存在的實(shí)際問題，增強(qiáng)思想層面的認(rèn)知，多方面實(shí)現(xiàn)制度的完善，打好管理工作基礎(chǔ)。并且，也要進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)，還要保證安全性，做好監(jiān)督檢查等，不斷實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理工作的優(yōu)化，使其為政府工作高效且有序開展提供數(shù)據(jù)上的支撐，也加強(qiáng)工作效率。