高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀及提升途徑初探

◇福建農(nóng)林大學(xué)教務(wù)處 徐廣賢

為進一步促進高校教育改革發(fā)展，本文對高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀及提升途徑進行研究。首先，闡述了高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀，然后提出了提升思想認(rèn)知，創(chuàng)新學(xué)籍管理理念、加強學(xué)籍管理制度宣傳力度、拓寬用人途徑，放管結(jié)合齊抓共管、注重構(gòu)建學(xué)籍管理信息化辦公體系這幾個途徑，希望能夠給相關(guān)人員提供一些參考。

在高校管理工作中，學(xué)籍管理工作是非常重要的內(nèi)容，其不僅有效規(guī)范了權(quán)利行使，支持了學(xué)校依法辦事行為，也有效維護了學(xué)生的權(quán)益，保證教育公正公平。最近幾年，我國教育改革不斷深入，高校學(xué)生的維權(quán)意識和法制觀念有所提升，這給高校學(xué)籍管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展契機。因此，在實際工作中，高校需要明確學(xué)籍管理工作重要性，且結(jié)合相關(guān)規(guī)定，采取有效的手段，從多個層面入手，促進學(xué)籍規(guī)范化管理，有效提升學(xué)籍管理質(zhì)量和效果。

1 高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀

（1）對學(xué)籍管理重要性認(rèn)知不足，管理質(zhì)量有待提升。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，部分學(xué)籍管理人員對于學(xué)籍管理工作認(rèn)識不夠全面，沒有意識到學(xué)籍管理的重要性，覺得學(xué)籍管理是普通工作，不出問題就可以，進而導(dǎo)致學(xué)籍管理效果無法得到保障[1]。此外，不少領(lǐng)導(dǎo)層對學(xué)籍管理的認(rèn)知亦是如此，認(rèn)為學(xué)籍管理無非就是一些數(shù)據(jù)的搬運，只需要解決當(dāng)下的問題。然而，高校學(xué)籍管理任務(wù)較為繁重，工作壓力較大，具有較強突擊性，但由于長期不受重視，一線管理人員難免只著眼當(dāng)下，沒有從根本上想要對學(xué)籍管理質(zhì)量進行提升。

（2）學(xué)籍管理人員配備不足，服務(wù)質(zhì)量難以保證。高校學(xué)籍管理工作任務(wù)量較大且繁瑣復(fù)雜，存在很多不確定因素，要求學(xué)籍管理人員細致嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真謹(jǐn)慎，需要花費大量精力和時間對各種細節(jié)問題進行處理[2]。然而，高校學(xué)籍管理人員時常遇到人員配備不足的窘境，在日常工作中不僅需要面對大規(guī)模的在校生，還需要面對數(shù)量龐大的歷屆畢業(yè)生，同一問題反復(fù)出現(xiàn)占用了學(xué)籍管理人員大量的時間，消耗大量精力，在業(yè)務(wù)高峰期服務(wù)質(zhì)量難以保證。

（3）對學(xué)籍管理工作宣傳力度不夠，各部門聯(lián)動有待加強。想要有效提升學(xué)籍管理工作質(zhì)量，需要適時開展宣傳工作。而實際上，很多高校的學(xué)籍管理工作僅僅是形式上的宣傳，會在新生守則中納入學(xué)籍管理有關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容缺乏針對性、專業(yè)性，沒有較多的途徑、方式教育學(xué)生，很多高校學(xué)生和教師覺得學(xué)籍管理是教務(wù)處的工作，和自己無關(guān)，也不愿意配合相關(guān)部門完成學(xué)籍管理任務(wù)，甚至部分學(xué)生違反學(xué)籍管理規(guī)定時還不了解自己違反了什么條例[3]。此外，新生入學(xué)時除了教學(xué)管理隊伍，學(xué)生輔導(dǎo)員也是學(xué)籍管理宣傳的重要力量，由于聯(lián)動效果不佳，時常出現(xiàn)彼此互不了解，彼此相互推諉的情況；相關(guān)人員本身對學(xué)籍管理規(guī)定與制度不甚了解，導(dǎo)致學(xué)生也無從近距離了解相關(guān)政策，最終影響到學(xué)籍管理的效果。

（4）學(xué)籍管理工作鮮有專業(yè)培訓(xùn)，信息化水平有待提升。在信息時代背景下，高校學(xué)籍管理逐漸向著信息化方向發(fā)展。現(xiàn)階段，我國很多高校仍然利用傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式，工作效率較低，無法滿足現(xiàn)實需求。在高校學(xué)籍管理中，很多管理人員都沒有接受過系統(tǒng)、科學(xué)、專業(yè)的培訓(xùn)，無法很好的使用學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)。日常事務(wù)繁雜、業(yè)務(wù)延續(xù)性強、時常無法脫身進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和深造，導(dǎo)致在工作中無法結(jié)合最新的管理知識有效利用信息化系統(tǒng)、顯得力不從心。

2 高校學(xué)籍管理工作質(zhì)量提升途徑

（1）提升思想認(rèn)知，創(chuàng)新學(xué)籍管理理念。在高校學(xué)籍管理工作中，需要把學(xué)生對學(xué)籍服務(wù)需求作為基礎(chǔ)，對管理理念進行創(chuàng)新。實際上，學(xué)籍管理屬于服務(wù)工作，加強服務(wù)理念需要在提升效率和質(zhì)量層面入手，積極主動向?qū)W生進行意見、建議的征求，對學(xué)生反映多的問題進行總結(jié)，把學(xué)生作為中心，把學(xué)生學(xué)習(xí)成才作為核心，對各種規(guī)章制度進行完善和優(yōu)化，指引學(xué)生把注意力集中在學(xué)習(xí)上。與此同時，應(yīng)注重減輕學(xué)生不必要的負擔(dān)。管理人員還可以結(jié)合學(xué)生實際情況、需求差異性，提供給學(xué)生差異、多元服務(wù)內(nèi)容。例如，在實際工作中，需要注重監(jiān)控學(xué)生學(xué)習(xí)過程，實行學(xué)業(yè)規(guī)劃和學(xué)習(xí)預(yù)警等[4]。此外，學(xué)籍管理人員對國家各種會議精神進行學(xué)習(xí)，對最新動態(tài)進行及時了解，對理論進行不斷優(yōu)化和更新，進而有效提升學(xué)籍管理工作質(zhì)量。

（2）加強學(xué)籍管理制度宣傳力度。高校學(xué)籍管理，能夠?qū)W(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間德智體等多方面綜合素質(zhì)進行反映，還能夠記載學(xué)生在校期間的成績、獎懲、學(xué)籍變動、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新能力、社會實踐經(jīng)歷、畢業(yè)論文答辯等情況。因此，想要有效提升學(xué)籍管理質(zhì)量，高校需要注重對管理制度的宣傳。在實際工作中，高?？梢岳枚喾N傳播媒介，如廣播、宣傳欄等渠道進行宣傳，這樣不僅能夠提升學(xué)籍管理制度透明性，還有助于在校師生對學(xué)籍管理制度的了解。針對入校新生，高?？梢越M織專題講座，促使新生可以對學(xué)籍管理制度有一個更早的了解，并且針對特殊學(xué)情的學(xué)生，可以安排輔導(dǎo)員對齊進行針對性教育。只有保證教師和學(xué)生對學(xué)籍管理規(guī)定、制度、程序進行了解，才可以指引學(xué)生對制度進行認(rèn)同和遵守，促使學(xué)生積極配合學(xué)籍管理工作，提升管理效率和質(zhì)量。

（3）拓寬用人途徑，放管結(jié)合齊抓共管。在高校學(xué)籍管理中，可以結(jié)合實際情況，對學(xué)籍管理隊伍結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。首先，針對現(xiàn)有學(xué)籍管理人員，需要加強在職教育和培訓(xùn)力度，可以開展交流研討、辦班培訓(xùn)、實地參加考差等途徑，有計劃的指引學(xué)籍管理人員對政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識進行學(xué)習(xí)，提升其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。其次，可以把二級學(xué)院的教學(xué)秘書、教師、輔導(dǎo)員納入到學(xué)籍管理隊伍中，這些人和學(xué)生直接接觸，最為了解學(xué)生學(xué)習(xí)和生活。因此，在實際工作中，要求這些人對學(xué)籍管理制度進行全面了解和掌握，這樣才可以提供給學(xué)生更好的服務(wù)。針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題、各種特殊情況，需要及時反應(yīng)給教務(wù)部門，實現(xiàn)齊抓共管。此外，需要對學(xué)籍管理方法進行研究，通過下放管理權(quán)限，二級學(xué)院能夠?qū)徟?，學(xué)院教務(wù)部門不需要再審核，鼓勵師生參與其中，指引學(xué)生注重學(xué)習(xí)。通過這樣的方式，可以使學(xué)生入學(xué)便了解學(xué)籍管理工作，對學(xué)習(xí)目標(biāo)與學(xué)習(xí)方向進行明確。

（4）注重構(gòu)建學(xué)籍管理信息化辦公體系。在以往高校學(xué)籍檔案管理中，主要涉及到以下幾項流程：收集材料、分類留存、定期裝訂、移交檔案管理部門，程序繁瑣；加之紙質(zhì)學(xué)籍檔案不容易保存，耗費人力和物力、對儲存空間需求量較大。在該管理模式下，已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生在對檔案進行查閱時要從外地趕到學(xué)校才可以對檔案進行查詢。近幾年，我國信息技術(shù)得到迅猛發(fā)展，高校學(xué)籍管理信息化水平直接影響到高校管理水平，因此在實際工作中高校應(yīng)注重構(gòu)建學(xué)籍管理信息化辦公體系，不斷提升學(xué)籍管理質(zhì)量和效率。學(xué)籍檔案是學(xué)生在讀期間非常重要的信息，真實記錄了學(xué)生培養(yǎng)環(huán)節(jié)，涉及到學(xué)生在讀、畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)等過程。學(xué)籍管理人員在工作中可以靈活利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)，適時更新相應(yīng)的查詢、統(tǒng)計、導(dǎo)入等功能，提升信息化水平，便于數(shù)據(jù)填報使用。在學(xué)生畢業(yè)資格審核時，也可以通過系統(tǒng)，批量化資格審核，自動篩選畢業(yè)、結(jié)業(yè)學(xué)生，既有效節(jié)省審核時間，還可以提升審核準(zhǔn)確性。此外，高校應(yīng)有意識的對學(xué)籍管理人員的信息化意識、信息化能力進行提升，進而更好的開展學(xué)籍管理工作，不斷提升管理效果。

3 結(jié)束語

總而言之，在新時代背景下，在高校管理工作中加強學(xué)籍管理力度是非常重要的，不僅可以有效提升學(xué)籍管理質(zhì)量，還可以有效維護學(xué)生權(quán)益，促進高校長期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，高校學(xué)籍管理還存在一些問題，嚴(yán)重影響到了學(xué)籍管理效果，阻礙了高校教育效果提升?；诖?，在實際工作中，高校需要深入分析當(dāng)下學(xué)籍管理存在的問題，且制定針對性措施，從多個層面入手，不斷優(yōu)化和完善學(xué)籍管理制度，通過多樣化手段，保證學(xué)籍管理效果，更好的服務(wù)于高校管理工作。