高職院校二級學院綜合辦公室工作創(chuàng)新途徑研究

于丹丹

江蘇食品藥品職業(yè)技術學院，江蘇 淮安 223001

隨著高等教育改革的不斷深入，高職院校規(guī)模和師生人數的不斷增多，高?！靶Ｖ髟狠o”傳統(tǒng)的管理模式已經無法適應新形勢下高校的管理需求，學校適當地向二級學院放權成為大勢所趨，學校、學院兩級分層管理的新型模式逐漸建立并成型，二級學院的管理、辦學等權力增加的同時，管理水平也面臨著極大的考驗。二級學院綜合辦公室作為學院的綜合管理服務中心機構，管理服務水平對二級學院的正常運行和整個學校的健康發(fā)展至關重要。因此，研究高職院校二級學院綜合辦公室工作的創(chuàng)新途徑，提高管理水平和服務質量，對高職院校的高質量發(fā)展有著重要的實際意義。

一、高職院校二級學院綜合辦公室的作用和意義

高職院校二級學院綜合辦公室是二級學院的“中樞神經”，在整個學院管理體系中處于十分重要的地位，作用也是無可替代。高職院校二級學院綜合辦公室不僅是院系領導的“幫手”“秘書”，也是各部門之間的橋梁和紐帶，綜合辦公室銜接著學院的上上下下的關系，處理著學院大大小小的事務，肩負著銜接上下、兼顧左右、聯(lián)系前后、協(xié)調內外、服務師生的重要任務，承擔著協(xié)調、溝通、督辦、服務等基本職能，是學院開展黨政建設、推進科研教育、進行師生管理、保障教學生活，促進學院正常、平穩(wěn)、有序、高效運行的重要機構。

高職院校二級學院綜合辦公室的工作涵蓋并涉及學院的各個方面，綜合辦公室的辦公和管理水平直接決定學院的整體管理水平，綜合辦公室的工作方法、作風及效率，也決定著二級學院的整體運行效能［1］。

二、高職院校二級學院綜合辦公室的主要職能

（一）綜合協(xié)調職能

高職院校二級學院綜合辦公室是二級學院運行的“大腦”和總樞紐，不僅要對內協(xié)調學院的會議組織、公文運轉、活動籌備等日常工作，對外也要協(xié)調與學校各部門、其他二級學院以及校外機構的各種關系，是各種信息、事務的處理中心［2］。

（二）溝通職能

高職院校二級學院綜合辦公室是院校領導之間及各部門之間的重要紐帶，需要及時和學校職能部門及校領導的任務要求進行對接，將上級相關任務傳達至學院各部門，并進行總體安排部署。二級學院綜合辦公室也是院領導和院內外、部門溝通的主渠道，溝通是綜合辦公室的最基本職能。

（三）服務職能

為了保障師生需求，維護正常的教學秩序，綜合辦公室既要當好學院的“管家”，也要做好師生的“保姆”，不僅要促進教學、科研順利推進，還要提供后勤和安全保障，維護學校和諧穩(wěn)定。從廣義上來講，綜合辦公室的服務職能主要表現為：為學院領導服務，為學院領導的日常工作進行服務保障；為師生服務，保障師生需求，解決師生困難，創(chuàng)造良好的教學環(huán)境；為學校及學院各部門服務，根據各部門要求，提供必要的服務，維護各部門之間的關系，維持各部門的正常運轉。

（四）參謀職能

二級學院綜合辦公室是各類信息資源的匯總地，也是各種聲音的集結地，辦公室通過對各類信息進行收集、分析，為院領導及時提供詳細而準確的參考信息。同時，對二級學院中存在的問題以及師生提出的意見和建議等進行調查研究，并形成解決方案或反饋意見，為領導采取有力措施，解決實際問題提供依據，增強決策及方案的針對性和科學性。

（五）督查督辦職能

督查督辦職能是二級學院各項工作按時保質保量完成的基礎。二級學院獨立性和自主權不斷提升，相應的責任和任務也就越多，不僅教學和科研等方面任務較重，日常行政事務也紛繁瑣碎，督查督辦職能是促進各項工作落實、擲地有聲的根本保障。通過督查督辦可以隨時掌握各項任務的進展程度，嚴格按照工作要求和時間節(jié)點，狠抓工作落實，促進各項工作有序推進。

（六）外事交流職能

二級學院綜合辦公室是二級院校與院外機構對接的主要部門，既是二級學院的“名片”，也是二級學院的“外交官”，代表二級學院與院外機構進行對話交流和研討合作，外事交流職能不僅能夠彰顯二級學院的實力和魅力，也能提升學院的吸引力和影響力，在與外部機構的科研合作中，互惠互利、相互促進、協(xié)同發(fā)展。

三、高職院校二級學院綜合辦公室工作特點

（一）綜合性特點

高職院校二級學院綜合辦公室工作內容較為繁雜，需要應對方方面面的工作，處理各式各樣的事務，不僅包括行政事務和日常工作，還包括上級部門和領導安排的任務以及臨時性、突發(fā)性的工作，綜合辦公室的工作極具多樣化和復雜化。具體而言，二級學院綜合辦公室工作內容主要包括：傳達學校的各項制度、決策；處理行文寫作、會議組織、接待服務等政務工作；人才培養(yǎng)、教師培訓、校企合作等教育教學工作；人才聘請、人事調動、職稱晉升等人事工作；財務預算、經費支出、工資福利等財務管理工作等等。因此，高職院校二級綜合辦公室工作范疇十分廣泛、繁瑣、綜合性很強［3］。

（二）服務性特點

服務性是辦公室的基本屬性，也是辦公室最主要的工作內容。辦公室的服務性主要體現在為領導服務、為院校各部門服務、為師生服務三個方面，服務性特點和其服務職能相對應，既幫助領導處理日常事務，協(xié)調和各部門之間關系和工作往來，同時也要保障師生的教學、生活和安全。

（三）協(xié)調性特點

二級學院綜合辦公室是學院對內對外的對接部門和聯(lián)系樞紐，為了保障學院工作的正常運行和創(chuàng)新發(fā)展，需要積極做好校內外部門和機構的聯(lián)系、對接，加強溝通與合作。同時，綜合辦公室不僅要協(xié)調學校內部各主體之間的關系，還要處理產生的矛盾和分歧，促進學校與學院、學院各部門以及師生之間的和諧穩(wěn)定。

（四）政務性特點

在綜合辦公室的日常工作中，政務工作占據大部分，政務工作要求嚴、標準高，需要認真、規(guī)范、按時、保質完成，確保政務工作的嚴肅性、精準性、規(guī)范化和公信力。

四、高職院校二級學院綜合辦公室工作存在的問題

（一）管理制度不夠規(guī)范，崗位職能發(fā)揮不充分

管理制度不規(guī)范包含兩個方面。一是管理制度不夠健全；二是管理制度執(zhí)行不力。二級學院綜合辦公室人員少，事務多，在工作中多憑經驗習慣辦事，自律性差，隨意性突出，對綜合辦公室管理制度不夠重視。一方面造成了制度建設相對落后，不夠健全；另一方面，由于有的制度缺乏詳細的配套執(zhí)行規(guī)范，有章不依、有據不循現象突出。由于綜合辦公室工作人員較少，需要對接的部門較多，工作人員的工作量相對較重，不僅一個人要分飾不同的角色，而且把大部分精力用在處理一般事務或臨時事務上了，即使進行了明確的崗位職責分工，也無法真正開展本崗位工作，崗位職能和作用無法充分發(fā)揮。

（二）人員素質參差不齊，業(yè)務能力有待提高

大部分綜合辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)思想教育和業(yè)務培訓，整體素質與高職院校管理需求相差甚遠。他們理想信念不夠堅定，思想素養(yǎng)還需加強，工作作風散漫，工作態(tài)度不積極，服務和擔當意識弱化，溝通、協(xié)調、應變能力不足，對上級的政策要求和文件精神領悟不透，對各項工作任務執(zhí)行不嚴，落實不力。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，綜合辦公室工作人員相對較少與工作量不斷增加的矛盾日益突出，工作人員疲于應對繁雜的日常事務，無暇主動進行創(chuàng)造性工作，業(yè)務能力不高，一定程度上影響了管理效能。

（三）重視程度不夠，專職人員不足

當前高職院校發(fā)展過程中，“重視教學科研、忽視行政管理”的現象仍然存在，學校認為教學科研與學校教學實力直接掛鉤，是學校綜合實力的體現。綜合辦公室管理人員只是做好后勤服務保障，和科教人員相比貢獻有限。所以，學校對綜合辦公室及其行政管理人員不夠重視。綜合辦公室工作范疇廣泛，甚至涵蓋財務、人事、公文、矛調等專業(yè)性內容。因而，對綜合辦公室工作人員的專業(yè)性也提出了更高的要求，需要在人員構成或人員綜合素質上具有一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能有效保障學院各項工作的有序順利運轉。同時，高職院校未對當前新形勢下師生的心理問題進行足夠的預判和應對，未認識到開展心理疏導和調處在綜合辦公室工作中的必要性和重要性，在綜合辦公室缺乏對師生心理疏導和調節(jié)的專業(yè)人員和技術支撐，相關工作開展不暢。因此，加強綜治辦的心理疏導和調處職能也是當前急需解決的重要問題。

（四）職業(yè)規(guī)劃前景不明朗，積極性不高

由于綜合辦公室事務較多，工作人員經常忙于辦公室工作，致使自身的科研成果較少，在當前的考核獎勵機制下，綜合辦公室管理人員相較于一線的教學科研人員，在獎勵及福利方面相差較大，嚴重影響了他們的工作積極性。大多數高職院校在職稱評級、晉升提拔等方面多傾向于教學科研人員，認為綜合辦公室只是輔助工作，沒有教學、課改和科研任務，工作量和貢獻度都不如教學科研人員，對綜合辦公室工作人員認同度低，工作人員晉升空間小、渠道少，個人職業(yè)規(guī)劃前景不明朗，個人提拔機會渺茫，工作動力缺失，工作積極性不高［4］。

五、高職院校二級學院綜合辦公室工作的創(chuàng)新途徑

（一）規(guī)范制度，提高效能

完善且健全的規(guī)章制度，是提質增效的關鍵和前提。綜合辦公室要重視規(guī)章制度的建立和完善，對綜合辦公室的公文運行、人事管理、會議組織等方面進行細化和規(guī)范，做到事事有依據、處處有章程，強化制度貫徹執(zhí)行與落實，促進綜治辦工作的規(guī)范化和制度化。綜合辦公室還要根據人員少、事務多的實際情況，對辦公室整體工作進行量化分解，定責到人，狠抓落實。也要對工作人員的崗位職責進行進一步明確，以目標管理制度為依據，以監(jiān)督獎懲制度為保障，以制度促落實，以考核促進步，有效推動工作進展，增強綜合辦公室的整體執(zhí)行力和協(xié)作力，提高工作效率和崗位效能。

（二）加強隊伍建設，提高人員素質

首先，二級學院要重視綜合辦公室人員配備少、流動性強、工作對接難的問題，在人員配備和人才培養(yǎng)上給予一定的支持。根據二級學院綜合辦公室的工作職能和內容，加強對專業(yè)人員的引進、培養(yǎng)和培訓。綜合辦公室工作人員不僅要具有行政管理能力，還要具有一定的專業(yè)化知識和協(xié)調溝通能力等綜合素質。因此，綜合辦公室工作人員隊伍建設上，既要保持隊伍的全面性，又要保證隊伍的專業(yè)性，在財務、人事、公文等專業(yè)職能領域能夠更好地開展工作。通過聘請、引進專業(yè)性人才，加強專題職業(yè)培訓等方式，提高綜合辦公室人員的綜合素質和專業(yè)素養(yǎng)。也要重視新形勢下師生面對教學、科研、學習、就業(yè)等方面的壓力而產生的心理狀態(tài)變化，明確綜合辦公室的心理疏導和調處職責，設置專業(yè)的心理問題崗位，配備專業(yè)的心理學人員；其次，要加強綜合辦公室工作人員的思想政治教育，提高政治站位，堅定理想信念，增強責任意識和服務意識，端正工作態(tài)度，轉變工作作風，加強自主學習和自我提升，盡責盡職，提高個人素質和業(yè)務能力；最后，要促進綜合辦公室的現代化、自動化、信息化建設。綜合辦公室工作要加強現代化辦公軟硬件設施建設，充分利用信息網絡技術和媒體平臺，結合本校的信息化網絡管理平臺系統(tǒng)，推動綜合辦公室工作的現代化、自動化和信息化進程，提高工作質量和工作效率。

（三）完善考核評價機制，提高積極性和主動性

完善考核評價機制，可以避免在考核評價過程中產生的不公平、不科學現象，消除二級學院綜合辦公室工作人員和一線教學科研人員的二元化差異。細化評價考核體系，針對綜合辦公室工作人員和教學科研人員分別制定不同的評價考核體系，采取定性定量相結合的綜合性評價方式，將平時考核、年終考核、述職考核等綜合考量，在職稱評定、晉升職務等方面給予綜合辦公室工作人員平等的機會和渠道。同時，設立針對綜合辦公室工作人員的專項獎勵，通過考核評比進行物質和精神獎勵，從而提高綜合辦公室工作人員的福利待遇，提升他們的工作積極性、主動性和滿意度［5］。

綜上所述，高職院校二級學院綜合辦公室是學校管理體系的重要組成部分，是學校與二級學院的橋梁，也是二級學院管理系統(tǒng)的中樞紐帶，肩負著溝通、協(xié)調、服務、督辦等職能，對高職院校的管理水平和正常運轉有著直接影響。在二級學院綜合辦公室工作實踐中，要正視其存在的問題和不足，通過規(guī)范規(guī)章制度、加強隊伍建設、完善考核評價體系等措施，提高綜合辦公室的工作效率和工作人員的積極性，提高二級學院的管理水平，促進高職院校的和諧穩(wěn)定、正常有序運行和發(fā)展。