基于5S 管理的農業(yè)圖書館管理工作舉措

張 妤，安明哲，高玉江，張 巖

（吉林省農業(yè)科學院，吉林 長春 130033）

人類社會的發(fā)展是一個不斷學習的、進步的過程，而書籍則是促使人類社會不斷向前發(fā)展的重要階梯。書籍中承載著豐富的知識，是人類活動必不可少的重要工具。作為人們學習、閱讀重要場所的圖書館，承擔著為社會進行知識服務的重任，如何發(fā)揮好自身的優(yōu)勢功能，并為廣大讀者提供一個良好的閱讀環(huán)境，是圖書館管理者時刻思考的一個重要問題。圖書館的本質是服務，而影響讀者體驗的因素有很多，包括閱覽環(huán)境、文獻管理、館員素養(yǎng)等，這些均可在5S 管理中找到原型。因此，在圖書館服務升級的當下，積極引入并推廣使用5S 管理模式對于圖書館讀者服務升級而言意義重大[1]。

1 5S 管理的科學內涵

作為一種維持品質、環(huán)境、安全和提高效率的指導性管理工作，5S 最早源于日本，并在經(jīng)久的實踐中印證了其可行性、科學性以及有效性，現(xiàn)已得到世界各國管理界的廣泛認同，啟示著現(xiàn)代管理理念與方法創(chuàng)新[2]。5S 管理具體包括整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)等項目。其中，整理即是指通過對工作場所內所有物品的科學分類，有效清除不必要的部分，從而改善現(xiàn)場作業(yè)環(huán)境，減少混放、錯放等現(xiàn)象，以此來提高工作效率，并減少資本消耗；整頓作為整理的進一步深化，對所有人、事、物進行定量、定位，并基于科學的標準規(guī)范，將所有東西擺放整齊，從而節(jié)省尋找物品的時間；清掃是清除非必要的東西，保證整潔干凈的工作環(huán)境，表現(xiàn)為無垃圾、無灰塵等，帶給讀者溫馨的視覺感[3]；清潔依托標準化、規(guī)范化的制度約束，維護上述工作即取成果，始終保持最佳的運行狀態(tài)，營造良好的工作環(huán)境；素養(yǎng)則著眼于人的能動作用，幫助員工養(yǎng)成良好的行為習慣，自覺遵守各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責，支持管理發(fā)展[4-5]。對于圖書館管理而言，5S 管理的引入與應用，是提升其服務能效的重要手段，滿足了行業(yè)發(fā)展的內在需求[6]。

2 完善舉措

2.1 扎實基礎

2.1.1 培育文化 基于5S 管理的圖書館管理，高度契合了其服務屬性，應當作為一種文化甚至基因，倡導全員參與，從而最大限度釋放其應有價值。在具體實施過程中，發(fā)揮領導示范作用，充分意識到5S 管理的重要價值作用，將之上升至戰(zhàn)略規(guī)劃層，有機地嵌入到圖書館文化中，結合自身特色定位，做好頂層設計，明確目標，完善機制，并成立專項推行委員會，保證各項工作的有效落實[7]?；诖?，信息化時代圍繞5S 管理變革的中心，加大宣傳力度，采取線上線下一體化的踐行模式，基于激勵機制作用，提高員工參與熱情，鼓勵學習共同體建設，深入了解5S 管理的科學內涵，不斷充實其知識涵養(yǎng)結構，對照自身崗位工作精益求精，共享有效工作經(jīng)驗，進而將之有機地灌入圖書館管理工作全生命周期，實現(xiàn)整個管理工作的優(yōu)化精進[8]。

2.1.2 穩(wěn)步推進 基于5S 管理的圖書館管理工作完善，應當是一項循序漸進地推進工程，堅持以問題為導向，提高針對性、科學性，不斷擴大實施成果。在濃郁的內部文化渲染下，整個圖書館涌動著創(chuàng)新發(fā)展的激情，但其作為一個從無到有的過程，可能會面臨諸多阻礙。對此，圖書館需按照管理工作發(fā)展的一般規(guī)律，制定詳細的5S 管理標準，并建立相應的配套制度，指導員工行為，充分釋放其主觀能動性，增強凝聚力，共筑高品質服務[9]。同時，對階段化工作進行反思和分析，總結經(jīng)驗、歸納問題，尤其關注細節(jié)工作的進展。通過綜合評比，找準未來圖書館管理工作完善方向，打造良好的內部循環(huán)系統(tǒng)，在穩(wěn)步推進中實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標追求，更好適應現(xiàn)代經(jīng)濟市場競爭挑戰(zhàn)。如此這般，基于5S 理論指導，在發(fā)現(xiàn)問題中解決問題才是圖書館管理工作追求極致完善的科學之選[9]。

2.2 優(yōu)化實踐

2.2.1 整理 統(tǒng)觀圖書館的業(yè)務構成，基本可以劃分為文獻建設和讀者服務2個板塊。圖書館日常工作實踐中，既要重視辦公區(qū)域整理，又需強調職能部門整理，包括采編部、讀者服務部等。對于采編部而言，是保證圖書館各項業(yè)務進展的關鍵，工作職責含括圖書文獻的采集、驗收、標引、編目等，并且承擔著重新加工整理無序文獻打造科學資源集合體的職務[10]。隨著圖書館業(yè)務的開拓，采編部要充分做好基礎保障工作，及時整理大量購進的新書刊，與工作用書分門別類歸置，避免相互混淆，影響讀者服務體驗。同時，讀者服務部作為圖書館直面讀者的“窗口”[9]，負責館藏資源的組織、保存、外借、閱覽等，要經(jīng)常性地對即有館藏資源進行查驗，整理書架，根據(jù)圖書的新舊程度、借閱頻率、使用價值等進行分類規(guī)制，及時修補破損書刊，增強讀者服務便捷體驗[6]。

2.2.2 整頓 某種意義上，整頓亦是再次清查的過程，按照相關管理規(guī)范將必要的物品進行定量、定位擺放，并做好標志[11]。具體而言，出于安全方面的需求考量，對圖書館所有存放的物品進行整頓，清除非必要部分，保證合理、通暢的逃生路線設計，并標志清除危險源、注意事項等信息，要求全體職工掌握基礎消防知識，如使用滅火器、緊急引導疏散等，讓讀者置身于整潔、輕松的場館環(huán)境中安心閱覽書籍。同時，根據(jù)實際工作需求，梳理文獻資源采編流程，按照不同的工作區(qū)域劃分，包括書刊驗收、標引、編目等，保證各項工作井然有序，有利于提高工作效率。另外，讀者服務方面的管理工作，則需按照整頓要求標明館藏文獻的類目名稱、起止分類號等信息，方便讀者查閱。

2.2.3 清掃 圖書館要營造整潔、舒適、靜謐的閱覽環(huán)境，加強清掃工作是關鍵，有力維護各階段的工作成果，提高讀者服務體驗。在此過程中，按照圖書館相應的規(guī)范要求，工作人員不定時查驗各個辦公區(qū)域、服務區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生情況，尤其是針對出納臺、門窗、走廊等細節(jié)部位加強檢查，做到無垃圾、無灰塵，有利于提高機械設備的運行穩(wěn)定性，是保證安全、高效服務供給的重要手段[11]。隨著圖書館業(yè)務量的增加，面向大量的讀者服務，相關職能部門尤其是讀者服務部要全力保障閱覽區(qū)的清掃工作，努力營造舒適的工作環(huán)境，增強讀者的既視感體驗，這也是我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的有機構成。對此，要形成制度，不斷完善圖書館管理工作結構，扎實整頓基礎，提升職工能動意識[12]。

2.2.4 清潔 清潔的價值在于維持圖書館運行的最佳狀態(tài)，保證整理、整頓、清掃工作即取成果，是圖書館管理工作中不可或缺的一環(huán)[11]。清潔管理在圖書館管理工作的有效展開，要充分依托制度的強有力規(guī)制作用，規(guī)范化整理、整頓、清掃工作建設，細化考核標準，并將之與館員的切身利益有機關聯(lián)，強化其能動意識[13]。同時，根據(jù)建立完善的整理、整頓、清掃工作考核標準，定期組織評比活動，樹立榜樣典范，獎勵優(yōu)秀作為，并及時梳理總結其中出現(xiàn)或遇到的問題，責任到個人，凈化內部工作風氣，形成良性競爭文化，指引下一階段的圖書館管理工作建設方向，讓每位員工都能積極、有效地參與進來，從而有力提升讀者服務品質。

2.2.5 素養(yǎng) 知識經(jīng)濟時代，人才作為各行各業(yè)參與激烈市場競爭的核心資本，亦是圖書館管理工作完善的重要載體，其綜合素質素養(yǎng)水平表現(xiàn)直接影響了系列管理工作成效，同時又是圖書館管理的關鍵作用對象[14]。因此，基于5S 管理的圖書館管理工作完善必須依賴高素質從業(yè)人才支撐實現(xiàn)。對此，圖書館應當進一步加強內部控制建設，建立健全各項規(guī)章制度，明確各崗位職責及任務，配置完善的績效考核體系，關注館員的日常工作動態(tài)，并給予相應的獎懲激勵，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，采取有效的管理舉措[15]。在此基礎上，定期或不定期組織內部培訓活動，深入對5S 管理文化的解讀，強化員工能動意識，并培育其創(chuàng)新思維，不斷充實其知識涵養(yǎng)結構，共享有效工作經(jīng)驗，助力綜合服務品質提升[12]。

3 結語

5S 管理完全適用于圖書館管理工作，對其完善有著積極的指導意義，應當引起足夠重視。在具體工作踐行中，要積極培育5S 管理文化，作為圖書館管理的重要基因，基于科學的頂層設計，穩(wěn)步推進，不斷完善整理、整頓、清掃、清潔以及素養(yǎng)等各項管理工作，從而提升讀者服務品質，奠定自身可持續(xù)發(fā)展基礎，實現(xiàn)社會價值和經(jīng)濟價值[16]。