大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案工作管理體制變革與創(chuàng)新發(fā)展

王建香

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案工作可迎來(lái)諸多新的發(fā)展機(jī)遇，也會(huì)面臨一系列新的挑戰(zhàn)，而在此過(guò)程中創(chuàng)新的重要性是不言而喻的[1]。若要更好的適應(yīng)時(shí)代的變化，檔案工作就應(yīng)不斷推陳出新，完善服務(wù)體系，健全管理體制，使得社會(huì)職能能夠更好的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而跟上時(shí)代的腳步。在社會(huì)管理當(dāng)中，檔案管理是極為關(guān)鍵的一部分，工作任務(wù)極其繁重且非常復(fù)雜，而迎來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，管理工作變得更為復(fù)雜，對(duì)管理的要求也在持續(xù)提升，若要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，提升管理質(zhì)量以及不斷創(chuàng)新是勢(shì)在必行的。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作產(chǎn)生的影響

(一)迎來(lái)的發(fā)展機(jī)遇。將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，可使得工作便利性大大提升，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的管理。借助大數(shù)據(jù)，檔案的真實(shí)性大大提升，且可實(shí)現(xiàn)管理的即時(shí)性，工作效率相比于傳統(tǒng)管理效率要高很多。且大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，還可實(shí)現(xiàn)信息資源得到更好的共享，也為異地查詢檔案信息奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)[2]。此外，分析檔案用戶的實(shí)際需求，可為用戶提供更具針對(duì)性與人性化的服務(wù)，進(jìn)而提升用戶的滿意度。大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用是毋庸置疑的，其在檔案價(jià)值深入挖掘方面也可起到非常重要的作用，可更好的發(fā)現(xiàn)檔案工作的不足，進(jìn)而得以有效改進(jìn)。

1.海量數(shù)據(jù)對(duì)檔案潛在價(jià)值挖掘極為有利。大數(shù)據(jù)時(shí)代下有諸多的數(shù)據(jù)信息，而先進(jìn)的技術(shù)可將沒(méi)有價(jià)值的一些檔案快速剔除，并將有價(jià)值的信息資源快速挖掘出來(lái)，同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行高效整合，為后續(xù)開(kāi)發(fā)與利用檔案資源提供良好思路?？墒沟萌肆ω?cái)力以及物力都得到節(jié)省，且信息價(jià)值能夠全面挖掘，這些都是傳統(tǒng)管理方式無(wú)法達(dá)到的，是在高新技術(shù)的推動(dòng)下才能夠?qū)崿F(xiàn)。

2.檔案信息可得到更好的共享。檔案信息若要實(shí)現(xiàn)高度共享，就必須有大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)支撐，若缺乏技術(shù)則無(wú)法完成。因此通過(guò)將有用信息存儲(chǔ)在云平臺(tái)中，所有需要信息的人員只要通過(guò)聯(lián)網(wǎng)就可從客戶端進(jìn)入云平臺(tái)，可不受時(shí)間和空間限制，直接獲取信息資源，有極強(qiáng)的便利性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)必須要改變紙質(zhì)儲(chǔ)存的形式，轉(zhuǎn)變成云儲(chǔ)存，才可以實(shí)現(xiàn)資源更加高度的共享，人力物力相比于傳統(tǒng)方式要省很多，且開(kāi)發(fā)和利用成本也可得以縮減[3]。

3.推動(dòng)檔案工作的加快變革。檔案工作任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都由特定的保管單位負(fù)責(zé)保管，只有專業(yè)化的管理，才可促使管理的科學(xué)性。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方式，必然無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展步伐，落后的管理只會(huì)影響到工作的發(fā)展。擁有及時(shí)性、碎片化等特征的大數(shù)據(jù)，會(huì)導(dǎo)致檔案管理和實(shí)際需求不相符合，給以往的檔案管理造成巨大沖擊，若要把握好機(jī)遇，克服新時(shí)代的挑戰(zhàn)，就必須將落后的方式摒棄，引入智能化的技術(shù)，只有如此檔案工作才可實(shí)現(xiàn)變革。

(二)面臨的發(fā)展挑戰(zhàn)。由于在檔案管理工作當(dāng)中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用日益廣泛，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理面臨了更多的挑戰(zhàn)。技術(shù)層面存在瓶頸，檔案數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)速度是非?？斓?，所以對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)存與保管速度也應(yīng)跟上，這就大大提升對(duì)儲(chǔ)存與保管的要求，加之人們愈發(fā)注重檔案信息的安全問(wèn)題，而數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案相比，更為容易泄露和被隨意篡改，導(dǎo)致信息安全問(wèn)題也面臨巨大挑戰(zhàn)。而大數(shù)據(jù)和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)資料，要實(shí)現(xiàn)較好的銜接，也是相對(duì)困難的，目前很多檔案管理者技術(shù)水平都不符合要求，尤其是基層管理人員，技術(shù)方面存在較多問(wèn)題，但要短期內(nèi)培養(yǎng)出優(yōu)秀人才是難以達(dá)成的，因而在人才方面也存在顯著問(wèn)題[4]。除此之外，在法律法規(guī)層面，有關(guān)大數(shù)據(jù)檔案管理的還相對(duì)不完善，畢竟此模式是新鮮事物，和傳統(tǒng)檔案有著很多不同，繼續(xù)沿用以往的法律法規(guī)自然是不科學(xué)的，所以具體實(shí)施時(shí)極易有無(wú)法可依的現(xiàn)象，必然會(huì)導(dǎo)致檔案的監(jiān)督、安全等各方面存在較多問(wèn)題。

1.信息收集方面。檔案資源快速增加，促使信息收集迎來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。因?yàn)樾畔⒖筛鼮楸憬莸墨@取和傳遞，能夠成為信息來(lái)源的有諸多主體，無(wú)論是政府機(jī)關(guān)或是組織，就連個(gè)人都有成為主體的可能。檔案信息資源的發(fā)布渠道有很多，檔案網(wǎng)站、微博、公眾號(hào)、APP等都可發(fā)布，導(dǎo)致工作負(fù)擔(dān)大大增加。檔案部門在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，應(yīng)改變以往被動(dòng)接收信息的局面，而是去主動(dòng)收集信息，正是如此使得部門工作量大大增加，所以信息收集方面面臨的挑戰(zhàn)也是非常大的。

2.管理技術(shù)方面。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，在計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中形成的各種信息，隨時(shí)都可能被系統(tǒng)記錄下來(lái)，而那些有價(jià)值的信息會(huì)篩選出來(lái)并保存，都會(huì)成為潛在的檔案資源，因而會(huì)使得有效與無(wú)效信息出現(xiàn)冗雜的情況。而對(duì)于那些具有價(jià)值的信息，檔案部門應(yīng)盡快轉(zhuǎn)化成檔案，而期間所要耗費(fèi)的篩選與分析時(shí)間較多，進(jìn)而給傳統(tǒng)的管理模式形成巨大沖擊。而大數(shù)據(jù)技術(shù)會(huì)通過(guò)快速的檢索，將有用信息提取出來(lái)，并實(shí)施分布式儲(chǔ)存，給管理帶來(lái)諸多便利性。

3.信息服務(wù)方面。大數(shù)據(jù)可以將不同地方有價(jià)值的檔案信息集中在同個(gè)系統(tǒng)中，且這些數(shù)據(jù)信息的驗(yàn)證渠道和媒介將會(huì)更多，使得事件的證明更具科學(xué)性，和傳統(tǒng)檔案相比，添加了諸多輔助信息，可使得檔案更為鮮活。檔案可在多個(gè)地方產(chǎn)生作用，這種價(jià)值是分散的，更易驗(yàn)證檔案的有效性與真實(shí)性，而對(duì)于分散的價(jià)值更應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分利用，從而挖掘出更多潛在的價(jià)值，由此擴(kuò)大其的效益。對(duì)于各檔案部門來(lái)說(shuō)，潛在信息如何挖掘與利用，促使用戶獲取更好的服務(wù)，是其在大數(shù)據(jù)時(shí)代下不得不應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理體制的變革與創(chuàng)新

(一)正確認(rèn)知大數(shù)據(jù)，強(qiáng)化自身的服務(wù)能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，使得檔案管理方式發(fā)生巨大的變化，而要做好管理工作，相關(guān)管理人員就必須對(duì)大數(shù)據(jù)有正確的認(rèn)知，并在具體工作過(guò)程中充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方式，持續(xù)提升自身的服務(wù)能力。檔案信息的收集與整合，并建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可實(shí)現(xiàn)信息的高度共享，將信息的作用更好的體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于檔案服務(wù)能力，也是從業(yè)者必須高度重視的，只有服務(wù)更為優(yōu)質(zhì)，檔案的價(jià)值才可更好體現(xiàn)。無(wú)可厚非的是，只有通過(guò)服務(wù)才可將檔案價(jià)值充分展示出來(lái)，所以改善服務(wù)理念，樹(shù)立共享的觀念，持續(xù)挖掘檔案價(jià)值，引入新型管理技術(shù)，不斷拓寬服務(wù)內(nèi)容，是所有檔案管理工作者都必須重視的事宜，如此，用戶才可享受更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(二)積極開(kāi)發(fā)與利用檔案數(shù)據(jù)。為符合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的發(fā)展要求，在數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與利用時(shí)，就必須引入新的開(kāi)發(fā)理念，將現(xiàn)代化技術(shù)引入到傳統(tǒng)的技術(shù)中進(jìn)行有效融合，進(jìn)而更好的利用檔案數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案資源，必須要注重對(duì)其的整合，各挖掘工具應(yīng)進(jìn)行有效利用，將所有有價(jià)值的信息全面挖掘出來(lái)，并做好信息的分類工作，使得檔案數(shù)據(jù)可更好為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)提供服務(wù)。除此之外，大服務(wù)理念的樹(shù)立也是非常重要的，應(yīng)將其全程貫穿于開(kāi)發(fā)與利用數(shù)據(jù)的過(guò)程中，是切實(shí)根據(jù)用戶的具體需求開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)，提供更為完整的數(shù)據(jù)信息，確保各類用戶的信息需求都能夠得到滿足[5]。

(三)基于大數(shù)據(jù)創(chuàng)設(shè)安全的管理環(huán)境。檔案管理是必須要確保安全性的，若是數(shù)據(jù)泄露，極易產(chǎn)生一系列的不良影響。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，雖然給信息的管理帶來(lái)諸多便利性，但信息安全威脅也愈發(fā)明顯，若要做好檔案管理工作，就必須要?jiǎng)?chuàng)設(shè)安全的管理環(huán)境，確保所有潛在的安全問(wèn)題都可逐一攻破。而在創(chuàng)設(shè)安全環(huán)境時(shí)，必須要基于大數(shù)據(jù)之上，充分利用先進(jìn)的技術(shù)，做好監(jiān)督管理工作，確保信息的使用安全。而在建設(shè)安全平臺(tái)方面，檔案管理部門必須要投入足夠的人力財(cái)力，為信息的安全管理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

(四)建立大數(shù)據(jù)檔案管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息量日益增加，給管理帶來(lái)的困難也在不斷增加。無(wú)可厚非的是，檔案信息愈加豐富，價(jià)值也會(huì)隨之提升，所有相關(guān)管理者的維護(hù)意識(shí)也應(yīng)強(qiáng)化，應(yīng)建立完善的管理機(jī)制，用以保障管理工作可切實(shí)落實(shí)到位?；诖?，相關(guān)管理者對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及相關(guān)立法信息也必須有詳細(xì)的了解，并將檔案管理相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題納入到管理范疇中，提升管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，也可提升管理工作的效率，避免出現(xiàn)不必要的紛爭(zhēng)。無(wú)論如何，管理機(jī)制的建立是勢(shì)在必行的，只有通過(guò)完善的機(jī)制才可引導(dǎo)管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展，所有檔案管理機(jī)構(gòu)都應(yīng)高度重視此問(wèn)題，并盡快將該工作落實(shí)到位。

(五)培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作若要實(shí)現(xiàn)較好的發(fā)展，專業(yè)人員的引入與培養(yǎng)是不可或缺的，因而人員的培養(yǎng)工作應(yīng)快速落實(shí)。創(chuàng)新是新時(shí)代發(fā)展的關(guān)鍵，管理人員的創(chuàng)新能力也是至關(guān)重要的，所以檔案管理部門應(yīng)對(duì)人才招收規(guī)劃進(jìn)行合理調(diào)整，將創(chuàng)新人才作為重點(diǎn)吸收對(duì)象，并對(duì)現(xiàn)有的人才進(jìn)行培養(yǎng)，重點(diǎn)對(duì)其的創(chuàng)新精神進(jìn)行培養(yǎng)，只有培養(yǎng)出一支擁有創(chuàng)新精神的隊(duì)伍，才可使得檔案管理的創(chuàng)新工作更好的開(kāi)展。除此之外，管理部門應(yīng)借助定期培訓(xùn)的形式，將新的知識(shí)體系傳授給相關(guān)工作者，確保軟硬件的配置都能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，引入先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)做好人員培訓(xùn)工作，只有如此檔案管理工作才可實(shí)現(xiàn)新的突破。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作迎來(lái)了諸多的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨一系列的全新挑戰(zhàn)，所以檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)之上引入先進(jìn)的信息技術(shù)，并不斷調(diào)整管理規(guī)劃，完善自身的服務(wù)體系，培養(yǎng)出一批具有創(chuàng)新精神的人員，使檔案信息為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)提供更好的服務(wù)。