優(yōu)化住院藥房藥品管理信息系統(tǒng)探索

肖先存

(福建三明市第二醫(yī)院藥學部,福建 永安 366000)

人力成本支出是公立醫(yī)院成本支出的重要組成部分[1],提高工作效率是降低人力成本支出的重要方法。隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用的,為提高工作效率提供了有力支持。但由于不同醫(yī)院信息化程度及工作模式不同,而市場提供的基礎(chǔ)版信息系統(tǒng)難以滿足醫(yī)院個性化的工作模式,因此,需要根據(jù)實際需求對基礎(chǔ)版信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級。根據(jù)我院藥房工作的實際,與信息部溝通,通過優(yōu)化軟件功能,提高藥房的工作效率。

1 處方權(quán)限信息化

不同專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格、不同科室的醫(yī)生對不同藥品的處方權(quán)限不一樣,如開具麻醉藥品、精神藥品的醫(yī)生除有普通處方的權(quán)限外還需取得麻醉藥品、精神藥品的處方權(quán)限才能開具;終止妊娠藥品只有婦科或產(chǎn)科的醫(yī)生才有權(quán)限開具;抗菌藥物分為特殊使用級、限制使用級及非限制使用級,依據(jù)醫(yī)生的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格級別分別授予不同級別的抗菌藥物處方權(quán)限,在緊急情況下臨床醫(yī)師才可以越級使用高于權(quán)限的抗菌藥物,但僅限于1天用量。有些藥品有時只限某一科室、某一診療小組或某個醫(yī)生使用。這些情況如果單靠藥學人員靠人力來限制,就可能出現(xiàn)頻繁的退藥或醫(yī)師越權(quán)用藥等不合理現(xiàn)象發(fā)生,如果通過優(yōu)化信息系統(tǒng)對藥品進行醫(yī)生權(quán)限的批量設(shè)定,或通過實時對某一科室、某一診療小組或某個醫(yī)生進行個別藥品的權(quán)限設(shè)定,讓沒有權(quán)限的醫(yī)生在開具這一藥品時,系統(tǒng)無法錄入,同時系統(tǒng)會彈出對話框提示該醫(yī)生,實現(xiàn)處方開具的源頭控制,簡化流程且精準無誤,從而減少不合理用藥的發(fā)生,通過系統(tǒng)進行處方權(quán)限的審核,提高藥學人員工作效率。

2 藥品精準定位

藥品定位存放后,按柜、行、列用6位號碼進行編號,如某種藥品貯存于5號柜第6行第5列,其編號為050605,在信息系統(tǒng)中錄入該種藥品存放的相應(yīng)位置信息,讓藥學人員一目了然。

2.1 提高調(diào)劑效率

調(diào)劑單上藥品也按編號順序依次顯示,調(diào)劑時按順序走一圈就可完成整份領(lǐng)藥單的調(diào)劑任務(wù),避免相同的路徑重復往返。通常,藥學部每隔一段時間會對各個部門的人員進行微調(diào),通過信息系統(tǒng)對藥品進行精準定位后,藥房新進人員可根據(jù)編號,迅速查找到藥品,有效縮短了記憶藥品貯存位置的時間,從而提高工作效率。

2.2 降低易混淆藥品的差錯率

易混淆的藥品除分開擺放、設(shè)置明顯的標識外,按編號定位可有效降低易混淆藥品的調(diào)劑差錯,從而減少處理差錯的時間。

3 藥品用法用量設(shè)置及熱敏紙打印

不同的藥品都有各自不同的用量及用法,通過優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置藥品最常用的用量及用法,醫(yī)師在開具藥品時,由系統(tǒng)自動彈出該藥品的常用量及用法,如有特別要求,可以在處方上修改并保存,從而提高醫(yī)師的開方錄入速度?；颊呷∷帟r,藥師將藥品的用量、用法及某些特殊的要求通過熱敏紙打印并粘貼在藥品包裝物上,從而提高調(diào)劑速度,避免手工書寫字跡撩草、不清,或污染,造成字跡難以辨認。

4 工作量統(tǒng)計

沒有合理的工作量統(tǒng)計,就無法通過量化來衡量工作量的大小,就會造成“吃大鍋飯”“搞平均主義”。若按照年資、職稱方案進行獎金分配,年資長、職稱高所得到的績效獎金就高, 而工作積極主動者的付出就無法得到量化體現(xiàn),不利于提高部門人員的工作積極性,久而久之部門人員就會“攀懶”,工作作風越來越散漫,效率低下。藥房信息系統(tǒng)的使用,由于藥房的大部分操作,如審核、調(diào)劑、發(fā)藥等都要通過信息系統(tǒng)來實現(xiàn),如果在登入各自的工號操作時信息系統(tǒng)統(tǒng)計得到部門人員操作的量值,并通過設(shè)計各項工作的分值,以及難度、風險系數(shù)等,難度大、風險系數(shù)高的工作分值高,按勞分配,多勞多得,優(yōu)勞多得,就可以避免人員消極怠工現(xiàn)象發(fā)生,從而提高工作效率。

5 麻醉處方電子化

手工開具麻醉處方常因漏項、涂改、字跡潦草等因素,使不規(guī)范、不合理處方出現(xiàn),增加處方駁回修改或重開的概率同時,也相應(yīng)增加了藥師審核難度及審核時間。按照《處方管理辦法》中麻醉藥品、一類精神藥品的要求,如果在系統(tǒng)中增加設(shè)置我院麻醉藥品、一類精神藥品處方的格式,醫(yī)生只需在患者醫(yī)囑中錄入麻醉藥品的醫(yī)囑,點擊打印麻、精一處方,系統(tǒng)自動按麻、精一處方的格式導入患者的有關(guān)信息,并生成處方打印出來,就可以避免醫(yī)生手寫處方前記部分出現(xiàn)漏項問題,并有效縮短醫(yī)生開具麻、精一處方的時間。藥師審核處方時,只需要考慮合理性及是否超天數(shù)使用等問題,減少了審核項目,縮短審核時間。

6 特殊藥品賬冊登記電子化

麻醉藥品、終妊藥品等特殊管理的藥品需要專用賬冊登記。采用手工登記耗時費力,且可能因字跡模糊,或工作繁忙漏登,等到發(fā)現(xiàn)問題時去尋找原因再補登,需要耗費大量時間。如果按照有關(guān)管理規(guī)定,通過與信息部門溝通,優(yōu)化軟件功能,提取出特殊管理藥品賬冊登記所需的信息,設(shè)計每日特殊藥品《使用登記表》《每月藥品的出入賬表》, 形成特殊管理藥品的日、月消耗電子賬冊,就可以讓之前一兩個小時才能夠完成的工作,通過優(yōu)化信息系統(tǒng)數(shù)秒鐘就可完成,且打印出來的賬目更為完整清晰、準確可靠。

7 藥品庫存管理

通過醫(yī)院信息化藥房管理系統(tǒng)的使用,使藥品庫存管理從金額管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷崕齑娴臄?shù)量管理模式得以實施。

7.1 實庫存管理

藥品實庫存的數(shù)量管理,是信息系統(tǒng)中藥品庫存信息與藥品實際庫存量一致。實庫存管理的實施,可有效提高藥品賬物相符率、領(lǐng)藥效率、盤點效率、藥品周轉(zhuǎn)率,并降低盤點誤差率。實現(xiàn)庫存的數(shù)量管理模式,醫(yī)師開具處方輸入藥品時,信息系統(tǒng)自動顯示該藥品當前藥房的實時庫存信息,當處方的藥品數(shù)量大于庫存量時,系統(tǒng)自動提醒開方醫(yī)師該藥品藥房數(shù)量不足,系統(tǒng)無法保存處方信息,有效解決因藥品缺貨或庫存不足,使患者往返于醫(yī)師與藥房間的問題。

7.2 虛擬實庫存與實庫存的結(jié)合

實現(xiàn)實庫存管理后,當某個藥品的實際庫存量較小,又出現(xiàn)醫(yī)院多個醫(yī)師同一時段開具了該藥品,會因患者未到藥房取藥,藥房系統(tǒng)中顯示該藥品的庫存信息未及時扣減,造成后面取藥的患者出現(xiàn)缺藥的情況出現(xiàn)。為避免這一情況的發(fā)生,我們可以在系統(tǒng)中設(shè)置藥品的虛擬實庫存,在醫(yī)師未開具處方時,虛擬實庫存數(shù)與實庫存數(shù)相同,開具處方后系統(tǒng)逐筆扣減虛擬實庫存數(shù),當藥房調(diào)劑該處方時系統(tǒng)核減實庫存數(shù),此時虛擬實庫存數(shù)與實庫存數(shù)恢復一致。根據(jù)《處方管理辦法》對處方有效期的規(guī)定,除醫(yī)師在系統(tǒng)中特別選擇注明有效期外,由于開具處方而扣減的虛擬實庫存數(shù),在24h內(nèi)未到藥房調(diào)劑,該張?zhí)幏娇蹨p的虛擬實庫存數(shù)將自動增加,恢復至原庫存數(shù)。在醫(yī)師電腦的界面中只顯示系統(tǒng)虛擬實庫存。這一功能的設(shè)計,解決了同一時段內(nèi)多個醫(yī)師同時開具某一庫存量小的藥品時患者無法取到藥品的問題,有效徹底解決患者因藥品庫存因素往返于藥房與醫(yī)師間的問題。

7.3 提高盤點效率

在沒有實庫存管理的情況下,盤點大多采用盲盤模式,容易出現(xiàn)賬物不符問題。當發(fā)現(xiàn)賬物不符只能盲目查找,難免發(fā)生漏盤問題。采用實庫存管理后,由于每日對藥房內(nèi)易差錯的藥品實時監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題及時的查找原因,確保易差錯藥品庫存的準確性減少差錯。在半年的盤點時,結(jié)合貨柜碼的精準定位,按貨柜碼的排序打出《盤點表》,按表上賬目數(shù)核對實物數(shù),如有差異,及時查找原因,由于是按貨柜碼排序生成《盤點表》,在一個貨柜前就可盤點整個貨柜上的藥品,避免為尋找藥品往返多次,盤點效率可提高一倍。

7.4 提高領(lǐng)藥效率

在沒有實庫存管理的情況下,領(lǐng)藥時需要領(lǐng)藥員查看每個藥架,估算出每個藥品的每周使用量,結(jié)合當前的庫存填報領(lǐng)用量。這要求領(lǐng)藥員非常熟悉藥房每種藥品的使用量,并時刻關(guān)注各種藥品的庫存變化情況,如出現(xiàn)短時間內(nèi)大量使用某種藥品,易造成該藥品的短缺,當使用量下降時,又易造成藥品的積壓。實行實庫存管理后,每次領(lǐng)藥系統(tǒng)自動生成申領(lǐng)單,并在申領(lǐng)單中加入藥房每個藥品的實時庫存及近一周每個藥品使用量信息,領(lǐng)藥員在電腦前就可掌握每個藥品的實時庫存及近一周各個藥品的庫存變化情況,不需要通過查看藥架的藥品庫存就可錄入申領(lǐng)量,在登入系統(tǒng)時通過增加藥品庫存下限提醒功能,得到低于下限的藥品的信息,及時掌握藥品庫存的突變情況,減少藥品庫存不足的發(fā)生率。

8 滯銷藥品監(jiān)控

藥品長時間的滯銷會造成醫(yī)院運行成本的占用以及藥品過期報廢造成的浪費。優(yōu)化前滯銷藥品監(jiān)控需要管理人員經(jīng)常對每個藥架上的藥品進行查看。在實庫存管理優(yōu)化后,只要在系統(tǒng)中錄入查詢的時間段,幾秒鐘就可查詢到該時間段內(nèi)未使用的藥品,及時通過與其他藥房調(diào)撥或退回醫(yī)藥公司等措施,降低醫(yī)院運行成本,避免藥品過期浪費。

綜上所述,根據(jù)醫(yī)院的工作模式優(yōu)化軟件功能可以降低不合理用藥的發(fā)生率、部門人員的勞動強度及醫(yī)院運行成本,提高藥品調(diào)劑速度、領(lǐng)藥效率、盤點效率、藥品周轉(zhuǎn)率及部門人員工作積極性等。藥師可從繁瑣的手工工作中解脫出來,有更多的時間去進行用藥咨詢、用藥交待以及不合理用藥的監(jiān)測和干預等,為藥師從保障供給型向技術(shù)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變提供條件,充分發(fā)揮藥師在藥品使用安全及使用效果的專業(yè)化服務(wù)作用,最大程度地服務(wù)于患者。