大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新思考研究

王穎 周穎 鄭黎明

（保定市交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法支隊(duì)）

基于深化改革不斷推進(jìn)，事業(yè)單位人力資源檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理理念與方法已無法滿足新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展要求。在此背景下，事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新成為必然趨勢(shì)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展與在社會(huì)各領(lǐng)域中的滲透，為事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新帶來機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，事業(yè)單位能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理創(chuàng)新任務(wù)，提高人力資源檔案管理成效。

一、大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新的重要價(jià)值分析

（一）有助于人力資源檔案管理效率更高

在新世紀(jì)發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位人力資源檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以推動(dòng)人力資源檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，還有利于事業(yè)單位各項(xiàng)人事工作的順利開展。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新，不僅可以有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的調(diào)取難、空間占用大、使用率低等問題，還能夠提高事業(yè)單位人力資源檔案管理安全性、簡(jiǎn)潔性、時(shí)效性，進(jìn)而提高事業(yè)單位人力資源管理工作效率[1]。

由于事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)量大、種類多等特征因素影響，致使事業(yè)單位人力資源檔案大數(shù)據(jù)管理成為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源管理規(guī)范化建設(shè)的有效對(duì)策。大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新的重要價(jià)值具有以下三點(diǎn)：

首先，有助于提高事業(yè)單位人力資源檔案管理工作效率?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支撐下的事業(yè)單位人力資源檔案管理僅需要檔案管理人員將檔案中的具體信息錄入到電腦中即可，在一定程度上減少了管理人員需要根據(jù)檔案性質(zhì)在檔案庫尋找相應(yīng)儲(chǔ)存位置的時(shí)間，進(jìn)而提高檔案管理工作成效。

其次，有助于縮短事業(yè)單位人力資源檔案調(diào)取時(shí)間，提高檔案利用率?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支撐下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新可以打破檔案存儲(chǔ)的空間壁壘，在有關(guān)部門或科室想要調(diào)取相關(guān)檔案使用時(shí)，不再需要去檔案庫中依次找尋，而是通過電腦檔案數(shù)據(jù)庫及時(shí)調(diào)取出相關(guān)人事檔案信息，從而便于提高檔案使用價(jià)值。

最后，有助于降低人力資源檔案管理成本。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源管理創(chuàng)新前，事業(yè)單位需要投入較高的成本進(jìn)行檔案儲(chǔ)存與管理，為檔案提供一定的儲(chǔ)存空間，而隨著事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)量越來越多，成本也在日益遞增，并且占地面積也在逐漸增大。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新建設(shè)后，則不再需要考慮人力資源檔案儲(chǔ)存空間問題，因?yàn)樗腥肆Y源檔案信息都會(huì)進(jìn)入電腦數(shù)據(jù)庫，儲(chǔ)存在云端而不再占用企業(yè)現(xiàn)實(shí)空間面積，同時(shí)人工管理成本也可以大幅度降低，進(jìn)而有效降低事業(yè)單位人力資源管理成本投入。

（二）有助于保證人力資源檔案數(shù)據(jù)更全面

事業(yè)單位人力資源崗位調(diào)整、薪酬調(diào)整等內(nèi)容均需通過一系列業(yè)務(wù)能力考核、專業(yè)技能考核、素質(zhì)修養(yǎng)考核等考核實(shí)現(xiàn)。但在實(shí)際升職加薪過程中，并不能僅憑借一次優(yōu)異的考核成績(jī)就實(shí)現(xiàn)崗位與薪酬調(diào)整，而是經(jīng)過多次考核結(jié)果評(píng)估進(jìn)行的綜合評(píng)定。由此可見，每一次、每一項(xiàng)考核結(jié)果都尤為重要，需要仔細(xì)保存，從而作為未來資質(zhì)評(píng)定的重要依據(jù)，但在考核結(jié)果實(shí)際保留過程中，極易因各種因素發(fā)生丟失、臟污等問題?；诖耍诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支持下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新能夠?qū)⑷肆Y源管理與人事考核相結(jié)合，即將每一次人力資源考核結(jié)果同步記錄到人事電子檔案上，從而在后續(xù)資質(zhì)評(píng)定中通過相關(guān)人事檔案調(diào)取即可全方位了解人事信息，進(jìn)而做出綜合判斷。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新是事業(yè)單位人力資源管理規(guī)范化建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)據(jù)信息全面性的前提。人力資源檔案數(shù)據(jù)信息全面性建設(shè)需要事業(yè)單位通過計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行人力資源檔案信息分類，將不同時(shí)間、不同種類、不同保密級(jí)別的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變[2]。將轉(zhuǎn)變完成后的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行分類歸檔。數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)不僅有利于維護(hù)事業(yè)單位人力資源檔案長(zhǎng)久保存，還可以促使人力資源檔案在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，進(jìn)行實(shí)時(shí)分享與使用，從而提高檔案利用率。此外，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的事業(yè)單位人力資源檔案管理不僅可以提高人力資源管理效率，還能夠在技術(shù)支持下進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行充分分析整合，從而梳理檔案中存在的要點(diǎn)信息，挖掘檔案潛藏價(jià)值，提高檔案利用率以及可以借助檔案厘清各項(xiàng)工作開展思路，從而基于客觀、全面角度為人力資源工作提供建議與指明方向。

由此可見，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新具有重要意義，能夠極大程度保證事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)據(jù)的全面性。在此背景下事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基于《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合人力資源檔案管理現(xiàn)狀，在人力資源管理中投入更大的人力、物力、資金等資源支持，從而通過引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備、打造專項(xiàng)人力資源檔案管理機(jī)房、完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施等措施，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化。此外，在事業(yè)單位管理者層面，應(yīng)提高相關(guān)管理者對(duì)人力資源管理創(chuàng)新的重視程度，從而建立健全人力資源檔案管理制度，形成自上至下有效管理機(jī)制，進(jìn)而，創(chuàng)建完備的事業(yè)單位人力資源檔案管理體系[3]。

（三）有助于合理調(diào)配人力資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展為事業(yè)單位人力資源管理創(chuàng)新帶來了有效支持，但目前部分事業(yè)單位在人力資源管理中依舊存在沿用傳統(tǒng)管理模式現(xiàn)象，仍然側(cè)重經(jīng)驗(yàn)管理，從而在崗位晉升管理時(shí)無法保證人才綜合能力與崗位需求相匹配，導(dǎo)致人才與崗位不匹配以及無序離職空崗等問題出現(xiàn)，無法實(shí)現(xiàn)人力資源合理調(diào)配，進(jìn)而在一定程度上出現(xiàn)人力資源浪費(fèi)問題發(fā)生。在此現(xiàn)狀下，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)在人力資源管理中的切實(shí)應(yīng)用，明晰大數(shù)據(jù)技術(shù)在人力資源管理中應(yīng)用的重要性，從而打破傳統(tǒng)人力資源管理模式桎梏，摒棄傳統(tǒng)人力資源管理機(jī)制。而大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用能夠?qū)⑹聵I(yè)單位所有人力資源的培訓(xùn)成績(jī)、業(yè)務(wù)能力、績(jī)效考核等內(nèi)容數(shù)據(jù)化，幫助管理人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)化信息進(jìn)行分析，從而可以基于分析結(jié)果掌握當(dāng)前人力資源的工作情況與綜合能力，進(jìn)而提升人才與崗位的匹配精準(zhǔn)度以及為留住先進(jìn)人才進(jìn)行薪酬提升。

（四）有助于推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)化

大數(shù)據(jù)技術(shù)屬于新時(shí)期為滿足社會(huì)快速發(fā)展所應(yīng)運(yùn)而生的高新技術(shù)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于人力資源檔案管理前，在檔案管理中依舊沿用傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，在此模式下工作效率較低且檔案無法實(shí)現(xiàn)隨用隨調(diào)。而在引用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，能夠有效改善上述問題，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式創(chuàng)新優(yōu)化。與此同時(shí)，電子檔案是大數(shù)據(jù)技術(shù)下人力資源檔案管理的主要形式，人力資源檔案的破損與丟失情況能夠得到有效解決。由此可見，大數(shù)據(jù)下的人力資源檔案管理創(chuàng)新，是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位可以結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理實(shí)際需求形成新的且具有較強(qiáng)可行性與有針對(duì)性的人力資源檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理水平。

二、大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新的重要途徑

（一）人力資源檔案管理思想創(chuàng)新

隨著人力資源檔案管理要求不斷革新，事業(yè)單位要想在新時(shí)期做好人力資源管理，應(yīng)充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理創(chuàng)新，而在此要求下需要樹立起新的管理思想[4]。

首先，人力資源管理人員需要提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)，在日常人力資源管理工作中深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的滲透，從而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)高效完成人力資源管理工作，同時(shí)依托大數(shù)據(jù)技術(shù)完成人力資源檔案潛藏信息挖掘與分析。

其次，事業(yè)單位管理者應(yīng)基于大數(shù)據(jù)思維結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展方向?qū)θ肆Y源管理提出新的要求，以此現(xiàn)階段人事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問題以及改善策略。

最后，事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況與人力資源需求利用大數(shù)據(jù)理念科學(xué)制定出合理的人力資源發(fā)展規(guī)劃，從而為人力資源招聘理清方向。

（二）做好人力資源檔案收集與整理工作

伴隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，新科技、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，并逐漸融入社會(huì)各行業(yè)中。大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位人力資源檔案管理工作中的作用尤為顯著，有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)。且相對(duì)于傳統(tǒng)人力資源管理模式的一定缺陷，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人力資源管理可以進(jìn)行有效規(guī)避，經(jīng)過大量相關(guān)管理數(shù)據(jù)的收集和分析，可以及時(shí)優(yōu)化完善事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)據(jù)信息。人力資源管理也可以依據(jù)大數(shù)據(jù)分析人力資源綜合能力表現(xiàn)，將人力資源的優(yōu)勢(shì)挖掘出來，促進(jìn)事業(yè)單位更好發(fā)展。與此同時(shí)，收集與整理事業(yè)單位人力資源檔案還是開展后續(xù)人力資源管理工作的基礎(chǔ)條件。在此背景下，事業(yè)單位需要做好人力資源檔案收集與整理工作，為相關(guān)人員開展人力資源檔案收集與整理工作創(chuàng)建有利條件，具有以下要點(diǎn)：

首先，事業(yè)單位應(yīng)為人力資源檔案收集與整理工作投入足夠的經(jīng)費(fèi)支持，因?yàn)樵擁?xiàng)工作具有突出的持續(xù)性特點(diǎn)，需要不間斷開展該項(xiàng)工作，從而保證事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)據(jù)信息的全面性與時(shí)效性。因此在充足的經(jīng)費(fèi)支持下才能夠保證事業(yè)單位人力資源檔案收集與整理的各項(xiàng)工作能夠有效落實(shí)并取得顯著成效[5]。

其次，人力資源部門作為事業(yè)單位人力資源檔案收集與整理工作的主要力量，在此期間為切實(shí)保障工作開展成效，僅依靠人力資源單一部門是無法實(shí)現(xiàn)的，因此事業(yè)單位應(yīng)要求其他部門與人力資源部門聯(lián)動(dòng)，共同配合從而高效完成該項(xiàng)工作。

（三）完善人力資源檔案管理制度

任何一項(xiàng)工作的有序開展均需要一定的規(guī)章制度把控，從而保證各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依?；诖耍髷?shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新必須完善人力資源檔案管理制度，從而對(duì)相關(guān)工作人員的工作態(tài)度、工作內(nèi)容、工作方向進(jìn)行有效約束，并為事業(yè)單位人力資源檔案管理各項(xiàng)工作開展提供基本依據(jù)，以此有效提高事業(yè)單位人力資源檔案管理工作效率與質(zhì)量，具體要點(diǎn)為：

首先，完善人力資源檔案信息化管理制度。要求人力資源管理人員應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)人力資源信息化管理工作規(guī)范化建設(shè)，全面完成紙質(zhì)版檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，規(guī)范檔案內(nèi)容錄入、修改、新添等格式標(biāo)準(zhǔn)。

其次，完善人力資源檔案信息動(dòng)態(tài)管理制度。事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的，是經(jīng)常發(fā)生變化的，因此人力資源管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案進(jìn)行更新，確保檔案的時(shí)效性、全面性、精準(zhǔn)性。

最后，完善人力資源檔案信息共享機(jī)制。在傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理背景下，要想調(diào)取相關(guān)人員檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力在檔案室內(nèi)進(jìn)行翻找，而新時(shí)期基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的數(shù)字化檔案可以在有關(guān)人員需要時(shí)及時(shí)為其調(diào)取出相關(guān)人員檔案，極大程度縮短了檔案調(diào)取時(shí)間，切實(shí)提高了檔案利用率[6]。在此背景下，事業(yè)單位基于人力資源管理需求進(jìn)一步深化人力資源檔案信息共享機(jī)制，確保各部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享。

（四）提高人力資源檔案管理隊(duì)伍實(shí)力

系統(tǒng)化、專業(yè)化的技能與專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)是不斷提升人力資源檔案管理隊(duì)伍實(shí)力的重要方式，為此事業(yè)單位應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，并根據(jù)人力資源管理不同階段需求，制定不同主題的培訓(xùn)內(nèi)容。

例如，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制。首先，針對(duì)新入職的人力資源管理人員，需要側(cè)重其專業(yè)技能、理論知識(shí)、政治思想三個(gè)方面的考核，根據(jù)考核結(jié)果掌握不同人力資源綜合能力。其次，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部老員工，需要定期組織相關(guān)技能與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，并將受訓(xùn)結(jié)果納入個(gè)人能力評(píng)定檔案，以此不斷提升人力資源專業(yè)素養(yǎng)，確保人力資源業(yè)務(wù)能力始終居于行業(yè)前沿。最后，針對(duì)工作態(tài)度消極的人力資源管理人員，需要將其不端正的工作態(tài)度納入績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)其實(shí)施降薪出發(fā)，進(jìn)而保障人力資源工作質(zhì)量，提高工作效率。

（五）持續(xù)強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化建設(shè)

持續(xù)強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新建設(shè)的重要內(nèi)容，也是事業(yè)單位開展人力資源檔案管理創(chuàng)新工作的主要方向。在此要求下，事業(yè)單位在實(shí)際人力資源檔案管理中應(yīng)詳細(xì)地分析與總結(jié)傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)基于潛藏的問題集中力量推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)，從而有效改善傳統(tǒng)人力資源檔案管理中的效率低、檔率利用率不高、檔案信息挖掘不全面等問題[7]。

與此同時(shí)，還應(yīng)在人力資源檔案信息化建設(shè)過程中大力推進(jìn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、局域網(wǎng)站建設(shè)等，以此為新時(shí)期事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新提供有效支持。此外，需要進(jìn)行全面的紙質(zhì)版檔案向電子版檔案轉(zhuǎn)變，在此過程中需要做好檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地規(guī)范化管理，而電子檔案錄入的主體是檔案管理工作人員，因此，要想提高檔案數(shù)字化加工管理成效，應(yīng)從檔案館工作人員角度出發(fā)，通過建立健全檔案數(shù)字化加工人員管理制度來約束工作人員行為，提高工作人員對(duì)檔案數(shù)字化加工的規(guī)范化意識(shí)，進(jìn)而通過有效的行為與意識(shí)管控，使檔案數(shù)字化加工有序開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)字化管理能夠切實(shí)提高檔案管理成效，推動(dòng)新時(shí)代檔案管理模式優(yōu)化升級(jí)，因此大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新具有重要意義，有助于人力資源檔案管理效率更高，有助于保證人力資源檔案數(shù)據(jù)更全面，有助于合理調(diào)配人力資源?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)通過人力資源檔案管理思想創(chuàng)新、做好人力資源檔案收集與整理工作、完善人力資源檔案管理制度、提高人力資源檔案管理隊(duì)伍實(shí)力、持續(xù)強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化建設(shè)等措施有效推進(jìn)人力資源檔案管理創(chuàng)新工作。