高中學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)建議

王紀(jì)偉 （山東省青島第十七中學(xué)）

高中學(xué)籍檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量及管理水平的標(biāo)準(zhǔn)，也可以作為精準(zhǔn)反映學(xué)校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化及科學(xué)化的重要載體。高中學(xué)籍檔案主要涵蓋學(xué)生入學(xué)信息、轉(zhuǎn)學(xué)信息、休學(xué)信息、復(fù)學(xué)信息及跳級信息外，更是記錄學(xué)生獎懲及畢業(yè)等學(xué)籍檔案資料，它是校方領(lǐng)導(dǎo)及教師對學(xué)生思想、品德、學(xué)習(xí)、家庭了解的重要參考數(shù)據(jù)，也是學(xué)生未來社會實踐的名片。在社會經(jīng)濟(jì)爆發(fā)式增長及人才高度密集的背景下，諸多企業(yè)對人才的衡量標(biāo)準(zhǔn)多以學(xué)生學(xué)籍檔案為主，據(jù)此，深入研究高中學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀并提出改進(jìn)措施，有力推動高中學(xué)籍檔案管理規(guī)范化的同時，對提高教師對學(xué)生的了解情況及促進(jìn)學(xué)生發(fā)展而言具有深遠(yuǎn)意義。

一、高中學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）學(xué)籍檔案管理人員缺乏專業(yè)性

高中學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作需要管理人員具備良好的專業(yè)知識以及專業(yè)技能。目前，在我國高中學(xué)校的學(xué)籍檔案管理中，存在著人員專業(yè)能力不足的普遍現(xiàn)象和問題，擔(dān)任學(xué)籍管理崗位的人員缺少系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，在學(xué)籍檔案管理中缺少對專業(yè)技能的掌握，僅僅具備理論知識能力，卻缺少對學(xué)籍檔案實際操作的探索和實踐。學(xué)籍檔案被損壞丟棄的行為十分常見，這不僅導(dǎo)致高中的學(xué)籍檔案安全受到破壞，而且浪費(fèi)了大量的人力、物力資源。對高中使用學(xué)生學(xué)籍檔案造成不同程度的影響。

（二）學(xué)籍檔案管理人員缺乏服務(wù)性

從嚴(yán)格意義上來說，高中學(xué)籍檔案具備一定服務(wù)性。高中學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作要求有專業(yè)的管理人員，具備積極的服務(wù)態(tài)度、良好的服務(wù)意識，開展相關(guān)工作。但是目前在我國高中學(xué)籍檔案管理人員中，有人缺少職能意識，對信息的整理、處理得不夠細(xì)心、耐心。因為該工作較為枯燥、繁瑣，管理人員若是無法端正工作態(tài)度，很有可能難以完成學(xué)籍檔案管理的相關(guān)任務(wù)，對高中學(xué)校學(xué)籍檔案管理科學(xué)化發(fā)展造成一定的影響。

（三）電子學(xué)籍檔案管理缺乏規(guī)范性

高中學(xué)校學(xué)籍檔案室主要是由學(xué)校的內(nèi)部資源經(jīng)費(fèi)而分配的，不同學(xué)校在財力分配中存在著差異性，財力資源情況不同。學(xué)校電子學(xué)籍檔案是在計算機(jī)路徑中存儲學(xué)籍檔案，例如，硬盤、光盤、U盤等，和紙質(zhì)學(xué)籍檔案相比，硬盤的保存時間為5年左右，保存時間有所改變，形式發(fā)生了變化。另外，在電子存儲軟件的使用中，周期有所降低，經(jīng)常導(dǎo)致電子學(xué)籍檔案保存中遇到不同問題。

二、學(xué)籍檔案管理改進(jìn)建議

（一）健全學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)

從實質(zhì)角度來看，學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員有限，面對如此繁冗復(fù)雜的學(xué)籍檔案信息，相關(guān)管理人員的管理壓力不斷提高，這一因素也是導(dǎo)致學(xué)校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量下降的主要因素之一。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理部門需要創(chuàng)建起良好的服務(wù)形象，提高管理質(zhì)量，對工作理念和方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。原本在對學(xué)校進(jìn)行管理的時候，一般都是運(yùn)用紙質(zhì)的學(xué)籍檔案管理措施。但是需要意識到紙質(zhì)的學(xué)籍檔案管理不容易保存，不容易搬運(yùn)和查閱，需要耗費(fèi)大量的人力與物力。所以，運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)較為關(guān)鍵。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)

學(xué)校應(yīng)針對高中學(xué)籍檔案管理室制定相關(guān)規(guī)定，定期做好計算機(jī)的維護(hù)、保養(yǎng)工作，發(fā)生計算機(jī)的異常故障問題時，學(xué)校人員應(yīng)及時做好上報，邀請行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士進(jìn)行計算機(jī)的維修護(hù)理，防止出現(xiàn)維修失誤、二次傷害計算機(jī)、丟失信息等問題，保證學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定高效運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，對計算機(jī)使用時限要加強(qiáng)規(guī)定，一旦出現(xiàn)計算機(jī)超出規(guī)定時限的情況，要做好機(jī)器的更新，保證使用先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，在管理工作的實踐中，結(jié)合其中使用到的軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案信息的整理和有效處理，結(jié)合學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、入學(xué)、懲罰等檔案，記錄信息的內(nèi)容，更新軟件系統(tǒng)，緊跟時代發(fā)展的腳步，提高學(xué)籍檔案信息化的管理質(zhì)量和管理準(zhǔn)確性。更新軟件系統(tǒng)后，要求相關(guān)人員及時接受相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)對新軟件的了解，熟練運(yùn)用各種功能，提高系統(tǒng)應(yīng)用水平，熟練地使用軟硬件設(shè)施。

（三）提高學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，是提高學(xué)籍檔案管理工作效率的關(guān)鍵所在，特別是隨著學(xué)籍檔案管理人才需求的增長，學(xué)籍檔案管理人員要將傳統(tǒng)的管理理念管理方式摒棄，加強(qiáng)對信息化管理知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)。熟練地運(yùn)用辦公化軟件，提高學(xué)籍檔案管理的信息化水平，向著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化辦公的方向開展逐步探索，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理工作的實踐創(chuàng)新，在收集、整理、編輯等工作環(huán)節(jié)，要求學(xué)籍檔案管理人員提高技術(shù)水平，強(qiáng)化管理意識，與時俱進(jìn)，樹立起終身學(xué)習(xí)的觀念，學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)和知識。學(xué)籍檔案管理人員要結(jié)合信息化時代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，用激勵機(jī)制調(diào)動起員工的積極性，加強(qiáng)對人才的全方位培養(yǎng)，提高學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)。[5]

第一，由于學(xué)籍檔案管理工作對于人才的專業(yè)能力綜合素養(yǎng)有著較高要求，學(xué)籍檔案人員應(yīng)具備專業(yè)知識能力和豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗，對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)具有熟練運(yùn)用的能力，以此創(chuàng)新學(xué)校的學(xué)習(xí)檔案管理工作。因此，要將理論和實踐有機(jī)結(jié)合在一起，提高學(xué)籍檔案管理的信息化水平，

第二，學(xué)籍檔案管理要服務(wù)學(xué)校，為學(xué)校的高效穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)夯實基礎(chǔ)，結(jié)合學(xué)校各部門對學(xué)籍檔案的需要，在形式、內(nèi)容等多方面的需求下，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理工作的模式，增進(jìn)與其他部門人員之間的溝通交流。對學(xué)校各部門學(xué)籍檔案信息的需求加強(qiáng)深入調(diào)查和了解，對其他人提出的意見和建議，要虛心采納，及時更新學(xué)籍檔案管理工作理念，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)、管理觀念。

第三，學(xué)校的管理者要針對學(xué)籍檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)化的培訓(xùn)，將學(xué)籍檔案管理的法律法規(guī)內(nèi)容融入培訓(xùn)活動中，使專業(yè)人員提高管理能力，加強(qiáng)對法律法規(guī)內(nèi)容的學(xué)習(xí)。包括檔案法、學(xué)籍檔案法實施辦法等，強(qiáng)化從業(yè)人員的法律意識，自覺做好保密工作，加強(qiáng)對重要學(xué)籍檔案的有效保護(hù)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量。

（四）落實思想政治教育，滲透正確職業(yè)觀念

學(xué)籍檔案管理工作的實踐中，檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，樹立起正確的認(rèn)知觀念，形成積極的意識形態(tài)，為學(xué)籍檔案管理工作夯實基礎(chǔ)。目前，我國的各個行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展都離不開社會主義核心價值觀的教育和導(dǎo)向作用，因此，針對學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)，要落實思政教育，提高其思政素養(yǎng)，樹立起正確的職業(yè)觀和價值觀。

思想品德教育、職業(yè)道德教育中，應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員的現(xiàn)狀，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作任務(wù)的明確認(rèn)識，結(jié)合所需要秉承的人生觀、價值觀、職業(yè)觀，使學(xué)籍檔案管理工作堅定方向，明確學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新途徑。在思政教育的實踐中，要結(jié)合學(xué)籍檔案管理人員的現(xiàn)狀，加強(qiáng)對工作人員的社會意識形成的指引，使其形成規(guī)則意識，加強(qiáng)對自身行為的規(guī)范，提高職業(yè)素養(yǎng)。對學(xué)校發(fā)展和自身成長之間的密切關(guān)系，形成正確的認(rèn)識，主動發(fā)展自我，發(fā)光發(fā)熱，提高學(xué)習(xí)能力，端正價值觀念，提高專業(yè)能力，建設(shè)起一支專業(yè)型的學(xué)校學(xué)籍檔案管理人才隊伍。[6-7]

綜上所述，目前處于大數(shù)據(jù)的背景之下，不論是學(xué)校自身內(nèi)部的環(huán)境或者是外部的環(huán)境，都要求學(xué)校中的學(xué)籍檔案管理工作能夠不斷地提升，從而以便于為各個層面上提供更好的服務(wù)，滿足各種需求。所以提升學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵性就展現(xiàn)出來，必須要在對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的過程中具有創(chuàng)新性，不斷地在管理、技術(shù)等層面上進(jìn)行革新，從而促使學(xué)籍檔案管理工作能夠較好地符合大數(shù)據(jù)的背景需求，提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率。