讀《電子檔案移交接收操作規(guī)程》

韓李敏/浙江省檔案館

電子檔案管理的又一國家標準正式頒布了?！峨娮訖n案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）于今年7月1日起正式實施。

1《操作規(guī)程》為電子檔案程序規(guī)范樹立了標桿

電子檔案的移交接收是電子檔案管理流程的重要環(huán)節(jié)之一。

新修訂《檔案法》明確規(guī)定：具有法律效力的電子檔案必須具備“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的基本要求。為適應新修訂《檔案法》對電子檔案的基本要求，國家檔案局特制訂了電子檔案移交接收的首個國家標準——《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（以下簡稱《操作規(guī)程》）?！恫僮饕?guī)程》作為各單位移交接收電子檔案的重要依據，規(guī)范了電子檔案移交接收的操作流程，為提高電子檔案移交接收的程序規(guī)范性樹立了標桿。

早在2012年，國家檔案局就下發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》（以下簡稱《接收辦法》），成為各地開展電子檔案移交接收的主要依據。10年來，人們在電子檔案的移交接收實踐中，積累了大量的經驗和教訓。

《操作規(guī)程》與《接收辦法》都是規(guī)范性文件，所不同的是，《接收辦法》是由國家機關制定并發(fā)布的行政規(guī)范，而《操作規(guī)程》則是由專家經協(xié)商一致并通過社會公認的機構發(fā)布的規(guī)范性文件。國家對標準的定義是“為了在一定范圍內獲得最佳秩序，經協(xié)商一致制定并由公認機構批準，共同使用的和重復使用的一種規(guī)范性文件”（見《標準化工作指南 第1部分：標準化和相關活動的通用詞匯》）。一般來講，與行政規(guī)范相比，國家標準技術性與專業(yè)性更強、規(guī)范更加精準、社會適用面更加廣泛。

2 電子檔案移交接收對象由“數據”轉變?yōu)椤靶畔?/h2>

與《接收辦法》相比，《操作規(guī)程》移交與接收的對象由“數據”轉變?yōu)椤靶畔保@是一個很大的轉變。

《接收辦法》規(guī)定，移交和接收的電子檔案是“數據”，該“數據”具體包含哪些內涵，沒有規(guī)定。一個計算機文件可以稱為“數據”，一堆計算機文件也可以稱為“數據”。為此，在實踐中，人們對“數據”的理解產生了分歧。有的地方甚至將各單位的數字化掃描復制件也當作“電子檔案”，按《接收辦法》進行移交與接收。

《操作規(guī)程》對移交與接收的對象作了明確規(guī)定。

一是規(guī)定移交的電子檔案是指“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關信息的集合”，它是由電子文件歸檔轉化而來的，明確將紙質檔案數字化掃描的復制件等排除在外。

二是明確移交與接收的電子檔案是以“信息包”的形式進行交接。一件電子檔案形成一個“信息包”，電子檔案的“信息包”由三部分組成，即電子檔案的目錄數據、內容數據和元數據，這三部分數據按照相應的標準規(guī)范組合在一起，構成一個移交與接收的“信息包”。

《操作規(guī)程》的“信息包”概念與國家標準《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362—2020）直接相銜接?！饵h政機關電子公文歸檔規(guī)范》明確規(guī)定，今后黨政機關電子公文歸檔一律采用“信息包”的形式，電子公文形成或辦理部門必須“將完成組件和編號的擬歸檔電子公文及其元數據封裝成歸檔信息包”之后才能向檔案部門移交（見《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》）。

將移交與接收對象由“數據”轉化為“信息包”，意義十分重大。

在電子檔案移交接收實踐中，人們遇到的最主要的障礙之一，就是移交對象的不確定性。電子檔案在原系統(tǒng)中往往是以彌漫性的“霧化”狀態(tài)存在的，是移交單位生成的無數個“數據”中的一部分數據。如何將需要移交的電子檔案“數據”從移交單位的“系統(tǒng)”中分離出來，一直是困擾電子檔案移交的難題?，F(xiàn)在明確要求以“件”為單位，組成“信息包”歸檔并移交，使得移交有了具體的、準確的、可操作的“移交對象”。

3 對于移交與接收的流程作了進一步的具體規(guī)范

《操作規(guī)程》對于電子檔案移交與接收的流程作了詳細的規(guī)范。其中單位向檔案館移交電子檔案，其主要流程分為四個步驟，即包括檔案移交單位組織電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、形成登記表和提交電子檔案移交信息包。檔案館接收電子檔案，也是分為四大步驟，即簽收電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、辦理交接手續(xù)和入庫電子檔案等。《操作規(guī)程》將整個操作流程，以圖表的形式加以描述。

《操作規(guī)程》不僅規(guī)定了電子檔案移交接收的整體流程，而且對于其中的每道流程步驟還要進行細化，以便于精準操作。如對于移交單位“組織電子檔案移交信息包”這道流程，標準又有三項規(guī)定動作：一是確定待移交電子檔案；二是編制移交說明文件；三是形成移交信息包。這三項規(guī)定動作還有詳細的內容說明，避免操作變形。

4 新增《電子檔案移交接收工作準備》章節(jié)

與《接收辦法》不同，《操作規(guī)程》對于電子檔案的移交接收，專門新增了《電子檔案移交接收工作準備》這一章節(jié)，包括了三項內容：一是移交單位的移交工作準備；二是檔案館的接收工作準備；三是電子檔案移交數據的準備。

移交與接收的工作準備主要基于電子檔案移交方式（在線移交和離線移交）的不同，對于網絡、系統(tǒng)、設備和載體等方面，作出相應的規(guī)范。

電子檔案移交數據的準備是移交接收準備工作的重點，該項準備工作包括了電子檔案移交數據的組成、電子檔案目錄數據的準備、電子檔案內容數據的準備和元數據準備四方面內容。

由于移交數據的準備非常復雜、內容眾多、涉及的標準廣泛，編寫難度非常之大。標準的制訂者采用了羅列標準的方式，解決繼承與發(fā)展的矛盾。

如電子檔案目錄數據的準備，因國家已經出臺了多項目錄數據標準，《操作規(guī)程》就以現(xiàn)有標準為基礎，確定“電子檔案一般以件為單位進行管理，其目錄數據項目應至少包括：順序號、檔號、責任者、題名、日期、保管期限、密級、頁數、備注等”“電子檔案以多層級進行管理的，其目錄數據項宜按照 DA/T 18、DA/T 39、DA/T 50、DA/T 78、 DA/T 85的要求進行設置，并保持各層級之間的關聯(lián)”。針對不同的電子檔案管理方式，《操作規(guī)程》給出了相應的解決方案。

又如元數據準備，原來矛盾最為突出。有的認為國家標準《文書類電子文件元數據方案》非常先進，要求執(zhí)行；大部分單位認為《文書類電子文件元數據方案》過于復雜繁瑣，不便于實際操作，持觀望態(tài)度。

《操作規(guī)程》對于電子公文元數據的準備，只有簡單的一句話：“文書類電子檔案的元數據應符合 DA/T 46—2009、GB/T 39362—2020中7.2、DA/T 85—2019中 8.1、8.2、8.3的相關要求?！?/p>

《操作規(guī)程》對于元數據準備問題，羅列了三項標準。一是《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46—2009），如果過去按照該標準做元數據準備的，一律予以全面認可；二是《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362—2020），該標準針對人們對《文書類電子文件元數據方案》的顧慮，將黨政機關電子公文歸檔的元數據壓縮至32個，極大地方便了各機關電子公文元數據的采集與準備工作；三是《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019），針對政務服務事項電子文件的特點，確定了元數據采集的規(guī)范。

這三項標準代表了目前我國對于文書類電子檔案元數據采集的國家規(guī)范，不僅是最全面的，也是最權威的。《操作規(guī)程》將三大標準下形成的電子檔案予以充分肯定，其包容性之強可見一斑。

《操作規(guī)程》的制訂下發(fā)，讓電子檔案的移交接收工作程序更加規(guī)范、操作更加便利，為保障電子檔案的效力新增了一道安全屏障。