信息化賦能高校教代會提案工作提升教職工滿意度研究

張開元 趙靜 熊燁明 張 明 魏甜 浮晶晶

引 言

當今世界正在經(jīng)歷一場范圍廣、層次深的科技革命，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)不斷取得新突破。高校教職工代表大會提案工作（以下簡稱“教代會提案工作”），作為大學治理的重要組成部分之一，是教育變革和引領(lǐng)創(chuàng)新的關(guān)鍵要素，是教代會代表依法參與民主治校、行使民主權(quán)利、有效履職的重要載體。教代會提案工作是教代會工作的一項重要內(nèi)容，是教代會代表在廣泛征集教職工意見的基礎(chǔ)上，經(jīng)過調(diào)查研究，就學校的改革發(fā)展以及教職工普遍關(guān)心的重要問題，按照規(guī)定程序提請教代會討論，并轉(zhuǎn)交學校相關(guān)部門處理答復的意見建議。提案工作內(nèi)容不但涉及學校長遠發(fā)展的各個方面，還包括與教職工切身利益相關(guān)的現(xiàn)實問題。因此，在信息化賦能的背景下，教代會借助現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建多元主體參與的教育治理機制，激發(fā)教職工的主人翁意識，積極為學校發(fā)展建言獻策，同時形成大規(guī)模意見交互，提升學?？茖W決策、民主決策的水平，增強高校教育治理的參與性、多元性，將對提高學校民主建設(shè)水平、建設(shè)和諧校園起到極大的推動作用。

當前教代會提案數(shù)量多少、質(zhì)量如何、不同類型提案分布情況怎樣，教代會提案立案后的承辦情況如何，教職工是否清楚提案的處理情況，是否真正落到實處等。這些問題對于學校教代會事業(yè)發(fā)展、教代會的權(quán)威性起到關(guān)鍵作用，同時也關(guān)乎教職工參與其中的積極性和獲得感。因此，本文主要通過分析當前高校教代會提案工作的現(xiàn)狀及問題，提出信息化賦能教代會提案工作的思路，利用信息技術(shù)提高提案的代表性、全局性、可行性、規(guī)范性，實現(xiàn)教代會提案工作的高效開展與精準決策，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動，對各類提案進行分析，提前預判、干預、化解，提升教職工的獲得感與滿意度。

教代會提案工作現(xiàn)狀

1.提案主體有限，缺乏充足反饋渠道

提案數(shù)量及參與主體有限，難以覆蓋全體教職工需求。這與提案方式有較大關(guān)系。首先，提案收集工作基本是在教代會召開前夕進行，代表們需要在有限時間內(nèi)進行民意收集、調(diào)研，提交紙質(zhì)版提案材料等，時間緊湊、線下采集工作繁重導致僅能觸及有限數(shù)量的教職工以及他們的意見。其次，教職工訴求得不到有效回應。教職工按流程向代表們表達對相關(guān)問題的意見、建議和解決辦法，部分提案無附議或需要被舍棄，此種情況導致提出該提案的教職工個人訴求得不到解決，而教職工又缺乏其他適合的途徑去反饋意見，進而使得其提出提案的主動性降低，不再行使該項權(quán)利，長此以往，每年征集到的提案數(shù)量將逐年減少。最后，部分教代會代表責任意識不強，對提案工作的認識不足，缺乏熱情，不能很好地履行教代會提案代表的職責。

除教代會外，缺少有效的意見反饋渠道。在日常管理工作中，除教代會能夠收集、處理教職工反饋的意見和建議外，一網(wǎng)通辦、智能客服等途徑也可以進行反饋，但涉及場景復雜，相關(guān)信息未得到整合利用，導致過程中常態(tài)化的意見收集和處理缺乏有效方式來解決，這導致日常需求無從解決，從而打擊教職工參與校園管理工作的積極性。

已解決問題重復提交，原因有二。首先，每年教代會只是確認待辦或已解決的問題，缺乏給全校教職工的反饋意見。其次，教代會代表對于往屆辦理情況不了解，教職工也看不到其他人的提案內(nèi)容，最終導致問題被重復提及，提案不具有有效性。

2.站位片面，提案內(nèi)容缺乏全局性

提案角度片面，意見缺乏代表性。雖然高校的教職工代表多為高級知識分子，群體素質(zhì)較高，但由于缺乏精準推送教代會提案內(nèi)容相關(guān)文件、線上開展提案工作等便捷獲取提案線索的信息化手段，導致教職工對學校的管理工作缺乏全面認識，難以從全局角度提出問題和看法，或提出的問題和意見缺乏廣泛的代表性、全局性和前瞻性。據(jù)提案質(zhì)量統(tǒng)計顯示，大部分提案存在立意不高的問題，僅從個人角度或小部分人的立場出發(fā)，角度較為片面，缺乏代表性。

提案脫離校情，可操作性不強。首先，由于提案工作過于簡單、快速，沒有深入調(diào)查研究，只看表面現(xiàn)象，故而有的提案名不符實或不屬于本校和本屆教代會職權(quán)范圍的內(nèi)容，脫離學校實際。其次，有些提案涉及學校政策法規(guī)，但教職工對于相關(guān)規(guī)定一知半解，提出的解決建議與現(xiàn)行的政策法規(guī)相違背，沒有針對性和可操作性。最后，提案立案辦理需要考慮學校發(fā)展狀況、職責、資金、人力、物力、環(huán)境條件等綜合因素，但身處各部門的教職工對于學校建設(shè)、整體規(guī)劃等方面不了解，對學校中心工作掌握不充分，導致提案內(nèi)容超出學校承受能力，可執(zhí)行性不強。

提案表述不明確，跟進處理難度大。由于教代會提案委員會對提案工作指導服務(wù)不夠、教代會代表自身專職工作繁忙，對提案工作缺乏時間和精力投入，從而導致部分提案格式不夠標準，表述不夠清晰，分析問題不夠具體深入，一案多議、多案多議或僅提出問題并未給出解決辦法及建議，相關(guān)部門對提案中的問題無從辦理，導致該提案被拖延、不被重視、不被采納等狀況。

從以上問題可以看出，當前提案內(nèi)容質(zhì)量不高，提案工作重形式輕內(nèi)容。無論是作為提案人還是提案辦理人，對提案工作缺乏一定深度的理解，對提案的辦理落實缺乏足夠重視和認識，對提案的處理過程和效果缺乏信心。

3.信息不對稱，缺乏溝通渠道

按照提案流程，提案審議通過后由承辦部門進行辦理，且須對辦理過程及結(jié)果進行及時反饋，以切實體現(xiàn)提案工作的實際意義。但現(xiàn)實中提案辦理過程會出現(xiàn)各種問題，導致辦理信息傳遞受阻。

職能部門和提案人之間缺乏溝通渠道。在現(xiàn)行高校管理運行體制下，當教代會審議結(jié)束后，提案承辦部門、負責人、辦理人和提案人之間缺少暢通的信息交流渠道，在辦理過程中未針對辦理時間、辦理進展等情況與提案人進行充分溝通，辦理過程不透明、反饋機制不健全等問題突出，導致提案落實、反饋不及時，甚至出現(xiàn)擱置的現(xiàn)象，提案人對后續(xù)具體落實結(jié)果缺乏了解，進而導致其參與感降低，對職能部門的滿意度不高，一定程度上打擊了為教代會建言獻策的積極性。

提案辦理流轉(zhuǎn)過程中信息傳遞停滯。在提案辦理過程中，需要各職能部門之間相互配合，當某一流程轉(zhuǎn)到下一個辦理單位時，該單位和提案人之間信息并無互通，前一辦理單位也未告知提案人辦理過程轉(zhuǎn)移。故在承辦過程中容易出現(xiàn)信息遞減、過濾、丟失等情況，加劇信息不對稱的趨勢。對提案人而言，出現(xiàn)了辦理過程停滯、信息丟失，進而導致其對職能部門缺乏信任感，提案辦理效果大打折扣，上述情形對教代會工作的后續(xù)發(fā)展均產(chǎn)生了不利影響。

4.承辦全過程，缺乏數(shù)據(jù)支撐

數(shù)據(jù)作為高校的戰(zhàn)略資源之一，可以為學生學習、教師教學、管理決策、民主管理等提供更好的支撐。在教代會提案工作中對提案進行分類分級處理，如添加非常緊急、緊急、重要、個人、小事、未列入議題等標簽，能夠明確處理規(guī)則，提高辦理時效性和辦結(jié)效率。但在辦理全過程中尚且缺乏針對提案內(nèi)容、提案人年齡、提案附議人數(shù)、提案學院、提案人才層次等方面進行數(shù)據(jù)采集、整理、挖掘分析的工作，對于突發(fā)事件、苗頭事件、輿論熱點等缺乏預警機制，對于不同學院、不同年齡、不同人才層次的訴求缺乏整體了解。因此沒有信息化賦能的教代會，還是采取“一案一辦”、“有案才辦”、“你提我辦”的機制，對下一屆教代會工作沒有實質(zhì)性幫助，應該積極推動信息化和教代會相結(jié)合，暢通更多渠道，實現(xiàn)共治、自治。

5.提案辦理質(zhì)量不高

提案辦理質(zhì)量不高的原因主要集中在辦理過程不透明、反饋不及時、辦理時間過長、辦理效率低下、辦理過程中出現(xiàn)推諉扯皮等方面，究其原因如下：

承辦單位之間分工不明確，提案辦理一般需要多個部門共同參與，但往往各部門間不能形成合力，出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，導致辦理效率低下、辦理時間過長等不良處理效果。

承辦單位內(nèi)部分工不明確。每年提案工作都直接交給承辦單位，但沒有落實到個人，或納入績效考核范圍中，導致內(nèi)部工作出現(xiàn)混亂、推卸現(xiàn)象，提案往往不能高效辦理。

督辦單位工作未落實。提案辦理過程中，承辦單位缺乏監(jiān)督，而負責監(jiān)督的委員會缺乏足夠的人力物力，從而導致提案辦理過程拖沓。

信息化賦能教代會提案工作的思路

信息時代為提案工作管理提出了更高要求，信息流轉(zhuǎn)速度快、去中心化意見反饋渠道多、協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)驅(qū)動成為可能。因此，我們要充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，圍繞解決當前提案工作暴露的問題展開。針對當前業(yè)務(wù)流程中提案重復、缺乏反饋等難點，我們以業(yè)務(wù)重構(gòu)為核心，建設(shè)全生命周期提案管理平臺，為教職工、代表、業(yè)務(wù)承辦單位、校領(lǐng)導設(shè)計不同的操作權(quán)限和流程體驗，促進各部門間的信息共享，打破獨門獨院的信息孤島，保障提案工作從提案申請到數(shù)據(jù)分析、預警、實時辦理等全過程信息化，實現(xiàn)從教代會代表在線提交、委員會分類立案、業(yè)務(wù)部門處理答復等在內(nèi)的全過程無紙化辦公。

1.提案申請信息化，實現(xiàn)分類管理

對比原有線下提案工作的流程，通過搭建教代會提案管理平臺，如圖1所示。優(yōu)化現(xiàn)有提案收集流程，將提案申請、提案部門處理等環(huán)節(jié)信息化。

圖1 提案工作新舊流程對比

（1）在系統(tǒng)中集中進行教代會相關(guān)規(guī)章制度、相關(guān)知識以及提案撰寫技巧等基本功的學習，并定期組織代表們線下共同學習、了解學校發(fā)展現(xiàn)狀，擴大其知情面，使提案內(nèi)容更具有可執(zhí)行性。

（2）提案管理平臺提供網(wǎng)頁、移動端等多渠道提交方式，所有教職工均可進行查看并附議。

（3）設(shè)置日常校園發(fā)展建議專欄，為教職工提供時時可提、處處可提的線上操作途徑。

（4）系統(tǒng)中面向全體教職工開展相關(guān)提案線索征集，并公開、擴大調(diào)研方式，為教代會代表撰寫提案提供相關(guān)調(diào)研內(nèi)容，使提案內(nèi)容更具有深度與廣度。

（5）在提案工作信息平臺引入文本挖掘與人工智能技術(shù)，通過匹配關(guān)鍵詞語或近義詞進行相似度分析，篩選重復提交的事項或建議，對于篩選出來重復的事項由負責人進行二次審核，以達到對提案分類管理、自動合并的目的，有效提升提案的內(nèi)容質(zhì)量，去除冗余、重復提案，節(jié)省提案過濾篩選的時間。

2.優(yōu)化提案辦理流程，實現(xiàn)進度實時可查

通過提案平臺，可清晰追蹤提案的辦理進度與結(jié)果。每項提案從提出、公開到落實需要經(jīng)歷十幾道程序，每個流程節(jié)點通過人機交互的方式自動發(fā)送提示消息，提醒督辦單位進行相應操作，實現(xiàn)全流程的跟蹤反饋與監(jiān)督，避免因人工處理導致時效延誤，從而使教職工更加便利地行使知情權(quán)、參與權(quán)與民主監(jiān)督權(quán)。

增加業(yè)務(wù)互動窗口，減少提案處理中的信息不對稱。針對提案內(nèi)容的疑問和辦理情況，可通過平臺互動窗口與教職工代表充分交流，便于管理部門充分了解提案產(chǎn)生的背景和原因，準確識別教職工遇到的痛點、難點；實時反映處理進度，切實提升教師的滿意度和獲得感。

3.建立數(shù)據(jù)沉淀機制，實現(xiàn)提案數(shù)據(jù)分析

全流程線上管理的提案工作流程可沉淀包括文本、數(shù)字、圖片等多種數(shù)據(jù)源，為開展提案數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)。通過數(shù)據(jù)采集（設(shè)置提案提交專區(qū)）、數(shù)據(jù)治理（數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)整合）、數(shù)據(jù)存儲構(gòu)建提案數(shù)據(jù)庫，為教代會提案工作相關(guān)數(shù)據(jù)的再利用奠定“標準化、匯總性、指標化、集市化”基礎(chǔ)。

通過數(shù)據(jù)分析從多角度直觀了解信息化提案工作的內(nèi)容分布與應用效果，抓取教職工關(guān)心的熱點問題，為進一步提高教職工滿意度提供改進方向，從而推進學校業(yè)務(wù)部門職能轉(zhuǎn)變，為部門業(yè)務(wù)優(yōu)化提供思路，為學?！半p一流”建設(shè)與高質(zhì)量發(fā)展提供指引，為建設(shè)和諧校園保駕護航。

4.監(jiān)控提案內(nèi)容，實現(xiàn)提案決策預警

平臺通過重點提案預警功能，防范重大風險。在提案數(shù)據(jù)庫中添加高風險、緊急、不合規(guī)、重大、小事、未列入議題等標簽，對所有提案進行分類分級，按職能劃分安排專人進行有序處理。

對涉及重大風險應及時予以警示，作出響應；對于往年已辦結(jié)的提案再次出現(xiàn)的情況進行預警，不再辦理，但由相關(guān)部門重點回復；對于緊急提案，按照嚴重等級劃分派專人負責，一人一案，重點快速響應。對于高頻提案，平臺設(shè)立處理專區(qū)，并及時公布、推送處理結(jié)果。引入文本分析與數(shù)據(jù)挖掘功能，對提案內(nèi)容進行分析，挖掘提案建議的分布、規(guī)律、特點和發(fā)展動向，及時發(fā)現(xiàn)學校管理及民生方面存在的問題，從而幫助相關(guān)部門及時處理反饋，提升服務(wù)師生的效率。

5.對接業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)，助力提升立案質(zhì)量

將業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)引入提案工作管理流程，既能作為提案內(nèi)容的數(shù)據(jù)支撐，便于開展數(shù)據(jù)驅(qū)動的提案信息化工作，也能通過業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)的變化反映相關(guān)部門的提案處理效率。

（1）依托高校已經(jīng)建成的數(shù)據(jù)中臺，分主題域接入業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)，在提案形成初期，設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限，辦理單位依據(jù)主題抽取相關(guān)數(shù)據(jù)，作為立案的數(shù)據(jù)支撐，確定提案內(nèi)容的真實性，分析其可行性，建立緊急程度分類標簽，為分級管理提供幫助。

（2）教代會討論通過的提案，在辦理過程中需要各部門協(xié)同配合，打通數(shù)據(jù)壁壘，形成行之有效的解決方案，提升辦理效率。針對已經(jīng)處理的提案建議，建立相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行動態(tài)追蹤，實現(xiàn)正向反饋機制，提升師生的獲得感和管理部門的服務(wù)效率。

總 結(jié)

教代會提案工作是高校依法辦學、民主治校的重要一環(huán)，是教代會代表履行職權(quán)、參與學校民主管理、反饋自身訴求、維護自身合法權(quán)益的直接方式。本文基于當前高校提案工作的現(xiàn)狀和問題，創(chuàng)新性開展在智能時代信息技術(shù)助力下的提案管理機制方法研究。通過提案信息化，實現(xiàn)了提案工作業(yè)務(wù)重構(gòu)、流程優(yōu)化、分級分類管理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)沉淀、預警干預和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融合，可及時防范和化解重大風險事件、發(fā)現(xiàn)輿論熱點。對比新舊提案工作流程，新方案在擴大服務(wù)范圍、擴展服務(wù)對象、提高提案質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)部門響應、優(yōu)化業(yè)務(wù)部門和教職工反饋等方面具備顯著優(yōu)勢，對于大幅提升教職工參與度和滿意度、職能部門工作效率、推動實現(xiàn)學校治理現(xiàn)代化水平有明顯助力效果。