信息化背景下加強高校財務(wù)內(nèi)部控制路徑探討

徐 穎

(南京財經(jīng)大學(xué)，江蘇 南京 210023)

隨著高校財務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展，通過信息化手段來加強財務(wù)內(nèi)部控制已勢在必行。 現(xiàn)運行的財務(wù)信息化系統(tǒng)尚未形成一套完整的體系，這就會導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險。 信息化背景下高校財務(wù)內(nèi)部控制過程需要具備傳統(tǒng)內(nèi)部控制流程和信息化大數(shù)據(jù)的雙重特征。

一、 財務(wù)內(nèi)部控制與信息化結(jié)合的必要性

2012 年11 月，財政部頒發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21 號)，規(guī)范中就提出各行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分利用信息化手段加強內(nèi)部控制，將單位的各項經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制的相關(guān)流程嵌入信息系統(tǒng)中，以減少或避免人為操縱因素，來規(guī)避風(fēng)險并實現(xiàn)信息安全[1]。

目前高校財務(wù)管理已基本實現(xiàn)了信息化管理，但由于受到資金不足、技術(shù)限制等影響，財務(wù)內(nèi)控信息化尚未形成一套完整的體系，在預(yù)算管理、合同管理、檔案管理等業(yè)務(wù)的管理信息化程度較低，且已有各個財務(wù)系統(tǒng)之間以及與其他業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)之間并未實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，系統(tǒng)之間還是以信息孤島的形式運行，沒有實現(xiàn)從單位層面和業(yè)務(wù)層面的大數(shù)據(jù)融合，內(nèi)控信息化程度不夠。 單就財務(wù)系統(tǒng)而言，預(yù)算系統(tǒng)、無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)、票據(jù)系統(tǒng)等各司其職，財務(wù)數(shù)據(jù)的交互和分析作用不能完全實現(xiàn)，這將導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險。另外，就高校內(nèi)部控制的評價報告來看，在對高校的會計信息等進行橫向和縱向的財務(wù)分析及評價時，仍停留在定性的評價，缺乏定量指標(biāo)。 如何將內(nèi)部控制以定量化、程序化、指令化的模式嵌入財務(wù)系統(tǒng)中就顯得尤為重要。

通常在實務(wù)中，內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程要想得到有效實施和執(zhí)行，需要信息化手段的支撐。 將內(nèi)控與財務(wù)信息系統(tǒng)相結(jié)合就是將內(nèi)控的制度數(shù)據(jù)化，通過將內(nèi)控的制度和觀念、風(fēng)險控制環(huán)節(jié)等嵌入財務(wù)信息系統(tǒng)中去，以實現(xiàn)財務(wù)信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的有效融合，對關(guān)鍵薄弱環(huán)節(jié)加強控制，降低風(fēng)險，提高財務(wù)管理質(zhì)量，大大減少人為因素的影響，降低舞弊的發(fā)生，并遏制違法亂紀(jì)的行為。

二、 信息化背景下加強高校財務(wù)內(nèi)部控制實現(xiàn)路徑

信息化背景下高校財務(wù)內(nèi)部控制過程既有傳統(tǒng)內(nèi)部控制流程的特點，又具有大數(shù)據(jù)的特色。 與傳統(tǒng)財務(wù)內(nèi)部控制過程相比較，高校財務(wù)信息化內(nèi)部控制更加注重對流程的梳理和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控，以及對財務(wù)數(shù)據(jù)的收集與分析，所實現(xiàn)的內(nèi)控流程更加完善與充分。 信息化背景下高校財務(wù)內(nèi)部控制的實現(xiàn)路徑如圖1 所示。

圖1 信息化背景下高校財務(wù)內(nèi)部控制的實現(xiàn)路徑

目前，高校財務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的主要有以下業(yè)務(wù):預(yù)算管理業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、工資結(jié)算業(yè)務(wù)、票據(jù)管理業(yè)務(wù)、資金管理業(yè)務(wù)等。 現(xiàn)有的財務(wù)信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制結(jié)合的前提就是要對現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)進行升級和完善，逐步達到內(nèi)部控制信息化管理的要求。 具體步驟為:第一步，梳理財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程，確定關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；第二步，通過系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)將關(guān)鍵點進行控制，如果條件不滿足就會提醒或者無法通過[2]；第三步，要明確崗位分工以及審批權(quán)限，并將這些權(quán)限通過系統(tǒng)設(shè)置固化進各財務(wù)系統(tǒng)中；第四步，要使流程上的各個系統(tǒng)連貫，方便數(shù)據(jù)傳輸，達到數(shù)據(jù)共享，提高溝通效率。 通過以上流程，逐步將內(nèi)部控制與財務(wù)信息化融合起來，使高校財務(wù)業(yè)務(wù)辦理流程更加規(guī)范、便捷和高效。

對風(fēng)險點在財務(wù)信息化系統(tǒng)中設(shè)置控制環(huán)節(jié)，通過設(shè)置數(shù)字指令、審批程序等剛性措施，將內(nèi)部控制的具體內(nèi)容嵌入財務(wù)系統(tǒng)中。 一旦設(shè)置關(guān)鍵控制點以后，對不符合條件的事項將會進行提醒、強制不通過。 例如在預(yù)約報賬系統(tǒng)中根據(jù)審批權(quán)限設(shè)置審批流程，一份差旅費的報銷需要完成各個審批程序之后才能提交報銷，任何一個環(huán)節(jié)的缺失都將導(dǎo)致審批流程的中斷。 對差旅費的車票、住宿費標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中根據(jù)人員類型設(shè)置上限，超過標(biāo)準(zhǔn)將出現(xiàn)提醒不通過等指令，對補助的發(fā)放也會根據(jù)出差的日期自動計算出差旅補助金額，減少了人為計算等過程。 對借款這個內(nèi)控關(guān)鍵點，需要關(guān)注借款的人員類型、借款事由、借款期限以及借款次數(shù)，就通過系統(tǒng)設(shè)置哪些人可以發(fā)生借款，借款與沖賬事由不一致的不可以沖銷，借款次數(shù)超過3 次的將不能再發(fā)生借款，借款超過3 個月的會發(fā)出提示等。 在收費管理系統(tǒng)中，在退費過程中需要關(guān)注的風(fēng)險點是退費的金額與退費的審批流程。 對無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)中需要關(guān)注審批手續(xù)的完整性、票據(jù)的真實性、相關(guān)附件的完善性、金額的準(zhǔn)確性等。 例如公務(wù)接待費報銷需關(guān)注提供的公函、接待審批單以及接待清單，接待清單是否有接待對象的姓名、單位、職務(wù)職稱和陪餐人員名單，接待場所是否違規(guī)，財務(wù)發(fā)票是否合規(guī)，接待人數(shù)是否超標(biāo)準(zhǔn)，餐費是否超過接待標(biāo)準(zhǔn)等。

通過數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的價值。 通過預(yù)算績效分析可以及時發(fā)現(xiàn)是否存在資金浪費、使用效果差等情形。 通過對開票信息的分析，可以實時掌握收費構(gòu)成、收費率、是否及時入賬、有無亂收費等情況，為收費相關(guān)制度的制定、票據(jù)管理制度的落實等提供數(shù)據(jù)支撐。 此外，通過分析支付進度以及分析往來款期限等，可以及時發(fā)現(xiàn)報銷不規(guī)范、重復(fù)支付、長期未核銷或者異常借款等漏洞，并定期將數(shù)據(jù)進行上報，采取相應(yīng)的內(nèi)控措施，最大限度地降低財務(wù)風(fēng)險，減少差錯率，提高財務(wù)管理效率。

三、 高校財務(wù)信息化與內(nèi)部控制結(jié)合——以收支業(yè)務(wù)為例

目前大多數(shù)高校都在使用預(yù)約報賬系統(tǒng)、無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等來核算收支等業(yè)務(wù)，但根據(jù)相關(guān)的實踐調(diào)查研究，很多高校在財務(wù)報銷過程中或多或少存在著人員管理不足、審批程序過于復(fù)雜、拆分業(yè)務(wù)規(guī)避報銷、長期拖欠借款等問題[3]。

這些管理上面臨的問題會造成內(nèi)部控制風(fēng)險點的產(chǎn)生，這就需要在財務(wù)信息系統(tǒng)中設(shè)置風(fēng)險控制環(huán)節(jié)，將內(nèi)部控制的具體內(nèi)容嵌入其中，通過技術(shù)手段去除人為因素，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、系統(tǒng)化，實現(xiàn)實時精準(zhǔn)控制，具體落實到操作上就是需要根據(jù)各個風(fēng)險點設(shè)置數(shù)值、指令和程序，達到線上辦理、禁止不通過、風(fēng)險提醒等功能。 通過調(diào)研目前高校在收支業(yè)務(wù)方面存在的內(nèi)控風(fēng)險點，并通過財務(wù)系統(tǒng)的控制方式可以基本達到風(fēng)險控制的效果。

(一)收入業(yè)務(wù)主要風(fēng)險點的系統(tǒng)控制

①收入業(yè)務(wù)未歸口財務(wù)部門統(tǒng)一收取及集中核算，存在收入不完全、金額不實、收入延遲或者私設(shè)“小金庫”的情形。 可以采取的系統(tǒng)控制措施是:所有零星收費通過收費系統(tǒng)線上繳費，每個收費項設(shè)置起止時間，到期后提醒經(jīng)辦人盡快辦理入賬，入賬時比對收費系統(tǒng)的實收金額，金額必須一致方能入賬。 簽訂合同的收入項目，通過合同管理系統(tǒng)，設(shè)置到期提醒的功能，及時辦理收入入賬。 ②違反收費規(guī)定擅自收費、私自提高收費標(biāo)準(zhǔn)或有擴大收費對象，形成違規(guī)收入。 可實施的系統(tǒng)控制方式是:各收費項目需經(jīng)收費系統(tǒng)線上審批通過后方可收費，收費對象需實現(xiàn)上傳收費系統(tǒng)。 ③收入業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位設(shè)置不合理，沒有做到不相容崗位相互分離，有舞弊或錯誤發(fā)生的可能性。 在系統(tǒng)設(shè)置時，收入業(yè)務(wù)設(shè)置經(jīng)辦人、審核人員、審批人員以及入賬人員，嚴(yán)格設(shè)置崗位及入賬流程。

(二)支出業(yè)務(wù)主要風(fēng)險點系統(tǒng)控制

①支出業(yè)務(wù)不在預(yù)算規(guī)定的范圍、標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致經(jīng)費串用或使用不當(dāng)。 可實施的系統(tǒng)控制措施:首先根據(jù)預(yù)算系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)中的預(yù)算數(shù)據(jù)，及時調(diào)整報賬系統(tǒng)中各項目的預(yù)算項及預(yù)算金額，做到無預(yù)算無法預(yù)約支出。 ②支出授權(quán)審批制度不健全，涉及“三重一大”的支出事項未履行集體決策程序，有可能導(dǎo)致資金使用不合理。 各支出業(yè)務(wù)通過在預(yù)約系統(tǒng)中事先設(shè)置好審批權(quán)限，根據(jù)制度要求，實現(xiàn)線上審批流轉(zhuǎn)，如缺少審批流程則無法預(yù)約報銷，線上審批還規(guī)避了冒簽字等問題。 ③業(yè)務(wù)經(jīng)辦人虛構(gòu)經(jīng)濟支出事項，使用虛假發(fā)票報銷，可能導(dǎo)致資金被套取或浪費。 可在預(yù)約報賬系統(tǒng)中設(shè)置發(fā)票查驗的功能，設(shè)置報銷佐證上傳頁面，如缺少任何一項要件則禁止預(yù)約報賬，對特殊情況缺失輔助要件的需提供說明材料。 ④財務(wù)報銷審核把關(guān)不嚴(yán)，支付環(huán)節(jié)把控不到位，可能導(dǎo)致資金損失或浪費。 支出業(yè)務(wù)通過預(yù)約報賬系統(tǒng)設(shè)置審批權(quán)限，通過線上審批流轉(zhuǎn)確保審批完成，各報銷材料通過系統(tǒng)上傳，發(fā)票通過系統(tǒng)驗證真?zhèn)?，大額支出需要匹配合同系統(tǒng)中的支出日期及支出金額，避免重復(fù)支付。 ⑤應(yīng)收或預(yù)付款長期掛賬未清理，可能導(dǎo)致支出不真實、不完整。 各應(yīng)收款項通過在系統(tǒng)中設(shè)置借款次數(shù)、借款日期等幫助輔助核算，超過次數(shù)禁止借款，超過期限的無法再預(yù)約報賬等。 預(yù)付款通過與合同系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換，及時辦理支出業(yè)務(wù)。

各財務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息的互通是實現(xiàn)內(nèi)部控制的另一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如收支業(yè)務(wù)風(fēng)險點的系統(tǒng)控制就要求預(yù)算系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通、合同系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通、收費系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通等。通過各財務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換更新，可以實時同步數(shù)據(jù)，減少不必要的重復(fù)勞動，提高工作效率；同時還可以保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)、預(yù)算執(zhí)行、異常提醒等管理信息的及時準(zhǔn)確。 接下來，就要對財務(wù)數(shù)據(jù)定期的收集、整理和挖掘分析，只有將財務(wù)數(shù)據(jù)處理常態(tài)化，定期對收支情況進行分析，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的漏洞以及異常收支，才能最大限度地降低財務(wù)風(fēng)險，為管理層提供決策參考。

四、 完善高校財務(wù)內(nèi)部控制信息化的措施

高校提升財務(wù)內(nèi)部控制水平的重要舉措就是要全面升級現(xiàn)有的財務(wù)信息化系統(tǒng)。 通過在財務(wù)系統(tǒng)中，固化業(yè)務(wù)流程，設(shè)置關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控，將“業(yè)務(wù)財務(wù)—管理財務(wù)”進行業(yè)財融合，實現(xiàn)會計核算的基礎(chǔ)上，為高校財務(wù)管理，打通“預(yù)約審批報賬—財務(wù)制單—賬表查詢—財務(wù)數(shù)據(jù)”的全鏈條財務(wù)核算體系，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的“采集—分析—風(fēng)險預(yù)判和利用—管控和風(fēng)險預(yù)警”的一系列流程。 同時，高校財務(wù)系統(tǒng)的升級需要財務(wù)人員不僅具備傳統(tǒng)財務(wù)管理的能力，還需要具備信息歸納分析的能力以及對各財務(wù)信息系統(tǒng)管理的能力。 因此，提升財務(wù)隊伍信息化水平至關(guān)重要。 鑒于高校財務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)的信息化水平的日益提升，對信息系統(tǒng)安全性的管控力度相應(yīng)的也要加大，加密數(shù)據(jù)庫的安全，防范非法入侵，并定期進行數(shù)據(jù)備份，配備專業(yè)的人員和組織保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全[4]。

此外，建立信息化基礎(chǔ)上的財務(wù)內(nèi)控信息溝通、決策流程與問責(zé)機制，借助財務(wù)數(shù)據(jù)分析開展內(nèi)外監(jiān)督評價，達到共同監(jiān)督。 通過財務(wù)系統(tǒng)定期分析財務(wù)異常數(shù)據(jù)，通過與學(xué)校內(nèi)審、紀(jì)檢等部門的監(jiān)管聯(lián)動與外部的審計監(jiān)督力量，進行不定時檢查和專項檢查，幫助學(xué)校發(fā)現(xiàn)自身存在的內(nèi)控問題，這能有效防范腐敗、舞弊的發(fā)生，同時提高高校信息披露的質(zhì)量[5]。

五、 結(jié)語

信息化技術(shù)的進步對高校財務(wù)內(nèi)部控制帶來了深遠的影響，本文主要探討了內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)的融合，將高校內(nèi)部控制的制度和觀念、相關(guān)業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制方法通過信息化技術(shù)手段形成固定模式嵌入財務(wù)信息系統(tǒng)中，主要通過信息系統(tǒng)來強化預(yù)算控制、固化業(yè)務(wù)流程、加強標(biāo)準(zhǔn)控制。 高校需要進一步完善財務(wù)內(nèi)部控制信息化水平，一方面要升級現(xiàn)有的財務(wù)信息化系統(tǒng)，提升財務(wù)隊伍信息化水平；另一方面，需要建立信息化基礎(chǔ)上的財務(wù)內(nèi)控信息溝通、決策及問責(zé)機制，借助財務(wù)分析開展內(nèi)外部的監(jiān)督評價，形成監(jiān)督合力。 內(nèi)外協(xié)同驅(qū)動，共同促進高校財務(wù)內(nèi)部控制水平的提升。