企業(yè)物資采購的會計風險控制研究

李德亞 淮北礦業(yè)股份有限公司物資分公司

物資采購是企業(yè)管理當中的重要內(nèi)容，也是影響企業(yè)經(jīng)營管理成本的關(guān)鍵性因素，實際采購過程中面臨著各種風險隱患，對于企業(yè)長期發(fā)展有著不可忽視的影響。因此，加強對于企業(yè)物資采購會計風險控制方面的研究和探討是十分有必要的。

一、企業(yè)物資采購中面臨的主要會計風險

(一)采購計劃風險

1.預(yù)算編制會計風險

預(yù)算編制作為物資采購中的重要環(huán)節(jié)，對于后續(xù)采購工作的開展有著直接影響。當前很多企業(yè)在開展物資采購工作的過程中，仍然以收付實現(xiàn)作為主要管理方法，缺乏對于預(yù)算編制的重視，部門之間溝通不暢，極大地影響了預(yù)算的準確度，導(dǎo)致預(yù)算與實際采購執(zhí)行情況之間存在較大出入。

2.供應(yīng)商選擇會計風險

供應(yīng)商選擇過程對于物資采購的價格以及質(zhì)量有著直接影響，很多企業(yè)由于缺乏對于供應(yīng)商的管理和評價，導(dǎo)致不合格供應(yīng)商進入企業(yè)采購名單當中，使得后期出現(xiàn)供貨質(zhì)量不合格、價格制定虛高等各種情況，給企業(yè)帶來不必要的會計風險和資金損失[1]。

(二)采購流程風險

1.采購申請風險

在實際進行采購申請計劃審批的過程中，若缺乏對采購申請計劃相關(guān)內(nèi)容的市場調(diào)查和情況分析，或者在對物資請購制度掌握不充分、理解不透徹的情況下對采購申請予以批復(fù)，極有可能導(dǎo)致企業(yè)最終購買的物資不能滿足企業(yè)生產(chǎn)運營的正常需要，或者出現(xiàn)物資積壓等不良情況，造成資金浪費。

2.詢價過程風險

在確定物資采購價格的過程中，主要包括招標、比價、詢價等相關(guān)流程。其中招標環(huán)節(jié)是影響采購價格的重要步驟，招標過程中，若工作人員缺乏“貨比三家”的意識和思想，沒有花費足夠的時間和精力去尋找性價比較高的供應(yīng)商，或者由于個人利益考量，缺乏對于供應(yīng)商的詳細調(diào)研和科學評價，導(dǎo)致招標過程流于形式，不僅會使得物資質(zhì)量不達標，而且還會影響實際生產(chǎn)工作，進而產(chǎn)生會計風險，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

3.合同簽訂風險

在企業(yè)與供應(yīng)商簽訂合同時，如果在項目條款中出現(xiàn)模糊語言和用詞，會導(dǎo)致甲乙雙方站在不同角度上對同一條款產(chǎn)生不同解讀，這種差異很可能會對企業(yè)造成損失。

4.價格變動風險

由于市場競爭的嚴峻形勢，物資的價格水平并不是一成不變的，隨時會因為市場環(huán)境的變化產(chǎn)生變動，導(dǎo)致企業(yè)無法以預(yù)期價格成功購買到企業(yè)所需的物資。另外，在招標投標活動中的非法操作也會產(chǎn)生價格變動風險。

(三)賬務(wù)處理風險

1.支付審核程序風險

為降低會計風險，提高供應(yīng)商供貨積極性，企業(yè)在與供應(yīng)商訂立合同時就約定了付款方式。即便如此，資金的控制工作仍屬于財務(wù)工作中的重點內(nèi)容，可能存在貨款結(jié)算時的支付審核程序不規(guī)范、審批流程耗時較長、權(quán)責劃分不明確等風險。

2.賬務(wù)風險意識薄弱

部分企業(yè)在進行物資采購會計工作時并沒有按照規(guī)定和章程進行工作，對原始憑證和單據(jù)的保存和管理缺失，為后期的核對和統(tǒng)計工作帶來了極大的麻煩。校對、統(tǒng)計、核算等工作進行不及時，成本核算工作質(zhì)量不高，缺乏對物資采購會計工作風險的認識，工作中存在較多漏洞，對企業(yè)的正常發(fā)展造成威脅。

二、控制企業(yè)物資采購會計風險的有效對策

(一)健全會計核算體系

1.強化預(yù)算編制管理

企業(yè)想要有效控制物資采購的會計風險，就要提升預(yù)算編制管理質(zhì)量，可通過以下措施強化預(yù)算編制管理：其一，科學統(tǒng)計物資采購種類。企業(yè)在開展編制物資采購預(yù)算時，應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實際情況，率先對各部門所需物資進行統(tǒng)計并將其進行分類，在此基礎(chǔ)上，制定出科學合理的物資采購方案。其二，加強溝通和協(xié)調(diào)。在編制物資采購預(yù)算時，企業(yè)各部門之間應(yīng)進行有效的溝通，積極主動地參與到編制過程中。在編制初期，會計人員還需對各部門進行嚴格的審查，確保采購方案具有合理性。會計人員開展審查工作時，應(yīng)著重核查物資的尺寸、價格、種類以及運輸方式等有關(guān)采購內(nèi)容，防止因?qū)彶椴坏轿?，出現(xiàn)遺漏的情況。

2.科學選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商的資質(zhì)對企業(yè)所采購物資的質(zhì)量有著重要的影響，因此，企業(yè)在開展物資采購前應(yīng)科學選擇供應(yīng)商，避免因供應(yīng)商資質(zhì)不合格等問題，增加物資采購的會計風險。企業(yè)在選擇物資供應(yīng)商時，不僅要對物資的價格和質(zhì)量進行綜合考量，還要站在長期發(fā)展的角度進行選擇，物美價廉是一方面，但供應(yīng)商與企業(yè)之間合作的穩(wěn)定性和可靠性也起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)在選擇供應(yīng)商的過程中，應(yīng)結(jié)合業(yè)內(nèi)評價標準，對各個供應(yīng)商展開科學合理的評價，確保其可以滿足企業(yè)長期發(fā)展的需求。企業(yè)在評價時應(yīng)從多個角度出發(fā)，采用統(tǒng)一的評價標準，對其開展全方位的審查，如供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度、實際財務(wù)狀況、長期交易記錄以及聲譽和信譽等，只有這樣才能夠保證企業(yè)所選供應(yīng)商符合實際需求[2]。

(二)強化采購過程監(jiān)督

1.規(guī)范采購物資請購

在未開始采購活動階段，企業(yè)需要派專業(yè)的采購人員提前對相應(yīng)市場進行全面走訪與調(diào)研，保證能夠準確找到相匹配的貨源。企業(yè)在采購物資階段，應(yīng)充分做到以下四個方面。

第一，在此過程中應(yīng)以生產(chǎn)需求為出發(fā)點，充分依照企業(yè)資金實際情況，掌控好采購預(yù)算對其庫存狀況，并進行全面分析。

第二，應(yīng)對物資情況有更深入的了解，對物品庫存有所把握，庫存數(shù)量少的物品做到減少購買，防止在企業(yè)正常經(jīng)營階段對其產(chǎn)生消極影響。

第三，企業(yè)在采購環(huán)節(jié)需要各部門之間共同進行，并有序?qū)嵭须A級審批。

第四，在對于金額過大的物品采購時，應(yīng)嚴格依照流程進行，與上級部門積極溝通，待企業(yè)管理層批準后，方可進行采購活動。

2.保證采購預(yù)算合理

在進行物資采購前期階段，企業(yè)應(yīng)對各部門需要的產(chǎn)品種類與數(shù)量進行有序統(tǒng)計，根據(jù)實際數(shù)據(jù)，為采購活動制定計劃表。企業(yè)在開展物資采購活動時，各部門之間應(yīng)團結(jié)一致，做好溝通與交流，與企業(yè)有關(guān)部門進行協(xié)商，將物資需求相關(guān)信息及時進行記錄，保證能夠結(jié)合現(xiàn)實情況來對物資實行合理采購，杜絕出現(xiàn)占用其他資金的情況，對企業(yè)經(jīng)濟流動造成影響的同時也會阻礙整個企業(yè)良好發(fā)展。

企業(yè)在進行采購預(yù)算時，應(yīng)注重合理性，保證預(yù)算能夠與現(xiàn)實需求相匹配，需要對其預(yù)算內(nèi)容實行嚴格核對與檢查，對采購預(yù)算中產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、價格等進行二次檢查，確保無誤后轉(zhuǎn)交給相應(yīng)財會人員審核，通過管理階層審批后，形成最終預(yù)算。

3.規(guī)范采購合同管理

企業(yè)在制定物資采購合同階段，應(yīng)嚴格遵照相關(guān)法律法規(guī)以及有關(guān)條款來制定，最大程度地降低合同風險。企業(yè)對于采購合同的管理，應(yīng)創(chuàng)建標準的合同管理制度，保證能夠?qū)贤挠嘘P(guān)信息進行整合，為企業(yè)日后采購工作奠定基礎(chǔ)。對合同的整體安全性加大調(diào)研力度，對已簽約的合同進行全面保管。

要想全面加強采購合同管理質(zhì)量，應(yīng)對物資采購中的物資名稱、數(shù)量、價格、到貨日期、支付方式、運輸手段等實行全方位掌握，并在合同內(nèi)容上全部呈現(xiàn)出來，只有在合同管理上不斷細化，才能有效防止遺漏以及其他錯誤事項發(fā)生，采取合同的方式對風險進行有效防范。與此同時，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)人士來對物資進行采購，保證合同發(fā)揮出實效性，確保合同管理發(fā)揮出作用最大化，使采購環(huán)節(jié)中的保存、分類、信息整合能夠規(guī)范、有序展開，為企業(yè)防范會計風險提供重要保障。此外，企業(yè)對于未正式簽訂的采購合同，應(yīng)盡量深入了解合作企業(yè)的現(xiàn)實情況，保證企業(yè)在物資合同層面上具有安全性，以免出現(xiàn)因為合同導(dǎo)致的詐騙問題。

4.強化物資驗收監(jiān)督

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際發(fā)展情況有序創(chuàng)建物資驗收制度，深入掌握驗收各環(huán)節(jié)的基本流程，并相應(yīng)安排專業(yè)強的人員來進行物資驗收入庫工作，在此階段，應(yīng)做好規(guī)范、合理的記錄工作。對于在驗收入庫中存在的問題，應(yīng)及時將詳細情況轉(zhuǎn)達給有關(guān)企業(yè)部門，并有序做好問題的檢查工作以及漏洞排查。

如果出現(xiàn)物資與合同有關(guān)內(nèi)容不匹配的情況，應(yīng)及時暫停物資入庫，并與相應(yīng)供應(yīng)商第一時間取得聯(lián)系，詢問解決的有效方案。在具體的驗收入庫流程中，應(yīng)實時做好核對檢查，保證所記錄的數(shù)據(jù)準確合理，在日后入庫物資出現(xiàn)問題時，能夠有效進行查詢。有關(guān)驗收工作人員應(yīng)定期對企業(yè)庫存的實際情況進行判斷，保證物資數(shù)量能夠供應(yīng)企業(yè)的正常發(fā)展[3]。

5.完善價格參照體系

物資價格在企業(yè)日常采購中是關(guān)注的一大重要因素，針對企業(yè)的物資采購部門，應(yīng)對市場實時變化的物資價格有全面的判斷，能夠?qū)ζ溥M行綜合評估與預(yù)算，在一定程度上積極運用價格談判的模式，以此擁有性價比較高的產(chǎn)品。在此過程中，要求企業(yè)進一步優(yōu)化物資價格參照制度與體系，保證能夠第一時間獲取市場的相關(guān)政策與信息。在物資價格上，做好查詢、比較以及審查等工作，確保在價格上能夠合情合理，有序堅持公平公正的原則。需要對產(chǎn)品的質(zhì)量加大監(jiān)督力度，使其在質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)上，爭取到最合適的價格。相關(guān)會計人員應(yīng)做好采購資金預(yù)算工作，保證價格具有合理性，為企業(yè)自身利益帶來保障。

(三)完善賬務(wù)處理流程

1.強化結(jié)算付款程序控制

在實際展開結(jié)算付款程序的過程中，應(yīng)加強對于以下要點的控制：一是要求會計部門在采購部門上報原始憑證和單據(jù)時按照相關(guān)制度和規(guī)范進行細致嚴格的審查與核對，確認原始憑證與單據(jù)是否合法合規(guī)，有無數(shù)據(jù)篡改和偽造，內(nèi)容是否正確全面，相關(guān)手續(xù)是否齊全；二是會計部門要及時進行預(yù)付款項的核對工作，檢查工作記錄與實際情況能否一一對應(yīng)，如果存在錯記、漏記的現(xiàn)象要及時更正；三是會計部門的工作活動要有對應(yīng)的證明材料，嚴格按照公司制定的規(guī)章制度和相關(guān)的法律法規(guī)開展工作，要在采購部門出具發(fā)票等有效材料時才能進行下一步工作；四是在使用企業(yè)資金進行貨款支付和報銷工作時必須按照審批程序嚴格進行，權(quán)責分明，將工作任務(wù)落實到個人。

2.提升會計人員風險意識

如果企業(yè)會計人員缺乏對物資采購會計風險的理解和認識，在會計工作中疏忽大意，這無疑會給企業(yè)物資采購的會計工作帶來極大的風險。因此，一定要提升會計人員的風險意識。要提高管理層的思想認識，通過領(lǐng)導(dǎo)干部的帶頭作用，制定工作策略和方針政策，引導(dǎo)基層員工進行會計工作。為此，要對管理者進行理論培訓(xùn)和指導(dǎo)，著重灌輸物資采購會計風險的危害性，通過實際案例說明物資采購會計風險造成的嚴重后果，敲響警鐘。對基層的會計人員來講，要定期開展相關(guān)培訓(xùn)和學習，合理安排專業(yè)培訓(xùn)的內(nèi)容和頻次，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，提高工作人員對企業(yè)物資采購會計風險的認識，了解會計風險的種類、形成條件和解決辦法，不斷完善工作人員的理論知識體系。

三、提升企業(yè)物資采購會計風險控制水平的措施

(一)建立風險評估流程

首先，根據(jù)企業(yè)采購的不同階段劃分，分析不同階段的采購數(shù)據(jù)，深度研究其中存在的采購風險，并構(gòu)建風險評估體系。借助風險評估體系識別其中存在的采購風險因子，對其作出評價，準確得出企業(yè)在采購過程中面臨的關(guān)鍵性風險因素，并由風險管理部門完成審核。

其次，根據(jù)審核結(jié)果評價和判斷企業(yè)在面臨相應(yīng)風險因素的情況下，如何解決并降低風險帶來的損失。同時根據(jù)不同風險的發(fā)生概率及損失情況分類，進一步加強對風險因素的了解。

最后，根據(jù)不同風險類別，制定相應(yīng)的應(yīng)對方案，如針對發(fā)生概率低且損失小的風險類別，可以選擇企業(yè)自留，針對發(fā)生概率大且損失嚴重的風險，應(yīng)采取風險轉(zhuǎn)移或風險規(guī)避等方式應(yīng)對。

(二)制定風險預(yù)警指標

為進一步提高風險預(yù)警機制的實施效果，應(yīng)制定準確的預(yù)警指標。根據(jù)企業(yè)物資采購目標，分析會計風險影響因素和風險變化規(guī)律，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建預(yù)警指標。在制定指標時，應(yīng)根據(jù)不同指標類型和重要性合理分類，如將各類資金和款項歸為一類，并提高關(guān)注度，重點分析該類型指標的變化情況。在該過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的警戒值，風險指標超過警戒值后，及時進行上報，并對其實施重點監(jiān)測和管理。

(三)實現(xiàn)業(yè)財深度融合

為降低企業(yè)物資采購過程中存在的會計風險，當前企業(yè)已經(jīng)基本實現(xiàn)了物資管理ERP 與財務(wù)共享的對接，實現(xiàn)了財務(wù)處理由業(yè)務(wù)端發(fā)起，有效減少了會計差錯。在此基礎(chǔ)上，為進一步強化會計風險控制，為企業(yè)物資采購管理活動提供更好的財務(wù)服務(wù)，還應(yīng)加強業(yè)財融合。一方面，應(yīng)著重提升會計人員的綜合素質(zhì)和能力，幫助其加強對于企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)以及相關(guān)生產(chǎn)線對于物資需求的了解，以此提升物資采購申請審批的合理性和規(guī)范性；另一方面，應(yīng)從業(yè)財融合角度，結(jié)合業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點以及相應(yīng)控制指標，對系統(tǒng)接口及功能進行優(yōu)化，以此實現(xiàn)日?？刂疲⒁韵到y(tǒng)為支點，收集物資采購業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，自動進行財務(wù)會計數(shù)據(jù)的分析和預(yù)警，以此加強物資采購過程中的財務(wù)控制，降低會計風險[4]。

四、結(jié)語

對于企業(yè)物資采購會計風險問題，可結(jié)合實際采購流程以及風險所在，從采購計劃、采購流程以及賬務(wù)處理角度進行強化控制，構(gòu)建完善的風險評估和預(yù)警機制，強化采購全流程的控制和監(jiān)督，同時推動會計職能轉(zhuǎn)變，提升會計人員風險意識，以此全面強化企業(yè)物資采購會計風險防控能力，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供良好保障?！?/p>