基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的應(yīng)用研究

趙海英

（山西省檢驗(yàn)檢測(cè)中心，山西 太原 030001）

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測(cè)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)，對(duì)于全程可溯源的反復(fù)檢查有著基礎(chǔ)性的作用，是保障農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)查缺補(bǔ)漏、科學(xué)生產(chǎn)的重要手段。同時(shí)，對(duì)于相關(guān)政府部門(mén)提升決策能力，從而維護(hù)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全有著重要的現(xiàn)實(shí)作用，能夠助推我國(guó)相關(guān)生產(chǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，幫助相關(guān)政府部門(mén)制定更加高效合理的政策，在整體上提高我國(guó)農(nóng)產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量，切實(shí)增強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)的能力。

1 基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理制度不健全

在部分經(jīng)濟(jì)較為落后的地區(qū)，檢測(cè)機(jī)構(gòu)會(huì)存在一些管理方面的問(wèn)題，比如說(shuō)，管理人員或是從別處抽調(diào)，或是長(zhǎng)時(shí)間脫離基層，不太了解實(shí)驗(yàn)室的基本運(yùn)行情況，管理制度沒(méi)能較好地貼合實(shí)際工作，造成制度落實(shí)不到位。在一些縣級(jí)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，部分檢測(cè)員之前從事的是其他行業(yè)，對(duì)于基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作認(rèn)識(shí)不到位，專(zhuān)業(yè)能力欠缺，沒(méi)能發(fā)揮在質(zhì)量安全檢測(cè)工作中的主體地位。

按照實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)要求，包括檔案管理工作在內(nèi)的基礎(chǔ)性工作必須服務(wù)于農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作。為此，我國(guó)的農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室均對(duì)日常檢測(cè)檔案的整理制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。但是近年來(lái)，國(guó)家相關(guān)部門(mén)修訂、印發(fā)的行業(yè)管理?xiàng)l例不斷更新，進(jìn)一步明確了許多問(wèn)題，導(dǎo)致具體管理規(guī)定出現(xiàn)較大變化[1]。檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理也要對(duì)照最新要求，遵循新的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室來(lái)說(shuō)，需花費(fèi)更多的時(shí)間和更大的精力進(jìn)行適應(yīng)。

1.2 特殊歸檔范圍與繁雜門(mén)類(lèi)

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)在計(jì)量和資質(zhì)認(rèn)證等方面有著特殊的要求，需要根據(jù)不同的檔案類(lèi)型進(jìn)行歸檔，不同的檔案類(lèi)型也有著不同的保管期限，有的保管期限要求至少在六年以上，有的保管期限要求十年起步，這些明顯的區(qū)別給檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理帶來(lái)一定的難度，需要有專(zhuān)業(yè)的管理人員歸檔，在認(rèn)證認(rèn)定要求的范圍之內(nèi)完成檔案管理工作。此外，現(xiàn)階段農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)的全過(guò)程都在檔案管理的范圍之內(nèi)，因此涉及到的檔案類(lèi)別較多，十分繁雜，其中有機(jī)械設(shè)備類(lèi)、耗材試劑類(lèi)、文書(shū)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)等，并且隨著檢測(cè)工作的開(kāi)展，其數(shù)量會(huì)不斷提升，十分考驗(yàn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。同時(shí)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)還會(huì)隨著檢測(cè)要求不斷變化，會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤歸檔、遺漏等問(wèn)題，造成檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的不規(guī)范[2]。

1.3 檔案利用率較差

在使用農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案時(shí)，檔案的查閱和使用多集中在計(jì)量和資質(zhì)認(rèn)證方面上，檢測(cè)人員對(duì)檔案的認(rèn)知與利用意識(shí)并不強(qiáng)，農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)單位對(duì)檔案投入的科研與資金較少，各類(lèi)數(shù)據(jù)更多地投入到檢測(cè)利用上，而較少地投入到研究利用上，整體來(lái)看，對(duì)檔案資源的挖掘程度不足，開(kāi)發(fā)使用并不充分[3]。

在現(xiàn)有的管理規(guī)范中，基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，部分重要的結(jié)論性文件會(huì)同時(shí)納入檔案室文書(shū)檔案中，同時(shí)按照數(shù)字化管理要求進(jìn)行掃描存檔。在總結(jié)各類(lèi)數(shù)據(jù)的時(shí)候便利性較差，難以切實(shí)服務(wù)于科研。且由于基層工作量較大，大部分的檔案都不能進(jìn)行統(tǒng)一的電子化存檔，其他非結(jié)論性的檔案也缺乏相關(guān)的規(guī)范化要求，導(dǎo)致在查找使用的過(guò)程十分繁瑣，不利于未來(lái)數(shù)字化實(shí)驗(yàn)室的搭建，后期也會(huì)給檔案工作人員造成較大的不便。

2 提高基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理能力的策略

2.1 完善管理手段

實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)檔案管理規(guī)范應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家管理部門(mén)的要求，及時(shí)做出調(diào)整和修改，由檔案管理人員進(jìn)行補(bǔ)充完善，檔案應(yīng)當(dāng)做到“應(yīng)歸盡歸”，盡可能地增加檔案歸檔數(shù)量，為檢測(cè)實(shí)驗(yàn)提供強(qiáng)有力的檔案資料支撐，提高實(shí)驗(yàn)室的整體檔案管理水平。確定不同檔案的保存期限，根據(jù)檔案保管的目的，采用不同的管理手段，取得服務(wù)檢測(cè)與檔案管理工作的平衡。檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室還要與檔案管理室進(jìn)行綜合協(xié)商，共同制定檔案管理細(xì)則，根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)進(jìn)展與工作內(nèi)容確定文書(shū)等檔案的保存要求，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。關(guān)注行業(yè)內(nèi)的管理模式與管理標(biāo)準(zhǔn)，適時(shí)創(chuàng)新管理方法，將具有長(zhǎng)期價(jià)值的檔案予以長(zhǎng)效保存，合理規(guī)劃?rùn)n案存檔設(shè)備，同時(shí)滿(mǎn)足檔案的短期使用需要與長(zhǎng)期保存需要[4]。

此外，檢測(cè)機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)注重新型技術(shù)的使用，設(shè)置合理的檔案檢索工具，方便借閱者查詢(xún)檔案材料，在檔案原件的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工與提煉，滿(mǎn)足檔案借閱者的實(shí)際利用需求。重視檔案的作用，設(shè)置借閱室，方便借閱者閱覽不宜外借的檔案。制作有效的檢索工具，設(shè)置查詢(xún)關(guān)鍵詞，能夠有效提升借閱者的查詢(xún)速度，根據(jù)實(shí)驗(yàn)室檔案的實(shí)際需求，可以通過(guò)編寫(xiě)大事記以及制作檔案簡(jiǎn)介、概要、成果等進(jìn)行檔案信息的二次加工，讓檔案的有效提供和高效利用成為基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室建立檔案的最終目的。

2.2 細(xì)化檔案分類(lèi)，建立分級(jí)檢索目錄

對(duì)基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室中的各級(jí)各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)是實(shí)驗(yàn)室能夠正常運(yùn)行的重要保證，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。依據(jù)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的不同管理要素，可以將檔案類(lèi)別分為環(huán)境及設(shè)施設(shè)備質(zhì)量管理檔案、實(shí)驗(yàn)管理檔案、實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)活動(dòng)記錄人員管理檔案、廢棄物處理管理檔案、物資管理檔案等。針對(duì)這些檔案分類(lèi)，管理人員可以將其進(jìn)一步細(xì)化，歸檔實(shí)驗(yàn)室的各類(lèi)檔案材料。以上幾大類(lèi)可以作為實(shí)驗(yàn)室檔案管理的一級(jí)檢索目錄，然后在每個(gè)一級(jí)檢索目錄下再設(shè)置歸檔內(nèi)容，作為二級(jí)檢索目錄，這樣可以大幅提高檔案管理的有效性，同時(shí)提高實(shí)驗(yàn)室人員檢索與使用檔案的效率，能夠節(jié)約工作時(shí)間。

管理人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，配備專(zhuān)門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施，減少不必要的工作內(nèi)容，讓檔案管理人員能夠?qū)⒕ν度氲浆F(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中。實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在檢測(cè)工作中提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，做好數(shù)據(jù)保存工作?；鶎愚r(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)的檔案應(yīng)當(dāng)存放在實(shí)驗(yàn)室核心區(qū)域，保證檔案保存環(huán)境的整潔與安全[5]。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，設(shè)置借閱權(quán)限，采取分層管理的原則管理相關(guān)人員。對(duì)于需要保密的檔案，實(shí)驗(yàn)室要做好人員的培訓(xùn)，要求相關(guān)管理人員嚴(yán)格遵守保密制度，不轉(zhuǎn)借、不轉(zhuǎn)閱保密檔案。對(duì)于保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，要求借閱人員不得涂改、圈點(diǎn)、拆散等，維護(hù)檔案的歷史性與真實(shí)性。

2.3 開(kāi)發(fā)檔案資源，增強(qiáng)數(shù)字融合

農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作本質(zhì)就是服務(wù)于檢測(cè)工作，檔案資源的開(kāi)發(fā)能夠有效提升檢測(cè)工作的效率，通過(guò)借閱和使用檔案，能夠凸顯出檔案管理工作的價(jià)值。檔案管理人員可以根據(jù)檔案的使用情況進(jìn)行劃分，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)內(nèi)容的匯編，針對(duì)不同項(xiàng)目?jī)?nèi)容、科研進(jìn)程進(jìn)行深度加工，使其能夠很好地滿(mǎn)足科研人員的需要。提高檔案管理的效率，將工作精力有選擇性地分配給不同類(lèi)型的檔案，開(kāi)發(fā)出檔案中具有活力的因素，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。

同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)積極探索數(shù)字化的管理方式，緊緊跟隨科技潮流，依托現(xiàn)有的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，逐步探索適用于基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全測(cè)量工作的管理方法，借助新型技術(shù)手段，將更多的紙質(zhì)檔案過(guò)渡到數(shù)字化管理，做到檔案紙質(zhì)儲(chǔ)存與數(shù)字化儲(chǔ)存的結(jié)合，使得檢測(cè)人員可以更加便捷地使用檔案，提高查閱和使用的便利性，增強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值[6]。

3 結(jié)論

通過(guò)本文的研究可以得知，我國(guó)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作對(duì)提升農(nóng)業(yè)生產(chǎn)有著重要的作用，但是當(dāng)前我國(guó)相關(guān)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室中還存在著檔案管理等方面的問(wèn)題，需要管理人員有針對(duì)性地做出改善，以適應(yīng)當(dāng)前的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)與工作環(huán)境，進(jìn)而完善我國(guó)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理體系，有效提升檢測(cè)機(jī)構(gòu)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于基層農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作，有效發(fā)揮出農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)工作的巨大作用，為人民群眾增添福祉。