集團型公司信息化合同管理系統(tǒng)的開發(fā)與集成應(yīng)用

夏孝俊

（浙江大有實業(yè)有限公司杭州科技發(fā)展分公司，浙江 杭州 310051）

0 引 言

作者所在公司自主研發(fā)了合同管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)在產(chǎn)業(yè)集團的成功推廣應(yīng)用，實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)、授權(quán)業(yè)務(wù)的全過程精細化、流程化、差異化管理，提升了產(chǎn)業(yè)集團辦公先進性、高效性，對企業(yè)經(jīng)營管理有重要意義。

1 合同管理系統(tǒng)介紹

合同管理系統(tǒng)是以支撐集團型公司改革發(fā)展，以及各產(chǎn)業(yè)集團運營管控、產(chǎn)業(yè)單位自身經(jīng)營管理為驅(qū)動，根據(jù)省管產(chǎn)業(yè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃綱要意見，按計劃擬開展的管理信息化建設(shè)系統(tǒng)應(yīng)用?；诮y(tǒng)一開發(fā)技術(shù)框架，構(gòu)建了省管產(chǎn)業(yè)單位自主的信息化集團型公司信息化平臺，全面支撐各專業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用自主建設(shè)。以平臺為數(shù)據(jù)支撐，嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一職責(zé)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一考核、統(tǒng)一平臺”的基本原則，同時將財務(wù)合同的生效過程融入其中，進而實現(xiàn)對收款要素的精準(zhǔn)控制，一旦合同從擬制到生效的過程中出現(xiàn)風(fēng)險，便能夠及時彈出預(yù)警提示，進而實現(xiàn)合同的科學(xué)高效管理。

結(jié)合當(dāng)下軟件工程領(lǐng)域的前沿技術(shù)，以及明文規(guī)定的技術(shù)規(guī)范，同時對未來前景進行預(yù)測，找出用戶未來的長久需求點，結(jié)合上述諸多要素來完成系統(tǒng)軟件平臺的搭建。系統(tǒng)主體架構(gòu)應(yīng)采用分層邏輯，并在后續(xù)建設(shè)出三個不同層次的功能板塊，即基礎(chǔ)應(yīng)用板塊、決策分析應(yīng)用板塊、業(yè)務(wù)管理分析板塊，從而讓系統(tǒng)具有良好伸縮性的同時也具有較強集群功能，可以適應(yīng)未來業(yè)務(wù)的新要求。數(shù)據(jù)存儲方面應(yīng)選擇業(yè)內(nèi)知名的數(shù)據(jù)庫，確保系統(tǒng)軟件能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息集成。另外，還應(yīng)該確保軟件能夠提供搜索查詢、緩存、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與復(fù)制等多種功能，將信息集成的功能做到業(yè)內(nèi)領(lǐng)先水平。而想要實現(xiàn)應(yīng)用架構(gòu)與應(yīng)用整合，需要使用具有強大事物處理功能的中間件，進而確保軟件能夠迅速解決業(yè)務(wù)大量集中所帶來的數(shù)據(jù)壓力，保證軟件的響應(yīng)速度維持在一個正常范圍內(nèi)，建立起單個服務(wù)器到多個數(shù)據(jù)源的高效連接。

合同管理系統(tǒng)由多個分工不同的模塊組成。核心模塊有合同生命周期管理、工作中心、基礎(chǔ)信息、授權(quán)管理、模板管理、合同專家管理、領(lǐng)導(dǎo)看板管理等模塊，同時還有諸多小型模塊共同組成，如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)應(yīng)用界面

此系統(tǒng)為合同的管理提供了一個實時更新，穩(wěn)定可靠的線上信息處理平臺，應(yīng)用專業(yè)的數(shù)據(jù)整合技術(shù)，其中涵蓋的數(shù)據(jù)覆蓋項目進度、財務(wù)、物資、市場變化等。數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性得到了一定保障，確保合同的簽訂到結(jié)束期間所有的執(zhí)行與變更情況被及時處理，便于與合作方更好地溝通協(xié)商合同問題，做到真正的數(shù)據(jù)共享與高效的協(xié)同。以管理層角度來看，能夠幫助他們更好地掌握實時的財務(wù)變動情況，確保將真實信息上報到?jīng)Q策層，避免采取錯誤措施導(dǎo)致問題惡化，實現(xiàn)信息技術(shù)所具備的獨特輔助作用。

系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)如圖2所示，合同管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能包括基礎(chǔ)信息管理、合同模板管理、合同審批、合同執(zhí)行閉環(huán)管理、授權(quán)書管理和電子印章等功能模塊。

圖2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)圖

合同全過程管理，其功能覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、變更、作廢、終止、轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)的全過程閉環(huán)管理，與業(yè)務(wù)管理全面融合，全面實現(xiàn)合同執(zhí)行的流程化和規(guī)范化。同時，建立門類齊全，功能完善，定期更新的格式合同文本庫，在合同發(fā)起時，能夠?qū)崿F(xiàn)在線編輯保存。實現(xiàn)合同文本加密，審核合同和蓋章合同文本確保一致。

授權(quán)書管理模塊，依據(jù)集團法人代表授權(quán)委托管理辦法，提供授權(quán)書的申請、審核過程管理。

基礎(chǔ)信息管理，提供簽訂合同相關(guān)的信息維護和管理，主要包括項目信息、合同對方信息等內(nèi)容。

綜上所述，合同全過程管理的具體功能描述，合同全過程管理流程圖如圖3所示。

圖3 合同全過程管理流程圖

1.1 合同審批管理

從承辦人選擇合同模板開始，經(jīng)過合同起草、合同送審、合同審核、合同蓋章、合同生效，以及合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同終止等技術(shù)環(huán)節(jié)，體現(xiàn)了合同從中標(biāo)通知書開始，到完成整個合同的確定的全過程。

1.2 合同執(zhí)行監(jiān)控

通過不同視角，對合同的執(zhí)行過程的每個結(jié)點進行監(jiān)督，形成不同的輸出結(jié)果，并及時通過短信等手段提醒相關(guān)人員。合同變更、執(zhí)行風(fēng)險與問題實時掌握?；诤贤_賬可進行信息查閱、履行監(jiān)控、合同變更、合同轉(zhuǎn)讓等合同相關(guān)業(yè)務(wù)處理，是貫穿合同全生命周期管理的主線。

2 合同管理系統(tǒng)的集成應(yīng)用

為保證合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時性、完整性和準(zhǔn)確性，支撐集團型公司信息系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。以合同管理系統(tǒng)作為合同業(yè)務(wù)核心，基于集團型公司信息化平臺統(tǒng)一的集成服務(wù)組件，實現(xiàn)合同管理及工程業(yè)務(wù)管理應(yīng)用、ERP 系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成以及主數(shù)據(jù)共享。達到省管產(chǎn)業(yè)單位所提出的管理要求，確保合同業(yè)務(wù)的正常閉環(huán)管理。

本系統(tǒng)統(tǒng)一了全省合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了合同系統(tǒng)與工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)及集團型公司信息化平臺進行了數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)的集成，實現(xiàn)了合同起草審核全流程執(zhí)行管理的統(tǒng)一，避免了各產(chǎn)業(yè)單位合同系統(tǒng)的重復(fù)性建設(shè)。同時，合同管理系統(tǒng)具備合同業(yè)務(wù)管理、領(lǐng)導(dǎo)看板、統(tǒng)計報表、專家管理、基礎(chǔ)信息功能模塊，以滿足各產(chǎn)業(yè)單位多樣性的業(yè)務(wù)模式和管理要求，提升系統(tǒng)的適用性和實用性，進一步提升合同系統(tǒng)與工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)合同業(yè)務(wù)融合性。

2.1 集成技術(shù)路線

基于集團型公司信息化平臺統(tǒng)一的集成服務(wù)組件，實現(xiàn)合同管理、ERP 系統(tǒng)、工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成以及主數(shù)據(jù)共享。主要集成技術(shù)采用HTTP 協(xié)議進行數(shù)據(jù)加密傳輸，應(yīng)用HTTP Restful 風(fēng)格的JSON 標(biāo)準(zhǔn)格式，采用Unicode 字符集，UTF-8 編碼方式，命名符合Java 駝峰規(guī)則，即多個單詞直接連接，首單詞全部小寫，后續(xù)各單詞首字母大寫。集成規(guī)則包含以下兩條：報文格式方面，報文由報文頭（head）和報文體（body）兩部分組成。報文加密方面，要求雙方涉密信息項均采用數(shù)據(jù)加密方式傳輸報文。

2.2 業(yè)務(wù)集成范圍

合同業(yè)務(wù)管理應(yīng)用建設(shè)與產(chǎn)業(yè)單位ERP 系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，集成范圍主要包括：

（1）與產(chǎn)業(yè)單位ERP 集成：以ERP 為源頭，實現(xiàn)客戶、供應(yīng)商、項目等主數(shù)據(jù)信息集成；合同履約執(zhí)行過程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成，如采購申請、收付款等數(shù)據(jù)信息集成。

（2）與招投標(biāo)系統(tǒng)集成：集成招投標(biāo)系統(tǒng)中的中標(biāo)通知書等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。

（3）與工程項目管理系統(tǒng)集成：合同履約執(zhí)行過程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成工程任務(wù)單、開工報告等上下游關(guān)聯(lián)單據(jù)。

（4）與檔案管理系統(tǒng)集成：實現(xiàn)履約完畢的合同歸檔數(shù)據(jù)集成。

（5）與一體化系統(tǒng)集成：向一體化系統(tǒng)提供合同業(yè)務(wù)管理中生成的各類提醒信息。

2.3 業(yè)務(wù)集成測試

測試內(nèi)容主要包括：

（1）測試計劃和設(shè)計：根據(jù)軟件需求說明書，制定測試計劃，測試方案，包括收集測試方法，測試用例等。

（2）測試：根據(jù)系統(tǒng)詳細設(shè)計，制定測試計劃，測試方案。

（3）單元測試：保證代碼質(zhì)量保證代碼的可維護，并且保證代碼的可擴展性，最終確保代碼的整體質(zhì)量。

（4）壓力測試：模擬實際應(yīng)用的軟硬件環(huán)境及用戶使用過程的系統(tǒng)負荷，以500 人次同時在線為標(biāo)準(zhǔn)，長時間、大負荷地運行測試軟件，來測試被測系統(tǒng)的功能性、可靠性、穩(wěn)定性等。

3 系統(tǒng)成功應(yīng)用的成效

合同管理系統(tǒng)成功應(yīng)用，不僅帶來了顯著的經(jīng)濟效益，同時也產(chǎn)生了明顯的社會效益。

3.1 業(yè)務(wù)效率

可以及時且精準(zhǔn)的完成領(lǐng)導(dǎo)所下達的合同簽訂工作，業(yè)務(wù)效率的顯著提升。非功能性需求達到了以下幾個要求：

（1）滿足業(yè)務(wù)活動高峰同時使用用戶數(shù)為1 000，業(yè)務(wù)活動高峰處理量為每秒鐘500 次。正常情況下系統(tǒng)響應(yīng)時間為2 秒，高峰期間可接受最大響應(yīng)時間為5 秒鐘。

（2）充分考慮國家信息安全相關(guān)要求，結(jié)合產(chǎn)業(yè)單位集團實際業(yè)務(wù)，自主創(chuàng)新的信息技術(shù)，關(guān)鍵技術(shù)自主應(yīng)用，實現(xiàn)自主可控。

（3）在統(tǒng)一開發(fā)平臺上實現(xiàn)各應(yīng)用相互無縫地銜接融合、集成和擴展，聚合成一個系統(tǒng)的應(yīng)用體驗。

（4）擁有持續(xù)提升業(yè)務(wù)應(yīng)用的服務(wù)支撐能力和資源提供能力，滿足合同業(yè)務(wù)應(yīng)用的功能實用性需求。充分考慮后續(xù)建設(shè)需求，預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)化的擴展接口。

3.2 管理效率

全面具體的展現(xiàn)合同簽訂效率、合同履約情況等。各部門之間責(zé)任界面清晰，便于分析責(zé)任和績效考核。確保合同能夠第一時間簽訂完成，履約結(jié)算也能夠更加精準(zhǔn)，進而提供更加全面的合同管理信息，便于相關(guān)工作人員更加清晰便捷的完成合同的精細化實時管理，顯著提升管理效率。

該系統(tǒng)在應(yīng)用中具有以下特點：一是采用分層設(shè)計，包括前端展示層、后臺技術(shù)層、基礎(chǔ)組件層、基礎(chǔ)資源層、數(shù)據(jù)層、支撐層、基礎(chǔ)設(shè)施層，每個層次具有獨立邏輯及部署關(guān)系；二是明確集成數(shù)據(jù)溯源與責(zé)任；三是預(yù)留系統(tǒng)多接口設(shè)計、拓展空間較大。

實現(xiàn)了集團本部及下屬所有產(chǎn)業(yè)單位的實施應(yīng)用推廣工作，完成了與工程子系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)的集成工作，構(gòu)建了省管產(chǎn)業(yè)單位統(tǒng)一合同管理應(yīng)用平臺。自系統(tǒng)上線試運行以來，系統(tǒng)運行穩(wěn)定。

4 結(jié) 論

集團型公司通過業(yè)務(wù)流程重組，提高了合同簽署執(zhí)行效率，保證了省公司合同管理工作“統(tǒng)一職責(zé)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一考核、統(tǒng)一平臺”的原則在全省的貫徹落實，也取得了顯著的經(jīng)濟效益和較好的社會效益。