檔案數(shù)字化背景下的檔案信息服務(wù)研究

閆凝

大同市平城區(qū)檔案館 山西大同 037006

信息時(shí)代的帶來，為檔案管理工作開展提供更多的支持，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)、管理工作模式，更好地發(fā)揮檔案的作用。在檔案數(shù)字化發(fā)展背景下，如何提升檔案信息服務(wù)水平，為相關(guān)人士提供信息服務(wù)呢？本文就此進(jìn)行分析。

1 數(shù)字化檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)

1.1 服務(wù)性

檔案數(shù)字化發(fā)展，對(duì)國(guó)家檔案事業(yè)、企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理工作的影響巨大，是提升各個(gè)部門管理人員檔案轉(zhuǎn)型意識(shí)的有效媒介，也是提升檔案信息服務(wù)效果的重要手段。在檔案數(shù)字化發(fā)展背景下，需要工作人員樹立服務(wù)意識(shí)，能夠根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需求，為其提供檔案信息，使檔案信息在應(yīng)用的過程中可以發(fā)揮更大的價(jià)值，創(chuàng)造更大的效益與利益[1]。因此，在檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作中，應(yīng)以服務(wù)性為基礎(chǔ)，將此作為各項(xiàng)工作開展的前提，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案信息服務(wù)工作開展打下堅(jiān)實(shí)牢固的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案工作為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的核心作用。

1.2 數(shù)字化文件流轉(zhuǎn)特點(diǎn)

檔案數(shù)字化的發(fā)展，改變以人工為主的檔案管理工作模式，計(jì)算機(jī)成為檔案信息管理的重要手段。在檔案信息搜集的過程中，只需要操作計(jì)算機(jī)，即可獲得各個(gè)部門產(chǎn)生的檔案信息，通過單位內(nèi)部信息化系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，將檔案信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件統(tǒng)一管理的目的。檔案工作中，可以圍繞單位數(shù)字化文件的產(chǎn)生、保存、運(yùn)輸、使用等工作模式，建立數(shù)字化檔案室，提升檔案信息收集效果，為檔案數(shù)字化信息的服務(wù)工作開展提供支持，保證檔案信息的真實(shí)性與全面性。數(shù)字化檔案室的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案與單位信息系統(tǒng)的融合，為檔案信息服務(wù)工作開展提供便利。

1.3 檔案信息載體的兼容性

在檔案數(shù)字化中，檔案信息的載體之間必須具備良好的兼容性，能夠通過交互的方式實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。若是數(shù)字化檔案信息的載體差異較大，且無法統(tǒng)一保存，就會(huì)影響檔案信息服務(wù)。因此，在檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作中，應(yīng)統(tǒng)一檔案信息載體的標(biāo)準(zhǔn)，要求各個(gè)部門人員根據(jù)此進(jìn)行信息處理工作，為檔案信息統(tǒng)一管理提供保障，促使檔案信息服務(wù)工作更好地進(jìn)行。

1.4 服務(wù)模式便捷性

數(shù)字化檔案信息服務(wù)，應(yīng)凸顯出便捷性的特點(diǎn)，結(jié)合用戶的需求，設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案室，簡(jiǎn)化信息檢索流程，提升檔案信息使用效果的同時(shí)，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)人工檔案管理模式不同，數(shù)字化管理模式主要以信息技術(shù)為載體，通過技術(shù)手段的運(yùn)用，可以將檔案信息管理過程變得更加簡(jiǎn)潔，能夠?yàn)榻酉聛砉芾砉ぷ鞯膶?shí)施提供更多的便利[2]。因此，在檔案信息服務(wù)模式建設(shè)的過程中，需要堅(jiān)持便捷性的原則，創(chuàng)新多個(gè)服務(wù)渠道，提升檔案信息的使用率，發(fā)揮檔案管理工作的職能。

2 檔案數(shù)字化背景下檔案信息服務(wù)面對(duì)的問題

2.1 檔案信息服務(wù)對(duì)象流失

在信息爆發(fā)時(shí)代背景下，大眾獲取信息的途徑逐漸增加，可以在互聯(lián)網(wǎng)中直接搜索需要的信息，以滿足自身的信息需求。這一情況的出現(xiàn)，增加檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作的壓力，無法為檔案信息服務(wù)工作開展提供更多的動(dòng)力?；ヂ?lián)網(wǎng)中雖然有較多的信息數(shù)據(jù)，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的虛擬性，所以其中有部分信息并不真實(shí)，無法保證用戶獲取的信息是準(zhǔn)確真實(shí)的。過多的網(wǎng)絡(luò)信息，增加檔案信息服務(wù)的難度，如何提升檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)力，引導(dǎo)用戶在數(shù)字檔案中搜索信息成為檔案管理工作的困境。部分用戶為了獲得更多的信息，會(huì)將網(wǎng)絡(luò)作為主要的信息篩選渠道，很少利用數(shù)字化檔案這一途徑收集信息，影響檔案信息使用率，無法為用戶提供更好的服務(wù)。檔案信息服務(wù)對(duì)象的流失，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型產(chǎn)生負(fù)面的影響，無法更好地體現(xiàn)出數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，不利于我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案信息服務(wù)方式單一

通過對(duì)我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作分析，發(fā)現(xiàn)這一工作處于被動(dòng)的狀態(tài)，當(dāng)用戶產(chǎn)生檔案信息使用需求后，檔案管理人員才會(huì)根據(jù)用戶的需求為其提供相關(guān)的信息服務(wù)，這一服務(wù)方式無法體現(xiàn)出檔案管理工作價(jià)值，不利于檔案事業(yè)改革與發(fā)展。在信息時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生、采集、使用等工作幾乎發(fā)生在一瞬間，對(duì)檔案信息服務(wù)工作提出較高的要求。檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中，需要構(gòu)建專業(yè)的人員隊(duì)伍，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，提升檔案信息收集、保存、處理等工作的速度，并且可以根據(jù)用戶的需求，主動(dòng)為其提供服務(wù)，以此保證檔案信息服務(wù)工作的有效性。但是部分檔案管理人員并沒有意識(shí)到這一問題，缺乏檔案信息服務(wù)意識(shí)，不能為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供支持[3]。

2.3 服務(wù)效率不理想

檔案管理工作涵蓋的工作內(nèi)容比較多，如信息收集、整理、審核、保存等。檔案數(shù)字化的開展，雖然仍以傳統(tǒng)檔案管理工作流程為基礎(chǔ)，但是數(shù)字化檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)，如交互性、時(shí)效性、突發(fā)性等。在檔案信息服務(wù)工作中，應(yīng)做好大數(shù)據(jù)信息的挖掘與利用工作，為用戶提供及時(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，使用戶可以在第一時(shí)間掌握最新的信息，為自身的工作提供信息支持。但是在檔案管理工作中，出現(xiàn)了檔案信息服務(wù)工作效果不理想的情況，不能為用戶提供最新的檔案信息，同時(shí)呈現(xiàn)的檔案信息內(nèi)容相對(duì)比較片面，不能真正地為用戶提供服務(wù)。

2.4 檔案信息服務(wù)安全問題

檔案信息服務(wù)工作開展的目的是提升檔案信息的利用率，解決用戶生活、工作方面的問題。在檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中，存在檔案信息被泄露的情況，無法為用戶提供完整、全面真實(shí)的檔案信息[4]。檔案中紀(jì)錄各種類型的信息，其中有部分信息具有保密性的特點(diǎn)，要求工作人員按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行保密管理，以此減少檔案信息被泄露或者破壞的問題，提升檔案管理工作的有效性。信息技術(shù)手段與檔案管理工作的結(jié)合，增加重要檔案信息被破壞的概率，無法保證檔案信息的完整性。這一問題是影響檔案信息服務(wù)的重要因素，也是目前需要解決的問題。

3 檔案數(shù)字化背景下檔案信息服務(wù)對(duì)策

3.1 立足實(shí)際，提升檔案信息服務(wù)效果

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，若想提升檔案信息服務(wù)工作效果，促使檔案數(shù)字化發(fā)展，需要以用戶的實(shí)際需求為基礎(chǔ)，將此作為檔案信息服務(wù)工作開展的參考，提高檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。

首先，加強(qiáng)對(duì)檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)，借此吸引更多的用戶，為檔案信息的使用提供基礎(chǔ)保障。檔案管理部門工作的過程中，以原有的檔案信息為基礎(chǔ)，加強(qiáng)信息技術(shù)手段的運(yùn)用，對(duì)外部信息資源進(jìn)行分析，將兩者有機(jī)融合，創(chuàng)新原有的檔案內(nèi)容，提升檔案的價(jià)值[5]。檔案管理部門可以參考其他檔案管理部門成功案例，編撰檔案產(chǎn)品，如濟(jì)源市編撰的《偉大的力量—愚公移山精神在濟(jì)源》畫冊(cè)、《記憶里的那些事》等，借此提升檔案信息資源的利用率，提升用戶檔案信息使用意識(shí)，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與檔案信息的利用提供更多的支持。

其次，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)，為檔案信息的使用提供便利。在檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作中，可以通過信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提升信息資源的利用，滿足不同用戶的檔案信息使用需求，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息服務(wù)工作開展提供技術(shù)手段支持。在信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的過程中，應(yīng)以檔案管理工作情況為基礎(chǔ)，結(jié)合用戶的需求，設(shè)計(jì)符合實(shí)際的檔案信息平臺(tái)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、整理、分類、保存、使用工作，為檔案信息服務(wù)提供技術(shù)支持，促使我國(guó)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新發(fā)展。

最后，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)體驗(yàn)設(shè)計(jì)，為用戶提供良好的檔案信息服務(wù)體驗(yàn)，在使用的過程中意識(shí)到檔案信息對(duì)自身工作的重要意義，形成主動(dòng)參與檔案信息使用的意識(shí)，為檔案管理工作轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新提供經(jīng)驗(yàn)。在服務(wù)體驗(yàn)設(shè)計(jì)工作中，可以發(fā)揮信息技術(shù)手段的運(yùn)用，主動(dòng)收集用戶的信息，借助大數(shù)據(jù)分析用戶的需求與特點(diǎn)，將此作為個(gè)性化服務(wù)工作的基礎(chǔ)，為用戶提供更多的檔案信息，提升其檔案信息使用的滿意度。

3.2 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)渠道，提升服務(wù)效果

檔案新服務(wù)渠道的建設(shè)為用戶獲取檔案信息提供便利，解決檔案信息獲取途徑單一的問題。為了提升數(shù)字化檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，創(chuàng)造更多的利益，應(yīng)做好檔案信息的改革與創(chuàng)新工作，增加數(shù)字化檔案管理工作效果，促使檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[6]。

首先，加強(qiáng)新媒體的運(yùn)用，利用微信公眾號(hào)、微博等媒體為用戶提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)。新媒體具有資源共享的優(yōu)勢(shì)，用戶只需要在手機(jī)上輕輕一點(diǎn)，即可獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，簡(jiǎn)單易操作。檔案管理人員可以利用新媒體的優(yōu)勢(shì)創(chuàng)建相關(guān)的服務(wù)平臺(tái)，并做好宣傳工作，為用戶收集與使用信息提供方便。

其次，通過建立APP為用戶提供便利。在檔案管理工作中，APP的運(yùn)用打破傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，工作人員可以通過線上操作的方式即可獲取相關(guān)的檔案信息，突破時(shí)間、空間的限制，為用戶提供多元化的檔案信息服務(wù)。當(dāng)前有較多的博物館建立屬于自己的線上APP，如自然歷史博物館，我國(guó)檔案管理人員可以借助APP將檔案信息呈現(xiàn)出來，確定檔案信息的權(quán)限，用戶可以登錄屬于自己的賬號(hào)，獲得權(quán)限內(nèi)的檔案信息。這樣一來，既保證檔案信息的安全，又可以為用戶使用檔案信息提供方便，無形中提升檔案信息資源的利用率。

3.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式，提升檔案信息應(yīng)用價(jià)值

為了提升檔案信息服務(wù)水平，展示出檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)該對(duì)檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，使用戶通過簡(jiǎn)單的操作即可獲取相關(guān)的信息，優(yōu)化檔案信息使用流程，提升檔案信息管理工作有效性。

首先，建立線上檔案目錄。部分檔案信息服務(wù)工作中，會(huì)因?yàn)闄n案信息的分類不明確，使用戶對(duì)檔案信息的使用產(chǎn)生抵觸情緒，不愿意參與數(shù)字化檔案信息的收集與處理工作中。線上檔案目錄的建設(shè)，可以將復(fù)雜的檔案信息以清晰具體的方式呈現(xiàn)出來，使用戶在第一時(shí)間即可了解是否有自己所需要的信息，為檔案信息檢索提供便利。

其次，創(chuàng)建檔案在線檢索服務(wù)。該功能的建設(shè)，為檔案管理工作開展提供便利，解決檔案管理信息搜索慢的問題。檔案數(shù)字化的建設(shè)，將檔案信息以數(shù)字化的方式保存在數(shù)字平臺(tái)中，用戶可以通過在線搜索的方式獲取信息。在線檢索服務(wù)功能的建設(shè)，提升數(shù)字化檔案信息的利用，能夠?qū)嫶蟮臋n案數(shù)據(jù)信息以具體的方式呈現(xiàn)出來，提高檔案信息的使用效果。

最后，提供在線咨詢服務(wù)。在檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作中，咨詢服務(wù)的建設(shè)可以了解用戶的實(shí)際需求，能夠縮短用戶查找信息的時(shí)間，使其在工作人員的幫助下快速獲取檔案信息。

3.4 加強(qiáng)安全管理，保證數(shù)字化檔案信息的安全性

在數(shù)字化檔案管理工作中，會(huì)因?yàn)榉N種因素出現(xiàn)重要檔案信息丟失的情況。為了避免這一問題，需要做好安全管理，為檔案信息服務(wù)工作開展提供內(nèi)在保障。第一，建立安全管理制度。在檔案管理工作中，規(guī)章制度的建設(shè)可以提升檔案管理人員的安全意識(shí)，使其根據(jù)相關(guān)的要求進(jìn)行操作，避免因?yàn)椴僮鞯脑虺霈F(xiàn)重要檔案信息丟失的問題，為檔案信息服務(wù)工作開展提供全面完整信息支持。第二，引進(jìn)檔案安全技術(shù)手段，借此提升檔案管理工作效果。在檔案管理工作中，安全信息技術(shù)手段的運(yùn)用可以提升檔案管理工作效果，能夠?yàn)榻酉聛砉芾砉ぷ鞯膶?shí)施提供更多的安全保障[7]。第三，加強(qiáng)對(duì)用戶檔案信息使用過程的監(jiān)管，要求使用者根據(jù)相關(guān)的流程操作，以此提升數(shù)字化檔案管理效果，促使檔案信息服務(wù)工作進(jìn)一步開展。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提升檔案管理人員的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，使其明確自身的責(zé)任，并主動(dòng)落實(shí)安全管理要求，以此提升數(shù)字化檔案信息服務(wù)效果。

結(jié)語

總而言之，在檔案數(shù)字化背景下，檔案信息服務(wù)工作的開展，可以提升數(shù)字化檔案信息服務(wù)效果，能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁n案信息服務(wù)。受大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響，當(dāng)前檔案信息服務(wù)工作出現(xiàn)服務(wù)對(duì)象流失、服務(wù)方式單一等問題，不能體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。結(jié)合數(shù)字化檔案服務(wù)的特點(diǎn)，需要檔案管理人員以用戶需求為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案信息服務(wù)模式，創(chuàng)新服務(wù)載體與媒介，提升檔案信息服務(wù)效果。同時(shí)做好安全管理工作，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息的安全，保證檔案信息服務(wù)效果的同時(shí)，促使檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。