高校儀器設(shè)備信息化管理平臺的建設(shè)與實(shí)踐＊

王文君，胡美琴，付慶玖，劉洪顏，焦麗媛

（山東大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部，山東 濟(jì)南250100）

儀器設(shè)備資源是高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會的重要戰(zhàn)略資源，在高校“雙一流”建設(shè)中起到重要的條件保障支撐作用。隨著國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的組織實(shí)施和高?！半p一流”建設(shè)的深入推進(jìn)，高校儀器設(shè)備的種類、數(shù)量和質(zhì)量均有所提高，儀器設(shè)備資產(chǎn)的快速增長，對儀器設(shè)備的管理提出了更高的要求。近年來，在云計(jì)算、虛擬化和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的大背景下，現(xiàn)行儀器設(shè)備管理手段和方式已無法充分發(fā)揮儀器設(shè)備資源在“雙一流”建設(shè)中的支撐效能。經(jīng)調(diào)研，目前大部分高校在儀器設(shè)備管理工作中主要存在以下問題[1-2]：①資產(chǎn)配置方面存在資產(chǎn)存量與預(yù)算管理脫節(jié)，預(yù)算科學(xué)性、合理性差；預(yù)算執(zhí)行與采購計(jì)劃脫節(jié)，經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度不易控制；采購結(jié)果與合同簽訂脫節(jié)，人工審核容易導(dǎo)致采購結(jié)論與合同內(nèi)容不一致；采購結(jié)果與資產(chǎn)建賬脫節(jié)，容易導(dǎo)致賬實(shí)不符。②資產(chǎn)使用方面存在資產(chǎn)管理成本高，例如盤點(diǎn)環(huán)節(jié)主要靠人工完成，建賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)復(fù)雜；資源共享共用程度差，如大型設(shè)備開放率低，供需信息不對稱；資產(chǎn)使用績效評價(jià)難，如缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)填報(bào)和評價(jià)過程煩瑣。③資產(chǎn)調(diào)劑和處置方面存在信息化程度低，調(diào)劑供需信息不暢通，報(bào)廢資產(chǎn)處置透明度不夠，存在流失風(fēng)險(xiǎn)。

山東大學(xué)聚焦儀器設(shè)備全生命周期管理中的共性問題，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”和移動終端技術(shù)，從儀器設(shè)備的合理配置、陽光采購、精細(xì)管理、效益提升和規(guī)范處置的角度出發(fā)，對儀器設(shè)備由“入口”到“出口”的全生命周期管理模式進(jìn)行探索，打通校區(qū)和部門間的業(yè)務(wù)渠道，打破信息壁壘，有效解決信息碎片化、應(yīng)用條塊化和服務(wù)割裂化等問題，通過建設(shè)先進(jìn)、高效的設(shè)備全生命周期管理信息化平臺建設(shè)，助力形成支撐世界一流大學(xué)的儀器設(shè)備管理工作新格局。

1 全生命周期視域下儀器設(shè)備管理平臺的建設(shè)路徑

1.1 開展平臺建設(shè)深入研判

系統(tǒng)開發(fā)論證期和開發(fā)過程中多次與相關(guān)業(yè)務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會，溝通梳理全生命周期視域下儀器設(shè)備管理的可行性和實(shí)施方案以及業(yè)務(wù)流程在政策和操作上的變化點(diǎn)，明確了統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并在深入貫徹和嚴(yán)格落實(shí)國家相關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度基礎(chǔ)上，對設(shè)備管理上下游相關(guān)制度文件進(jìn)行了修訂，主要包括學(xué)校國有資產(chǎn)管理辦法、固定資產(chǎn)管理辦法、設(shè)備家具管理辦法、財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法等。通過加強(qiáng)論證、深入研判、制度修訂和業(yè)務(wù)梳理等一系列工作的推進(jìn)和實(shí)施，保障了全生命周期視域下儀器設(shè)備管理平臺建設(shè)的順利開展。

1.2 建立多部門協(xié)同聯(lián)動機(jī)制

儀器設(shè)備全生命周期管理平臺建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校各部門統(tǒng)一認(rèn)識、高效合作。建設(shè)過程采用BPM（業(yè)務(wù)流程管理）的思想，從全局視角出發(fā)，以理念一致、功能協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、資源共享、接口標(biāo)準(zhǔn)化等系統(tǒng)論的方法，對系統(tǒng)涉及的各部門業(yè)務(wù)的各層次、各要素進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，研究了儀器設(shè)備全生命周期管理模式。部門間相互協(xié)調(diào)的程度決定著儀器設(shè)備管理的水平和效果，資實(shí)部通過與信息辦、人事部、財(cái)務(wù)部、后勤保障部等多個(gè)部門通力合作、密切配合，建立了有效的協(xié)同聯(lián)動機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了部門間和要素間的良性互動。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)打破“信息孤島”，將各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，建立起了多維度、統(tǒng)一管理的信息平臺，真正實(shí)現(xiàn)了信息互通共享。

1.3 推進(jìn)業(yè)務(wù)流程再造研究

為深入貫徹落實(shí)“放管服”精神，學(xué)校以用戶需求作為系統(tǒng)研發(fā)路標(biāo)，聚焦問題，再造流程，對儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)程序進(jìn)行了優(yōu)化和簡化，形成了系統(tǒng)功能框架及系統(tǒng)建設(shè)方案。系統(tǒng)將設(shè)備管理全生命周期所涉及的各業(yè)務(wù)鏈打通，通過數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享機(jī)制，避免信息重復(fù)填報(bào)，節(jié)省人力；借助電子簽名和簽章形式，推動實(shí)現(xiàn)無紙化，節(jié)省物資；對接財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，推動實(shí)現(xiàn)建賬報(bào)銷一體化管理；個(gè)性化定制效益考評模塊，推動實(shí)現(xiàn)教育部和學(xué)校大型儀器設(shè)備使用效益數(shù)據(jù)線上填報(bào)、自動評分；創(chuàng)新自研自制儀器設(shè)備管理模式，設(shè)計(jì)開發(fā)“在建項(xiàng)目”功能模塊，加強(qiáng)自制設(shè)備內(nèi)控管理、動態(tài)監(jiān)控；設(shè)計(jì)構(gòu)建電腦端網(wǎng)頁系統(tǒng)與手機(jī)端微信公眾號“資采通”實(shí)時(shí)聯(lián)動的儀器設(shè)備管理共享平臺，推動實(shí)現(xiàn)端到端、優(yōu)質(zhì)、快捷和有效管理。

1.4 構(gòu)建儀器設(shè)備全生命周期管理架構(gòu)

儀器設(shè)備全周期管理平臺的建設(shè)核心是落實(shí)儀器設(shè)備管理責(zé)任，做到“一校三地八校區(qū)”儀器設(shè)備一體化管理，并實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理“業(yè)財(cái)融合”和數(shù)據(jù)便捷匯總上報(bào)。首先，為落實(shí)儀器設(shè)備管理責(zé)任，設(shè)計(jì)“資產(chǎn)領(lǐng)用人—資產(chǎn)領(lǐng)用單位—資產(chǎn)歸口管理部門—國有資產(chǎn)管理委員會”的四級立體管理體系，在儀器設(shè)備建賬時(shí)明確儀器設(shè)備的領(lǐng)用人、存放地，推動實(shí)現(xiàn)設(shè)備、存放地、領(lǐng)用人的“三位一體”管理。其次，采用多歸屬、多賬套的方式，在屬地化、特色化、定制化建設(shè)的基礎(chǔ)上，明確資產(chǎn)歸屬校區(qū)，對濟(jì)南、威海、青島三地的8個(gè)校區(qū)的儀器設(shè)備進(jìn)行區(qū)分，由主管部門統(tǒng)籌管理，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)“一校三地八校區(qū)”國有資產(chǎn)的“一體化”管理和服務(wù)。再次，將儀器設(shè)備全生命周期管理平臺與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度融合，在驗(yàn)收建賬、使用變動、處置下賬等環(huán)節(jié)推動實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銜接，推動實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，確?！百~賬相符”[3]。

1.5 研究確立儀器設(shè)備全生命周期管理模式

采用BPM（業(yè)務(wù)流程管理）的思想，研究儀器設(shè)備全生命周期管理模式，對儀器設(shè)備預(yù)算管理、配置論證、計(jì)劃管理、采購執(zhí)行、合同管理、進(jìn)口外貿(mào)、驗(yàn)收建賬、使用變動、維修維護(hù)、開放共享、下賬處置等儀器設(shè)備全生命周期系列業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化提煉，實(shí)現(xiàn)從“入口”到“出口”的信息共享和全過程動態(tài)監(jiān)管，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在多角色、多部門間自動流轉(zhuǎn)及跨部門的銜接協(xié)作[4]。通過全生命周期管理模式自動、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映資產(chǎn)管理過程中的業(yè)務(wù)及異動信息，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)重要指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警功能，促進(jìn)資產(chǎn)的規(guī)范管理和使用效益提升。

1.6 設(shè)計(jì)構(gòu)建全網(wǎng)公開的信息發(fā)布平臺

強(qiáng)化信息公開和內(nèi)控監(jiān)督，通過構(gòu)建設(shè)備家具采購信息發(fā)布平臺、網(wǎng)上競購公示平臺和自購公示平臺，將設(shè)備家具采購需求和采購結(jié)果信息公開，推動實(shí)現(xiàn)采購過程公開、透明、可追溯，全程留痕留底；通過構(gòu)建全校資產(chǎn)公開查詢平臺，將存量設(shè)備信息在全網(wǎng)公開，實(shí)現(xiàn)每位教職工全部設(shè)備信息在線可查、可打印、可導(dǎo)出，拓寬資源共享渠道，破解信息不對稱瓶頸，為設(shè)備論證提供有力的數(shù)據(jù)支撐，避免資源重復(fù)建設(shè)[5-6]；通過構(gòu)建資產(chǎn)處置公示平臺，對報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行全校公示，增加處置透明度，支持申請報(bào)廢設(shè)備有利用價(jià)值部件的再利用，提高資源利用率；設(shè)計(jì)構(gòu)建公物倉閑置資產(chǎn)調(diào)劑平臺，深入貫徹落實(shí)黨中央“過緊日子”決策部署，對閑置或超標(biāo)配置的可重復(fù)利用行政辦公設(shè)備家具，及低效運(yùn)轉(zhuǎn)的大型儀器設(shè)備統(tǒng)一納入公物倉網(wǎng)絡(luò)管理平臺，推進(jìn)資源共享共用，實(shí)現(xiàn)資源經(jīng)濟(jì)節(jié)約、集中共享，提高資產(chǎn)使用效益。

1.7 設(shè)計(jì)構(gòu)建“一站式”服務(wù)大廳

設(shè)計(jì)構(gòu)建“以服務(wù)為導(dǎo)向”的儀器設(shè)備服務(wù)大廳，服務(wù)大廳面向全校教職工統(tǒng)一登錄入口辦理各類業(yè)務(wù)，可提供“一站式”的儀器設(shè)備管理“一網(wǎng)、一門、一次”的服務(wù)，為師生提供儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)辦理、業(yè)務(wù)審批、業(yè)務(wù)查詢平臺。每位教職工均可清晰地管理自己名下領(lǐng)用的儀器設(shè)備，方便在線辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，查詢進(jìn)展，無需跑路，無需到職能部門現(xiàn)場辦理；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上實(shí)時(shí)查看經(jīng)費(fèi)使用情況，了解執(zhí)行進(jìn)度；業(yè)務(wù)審批者可實(shí)時(shí)網(wǎng)上審批，以提高辦事效率，提升教職工滿意度。

2 建設(shè)成效

山東大學(xué)以儀器設(shè)備實(shí)際管理需求為基礎(chǔ)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)，創(chuàng)新管理模式與管理機(jī)制，優(yōu)化管理流程，創(chuàng)新服務(wù)模式。通過文獻(xiàn)研究、深度調(diào)研、會議研討、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方法，引入BMP和實(shí)名制管理思想，借勢“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，以山東大學(xué)資產(chǎn)管理平臺為基礎(chǔ)，對儀器設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化、重塑、再造，初步完成了儀器設(shè)備全生命周期管理信息化平臺的開發(fā)建設(shè)工作，主要建設(shè)成效如下。

2.1 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)“一站式”線上辦理，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量

基于儀器設(shè)備全生命周期平臺構(gòu)建了“一站式”的儀器設(shè)備服務(wù)大廳，整合了設(shè)備全生命周期管理的業(yè)務(wù)功能，主要包含采購申請審批、采購立項(xiàng)管理、采購執(zhí)行、合同管理、驗(yàn)收建賬、使用變動、處置下賬、折舊攤銷、清查盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)上報(bào)等功能，將其在一個(gè)界面上呈現(xiàn)，方便業(yè)務(wù)查詢、辦理。實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人可直接查看管理所負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室名下的儀器設(shè)備，教職工可直接查看管理名下的儀器設(shè)備，快速、方便在線發(fā)起辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，并可實(shí)時(shí)追蹤查看業(yè)務(wù)進(jìn)度，最大限度地為教職醫(yī)務(wù)員工松綁減負(fù)，有效提升了用戶滿意度和服務(wù)效能。

2.2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+采購服務(wù)”新模式，提升采購效率

儀器設(shè)備管理平臺以“資產(chǎn)合理配置、采購過程陽光高效”為目標(biāo)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)模塊對接，全面實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備采購申請、采購立項(xiàng)、采購執(zhí)行等環(huán)節(jié)全流程線上辦理。除支持常規(guī)采購模式外，平臺還構(gòu)建了豐富的“互聯(lián)網(wǎng)+采購模式”的采購方式，包含了網(wǎng)上競價(jià)、網(wǎng)上比選、商城直采等多元化采購模式，通過采購全流程線上辦理，大幅提升采購效率，顯著降低采購成本。

2.3 實(shí)現(xiàn)采購和維修合同電子化簽約，節(jié)省人力物資

平臺建設(shè)根據(jù)《電子簽名法》等法律法規(guī)相關(guān)要求，利用數(shù)字認(rèn)證技術(shù)在儀器設(shè)備管理平臺開發(fā)了合同電子化和電子簽約平臺。該平臺采用模板引擎技術(shù)，根據(jù)采購和維修結(jié)果發(fā)起待擬定的合同，基于采購數(shù)據(jù)和合同模板自動生成內(nèi)容規(guī)范、要素完整、形式合規(guī)的采購合同，線上審批完成后利用數(shù)字加密技術(shù)保護(hù)合同文本防篡改偽造，通過CA數(shù)字認(rèn)證和電子簽名技術(shù)進(jìn)行線上簽署，系統(tǒng)備案歸檔，有效打破了時(shí)間和空間壁壘，節(jié)省了人力和物資，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備采購全程不見面，高效助力疫情防控。

2.4 構(gòu)建自研自制設(shè)備管理新機(jī)制，防止國有資產(chǎn)流失

平臺開發(fā)了自研自制儀器設(shè)備管理模塊，包含自研自制儀器設(shè)備立項(xiàng)、建賬、轉(zhuǎn)固環(huán)節(jié)。自研自制儀器設(shè)備按照“研制期間計(jì)在建工程，研制成功轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)”的方式進(jìn)行資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理。此模式將自研自制儀器設(shè)備支出所涉及的設(shè)備、配件、材料等實(shí)物資產(chǎn)購置費(fèi)用，及加工改造、試驗(yàn)測試、專家咨詢等研制所需其他必要費(fèi)用統(tǒng)一納入管理，相關(guān)單據(jù)系統(tǒng)自動歸檔，有效防止了國有資產(chǎn)流失。

2.5 形成“一體化”管理服務(wù)體系，提升服務(wù)效能

初步建立的全生命周期資產(chǎn)管理服務(wù)信息平臺，打通了校區(qū)和部門間的業(yè)務(wù)渠道，打破了信息壁壘，有效解決了信息碎片化、應(yīng)用條塊化和服務(wù)割裂化等問題。管理平臺的構(gòu)建推動形成了以效益為核心的儀器設(shè)備全生命周期一體化管理機(jī)制，使設(shè)備論證、配置、建賬、報(bào)銷、使用、維修、報(bào)廢、評價(jià)等各環(huán)節(jié)深入耦合，促進(jìn)資源合理配置和高效使用，方便申請人實(shí)時(shí)了解各審批節(jié)點(diǎn)處理結(jié)果，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備建賬報(bào)銷一體化及全生命周期管理業(yè)務(wù)程序的公開、透明、可追溯。

2.6 構(gòu)建資產(chǎn)開放共享新機(jī)制，提高資源使用效益

基于儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)建立了全校資產(chǎn)公開查詢平臺，設(shè)計(jì)開發(fā)了按實(shí)驗(yàn)室、領(lǐng)用人、設(shè)備原值、使用方向、規(guī)格型號等進(jìn)行檢索的高級查詢模式，構(gòu)建了實(shí)驗(yàn)室設(shè)備共享管理機(jī)制，打破傳統(tǒng)的孤島式管理和信息不對稱壁壘，將全校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備信息全網(wǎng)公開，推動形成新形勢下實(shí)驗(yàn)室設(shè)備開放共享模式，助力實(shí)驗(yàn)室設(shè)備使用效益的提升以及學(xué)科交叉融合、協(xié)同創(chuàng)新。此外，在學(xué)?，F(xiàn)有調(diào)劑機(jī)制的基礎(chǔ)上完成了校級公物倉網(wǎng)絡(luò)管理平臺的初步構(gòu)建，構(gòu)建了閑置和低效資產(chǎn)共享共用新機(jī)制，基于學(xué)校年度大型儀器設(shè)備考核結(jié)果，主管部門可將平臺內(nèi)大儀考評連續(xù)3年不合格或連續(xù)2年綜合評分低于20分的儀器設(shè)備統(tǒng)一納入公物倉網(wǎng)絡(luò)管理平臺，進(jìn)行全校范圍內(nèi)的統(tǒng)一調(diào)配使用；資產(chǎn)領(lǐng)用人也可通過系統(tǒng)將名下閑置資產(chǎn)和超標(biāo)配置資產(chǎn)自主發(fā)起調(diào)劑申請，全校統(tǒng)一調(diào)劑，最大限度地提高資源利用率和使用效益。

3 結(jié)語

設(shè)備全生命周期管理平臺通過分層、分類數(shù)據(jù)庫存儲體系的交互運(yùn)作實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備全周期基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的動態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤和集中監(jiān)控管理，使上下游業(yè)務(wù)緊密銜接、環(huán)環(huán)相扣。雖然全生命周期視域下的儀器設(shè)備管理平臺建設(shè)已初步建成，建設(shè)成效顯著，但儀器設(shè)備全生命周期管理平臺建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，還需在實(shí)踐中不斷優(yōu)化和完善，進(jìn)一步對標(biāo)國家政策、結(jié)合學(xué)校實(shí)際對系統(tǒng)業(yè)務(wù)程序進(jìn)行深度優(yōu)化，最大限度地解放人力資源，讓技術(shù)賦能業(yè)務(wù)全流程。新一輪“雙一流”建設(shè)的大背景下，學(xué)校將進(jìn)一步借勢信息化手段創(chuàng)新管理模式、提升服務(wù)品質(zhì)，協(xié)同上下游相關(guān)部門進(jìn)一步解放思想，進(jìn)一步凝心聚力，進(jìn)一步協(xié)同創(chuàng)新，更好地為教學(xué)、科研和行政服務(wù)，努力開創(chuàng)支撐世界一流大學(xué)的儀器設(shè)備管理工作新格局。