基于知識(shí)管理的軍工單位檔案資源開發(fā)與利用

趙昕

（中國直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

0. 引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展推動(dòng)社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代?！笆濉睍r(shí)期以來，我國檔案工作成果卓著，檔案法規(guī)制度不斷完善、公共服務(wù)能力不斷加強(qiáng)，人才培養(yǎng)更加系統(tǒng)科學(xué)。因此，為繼續(xù)推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，2021年6月9日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，要擴(kuò)大檔案利用，創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，提高檔案管理綜合水平。當(dāng)前，面對(duì)人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的多元化需求，檔案資源不能僅局限于原始、單一信息的積累，而是要拓寬檔案管理工作思路，重視檔案資源的開發(fā)與利用。通過借助多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多重技術(shù)手段，將原始檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過收集、加工、處理、組織得到檔案信息的延續(xù)性價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作模式由傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的知識(shí)化管理。

1. 知識(shí)管理與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，各種技術(shù)手段興起，多樣化的需求不斷促使檔案管理模式進(jìn)行逐步革新?？v觀檔案管理歷年來的發(fā)展變化，由最初以物本管理為理念的實(shí)體管理慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳袛?shù)字化平臺(tái)開展電子數(shù)據(jù)歸檔的信息化管理。如今，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理又面臨新的挑戰(zhàn)，為構(gòu)建滿足人們需求的系統(tǒng)服務(wù)體系，突顯知識(shí)價(jià)值，檔案管理模式需開始進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，由檔案信息管理逐步升級(jí)轉(zhuǎn)型為檔案知識(shí)管理。知識(shí)管理是指在組織中構(gòu)建一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的目的，并最終形成企業(yè)管理的知識(shí)資本。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)[1]。

檔案知識(shí)管理主要強(qiáng)調(diào)對(duì)知識(shí)價(jià)值的深度挖掘。知識(shí)按照其可被表述程度分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)。顯性知識(shí)是指能夠通過某種載體明確表達(dá)的知識(shí)，且在組織中多數(shù)是存儲(chǔ)于載體上，能夠被直接學(xué)習(xí)的編碼化知識(shí)信息。隱性知識(shí)是一種以人腦的神經(jīng)系統(tǒng)為“載體”，很難被表達(dá)和學(xué)習(xí)的潛在知識(shí)，表現(xiàn)為直覺、第六感、聯(lián)想、經(jīng)驗(yàn)等[2]。檔案作為可編碼化的載體將檔案信息以知識(shí)元為基本單位進(jìn)行科學(xué)拆分、重新組合，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的二次重組和共建，檔案管理人員依靠多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，將非編碼化的知識(shí)進(jìn)行一定程度的轉(zhuǎn)化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)隱性知識(shí)的共享利用。

將知識(shí)管理理念引入檔案管理工作，其目的主要是將檔案工作內(nèi)容由信息加工轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)加工，在此過程中，要求檔案工作者轉(zhuǎn)變對(duì)自身工作職能的認(rèn)知，以知識(shí)管理理論為主導(dǎo)，借助各種技術(shù)手段與信息平臺(tái)，在著錄、檢索、編研的基礎(chǔ)之上進(jìn)行檔案資源開發(fā)，旨在結(jié)合企業(yè)實(shí)際工作需求，將檔案數(shù)據(jù)挖掘、提煉、組織，以多元化形式呈現(xiàn)，為企業(yè)提供個(gè)性化、優(yōu)質(zhì)利用服務(wù)的同時(shí)，又能夠努力實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化目標(biāo)。

2. 檔案資源開發(fā)與利用原則

檔案管理工作本身是有序的、規(guī)范的，主要是通過一系列科學(xué)的理論和技術(shù)方法對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)性管理。因此，在原有檔案管理基礎(chǔ)之上進(jìn)行基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)，需遵循以下原則：

2.1 需求導(dǎo)向性原則

新形勢(shì)下，檔案管理工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)成為目前檔案工作革新的另一種途徑。當(dāng)前，企業(yè)用戶類型多元化，使用者對(duì)于檔案資源需求的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，面對(duì)這種情況，檔案資源的開發(fā)工作無疑是復(fù)雜的。以用戶需求為導(dǎo)向進(jìn)行檔案資源開發(fā)，需要以檔案數(shù)據(jù)的知識(shí)價(jià)值開發(fā)為前提，以檔案數(shù)據(jù)的高效利用為目的。堅(jiān)持以用戶需求為主體，一體多面式開發(fā)，縮小同類服務(wù)范圍，擴(kuò)大異質(zhì)資源種類，提供針對(duì)性、個(gè)性化檔案資源服務(wù)，不僅能夠減少檔案資源開發(fā)成本，降低開發(fā)試錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)，還能滿足多樣化的用戶需求，提高用戶對(duì)于檔案資源使用效率和使用頻次。

2.2 科學(xué)合理性原則

檔案資源的開發(fā)工作主要是圍繞用戶的使用需求進(jìn)行開展的。在軍工單位中，檔案資源的使用者眾多，如何最大限度統(tǒng)籌多樣化的檔案用戶需求成為檔案資源開發(fā)工作中不可忽視的重要問題。因此，為保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效利用，設(shè)置科學(xué)合理的檔案分類原則顯得尤為重要。作為檔案工作革新中的重要一環(huán)，基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)需以檔案基本理論為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上充分考慮到檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的知識(shí)挖掘方向，依據(jù)用戶使用需求進(jìn)行分類開發(fā)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)管理，保證各類目之間的完整與獨(dú)立，促使企業(yè)檔案資源能夠形成一個(gè)有機(jī)整體，形成一種系統(tǒng)、完善的檔案管理體系。

2.3 安全保密性原則

檔案保密是檔案管理工作中的重點(diǎn)、要點(diǎn)，檔案內(nèi)容安全與否與企業(yè)甚至是國家利益都緊密相關(guān)，因此，做好企業(yè)檔案保密工作對(duì)于保障企業(yè)甚至是國家利益都顯得至關(guān)重要。在檔案保密管理工作中，由于軍工單位相較于一般企業(yè)具有特殊的國防軍事屬性，工作內(nèi)容通常涉及航空、航天、核能、船舶、兵器等領(lǐng)域，所以，相關(guān)檔案較為敏感，在檔案資源的開發(fā)與利用方面也需更為慎重。檔案相關(guān)工作者應(yīng)對(duì)原有檔案“只保不用”觀念進(jìn)行革新，“用”是目的，“保”是手段，今時(shí)今日，需用辯證的眼光看待檔案保密與開發(fā)利用之間的關(guān)系，注意二者間對(duì)于“度”的把握，嚴(yán)格控制檔案利用范圍和人員使用權(quán)限，正確認(rèn)識(shí)和處理好檔案資源開發(fā)利用和安全保密之間的關(guān)系。

2.4 綜合效益性原則

檔案資源的開發(fā)與利用是檔案管理工作的重要組成部分，同時(shí)也可看作是企業(yè)開展的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。實(shí)施檔案資源開發(fā)項(xiàng)目，必然需要考慮到投入成本、開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)以及利用價(jià)值等一系列問題。通過對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，挖掘其知識(shí)價(jià)值，進(jìn)而形成知識(shí)產(chǎn)品或提供知識(shí)服務(wù)，以此為企業(yè)帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，最終達(dá)到檔案資源高效利用的目的。優(yōu)質(zhì)檔案資源的深度開發(fā)，是企業(yè)打破傳統(tǒng)檔案固有模式，對(duì)檔案資源附加知識(shí)價(jià)值的探索行為。將知識(shí)要素融入檔案資源開發(fā)利用的實(shí)踐過程中，需全面考量開發(fā)蘊(yùn)藏的未知風(fēng)險(xiǎn)，權(quán)衡其產(chǎn)生的利弊影響，提前研判檔案資源的開發(fā)與利用帶來的綜合效益，不僅能夠在一定程度上提升檔案資源開發(fā)的主觀能動(dòng)性，也能及早規(guī)避不良影響。

3. 當(dāng)前檔案開發(fā)利用中存在的問題

3.1 檔案利用意識(shí)淡薄

目前，檔案管理人員思想意識(shí)大多依舊以原有傳統(tǒng)檔案管理思想為主，對(duì)于檔案資源的開發(fā)利用較為忽視。通常情況下，檔案管理人員思想層次高低與檔案管理所用模式密切相關(guān)，是影響企業(yè)整體檔案管理水平的重要因素之一。過去保守落后的檔案管理思想會(huì)制約檔案管理工作的革新優(yōu)化，以“?！睘橹鞯臋n案管理思想觀念急需扭轉(zhuǎn)。在以往檔案管理工作中，檔案使用者對(duì)于檔案資源的利用是被動(dòng)的。而檔案管理人員作為檔案信息的提供者，對(duì)于檔案資源的價(jià)值鑒定、利用途徑、開發(fā)程度等則掌握相對(duì)絕對(duì)的決定權(quán)，檔案管理人員服務(wù)意識(shí)水平難以緊跟使用者對(duì)于檔案資源的利用需求，單向被動(dòng)的硬推式檔案資源傳遞成為檔案資源利用效率不高、用戶體驗(yàn)感較差的主要因素。因此，檔案人員開發(fā)利用意識(shí)水平的提高儼然已成為新形勢(shì)下檔案管理革新進(jìn)程中的難以忽視的緊要任務(wù)。

3.2 檔案利用方式單一

長(zhǎng)久以來，檔案管理部門仍多以檔案借閱、檔案復(fù)制等傳統(tǒng)、低層次的檔案信息資源利用服務(wù)為主，這種基礎(chǔ)性的檔案資源信息利用方式早已無法滿足檔案使用者的需求，用戶關(guān)注的已不再是簡(jiǎn)單的獲取文獻(xiàn)而是如何從繁雜的信息環(huán)境中找到能解決所面臨問題的信息內(nèi)容，并將這些信息融化和重組為相應(yīng)的知識(shí)或解決方案[3-4]。面對(duì)檔案利用方式單一這一現(xiàn)狀，究其原因是因?yàn)闄n案資源短缺與信息化開發(fā)能力不足，這也是目前阻礙檔案資源被高效利用的重要因素。對(duì)于檔案資源的利用不能僅局限于檔案數(shù)據(jù)本身，信息化挖掘手段也不容忽視。如今，開發(fā)檔案資源的知識(shí)價(jià)值已成為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的新型途徑，改變檔案管理思路，著力于針對(duì)隱性知識(shí)的開發(fā)利用，才能扭轉(zhuǎn)檔案利用方式單一的落后局面。

3.3 檔案人員專業(yè)水平不高

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)物管理逐漸過渡為信息技術(shù)管理，利用數(shù)字化平臺(tái)，檔案檢索效率大大提升，優(yōu)化了原有以人工管理為主的檔案管理模式，開啟了檔案“人機(jī)”雙重管理時(shí)代。在這種背景下，基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)利用則同樣需要以信息技術(shù)為支撐，這無疑是對(duì)檔案人員的專業(yè)技能和知識(shí)水平提出了更高的要求。但在實(shí)際檔案管理工作中，受投入資金、人員規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)者觀念等各種因素影響，信息化檔案管理的應(yīng)用范圍有限，信息技術(shù)知識(shí)普及程度不高，檔案人員多依靠于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，計(jì)算機(jī)知識(shí)較為欠缺，操作水平有限，難以滿足新形勢(shì)下檔案資源開發(fā)利用在實(shí)際工作中的需要。因此，提升檔案人員專業(yè)水平，是保障基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)利用順利開展的重要前提。

4. 檔案資源開發(fā)利用措施

4.1 培養(yǎng)檔案人員知識(shí)管理理念

檔案管理工作質(zhì)量水平的高低與檔案管理人員的思想意識(shí)密切相關(guān)，檔案管理人員思想意識(shí)不應(yīng)局限于對(duì)檔案的收集、整理、歸檔等方面，還應(yīng)著眼于對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的深度挖掘和開發(fā)。重視知識(shí)發(fā)現(xiàn)、信息與知識(shí)交流、信息與知識(shí)應(yīng)用及知識(shí)的創(chuàng)新，將藏在組織機(jī)構(gòu)、組織文化、管理流程和管理人員頭腦中的隱性知識(shí)識(shí)別出來，使之文檔化，同時(shí)，拓展開發(fā)寬度、延伸開發(fā)深度，重視起檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)融合產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)價(jià)值增值空間，即將知識(shí)管理理念融入檔案管理工作中，在傳統(tǒng)物本管理理念基礎(chǔ)之上結(jié)合知識(shí)管理內(nèi)涵，共同應(yīng)用實(shí)踐，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理開發(fā)與利用[5]。

4.2 構(gòu)建檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源與使用者之間的相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源系統(tǒng)共享、協(xié)同，檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建無疑成為對(duì)檔案資源開發(fā)利用的另一種方法。通過借助數(shù)據(jù)倉庫、搜索引擎等計(jì)算機(jī)應(yīng)用工具，對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行有效整合、二次加工，在傳統(tǒng)檔案資源利用需求的基礎(chǔ)之上，依據(jù)資源特性和利用目標(biāo)，劃分出相應(yīng)的特色模塊，如個(gè)性化推送服務(wù)、聯(lián)想利用、互動(dòng)式分享以及個(gè)人定制模塊等，不僅能夠大大提升檔案資源的利用效率，同時(shí)也能增強(qiáng)檔案用戶的體驗(yàn)感和滿意度。檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，改變了原有檔案信息的加工處理方式，依托計(jì)算機(jī)平臺(tái)，采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，來完成檔案資源向知識(shí)的過渡過程，增強(qiáng)對(duì)隱性知識(shí)的獲取能力。從企業(yè)角度來看，能夠更加清晰地了解用戶使用需求，獲取用戶使用頻次、資源需求方向等數(shù)據(jù)信息，方便企業(yè)對(duì)檔案資源進(jìn)行針對(duì)性的投入與開發(fā)。從用戶角度來看，可以滿足使用者個(gè)性化的使用需求，提升檢索效率，減少對(duì)冗余資源查閱的時(shí)間成本，方便日后進(jìn)行個(gè)人管理與備查。

4.3 加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

目前，在檔案管理工作中，人力是各項(xiàng)工作、想法的踐行者。要想順利開展基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)與利用工作，檔案人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和技能水平則顯得尤為重要。相較于對(duì)傳統(tǒng)檔案人員的能力素養(yǎng)要求，基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)與利用工作在此基礎(chǔ)之上提出了更高的期望，急需擁有對(duì)知識(shí)管理相關(guān)內(nèi)容的理解與應(yīng)用能力。著眼于檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，結(jié)合當(dāng)下熱點(diǎn)技術(shù)、領(lǐng)域方向，定期開展專業(yè)知識(shí)講座，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，加快企業(yè)檔案人員知識(shí)的更新速度。優(yōu)化原有以人力為主的檔案管理模式，注重檔案知識(shí)與信息技術(shù)應(yīng)用的交叉學(xué)習(xí)，組織檔案人員專業(yè)知識(shí)與技能大賽。根據(jù)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，挖掘擅長(zhǎng)的檔案知識(shí)領(lǐng)域，鼓勵(lì)全員進(jìn)行知識(shí)共享，建設(shè)出一支能實(shí)施檔案知識(shí)管理策略的開拓型、創(chuàng)造型知識(shí)團(tuán)隊(duì)。

5. 結(jié)語

基于知識(shí)管理的檔案資源開發(fā)利用是當(dāng)前時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于拓寬檔案管理思路，注重檔案信息知識(shí)屬性的表達(dá)，加速推進(jìn)檔案資源的信息化融合，有效改善檔案利用效率低下的現(xiàn)狀具有相當(dāng)積極的作用。將知識(shí)進(jìn)行高質(zhì)量的加工處理后轉(zhuǎn)化為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的組成部分是檔案管理的新職能，也是檔案工作能夠順利長(zhǎng)足發(fā)展的堅(jiān)實(shí)保障。