農(nóng)業(yè)科研單位基建檔案科學(xué)管理初探

姚慶群 嚴琳玲

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南?？?570100）

農(nóng)業(yè)科研單位檔案是指單位從事科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨政文化、人事管理、財務(wù)管理等活動過程中形成的各種文字、圖表及聲像等資料，是單位建設(shè)歷史見證的寶貴資料，具有一定的保存與使用價值。檔案管理工作就是收集、整理保存檔案的全過程工作，是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和完整性的可靠保證?；n案是農(nóng)業(yè)科研單位進行基本建設(shè)及修繕購置項目規(guī)劃與申報、基礎(chǔ)設(shè)施日常管理的重要依據(jù)，是保證單位正常運轉(zhuǎn)和日后改、擴建工作的重要的憑證。它不僅是工程項目建設(shè)過程簡單的歷史記錄，更是工程項目建設(shè)經(jīng)驗和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映程項目建設(shè)的科技的成果以及使用效果。但是，由于部分農(nóng)業(yè)科研單位對基建檔案的管理不夠重視，管理不科學(xué)，甚至不符合相關(guān)的管理要求，更沒有專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致基建檔案歸檔不規(guī)范，查詢與利用效率低。本文從基建檔案的特點及存在問題出發(fā)，尋找學(xué)科的基建檔案管理方法。

1.基建檔案的主要內(nèi)容及特點

1.1 基建檔案的主要內(nèi)容

基建檔案是基建項目在申報及實施管理活動中直接形成的、經(jīng)過整理立卷具有保存價植所有文字、圖紙圖像、聲像等各種載體形式的文件材料[1]?；椖繖n案的包括三大類項內(nèi)容：（1）項目前期產(chǎn)生的資料，如項目立項申請報告、項目建議書或可行性研究報告環(huán)評勘察測繪報告、初步設(shè)備及圖紙、招投標文件，合同協(xié)議及批復(fù)審核文件等。（2）執(zhí)行階段產(chǎn)的文件，如開工報告、工程測量定位記錄、圖紙會審報告、施工組織設(shè)計、設(shè)備安裝調(diào)試與驗收記錄、各分項工程驗收記錄、工程質(zhì)量報告、施工日記，監(jiān)理日記等。（3）竣工階段產(chǎn)生的資料，如竣工圖、會議文件及會議決定、單位工程竣工驗收報告、竣工決算報告、工程建設(shè)總結(jié)和工作報告等?；ㄔO(shè)檔案不僅是工程項目建設(shè)進行審計、監(jiān)督管理和驗收以日后進行及生產(chǎn)維護、技術(shù)改造的重要依據(jù)，它的完整性與有效利用直接關(guān)系到工程竣工驗收、生產(chǎn)使用以及后期工程維護維修、改擴建等，也可為其他相關(guān)工程建設(shè)提供參考。

1.2 基建檔案的主要特點

基建項目檔案具有系統(tǒng)性特點?；n案的產(chǎn)生是根據(jù)基建項目活動的推進而逐漸產(chǎn)生的，在項目推進過程中，涉及幾個階段的內(nèi)容：（1）規(guī)劃期申報階段，檔案主要包括項目建議書，可行性研究報告書，申請上報文件，選址意見書，用地預(yù)審意見，環(huán)境影響評價審批文件等。（2）項目實施階段，檔案主要包括項目初步設(shè)計及批復(fù)，招投標材料、施工圖，監(jiān)理資料等。（3）竣工驗收階段，竣工圖，各單項工程驗收料檔案等。而這些檔案資料是有機地聯(lián)系在一起，形成一個承上啟下的資料系統(tǒng)，同時真實、全面、詳細地反映建設(shè)工程項目從規(guī)劃設(shè)計到竣工驗收各個階段的活動。

基建項目檔案具有復(fù)雜性特點。建檔案中客觀全面地記錄了基建工程項目的具體信息，包含的內(nèi)容涉及建筑、道路、給排水、消防、設(shè)備等各個方面，既有建設(shè)單位資料，又有施工單位及監(jiān)理單位資料，各類資料文件都有詳細的記錄[2]。另外，基建工程項目的不可控因素較多，在實施過程中可能會產(chǎn)生很多不可預(yù)測的問題，產(chǎn)生的文件隨項目的進展逐漸增多，如各種類型的簽證，變更資料等，因此，基建檔案隨著時間變更，條件變化變而變得復(fù)雜多樣。

基建項目檔案具有真實性特點?；n案上的每張圖紙、每項工程、每項支出都是真實存的，都能找到發(fā)生的具體位置及實物所在，它能準確、真實、完整地反映工程及設(shè)施的真實情況，并將直接影響到工程投產(chǎn)后的生產(chǎn)，維護、改擴建等工作的正常進行。

基建項目檔案具有專業(yè)性特點。首先是檔案內(nèi)容的專業(yè)性，基建檔案相比較其他類別檔案，其涉及設(shè)計、勘探、施工、安裝以及消防等多種專業(yè)內(nèi)容[3]。其次是檔案形式的專業(yè)性，特別是圖紙資料，由于圖紙幅面大，整理檔案時需要有專業(yè)的折疊方法才能既方便查看也能在存放時不被損壞。另外隱蔽工程圖像資料的選擇與保存，需要了解工程關(guān)鍵點工程圖，做好圖文并存的檔案記錄，以便日后查看與利用。

2.基建檔案收集管理存在的問題

2.1 重視度不夠，檔案管理業(yè)務(wù)水平有限

項目領(lǐng)導(dǎo)、項目執(zhí)行人員均把主要工作重點在工程進度、質(zhì)量、資金落實等方面，對項目檔案收集與管理的重要性認識不夠，在檔案管理上沒有設(shè)置專職人員，且管理人員流動頻繁，檔案交接工作不完善，導(dǎo)致文件遺失或沒有交接到位。另外，基建檔案內(nèi)容涉及面廣，工作環(huán)境較為復(fù)雜，編制整理周期長，具有鮮明的專業(yè)性。這就要求檔案管理人員既要有檔案方面的專業(yè)知識，又必須具備一定的建筑專業(yè)知識，而且要對基建項目施工各階段的環(huán)節(jié)流程和基本術(shù)語都有一定的了解，以便和建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方更好地溝通，保證基建檔案管理的質(zhì)量[4]。由于對基建檔案收集與整理缺乏統(tǒng)一的標準和有效的操作方法，不同管理人員各有不同的檔案管理方式，對基建檔案認識水平、重視程度不同，容易造成檔案收集不全、歸檔質(zhì)量參差不齊等問題。

2.2 檔案資料的形成與項目進度不同步，歸檔不及時

項目規(guī)劃與前期準備時，由于對立項把握不準，對前期資料的各種修改形成的資料沒有及時整理更新，使一些重要的前期文件丟失。在基建項目工程施工過程中出現(xiàn)的變更問題，有些現(xiàn)場直接變動，沒有及時進行圖紙修改，及辦理相關(guān)手續(xù)，更沒有形成檔案資料存檔，造成檔案管理員在最后整理檔案或驗收時，發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準確。還有一些重要的設(shè)備資料，如使用說明，安裝軟件、保修卡、安裝調(diào)試記錄及驗收報告等，應(yīng)及時整理存檔并移交檔案管理員而遲遲不移交，導(dǎo)致日后設(shè)備運行維護，技術(shù)改造難以找到依據(jù)。另外，由于項目管理者對檔案認識不夠，沒有檔案管理作為工程項目管理的一部分對待，認為只要保證工程的進度和質(zhì)量就夠了，使檔案資料的收集，整理無法做到與工程進度同步，通常以先執(zhí)行，后補資料方式進行，導(dǎo)致使項目驗收時檔案文件收集不全，有些資料還前后不一致，竣工圖與實際不相符或編制不規(guī)范，需簽字材料手續(xù)不完備等，最后竣工驗收還需補充完善各類檔案資料。

2.3 資料不完整，歸檔文件材料不規(guī)范

基建檔案收集過程貫穿了規(guī)劃到項目竣工驗收，在項目實施過程中，經(jīng)歷時間長，中間可能從管理到經(jīng)辦都換了不同的工作人員，每個人經(jīng)辦的資料不一樣，管理方式不一樣，有些人對檔案資料要求不嚴格，認為有存了檔就行，沒有考慮檔案是否完善合格，如審批文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件內(nèi)容是否完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，文件（除簽名外）是否存在“三色筆”現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等[5]。另外，從立項到竣工期間，檔案資料處于動態(tài)變化，會隨著工程施工進度、因地制宜，部分設(shè)計會發(fā)生變更，檔案文件隨之而變，使用前期所收集的檔案資料有可能被后期的檔案所替代，如果沒有及時標記變更，會使資料前后不一致，造成歸檔文件不完全、不規(guī)范。

2.4 聲像檔案缺乏及隱蔽工程缺少圖片與說明

聲像檔案包括照片、錄像及音頻等影像聲音材料，它是基建項目實施過程、竣工驗收的證明材料，特別是隱蔽工程，圖像資料顯得尤其重要，是紙質(zhì)檔案的必要補充。在農(nóng)業(yè)科研基建項目檔案中，極少有圖片、錄像等聲像材料歸檔，有些雖然有聲像資料，但不納入正式檔案歸檔，有些雖有相關(guān)照片，便缺乏詳細說明，給日后項目的維修、維護、改擴建帶來困難。如有的工程項目無隱蔽工程記錄或記錄不全，有的雖有圖紙，但沒有詳細說明或說明不不清晰，有的圖紙更改多次辨認不清，更沒有當時施工過程的圖片資料檔案，時間長會造成隱蔽工程無法清晰呈現(xiàn)，嚴重的會造成后期工程無法正常實施。

3.基建檔案科學(xué)管理的幾點建議

3.1 重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先單位領(lǐng)導(dǎo)與項目執(zhí)行人應(yīng)該重視基建檔案的管理，及時配備專門的基建檔案管理人員，要求必須掌握檔案整理基本操作方法，熟悉基建工程業(yè)務(wù)流程，有一定專業(yè)知識、責(zé)任心強，具備良好的溝通與交流能力，能抓住每一個建設(shè)環(huán)節(jié)的及時收集與整理檔案。同時要與時俱進，積極參加線上或線下培訓(xùn)工作，既要參加建設(shè)項目管理能加培訓(xùn)，又要適當參加檔案管理培訓(xùn)，了解基建管理工作的新技能與發(fā)展新方向，做到科學(xué)、及時、準確收集基建檔案，為項目檢查、竣工驗收及日后檔案利用提供有力依據(jù)。

3.2 歸檔工作實行“三納入”“四同步”，做到應(yīng)歸盡歸

科學(xué)的檔案管理工作應(yīng)該有相應(yīng)的執(zhí)行標準，檔案工作“三納入”和“四同步”是檔案工作基本標準之一，也是檔案工作制度基本要點。基建檔案的“三納入”主要是指把基建檔案管理工作納入工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位崗位職責(zé)?！八耐健笔侵疙椖拷ㄔO(shè)（維修）工作一開始就應(yīng)與建立檔案工作同步進行，檢查項目工程情況應(yīng)與檢查項目檔案工作情況同步進行，項目在建設(shè)過程中要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行，項目竣工驗收應(yīng)與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行[6]。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該制訂本單位檔案管理制度、績效考核制度等，從制度上體現(xiàn)建設(shè)檔案收集整理與保存重要性，搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)就是將相關(guān)資料及時收集齊全、完整并整理，什么時候進行對檔案歸檔是關(guān)鍵，只有在項目申請申報就開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，注重基建項目過程資料的整理，項目竣工驗收時才能有一套完整的、有價值文件材料的歸檔。

3.3 電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，加強信息化管理

信息化管理是將來檔案管理的趨勢，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，越來越多的新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域中。在基建檔案管理中，可以根據(jù)基建檔案管理的實際情況建立檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，將基建檔案的數(shù)據(jù)和信息進行錄入，借助信息化技術(shù)對基建檔案內(nèi)容進行整理，建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，如果想要查找相關(guān)的檔案信息就可以進行相應(yīng)的檢索，也可以將數(shù)據(jù)和信息進行共享，方便其他部門的人員進行查閱[7]。此外，聲像材料與其他紙質(zhì)材料能有機聯(lián)系一起，使工作人員在日常工作過程中的效率和水平能夠得到有效提升，也可以根據(jù)實際要求，為其配置專業(yè)的軟件，為項目日后管理，改擴建等提供充分依據(jù)。

3.4 加強開發(fā)，提升基建設(shè)檔案利用價值

基建項目過程會產(chǎn)生數(shù)量巨大、類型多樣的原始數(shù)據(jù)作為歸檔料，它具有一定的技術(shù)性，包含了大量的工程建設(shè)信息，是單位的無形資產(chǎn)，在農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)決策過程具有一定的參謀作用。但如果它僅作為檔案在貯存在檔案室里，就難以體現(xiàn)其價值，只有通過開發(fā)利用才能實現(xiàn)基建設(shè)檔案的價值。因此，要讓基建檔案得到充分利用，（1）提高基建檔案系統(tǒng)中目錄的準確性、易查性，讓使用人員及時有效地查閱到相關(guān)檔案信息。（2）應(yīng)當根據(jù)基建項目規(guī)劃、維修、改擴建及生產(chǎn)等需要，做好文獻分類，如按項目地點歸類圖紙，做好目錄匯編、檔案摘要等，以便于更好地開發(fā)利用基建檔案信息，為決策、日常管理工作提供依據(jù)和參考資料。（3）使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)及信息分析軟件，建立單位檔案數(shù)據(jù)庫平臺，為檔案利用者提供綜合查詢功能，使基建檔案達到更深層次的利用。

4. 結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該當把基建檔案管理作為項目管理工作中的重要組成部分，檔案的收集積累、歸檔整理、查詢利用這三者的關(guān)系是緊密聯(lián)系且相互關(guān)聯(lián)的。只有及時、準確、系統(tǒng)地收集收集整資料檔案，利用科學(xué)的管理手段，把基建檔案管理各項工作做得到位，才能得心應(yīng)手地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。