數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理研究

趙玉萍

（核工業(yè)甘肅礦冶局，甘肅蘭州 730030）

0.引言

基于數(shù)字時(shí)代背景下，很多事物都發(fā)生了明顯的改變，特別是在人們的生活以及工作方面，各種信息化的技術(shù)手段、應(yīng)用設(shè)備等都開始大規(guī)模普及。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展也遭遇了很多沖擊，企業(yè)想要不被拋棄，就必須進(jìn)行不斷轉(zhuǎn)型，在這種情形下，傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展也遭遇了障礙。檔案資源是人類知識(shí)和信息資料的主要組成部分，其發(fā)展受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，檔案資源量也發(fā)生了顯著的增長(zhǎng)[1]。數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人們的影響頗大，隨著科技體制的深化變革，在其不斷優(yōu)化的過程中，也會(huì)遇到不少問題。根據(jù)目前的情況來看，科技檔案方面勢(shì)必要展開深入革新，在其發(fā)展變化的過程中，要逐漸朝著科技檔案便捷化的方向不斷前進(jìn)。

1.數(shù)字時(shí)代背景

大數(shù)據(jù)最開始出現(xiàn)于2008年，在這一年的《自然》雜志中，出現(xiàn)了一個(gè)較為新鮮的詞匯，即大數(shù)據(jù)，其以該名詞為主題進(jìn)行了相關(guān)分析。同樣在這一年，某一聯(lián)盟組織發(fā)表了一篇報(bào)告，主要內(nèi)容為大數(shù)據(jù)計(jì)算的相關(guān)情況，在報(bào)告中，我們可以看到基于信息化的時(shí)代下，大數(shù)據(jù)計(jì)算怎樣實(shí)現(xiàn)對(duì)商業(yè)等領(lǐng)域的改變。在此之后，2011年，EMC在一年會(huì)中總結(jié)了大數(shù)據(jù)的概念，在此之后，關(guān)于大數(shù)據(jù)的研究開始不斷增多。

經(jīng)過對(duì)大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步分析表明，它主要指向的是使用傳統(tǒng)軟件技術(shù)工具無法實(shí)現(xiàn)在特定的時(shí)期內(nèi)獲取、加工和加以管理的數(shù)據(jù)信息集合體。而麥肯錫國(guó)際研究所給的定義則是一種數(shù)據(jù)收集，該規(guī)?？梢栽谛畔⑹占?、儲(chǔ)存、管理和大數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域，達(dá)到傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具所不能達(dá)到的水平。

2.科技檔案信息化建設(shè)與管理的特點(diǎn)意義

2.1 科技檔案信息化建設(shè)與管理的特點(diǎn)

數(shù)字背景下科技檔案信息化，從載體、形態(tài)、建設(shè)管理等方面都發(fā)生了較為明顯的變化，其特點(diǎn)也有了更新。詳細(xì)來講，檔案信息化特點(diǎn)新的表現(xiàn)主要有以下幾方面：

2.1.1 非人工直讀性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，其具有一個(gè)重要特點(diǎn)即直讀性，但是與之相比，在數(shù)據(jù)時(shí)代下的科技檔案信息化建立及其管理模式已經(jīng)產(chǎn)生了很大的變革，所有檔案的記錄存儲(chǔ)方式都將采取數(shù)字式代碼形式，并使用專門的載體介質(zhì)對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行保存，常見的存儲(chǔ)介質(zhì)包括云盤等。并且從檔案讀取方面來看，其也需要進(jìn)行解碼，利用計(jì)算機(jī)或其他專業(yè)化的設(shè)備，將以數(shù)字式代碼存儲(chǔ)的檔案信息轉(zhuǎn)化為人們可以理解的文字、聲音等[2]。

2.1.2 依賴專用設(shè)備

在數(shù)字時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用十分普遍，而科學(xué)檔案與信息化也必然離不開電腦等軟硬件儀器設(shè)備的支撐，科技檔案信息化載體，和有關(guān)設(shè)備軟件之間聯(lián)系密切。在這種情況下，檔案不再受潮濕、火災(zāi)等因素的干擾，由于其必須要依靠專門的儀器設(shè)備，設(shè)備型號(hào)、軟件的規(guī)范度等一躍成為新的影響因素。

2.1.3 信息易更改性

基于數(shù)字背景下，數(shù)字信息將會(huì)借助一定的數(shù)字編碼形式加以記錄存儲(chǔ)，將記錄好的信息放置于專門的設(shè)備載體上。在這種情景下，科技檔案信息的可變更性更為突出，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方面，如果想要更改信息，勢(shì)必會(huì)有涂改等跡象，但是在科技檔案信息方面，如果信息被增、刪、更改，則不容易被發(fā)現(xiàn)，隱蔽性比較強(qiáng)。

2.1.4 載體間分離性

數(shù)字背景下的科技檔案信息化和管理載體之間存在著較為明顯的可分離性，也就是說，在數(shù)字背景下，科技檔案信息的內(nèi)容能夠借助不同的管理載體實(shí)現(xiàn)相互查看、交換。在這過程中，檔案的所有信息沒有被修改，這對(duì)其存儲(chǔ)不會(huì)產(chǎn)生影響。

2.1.5 信息具有共享性

科技檔案基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，其打破了傳統(tǒng)物理空間以及時(shí)間的限制，促使科技檔案在傳播、傳閱等方面的效率變得更高。除此之外，利用數(shù)字技術(shù)，科技檔案信息共享性會(huì)變得更為突出，并且集成性也會(huì)變得更高，人們可以突破時(shí)間、空間的束縛，利用專門化的渠道進(jìn)行科技檔案的查詢利用。

2.2 科技檔案信息化建設(shè)與管理的意義

顯而易見，檔案的重要性不言而喻，其對(duì)于我們每個(gè)人而言，都有著不小的影響。因而這給檔案保存工作提出了嚴(yán)格的要求。在數(shù)字時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)檔案行業(yè)隨之展開了改革變新，科技檔案的產(chǎn)生使得檔案存儲(chǔ)、管理等工作變得更為便捷化。由于檔案十分重要，因而科技檔案保存工作必須要做到嚴(yán)密、謹(jǐn)慎、不容出錯(cuò)，對(duì)有關(guān)科研人員來說，是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。從整體的角度分析，很多檔案都要求保存較長(zhǎng)的時(shí)間。通過對(duì)傳統(tǒng)檔案的調(diào)查了解可知，傳統(tǒng)檔案很容易殘缺甚至消失。給紙質(zhì)檔案維護(hù)工作提出了較高的要求。很多科研機(jī)構(gòu)在檔案存儲(chǔ)方面耗費(fèi)了較多的心血，這使得潮濕、火災(zāi)等情況發(fā)生的概率大大降低了，但是仍然還有一些問題沒有得到妥善解決，這使得檔案損毀等情況沒有完全消失。上述提出的諸多問題，在傳統(tǒng)檔案管理工作中無法得到有效解決。但是隨著信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案可以與信息化技術(shù)融為一體形成檔案信息化，在這種情況下，潮濕、火災(zāi)等情況將迎刃而解，避免了查閱檔案出現(xiàn)的丟失、破壞等情況，有效提升各檔案管理的安全性以及方便性。

3.科技檔案信息化建設(shè)與管理面臨的問題

3.1 科技檔案信息化發(fā)展缺乏均衡性

現(xiàn)如今，檔案管理部門對(duì)信息化檔案建設(shè)管理工作較為重視，但是根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況來看，檔案管理部門之間的發(fā)展存在較大的差異性?？萍紮n案信息化建設(shè)需要有真實(shí)行動(dòng)，單憑講口號(hào)并不能達(dá)成目的，在建設(shè)過程中，必然需要人才的支持，除此之外相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以及一系列設(shè)備也是不可或缺的。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需要從多方面進(jìn)行考慮，實(shí)現(xiàn)軟硬件的同時(shí)發(fā)展，但是要想達(dá)到這一目的，需要投入較多的精力、資金等。除此之外，檔案管理工作的優(yōu)化需要建立在局域的基礎(chǔ)上，在這一前提下展開檔案管理工作，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門創(chuàng)造較高的收入。

3.2 檔案管理管理落后

對(duì)于一些從事科技檔案管理的人員而言，其對(duì)于檔案信息化建設(shè)的含義沒有一個(gè)清晰的認(rèn)知，在大多數(shù)管理人員的理解中，引入檔案信息管理系統(tǒng)等同于檔案信息化建設(shè)。但是從實(shí)際的角度來看，二者之間還是存在較大的區(qū)別的，檔案管理信息系統(tǒng)包含在信息化建設(shè)的范疇，前者相當(dāng)于一種工具、模板，其能夠幫助檔案信息化建設(shè)工作順利展開。對(duì)于從事科技檔案管理工作的人員而言，其首先需要考慮的是管理理念以及方法的改變，在這一前提下，建立科學(xué)、規(guī)范的系統(tǒng)。檔案管理方面存在多種概念，有些概念在科技檔案信息化方面已經(jīng)不再適用，但是不少管理人員并未及時(shí)反應(yīng)過來。這些錯(cuò)誤觀念的存在嚴(yán)重影響到了科技檔案信息化管理工作的順利開展。

3.3 科技檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

在科技檔案信息化建設(shè)的初始階段，缺乏全局觀念，沒有制定、落實(shí)整體的規(guī)劃，在建立檔案管理信息系統(tǒng)方面沒有對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行合理思考，引入的信息系統(tǒng)與檔案管理之間缺乏科學(xué)聯(lián)系。除此之外，可能還存在檔案管理未集成的問題，使得歸檔管理工作受到了極大的阻礙。在這種情況下，管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案管理之間無法相互協(xié)調(diào)，甚至還會(huì)因?yàn)榧嫒莶焕硐氲葐栴}導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作無法正常進(jìn)行。

3.4 管理人員能力不足

隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，管理模式方面也得到了良好的創(chuàng)新，涌現(xiàn)出了一大批新的管理模式，多方面的變化對(duì)檔案管理人員的綜合能力提出了嚴(yán)格的要求。相關(guān)工作人員不僅需要掌握相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還要具備過硬的技能。但是從科技檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況來看，從事檔案管理的工作人員不僅需要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技能，也要掌握對(duì)檔案管理信息進(jìn)行處理的技能。

3.5 科技檔案信息化缺乏保障

由于科技檔案的管理水準(zhǔn)各有不同，區(qū)別比較明確，所以沒有統(tǒng)一的檔案館信息化要求。電子檔案的范圍相對(duì)容易限制，科技檔案記載著科學(xué)技術(shù)工作的全部流程，里面包含的內(nèi)容非常豐富，許多科技信息以及機(jī)密文件就出現(xiàn)在這里，這種信息有著很大的價(jià)值，一定要對(duì)它進(jìn)行安全保存和防范。如果檔案管理人員缺乏操作安全意識(shí)，在這種情況下，很可能會(huì)給不法分子可乘之機(jī)，一些犯罪分子會(huì)通過計(jì)算機(jī)病毒等形式竊取數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)信息，非常不利于保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4.數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化策略

4.1 賦予檔案新的內(nèi)涵

建立數(shù)字檔案館，拓寬檔案的范圍，把任何有利用價(jià)值的信息記錄都?xì)w入檔案的范圍，可以實(shí)時(shí)生成信息數(shù)據(jù)，但其中需要做的并不是將它全部收存起來，而是要截獲它并下載到存檔電腦等設(shè)備里面。一旦要利用有關(guān)數(shù)據(jù)，則能夠?qū)ζ渲苯舆M(jìn)行訪問、使用，可以將它作為大數(shù)據(jù)的一部分來看待。

4.2 及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)

科技檔案的信息化結(jié)構(gòu)涉及信息的獲取、管理、分類、保存和傳遞，必須借助軟硬件技術(shù)。在硬件設(shè)計(jì)方面，必須根據(jù)科技檔案管理部門需求不同的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，要為其配置不同的用途。在軟件設(shè)計(jì)上，必須與科技檔案管理部門工作的實(shí)際情況緊密結(jié)合，創(chuàng)造完善的網(wǎng)上條件，以科技檔案網(wǎng)站平臺(tái)為基礎(chǔ)，逐步引入現(xiàn)代科技檔案系統(tǒng)，達(dá)到科技檔案信息管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

科技檔案網(wǎng)站主要面向的服務(wù)對(duì)象是一般公眾用戶，從某種意義上來講，也是向世界開放的窗口。在建立有關(guān)網(wǎng)站時(shí)，必須結(jié)合實(shí)際具體情況，設(shè)置有關(guān)科技檔案管理的重要內(nèi)容，并對(duì)檔案信息加以合理利用。檔案網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)形態(tài)面向使用者，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)需要同步操作，所以，檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)一定要和實(shí)際生產(chǎn)和運(yùn)行相配套。

4.3 做好信息化科技檔案收集歸檔工作

在信息數(shù)字化背景下，科技檔案的信息化前提和基礎(chǔ)是進(jìn)行文本文檔、圖形文件和視音頻等不同文件格式技術(shù)檔案資料的整理存檔。詳細(xì)而言，就是每個(gè)文件格式下的檔案資料都必須通過適當(dāng)?shù)姆椒右哉?，并結(jié)合數(shù)字文檔存儲(chǔ)載體、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)等確定合適的收集歸檔措施。除此之外，還需要結(jié)合對(duì)不同載體格式的數(shù)字科技檔案的了解，進(jìn)行分類、排序整理。

4.4 拓寬性的檔案利用渠道

要搞好科學(xué)技術(shù)檔案保護(hù)管理工作，要從檔案利用渠道著手進(jìn)行有關(guān)工作，全面發(fā)掘科學(xué)技術(shù)檔案管理部門的潛在價(jià)值。通過了解并掌握使用者的實(shí)際需要，掌握歸檔部門中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的各種信息，并從中篩選能夠利用的信息，將其發(fā)布給社會(huì)公眾，并保留數(shù)據(jù)以進(jìn)行信息流。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)占據(jù)著核心地位，必須要明確數(shù)據(jù)的所有權(quán)。無論采用集中式還是分散式模式，科技?xì)w檔部門都應(yīng)該位于數(shù)據(jù)鏈接的中心，并且還要位于數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘視角的頂部。作為科研單位，科技檔案管理人員不僅要保留傳統(tǒng)的科技檔案和資料，還要合理應(yīng)用電子文件資源。

4.5 加強(qiáng)對(duì)信息化科技檔案的保管工作

在數(shù)字背景下，科技檔案的保護(hù)管理工作非常關(guān)鍵，這是確保數(shù)字化科技檔案安全的關(guān)鍵任務(wù)。除必須滿足紙質(zhì)檔案保管的需要以外，還要根據(jù)數(shù)字科技檔案不同的載體形式，選擇相應(yīng)的安全措施。在數(shù)字化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)檔案信息化建立過程及其管理中最需要重視的就是信息安全問題，除必須確保文檔信息內(nèi)容保存的安全性之外，還要嚴(yán)防文檔信息內(nèi)容被不法使用、竊取。從一方面來講，要打好安全基礎(chǔ)。在訪問數(shù)據(jù)信息時(shí)，需要通過身份登錄認(rèn)證，在設(shè)備中安裝殺毒軟件等中可以在一定程度上保障數(shù)據(jù)的安全性。從另一方面來講，還要提高安全意識(shí)。對(duì)于檔案管理工作人員來講，其需要從思想層面提高科技檔案信息的安全意識(shí)，將檔案信息的安全性擺在第一位[3]。

5.結(jié)論

科技檔案信息化建設(shè)與管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代十分重要，其屬于順應(yīng)時(shí)代潮流的產(chǎn)物，同時(shí)也是發(fā)揮科技檔案自身價(jià)值的迫切需要。結(jié)合科技檔案的特點(diǎn)意義以及相應(yīng)的問題，我們提出了幾項(xiàng)優(yōu)化措施建議，希望能夠讀科技檔案建設(shè)管理工作有所幫助。