試談模板化管理在高職院校行政管理中的應用

宋嶸嶸 周春灃

（浙江醫(yī)藥高等?？茖W校，浙江 寧波 315100）

近十余年來，我國的高職教育發(fā)展迅猛，數量和規(guī)模迅速擴張，與此并存的是高職院校行政管理上的諸多不足與問題。行政管理工作是高職院校開展好各項工作的基礎和保障，是學校辦學水平的重要體現。高職院校行政管理改革之路任重而道遠，關鍵是要突破和更新管理思想與理念[1]。模板化管理由于使用方便，省時省力，在本科院校行政管理中已經得到廣泛應用，對于發(fā)展中的高職院校而言，尚是一個有待開拓挖掘的新興領域。

1 模板化管理的概念及意義

模板最初的定義是指“使物體成固定型狀的模具”，模板是將一個事物的結構規(guī)律予以固定化、標準化的成果，它體現的是結構形式的標準化。引申到管理學中，指的是可供廣泛效仿，有明確規(guī)定格式的方法與做法。模板化管理作為標準化管理的延伸，該理論目前已經廣泛應用于管理領域。模板化管理引入到高校行政管理中，是指廣泛提煉規(guī)范的工作流程和工作方法，把學校常規(guī)性、重復性的一些行政管理工作設計成固定的“模板”，成為可供借鑒模仿的最優(yōu)樣本，使之成為高校行政管理中各項工作執(zhí)行和控制的有效工具、最佳指南[2]。

與傳統(tǒng)管理相比，模板化管理具有簡便、易懂、可操作性強等突出優(yōu)點，是在日常行政管理工作優(yōu)化積淀基礎上形成的一種具有規(guī)范的結構、內容與版式的標準載體，是高校節(jié)省管理成本、優(yōu)化工作方式、提升工作效率的一項重要舉措[3]。模板化管理理念的提出是對日常行政管理工作的具體化和精細化，是一種管理模式的創(chuàng)新和嘗試。高校行政管理工作僅從字面意義來簡單理解，包含了 “管”和“理”的雙重內容，模板化管理的實施將使管更加可控、便捷，使理更加清晰、明了。通過模板的建立和應用，在管理者與被管理者間建立起一條快捷的通道。因此，無論對管理者還是被管理者而言，均是一種減壓減負、減少工作偏差的重要措式。

2 高職院校行政管理模板化的構建原則

高職院校的機構設置有別于本科院校的大而全，更多呈現出小而精的模式。單從職能上來區(qū)分，大致可以分為黨政機構、 教學機構和教輔機構，除教師、教輔、工勤人員外，行政管理人員可以說遍布學校各個機構中，承接著上下內外的溝通，是聯系師生的橋梁和紐帶。模板化管理適用于高職院校行政管理各個崗位、各個領域，有些模板是來自于上級行政管理部門，自上而下、層層下達，可歸屬于成熟模板之列；另有一些是為方便自身工作的開展而自設模板。針對自設模板在構建中需要遵循以下原則。

2.1 以需求為導向

高職院校行政管理模板建立的初衷是更好地服務于需求者，這里的需求者包括服務對象，也包括管理者自身。不同的行政管理崗有不同的管理內容和崗位職責，有些工作存在共性，可以設立校級層面的通用模板，如會務管理、信息管理。而針對服務對象的不同而產生的個性化部分，則可以設立部門層面的專用模板。無論是何種模板的設置，都應從自身需求和服務對象的需求入手，根據需求輕重緩急程度按需設立模板[4]。衡量一個管理模板好壞最直觀的評價依據就是是否適用，能否滿足需求。以科研管理中的項目申報為例，可根據項目申報者和管理者的需求，設計提供如下模板：項目申報流程圖、項目申報一覽表、項目申報書樣本、項目申請書形式審查明細表等，以為項目申報指明方向，明確要點。

2.2 簡明扼要

行政管理模板應用的優(yōu)點之一就是方便實用，基于此，模板的建立應去繁為簡，秉持簡明扼要的原則去設計、構思，抓住核心要點，突出可操作性，著重從日常行政管理工作中的熱點、難點和關鍵點入手，對現有工作中的一些事項進行科學解讀和高度濃縮，使復雜工作簡單化、枯燥規(guī)章圖表化、繁瑣方案模板化，建成一套直觀易懂、簡便易行的模板庫。模板的使用如果能做到讓新入職的老師或新入學的學生對待辦事宜都一目了然，快速了解“做什么”、“怎么做”，那么它的效能也就得到了最大發(fā)揮。

2.3 應時而變

行政管理模板的建立、 應用過程不是一蹴而就、一成不變的，創(chuàng)建初需要細心總結、認真梳理、做好提煉，創(chuàng)建后需要不斷磨合、及時調整修改。因行政管理模板是依附于管理而設，當管理模式、辦法、手段發(fā)生變化時，模板也需應時應地作出相應變化與更正[5]。此外，模板優(yōu)化還有賴于使用者的信息反饋，才能逐步完善。

3 高職院校行政管理模板的類型

高職院校行政管理模板的類型很多，最常用的包括表格、文書、圖示、表單、數據五種類型，具體實施中，可以根據需求選擇適用的工作模板。

3.1 表格模板

表格模板是根據擬采集或填報信息的要求而設計表格相應字段和內容，通過格式化的填報以確保信息的準確性和規(guī)范性。為更好地指導師生精準填報各類表格，業(yè)務管理部門可針對普適性強的表格內容提供規(guī)范填報的樣本，以減少因理解偏差而引起的誤填錯填現象的發(fā)生。

3.2 文書模板

文書模板是通過對行政管理通用內容的提煉和總結，對填寫最優(yōu)內容進行固化，并在現行要求的基礎上以文書形式編制的模板。文書模板有機融合了固化文書和變化文書兩部分內容，兼具通用性和規(guī)范性，而具有學校或部門特色的文書模板還具有鮮明的個性化色彩。高職院校常用的文書模板有：學校各類發(fā)文模板、各類合同書模板、學生畢業(yè)論文類模板、各類證明模板、考核任務書模板等。文書模板以文字性表述為主，對管理者和填報者要求更高，部分文書模板亦可以提供文書范本。

3.3 圖示模板

圖示模板主要是針對行政管理中較難用文字表述清楚或準確理解的內容，采取圖片、圖例等形式予以展示。圖示模板中應用較多的是各種流程圖，既是管理者自身工作思路的一種梳理，又是服務對象的辦事指南圖。如新生報到流程圖、學校發(fā)文審批流程圖、經費報銷流程圖、科研項目申報流程圖等。

3.4 表單模板

表單模板是針對行政管理工作中較為復雜、操作不便、容易出錯的一些事項，以記錄表單的形式進行指導、規(guī)范。它與表格模板有同又有異，都是以表格的形式呈現，但表單模板主要是針對行政管理工作中復雜工作要點、 注意事項內容進行羅列，重心不是填報而是對照表單進行核對與自查自糾。

3.5 數據模板

數據模板是以預置數據模型為主要表現形式的模板，主要是針對數據類的文件，可以通過運用Excel、SPSS 等統(tǒng)計工具，預先設置好數據模型或預警模型，以準確快速地采集、統(tǒng)計、預警、分析各類數據。常見的表達方式有：條形圖、柱狀圖、餅狀圖、折線圖等，通過圖形形式可以表現數據之間的百分比關系、各項數據的差別、數據的動態(tài)趨勢變化等。

4 幾點思考

4.1 樹立模板化管理意識

高職院校行政管理模板的建立單就技術層面上來說，難度不高，關鍵在于管理者是否有改變現狀、勇于創(chuàng)新的模板化管理意識。因高職院校行政管理崗常常是一人身兼數職，日復一日從事繁雜瑣碎且時效性強的工作，常會使行政管理人員滋生職業(yè)倦怠感，工作中模板的應用常是被動而為，而模板化管理的實施應用卻離不開管理者的用心投入。作為管理人員，應該清醒地認識到，從長遠來看，模板化管理的實施應用是減輕自身工作壓力和負擔、利人利己的良策，好模板的建立會使工作事半功倍[6]。因此，作為管理層中的領導，應立足長遠，把控全局，站在宏觀的角度提要求、提思路；基層管理者則要善于總結、分析、歸納，有意識地去開展此項工作，梳理出若干可用的管理模板，并逐步完善，最終形成一套行之有效的模板。

4.2 以模板為載體推進信息化建設

信息技術的飛躍式發(fā)展給高校行政管理創(chuàng)新提供了機遇和挑戰(zhàn)，近些年來，高職院校各行政職能部門相繼推出了各自的網上辦公子系統(tǒng)，如教務管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，信息化管理手段對傳統(tǒng)管理體系起到了很好的完善和重建的作用。而模板化管理是信息化建設中的重要一環(huán)，各類管理系統(tǒng)本身就蘊含著模板，而眾多成熟模板的廣泛使用又為推動高職院校信息化建設提供了載體。隨著高職院校數字化校園的全面推進，各子系統(tǒng)將會納入到數字校園平臺中，借助該平臺，模板化的應用將不僅僅局限于本部門、本領域，而是跨部門、跨領域，真正實現模板信息的共享，從而使行政管理模板使用過程中可能會出現的重復性、交叉性等弊端得到有效控制，模板化管理將借助信息化建設的縱深推進而發(fā)揮起更大的功效。

高職院校行政管理工作不是工廠的流水線，可以完全采用標準化管理的模式，但模板化管理卻是一種有效的管理手段。在當前新形勢下，為充分發(fā)揮好行政管理工作對高職院校發(fā)展的推動作用，就需要不斷總結管理經驗、更新管理理念、尋求管理突破，以改革促進學校健康發(fā)展。